物业管理质量体系文件编写导则

物业管理质量体系文件编写导则

1.0目的

1.1本指导书规定了编写质量体系文件的程序、格式和内容，确保其规范性和协调性。

2.0适用范围

2.1本指导书适用于指导本公司质量体系文件的编写。

3.0职责

3.1管理者代表负责总体组织、协调质量体系文件的编写工作。

3.2各职能部门、管理处负责组织本部门有关人员进行编写工作。

4.0工作程序

4.1编写要求

4.1.1质量体系文件的所有规定应与公司的其他管理制度、规定相协调，各级体系文件之间也要互相协调。

4.1.2质量体系文件编写时力求表达流程清晰、表达准确、涵盖全面、简单扼要、可操作性强，实现唯一理解，不能针对某一事项有相互矛盾的不同文件同时出现和使用。

4.1.3遵循现场、现实、现物的原则编写各类文件。所有文件的规定都应保证在实际工作中能完全做到，一旦发现文件不适用(合)，应立即报拟制部门或人员按规定程序修改。

4.2文件编写程序和格式

4.2.1文件编写流程图

4.2.2文件内容与格式

4.2.2.1版面一般统一采用A4纸版面，便于保管和使用。

4.2.2.2文件页面

a) 质量手册

b)程序文件

C)作业指导书

4.2.2.3内页

a)质量手册(页眉)

b)程序文件(页眉)

c) 作业指导书(页眉)

4.2.2.4章节编号

a)文件章节编写采用阿拉伯数字编排，如：1.;1.1;1.1.1依次表示第一章;第一章第一节;第一章第一节第一条。

b)章节以下内容是并列关系时，可采用英文的小写加半括号编排，如a);b);c)表示。

c)在a);b);c)中如仍然需要分段叙述，则用;①、②、③表示。

4.2.2.5文件架构和内容

a)质量手册：按GB/T190012000idtISO9001：2000标准描述质量体系。

b) 程序文件：标题应说明开展活动的内容及其特点，一般由管理对象和业务特性两部分组成。程序文件具体形式可参照下例：

1.目的

一般简要说明为什么要开展这项活动(即描述为什么要制定此程序)。

2. 适用范围

本程序适用于那些范围的活动，指出开展此项活动所涉及的有关部门、相关人员、产品等，必要时说明禁止事项。

3.术语和定义

一般是指本公司专用的或特殊(行业)的术语或对某些易发生歧义的词语等的特别定义。

4.职责

规定负责实施该项程序的部门或人员的责任和权限(包括哪个部门协调配合)。

5.工作程序

按活动开展的顺序一步一步地列出开展活动的具体步骤，明确5W1H：

Why：要达到什么效果;

What：做什么;

Who：由谁来执行;

When ：在什么时候做;

Where：在什么地方做;

How：具体怎样做;

应采用的材料、设备、文件等;

如何进行控制;

应保留的记录;

应该注意的例外情况(必要时辅以流程图等)。

6.引用文件和记录表格

开展此项活动应形成的报告，必须应用的记录、表格等，注明其编号和名称，并附上表样。

c) 作业指导书(工作手册)：是对程序文件的支持补充，编写时应坚持最实际、最有效的原则，使其具有良好的可操作性，内容上应满足5WIH原则，实现唯一理解，表达出：

Where：在那里适用此份文件;

Who：什么样的人使用该文件;

What：此项工作的名称是什么;

Why：此项工作的目的是什么;

When：什么时候执行;

How：如何按步骤完成作业。

4.3符号说明：

编写程序和作业指导书可采用下列含义的符号。

5.0引用文件和记录表格

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