公司合同档案管理
公司合同管理档案管理制度
第一章总则第一条为规范公司合同管理，确保合同的有效性和合法性，维护公司合法权益，提高合同管理效率，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部各部门、子公司及分支机构在签订、履行、变更和终止各类合同过程中的档案管理。
第三条本制度遵循以下原则：（一）合法性原则：合同档案管理必须符合国家法律法规和公司内部规定。
（二）完整性原则：合同档案应全面、完整地反映合同签订、履行、变更和终止的全过程。
（三）安全性原则：合同档案应确保保密，防止泄露公司商业秘密。
（四）便捷性原则：合同档案应便于查阅、检索和使用。
第二章合同档案管理职责第四条公司总经理负责合同档案管理的总体工作，监督、指导各部门、子公司及分支机构合同档案管理工作。
第五条合同管理部门负责具体实施合同档案管理工作，其主要职责包括：（一）制定合同档案管理制度，并组织实施。
（二）负责合同档案的收集、整理、归档、保管和销毁。
（三）对合同档案进行分类、编号、登记、统计和分析。
（四）对合同档案进行信息化管理，提高合同档案管理效率。
（五）对合同档案进行定期检查、维护和更新。
第六条各部门、子公司及分支机构应指定专人负责本部门、本单位的合同档案管理工作。
第三章合同档案管理流程第七条合同签订：（一）合同签订前，合同管理部门应对合同内容进行审核，确保合同合法性、合规性。
（二）合同签订后，合同管理部门应及时将合同原件及附件收集齐全，并填写《合同登记表》。
第八条合同履行：（一）合同履行过程中，各部门、子公司及分支机构应按合同约定履行义务。
（二）合同管理部门应定期对合同履行情况进行跟踪、监督，确保合同有效履行。
第九条合同变更：（一）合同变更需经合同双方协商一致，并签订变更协议。
（二）合同管理部门应及时收集变更协议，并更新合同档案。
第十条合同终止：（一）合同终止后，合同管理部门应收集终止协议，并更新合同档案。
（二）合同管理部门应及时将终止合同的原件及附件进行归档、保管。
第四章合同档案保管与销毁第十一条合同档案保管：（一）合同档案应存放在安全、干燥、通风的场所。
合同档案的管理(集合9篇)
合同档案的管理（集合9篇）合同档案的管理第1篇为进一步加强档案资料管理工作，提高档案资料管理水平，逐步实现公司档案资料管理工作的规范化、制度化，特制定本制度。
一、本制度所指的档案资料是公司在业务经营中形成的以工程项目为中心的资料总和，其构成包括招标文件(含招标答疑、工程量清单)、投标文件、中标通知书、合同文本、工程联系单、工程签证单、工程月进度申报表、工程材料认质认价单、消防验收意见书、竣工资料等。
二、档案资料管理原则1、档案资料实行专人专管，以确保档案的完整、完全和有效利用。
①招标文件(含招标答疑、工程量清单)、中标通知书、合同文本(正、副本)、消防验收意见书、物业设备移交清单等原件归材料部肖瑜管理；②投标文件、工程联系单、工程签证单、工程月进度申报表、工程材料认质认价单、竣工资料原件等归成本部张艳芝管理，招标文件(含招标答疑、工程量清单)、中标通知书、合同文本(正、副本)等影印件留存备查。
2、原则上所有原件只作存档，不予外借；3、专管员负责统筹整理、保管公司档案资料，同时履行本职的责任和义务。
4、各项目部应及时移交档案资料，并以影印件的形式保存。
三、档案资料的移交1、工程项目在中标后其招标文件(含招标答疑、工程量清单)由技术部负责整理一份完整的原件，并移交材料部肖瑜归档，成本部留存影印件备查；投标文件由成本部存档备查。
2、工程项目在正式下发中标通知书、签署合同资料及文件后，由项目部或相关经手人将其所有原件移交材料部肖瑜存档；项目部及成本部分别留存影印件备查。
3、工程项目过程资料，如工程联系单、工程签证单、工程月进度申报表、工程材料认质认价单等原件交由成本部张艳芝归档，项目部留存影印件备查。
4、竣工报告、消防验收意见书、物业设备移交清单及完整的竣工资料由项目部将原件交由材料部肖瑜存档；项目部留存影印件备查。
5、档案资料移交时，必须注明文件名称和概要，移交双方签字确认后方为完成交接手续。
6、移交的档案资料由专管员整理保存，必须注明资料类型并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。
合同存档收纳管理规定(3篇)
第1篇第一章总则第一条为了加强合同管理，规范合同存档收纳工作，确保合同档案的完整、准确、安全，提高合同管理效率，根据《中华人民共和国合同法》和国家有关档案管理的法律法规，制定本规定。
第二条本规定适用于公司所有合同存档收纳工作。
第三条合同存档收纳工作应遵循以下原则：（一）依法管理原则：严格执行国家有关法律法规，确保合同档案的合法性、合规性。
（二）完整性原则：确保合同档案的完整性，不得遗漏、损毁、伪造。
（三）准确性原则：确保合同档案内容的准确性，不得篡改、伪造。
（四）安全性原则：确保合同档案的安全，防止丢失、泄密。
（五）保密性原则：严格保护合同档案中的商业秘密和保密信息。
第二章合同存档范围第四条合同存档范围包括以下内容：（一）公司与其他单位、个人签订的各类合同，包括但不限于购销合同、租赁合同、承揽合同、技术合同、服务合同、合作合同等。
（二）公司内部管理合同，如劳动合同、聘用合同、保密协议等。
（三）公司与其他单位、个人签订的补充协议、变更协议、解除协议等。
（四）其他需要存档的合同文件。
第三章合同存档程序第五条合同存档程序如下：（一）合同签订后，合同签订人应将合同原件及相关附件提交给合同管理部门。
（二）合同管理部门对提交的合同进行审核，确保合同内容合法、合规、完整。
（三）合同管理部门对审核通过的合同进行编号、登记，并将合同原件及相关附件存档。
（四）合同管理部门将合同电子版录入合同管理系统。
第四章合同存档管理第六条合同存档管理包括以下内容：（一）合同档案的整理、分类、编目。
（二）合同档案的保管、维护、修复。
（三）合同档案的查阅、借阅、复制。
（四）合同档案的销毁。
第七条合同档案的整理、分类、编目应遵循以下原则：（一）按照合同类型、签订时间、合同编号等进行分类。
（二）按照合同内容、合同签订人、合同履行期限等进行编目。
（三）确保合同档案的完整性和准确性。
第八条合同档案的保管、维护、修复应遵循以下原则：（一）确保合同档案的物理安全，防止火灾、水灾、虫蛀、霉变等。
合同档案管理岗位职责
合同档案管理岗位职责一、岗位背景及职责概述合同档案管理岗位是负责企业合同档案的管理和维护工作，确保合同档案的完整、准确和安全。
合同档案是公司紧要的法律文件和商务资料，合同档案管理岗位负责监督合同的签订、备案、归档、检索和销毁等工作，保障公司的合法权益。
二、岗位职责及工作内容1.负责订立、完善和执行合同档案管理制度，确保合同档案管理工作规范化、制度化；2.负责合同档案的登记、备案、归档和销毁等工作，确保合同档案的完整性和安全性；3.负责对合同进行分类、归类和编号，建立合同档案库，保障合同档案的组织性和便捷性；4.跟踪监督合同的履约情况，定期进行合同档案的检查和核对，确保合同的有效性和合规性；5.帮助相关部门进行合同签订工作，审核合同的合法性和风险性，提出修改看法并跟踪执行；6.帮助公司各部门和项目组进行合同谈判，供应合同档案管理的法律支持和建议；7.负责合同档案的电子化管理，建立合同档案管理系统，确保档案的数字化储存和检索；8.组织开展合同档案管理培训，提高员工对合同档案管理的意识和本领；9.乐观参加公司相关制度和流程的优化和改进，提高合同档案管理的效率和质量。
三、专业要求及本领素养1.具备较强的法律法规意识，熟识合同管理相关法律法规；2.具备较强的合同档案管理知识和经验，熟识合同管理的流程和要求；3.具备较强的组织协调本领和团队合作精神，能够有效协调各部门之间的合作；4.具备较强的沟通本领和解决问题的本领，能够与各级管理人员进行有效的沟通与协调；5.具备较强的计划和执行本领，能够合理布置工作并定期完成；6.具备较强的保密意识，能够妥当保管合同档案，确保公司信息的安全。
四、绩效考核标准1.合同档案管理制度的订立和完善情况；2.合同档案管理工作的规范化和制度化程度；3.合同档案登记、备案、归档和销毁工作的准确性和及时性；4.合同档案分类、归类和编号工作的组织性和便捷性；5.对合同履约情况的监督和检查的及时性和准确性；6.在合同签订工作中对合法性和风险性的审核情况；7.合同档案电子化管理系统的建立和运营情况；8.合同档案管理培训的组织和效果情况；9.参加相关制度和流程优化改进的贡献和效果情况。
公司合同档案管理制度
第一章总则第一条为加强公司合同档案的管理，确保合同档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有合同档案的管理，包括但不限于合同签订、履行、变更、解除、终止等过程中的各类合同档案。
第三条公司合同档案管理应遵循以下原则：（一）依法管理原则：严格按照国家法律法规和公司规章制度进行合同档案管理。
（二）统一管理原则：实行集中统一管理，确保合同档案的完整性和连续性。
（三）安全保密原则：加强合同档案的保密工作，防止泄露公司商业秘密。
（四）高效利用原则：提高合同档案的检索和利用效率，为公司经营管理提供有力支持。
第二章组织机构与职责第四条公司设立合同档案管理领导小组，负责公司合同档案管理的总体规划和组织实施。
第五条合同档案管理领导小组的主要职责：（一）制定公司合同档案管理制度；（二）审批合同档案的归档、借阅、销毁等工作；（三）监督合同档案管理的执行情况；（四）组织开展合同档案管理的培训和考核。
第六条合同管理部门负责公司合同档案的具体管理工作，其主要职责：（一）建立健全合同档案管理制度；（二）负责合同档案的收集、整理、归档、保管、借阅和销毁等工作；（三）对合同档案进行鉴定、整理和数字化处理；（四）定期对合同档案进行清查、统计和分析；（五）配合审计、司法等部门的调查取证工作。
第三章合同档案的收集与整理第七条合同档案的收集应包括以下内容：（一）合同文本；（二）合同签订、履行、变更、解除、终止等相关文件；（三）合同履行过程中的相关凭证、记录；（四）合同履行过程中产生的其他有关资料。
第八条合同档案的整理应遵循以下要求：（一）分类整理：根据合同类型、合同期限、合同履行情况等进行分类；（二）编号归档：对合同档案进行统一编号，并按照编号顺序归档；（三）目录编制：编制合同档案目录，包括合同编号、合同名称、合同签订日期、合同履行期限、合同金额、归档日期等信息；（四）归档要求：合同档案的归档应完整、准确、清晰。
合同档案管理规定
合同档案管理规定第一条总则1.1为加强合同档案的管理，确保合同档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《档案法》、《合同法》等有关法律法规的规定，制定本规定。
1.2本规定适用于公司内部所有合同档案的管理工作。
第二条合同档案的收集与整理2.1合同签订后，合同承办部门应当及时将合同文本及相关附件原件送交档案管理部门进行归档。
2.2档案管理部门应当对收集到的合同档案进行整理，按照合同的类型、签订时间、履行期限等因素进行分类，确保档案的完整性和可追溯性。
第三条合同档案的保管与保密3.1档案管理部门应当采取适当措施，确保合同档案的安全、保密，防止档案的遗失、损坏或泄露。
3.2合同档案的借阅、复制、销毁等操作，必须经过档案管理部门的审批，并严格遵循相关规定。
第四条合同档案的利用与销毁4.1合同档案的利用应当遵循公正、公平、公开的原则，确保证据的真实性和合法性。
4.2合同履行完毕后，档案管理部门应当根据档案保管期限的规定，对合同档案进行鉴定，对无需继续保管的档案进行销毁，销毁前应当进行登记、审批。
第五条合同档案的电子化管理5.1档案管理部门应当逐步推进合同档案的电子化管理，提高档案管理效率。
5.2电子合同档案的管理应当符合国家有关电子档案管理的相关规定，确保电子档案的真实性、完整性和可追溯性。
第六条合同档案的监督检查6.1公司应当定期对合同档案的管理情况进行监督检查，发现问题及时整改。
6.2档案管理部门应当配合相关部门的监督检查工作，如实提供合同档案管理的相关资料。
第七条法律责任7.1违反本规定的，按照公司相关制度进行处理，涉嫌犯罪的，依法移送司法机关处理。
7.2因违反本规定导致公司遭受损失的，应当承担相应的赔偿责任。
第八条附则8.1本规定由公司董事会负责解释。
8.2本规定自发布之日起实施。
本规定旨在规范公司合同档案的管理工作，保障公司合法权益，维护公司经营秩序，特此规定。
一、五种特殊的应用场合及注意事项1.场景一：合同借阅当需要借阅合同档案时，得先跟档案管理部门打声招呼，填写申请表，经过审批后才能拿到合同档案。
公司内部合同档案管理制度
第一章总则第一条为加强公司内部合同档案管理，确保合同档案的完整、准确、安全和有效利用，提高合同管理水平和风险防控能力，根据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有合同的签订、保管、借阅、销毁等环节。
第三条公司合同档案管理遵循以下原则：（一）合法性原则：严格按照国家法律法规和公司规章制度进行合同档案管理；（二）真实性原则：确保合同档案内容的真实、准确；（三）完整性原则：确保合同档案的齐全、完整；（四）安全性原则：确保合同档案的安全，防止丢失、损坏和泄密；（五）便捷性原则：提高合同档案的查询、利用效率。
第二章合同档案的收集与归档第四条合同档案的收集范围包括：（一）公司对外签订的各类合同；（二）公司内部各部门之间签订的协议、备忘录等；（三）公司内部各部门与外单位签订的各类合同；（四）公司内部各部门提交的合同相关文件、资料。
第五条合同档案的归档要求：（一）合同档案应当在合同签订后一个月内完成归档；（二）归档合同应当完整、准确，包括合同正本、副本、附件等；（三）归档合同应当分类整理，按照合同类别、签订日期等进行排列；（四）归档合同应当编制目录，包括合同名称、签订日期、合同编号、合同类别等信息。
第三章合同档案的保管与利用第六条合同档案的保管责任：（一）合同档案的保管由公司档案管理部门负责；（二）档案管理部门应当指定专人负责合同档案的保管工作；（三）档案管理人员应当严格执行合同档案保管制度，确保合同档案的安全。
第七条合同档案的借阅：（一）合同档案的借阅应当经过公司领导批准；（二）借阅合同档案应当填写借阅单，注明借阅目的、借阅时间、归还时间等；（三）借阅合同档案应当在规定时间内归还，如有损坏或者丢失，应当及时报告。
第八条合同档案的销毁：（一）合同档案的销毁应当经过公司领导批准；（二）销毁合同档案应当严格按照国家法律法规和公司规章制度执行；（三）销毁合同档案前，应当对合同档案进行核对，确保档案齐全、完整。
合同档案管理制度
合同档案管理制度一、概述合同档案是企业管理中不可或缺的一部分，合同档案管理制度旨在规范合同档案的管理流程和要求，确保合同档案的完整性、安全性和便捷性。
本制度适用于所有与我公司签订合同的相关部门。
二、档案管理责任1.公司领导层要高度重视合同档案管理工作，并承担最终管理责任。
2.档案管理部门负责具体的合同档案管理工作，包括档案的归档、整理、检索等。
3.相关部门应按照本制度要求，积极配合档案管理部门的工作，并保证档案的及时提交和归还。
三、档案管理流程1.合同登记：签订合同后，相关部门应及时将合同的相关信息登记到档案管理系统中，包括合同名称、合同编号、签订日期、合同金额等要素。
2.合同归档：合同归档由档案管理部门负责，归档前应对合同进行分类和编号。
合同归档采用电子档案和实物档案相结合的方式，保证档案的安全性和便捷性。
3.合同检索：任何相关部门在需要查阅合同时，应通过档案管理系统提交申请，由档案管理部门负责提供相应的合同档案。
档案管理部门应确保信息反馈的及时性和准确性。
4.合同归还：合同期满或终止后，相关部门应及时将合同归还到档案管理部门，由档案管理部门负责更新档案信息，并将合同归档到相应的位置。
四、档案管理要求1.档案接收：档案管理部门在接收合同档案时，应对档案进行严格的验收和登记，并及时确认相关的档案信息。
2.档案保管：合同档案应存放在专门的档案柜或电子存储系统中，并定期进行备份和安全检查。
档案管理部门应制定相应的保密制度，确保档案信息的安全。
3.档案整理：档案管理部门应按照一定的分类和编目规则对合同档案进行整理和归档，确保档案的有序性和完整性。
4.档案销毁：合同档案在符合法律法规的前提下，经过一定期限（如合同期满后）或不再具备业务价值时，应按照档案管理部门的规定进行销毁。
销毁记录应详细记录销毁的档案信息。
五、档案管理考核公司领导层对档案管理工作进行定期考核，并根据考核结果对相关人员进行奖励或处罚。
档案管理部门应结合实际情况对档案管理制度进行持续改进，并提供培训机会，提高相关人员的档案管理能力。
公司合同档案管理制度
公司合同档案管理制度公司合同档案管理制度是为了规范公司合同档案管理工作，保证合同档案的安全、完整和可查找性，提高公司运营效率和风险控制能力的一套制度规范。
本制度的实施范围涵盖公司所有部门和员工，适用于所有涉及合同签订、履行和管理的业务活动。
一、合同档案管理职责1.公司全体员工都有责任遵守合同档案管理制度，保护、妥善使用合同档案，不得私自销毁、篡改或泄露合同档案信息。
2.合同管理员负责全面管理公司的合同档案，包括档案的归档、整理、检索和借阅等工作，并负责制定具体的档案管理操作规程。
3.合同管理部门负责合同档案的日常管理工作，包括合同的登记、归档、整理、借阅和销毁等工作。
二、合同档案管理流程1.合同登记：经办人员在合同签订后，将合同信息填写在合同登记表中，并按照统一规范编号、分类和归档。
2.合同归档：合同管理员在收到合同后，按照合同登记表上的信息，将合同归档于指定的合同档案柜内，并做好相应的标注。
3.合同整理：合同管理员定期对合同档案进行整理，保证档案的秩序和完整性。
4.合同检索：员工需要查找合同的，可通过合同管理部门提供的查询系统或向合同管理员提出申请，经审批后可以借阅合同。
5.合同借阅：在借阅合同前，借阅人应填写借阅申请表并经上级批准，合同管理员按借阅人需求提供相应的合同副本或扫描件，并记录借阅信息。
6.合同销毁：根据公司规定的保管期限，合同管理员对过期或无效的合同档案进行销毁，销毁记录需做好备案。
三、合同档案管理要求1.做到合同档案的全程监控，确保合同的签订、履行和变更等环节的合法性、合规性。
2.合同档案应按照合同类型、部门和日期等进行分类，确保档案的有序性和易查找性。
3.合同档案应存放在专用的合同档案柜内，档案柜应保证防火、防潮、防尘和防盗。
4.合同档案应定期进行备份，确保档案的安全性和可恢复性。
5.高风险合同需要特别关注，合同管理员应加强对这类合同档案的管理和监督，防范风险。
6.严禁私自销毁、篡改或泄露合同档案信息，一经发现，将依法追责。
合同档案管理方法(最新13篇)
合同档案管理方法（最新13篇）合同档案管理制度篇一为进一步加强合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。
一、本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种协议、合同文本(不包括业务部门与客户所签订的相关合同档案)。
二、合同档案管理原则1、合同档案实行公司办公室集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。
2、办公室负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档，并负责监督指导各部门的合同管理工作。
3、各部门应分别建立健全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系，并确定一名行政人员负责合同文档管理。
三、合同文档的移交1、各部门在正式签署合同后须在一个月内将合同正本原件移交管理中心。
2、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。
3、合同文档移交时，必须编制合同移交清册并当面清点。
以双方签字认可后方为完成交接手续。
四、合同文档的管理办法1、合同文档以年代结合项目性质进行分类编号。
2、保存的合同文档每年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任；对超过两年以上(包含本数)的已履行完毕的合同协议，由办公室甄别，并予以销毁。
3、办公室要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单。
5、各部门员工可在办公室查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须经总经理签字同意后，方可在合同管理部门办理相关借阅手续，以影印件借出。
合同原件无特殊情况不得外借。
6、合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全。
7、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚。
8、合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，违者视情节予以处罚。
合同档案管理制度篇二为了更好地促进企业发展，提高企业的经济效益，保障企业在合同管理工作中能有条不紊的进行。
特对企业合同管理人员资格要求作如下规定：一、企业合同管理人员必须具备合同管理资格，有颁发资格证书者，方能上岗。
2024年合同档案管理办法
合同档案管理办法一、总则1.1 为加强合同档案的管理，规范合同档案的收集、整理、归档、保管和利用工作，确保合同档案的完整性、准确性和安全性，根据《档案法》、《合同法》等相关法律法规，制定本办法。
1.2 本办法适用于公司内部各类合同档案的管理，包括合同签订、履行、变更、解除、终止等环节所形成的文件材料。
（1）及时性：合同档案应及时收集、整理、归档，确保档案的完整性；（2）准确性：合同档案应真实、准确地反映合同签订、履行等实际情况；（3）安全性：合同档案应妥善保管，防止丢失、损毁、篡改等情况发生；（4）保密性：合同档案涉及商业秘密和国家秘密的，应按照相关法律法规进行保密；（5）便捷性：合同档案应便于查询、利用，提高档案使用效率。
二、合同档案的收集与整理2.1 合同档案的收集（1）合同草案、修改稿、会签稿等；（2）合同谈判记录、会议纪要等；（3）合同签订依据，如招投标文件、中标通知书等；（4）合同评审意见、法律意见书等；（5）其他与合同签订有关的文件材料。
（1）合同履行过程中的往来函件、通知、报告等；（2）合同履行过程中的变更、解除、终止等文件材料；（3）合同履行过程中的验收、结算、支付等文件材料；（4）其他与合同履行有关的文件材料。
2.2 合同档案的整理2.2.1 合同承办部门应按照合同签订、履行等环节，对收集到的文件材料进行分类、编号、装订。
（1）文件材料应按照时间顺序排列；（2）文件材料应按照重要程度、利用频率等因素进行分类；（3）文件材料应确保字迹清晰、完整，易于识别；（4）文件材料应采用统一规格的装订材料，便于查阅。
三、合同档案的归档与保管3.1 合同档案的归档3.1.1 合同承办部门应在合同履行完毕后，及时将合同档案归档。
（1）合同档案应按照合同类型、签订时间等因素进行分类；（2）合同档案应填写归档目录，包括合同名称、签订日期、合同编号等基本信息；（3）合同档案应按照编号顺序，依次装入档案盒，并在档案盒上标注合同名称、编号等；（4）合同档案归档后，应进行编号、编目，确保档案的有序性。
合同档案管理及档案利用管理制度
合同档案管理及档案利用管理制度第一章总则第一条为了加强合同档案的管理和利用，规范合同档案的收集、整理、归档和利用工作，根据《中华人民共和国档案法》和有关法律法规，结合公司的实际情况，制定本制度。
第二条合同档案是公司合同管理的重要成果，是公司经济活动的重要记录，是维护公司合法权益的重要依据。
合同档案管理应当遵循真实性、完整性、及时性、保密性的原则。
第三条本制度适用于公司所有合同档案的管理和利用工作。
第四条公司应当设立合同档案管理部门，负责合同档案的收集、整理、归档和利用工作。
第二章合同档案的收集与整理第五条合同档案的收集工作应当从合同签订开始，持续到合同履行结束。
第六条合同档案收集的内容包括：合同文本及附件、合同履行过程中的重要文件、合同纠纷处理文件、合同归档申请表、合同归档清单等。
第七条合同档案的整理工作应当根据档案的内容、形式和特点，进行分类、排序、编号、装订、装盒等工作。
第八条合同档案管理部门应当建立合同档案目录，方便对合同档案的查询和利用。
第三章合同档案的归档与保管第九条合同档案的归档工作应当在合同履行结束后的一定期限内完成。
第十条合同档案应当归档到合同档案管理部门，由合同档案管理部门进行统一保管。
管制度，确保合同档案的安全、保密和完整。
第四章合同档案的利用第十二条合同档案的利用工作应当遵循保密、合法、及时、准确的原则。
第十三条合同档案管理部门应当建立合同档案查询制度，提供查询、借阅、复制等服务。
第十四条利用合同档案应当进行登记，记录利用档案的人员、时间、用途和结果等信息。
第十五条合同档案管理部门应当对利用合同档案的结果进行跟踪和反馈，及时发现和纠正利用合同档案中的问题。
第五章合同档案的销毁第十六条合同档案的销毁工作应当根据合同档案的保存期限和保密要求进行。
毁制度，对销毁合同档案的人员、时间、地点、方式等进行记录。
第六章法律责任第十八条违反本制度的，应当依法承担相应的法律责任。
第十九条合同档案管理部门有权对违反本制度的行为进行制止和处理。
公司合同档案管理制度
公司合同档案管理制度一、背景介绍为了规范公司合同档案的管理，确保公司合同的安全、完整和可追溯，提高公司的管理效率和风险防范能力，制定以下公司合同档案管理制度。
二、管理目标和原则1.目标：建立合理有效的合同档案管理体系，保证合同档案的完整性、可追溯性和安全性。
2.原则：-合同档案管理遵循法律法规和公司规章制度的要求。
-统一管理，明确责任，确保合同档案的真实、准确、安全。
-合同档案管理部门要与业务部门密切合作，共同推进合同档案管理工作。
三、档案管理流程1.合同建档-合同签订时，由签约双方归档员负责立即建档，并将合同信息录入档案管理系统。
-归档员应确保合同文件的完整性和准确性，包括合同正本、副本、附件等。
-归档员将合同案卷编号，并填写档案的基本信息，如合同名称、合同类型、签订日期等。
2.合同存档-合同归档员将合同正本存入密封的档案柜中，确保安全和防火防水。
-合同副本和其他附件可按合同案卷编号进行编号，存入档案柜或档案库中。
-合同归档员应定期检查档案柜和档案库的环境，确保合同档案的安全性和保存环境。
3.合同查询和借阅-公司内部人员可以通过档案管理系统查询合同档案的基本信息。
-需要借阅合同档案的人员需填写借阅申请单，并经过相关部门的批准。
-借阅期限原则上不超过30天，超期需重新申请并经过批准。
-归还合同档案后，档案管理员应进行目录修整和查验，确保合同的完整性。
4.合同档案归档和销毁-合同档案的归档和销毁应符合公司和法律法规的规定。
-归档员负责按照合同档案管理制度的要求进行合同档案的归档和销毁。
-合同销毁前，应经过法务部门确认，按照一定的程序进行销毁，并填写销毁记录。
四、责任和权限1.公司合同档案管理部门负责制定和执行合同档案管理制度，指导并监督各部门的合同档案管理工作。
2.业务部门负责合同档案的交付及相关信息的录入，并配合合同档案管理部门进行查询和借阅工作。
3.合同归档员负责合同档案的建档、存档、归档和销毁工作，并保证合同档案的保密性和安全性。
合同档案管理制度细则
一、总则1. 为了规范公司合同档案管理，确保合同档案的完整、准确、安全和有效利用，根据国家有关法律法规和公司实际情况，特制定本细则。
2. 本细则适用于公司内部所有合同档案的管理工作。
二、合同档案的分类与编号1. 合同档案分为以下类别：采购合同、销售合同、技术服务合同、产品合作合同、测试协议、联盟协议、市场营销合同、财务合同等。
2. 合同档案按照合同类别、年份、项目性质等进行分类编号，确保档案的有序存放。
三、合同档案的收集与整理1. 合同档案的收集应遵循真实性、完整性、及时性的原则。
2. 合同档案的整理应包括以下内容：（1）合同签订、履行过程中的相关协议、单证、函电等文件；（2）合同履行过程中的变更、补充协议、通知等文件；（3）合同履行过程中的验收、付款、索赔等相关文件；（4）合同履行过程中的其他有关文件。
3. 合同档案的整理应按照档案分类编号，逐份登记归档。
四、合同档案的保管与使用1. 合同档案的保管应遵循以下原则：（1）防火、防潮、防虫、防盗、防尘、防高温等安全措施；（2）专人负责保管，确保档案的完整和安全；（3）档案库房应具备必要的设施，如档案柜、温湿度控制设备等。
2. 合同档案的使用应遵循以下规定：（1）查阅合同档案应办理借阅手续，经相关部门负责人签字同意后方可查阅；（2）查阅合同档案应遵守保密规定，不得泄露公司商业秘密；（3）查阅合同档案应保持档案的整洁和完整，不得擅自涂改、销毁或损坏档案。
五、合同档案的统计与报告1. 合同管理组应定期对合同档案进行统计，编制合同档案统计清单。
2. 合同管理组应向公司领导汇报合同档案管理情况，包括档案数量、类别、保管状况等。
六、合同档案的销毁1. 合同档案的销毁应遵循以下规定：（1）合同档案的销毁应经公司领导批准，并报相关部门备案；（2）销毁合同档案前，应核对档案内容，确保档案的完整性；（3）销毁合同档案时，应采取有效措施，确保档案的保密性。
2. 合同档案的销毁应在专人监督下进行，销毁后的残渣应妥善处理。
合同档案管理制度及职责
一、目的为规范公司合同档案的管理，确保合同档案的完整、准确、安全，维护公司合法权益，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司所有合同档案的管理，包括但不限于合同签订、履行、变更、解除、终止等各个环节。
三、职责1. 合同管理部门（1）负责制定合同档案管理制度，并组织实施。
（2）负责合同档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
（3）负责对合同档案的查询、借阅、复制等工作进行审核和管理。
（4）负责合同档案的统计、分析和报告。
2. 合同承办部门（1）负责合同的签订、履行、变更、解除、终止等工作。
（2）负责合同档案的收集、整理、归档等工作。
（3）协助合同管理部门进行合同档案的查询、借阅、复制等工作。
3. 合同管理人员（1）负责合同档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
（2）负责合同档案的查询、借阅、复制等工作。
（3）负责合同档案的统计、分析和报告。
四、合同档案管理基本规定1. 合同档案的收集（1）合同签订后，合同承办部门应及时将合同文本、附件等相关材料提交合同管理部门。
（2）合同管理部门应确保收集齐全、准确、完整的合同档案。
2. 合同档案的整理（1）合同档案应按照合同类别、签订时间、项目性质等进行分类。
（2）合同档案的整理应确保档案的编号、名称、日期、页数等信息的准确无误。
3. 合同档案的归档（1）合同档案归档前，应由合同承办部门进行审核，确保档案的完整、准确。
（2）合同档案归档后，应由合同管理部门进行验收，确保档案的归档质量。
4. 合同档案的保管（1）合同档案应按照防火、防盗、防潮、防虫、防霉等要求进行保管。
（2）合同档案的保管应确保档案的完整、安全。
5. 合同档案的利用（1）合同档案的查询、借阅、复制等工作，应按照规定的程序进行。
（2）合同档案的利用应确保档案的保密性。
6. 合同档案的销毁（1）合同档案的销毁应按照规定的程序进行，确保档案的销毁安全。
（2）合同档案的销毁应经公司领导批准。
公司合同档案管理制度
一、总则第一条为了规范公司合同档案的管理，确保合同档案的真实性、完整性和安全性，维护公司合法权益，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有合同的签订、执行、归档和保管工作。
第三条公司合同档案管理应遵循以下原则：（一）合法性原则：合同档案管理必须符合国家法律法规和公司内部规章制度。
（二）真实性原则：合同档案内容必须真实、准确、完整。
（三）安全性原则：确保合同档案的安全，防止泄露、损毁、丢失。
（四）有效性原则：提高合同档案的利用率，为公司的经营决策提供有力支持。
二、合同档案的归档范围第四条本制度规定的合同档案归档范围包括：（一）公司与其他单位、个人签订的各类合同，如销售合同、采购合同、租赁合同、委托合同等。
（二）公司内部管理制度、业务流程、操作规程等涉及合同签订、履行、变更、解除等方面的文件。
（三）合同签订、履行、变更、解除过程中产生的相关凭证、证明材料。
（四）合同纠纷解决过程中的相关文件、证据材料。
三、合同档案的归档程序第五条合同档案的归档程序如下：（一）合同签订后，合同签订人应及时将合同文本及相关文件提交给档案管理部门。
（二）档案管理部门对提交的合同档案进行审核，确认符合归档要求后，予以归档。
（三）归档的合同档案应按照档案分类标准进行分类、编目、编号。
（四）档案管理部门对归档的合同档案进行登记、统计、归档目录编制等工作。
四、合同档案的保管与使用第六条合同档案的保管与使用应遵循以下规定：（一）合同档案应按照档案分类标准进行分类、编目、编号，确保档案的有序管理。
（二）档案管理部门负责合同档案的保管工作，确保档案的完整、安全。
（三）合同档案的借阅、复制、使用等，需经档案管理部门批准。
（四）合同档案的借阅、复制、使用等，需按照相关规定进行登记、统计。
五、合同档案的销毁第七条合同档案的销毁应遵循以下规定：（一）合同档案的销毁需经公司领导批准。
（二）销毁合同档案前，需对档案进行核实，确保无遗漏。
（三）销毁合同档案时，需采取安全措施，防止档案损毁、丢失。
公司档案保管合同6篇
公司档案保管合同6篇篇1甲方（委托单位）：________________地址：________________联系方式：________________法定代表人或授权代表：________________统一社会信用代码：________________乙方（档案保管单位）：__________档案管理服务有限公司地址：________________联系方式：________________法定代表人或授权代表：________________统一社会信用代码：________________鉴于甲方需要将其公司档案交由乙方进行安全保管，经双方友好协商，达成如下协议：一、合同目的及背景本合同旨在明确甲、乙双方在档案保管方面的合作事宜，确保甲方公司档案的完整性、安全性和可查询性，促进双方的长期合作。
二、合同保管范围及内容乙方负责保管甲方的公司档案，包括但不限于以下内容：公司内部文件、会议纪要、合同协议、员工档案等。
甲方应提供详细档案清单供乙方备案。
三、合同期限及保密责任本合同自双方签字（盖章）之日起生效，有效期为_____年。
合同期满，经双方协商一致，可续签合同。
乙方在合同期间及合同终止后均应承担对甲方档案保密的责任。
四、保管方式及要求1. 乙方应为甲方提供安全、可靠的档案存放场所，确保档案的物理安全。
2. 乙方应建立档案管理制度，配备专业人员对档案进行管理，确保档案的数字化和信息化的有效利用。
3. 乙方应确保档案的防火、防盗、防潮、防紫外线等措施到位。
4. 乙方应根据甲方的需求提供档案查询服务，确保档案的查询效率。
5. 乙方应对甲方的档案进行定期备份和检测，确保档案的完整性和安全性。
五、费用及支付方式1. 甲方应按照合同约定的标准向乙方支付档案保管费用。
具体费用标准、支付方式及时间等详见附件。
2. 如甲方未按时支付费用，乙方有权暂停提供档案保管服务。
六、违约责任及赔偿标准1. 若乙方未按照本合同约定履行档案保管义务，应承担违约责任，并赔偿甲方因此遭受的损失。
合同档案管理制度范文（精选10篇）
合同档案管理制度范文（精选10篇）合同档案管理制度范文（精选10篇）在人们越来越相信法律的社会中，我们用到合同的地方越来越多，它也是实现专业化合作的纽带。
那么大家知道合法的合同书怎么写吗？以下是小编精心整理的合同档案管理制度范文，仅供参考，欢迎大家阅读。
合同档案管理制度篇1第一章总则一、为了规范公司合同档案管理，有效地收集合同签订和履行过程中的有价值材料，维护公司的经济利益，降低经营风险，特制定本管理制度。
二、公司合同档案由签订和履行合同过程中形成的协议、单证、函电及与此相关的具有保存价值的材料形成。
第二章合同分类一、采购合同：指为生产产品采购原器件、外协部件、商品、礼品、固定资产等而签订的合同或框架协议。
二、销售合同：指销售公司产品而签订的合同或框架协议。
三、技术服务合同：指提供技术服务、产品维修、技术咨询、技术转让等签订的合同。
四、产品合作合同：指公司购买或转让技术、合作开发技术或产品、合作或委托生产产品、外协加工以及商务合作等签订的合同。
五、测试协议：指用公司产品、商品、部件等用于外部测试的协议。
六、联盟协议：指为拓展销售渠道而签订的分销商或代理商协议。
七、市场营销合同：指为市场运作、品牌推广等签订的广告、宣传等市场活动合同。
八、财务合同：指与相关金融机构签订的借款、还款、债券、保险等合同。
九、企发合同：指为企业发展与相关机构、部门、行业组织签订的合同。
十、综合合同：区别于上述类别的其他合同或协议。
第三章档案管理的责任分配一、合同档案管理的归口部门为经营管理部。
经营管理部合同管理专员负责所有文件编号归档；非采购、非销售类合同的盖章和合同编号分配；合同相关档案资料的收集、整理；所负责文件合同档案的借阅、保存和销毁。
二、各部门设档案管理员予以协助管理。
各部门负责本部门合同或协议的编号分配、档案资料的收集整理。
第四章文件合同归档要求一、文件合同编号规则合同号是合同档案唯一的保管单位。
销售合同号14位，其余均为12位。
公司合同管理档案管理制度
第一章总则第一条为加强公司合同管理，规范合同档案工作，提高合同档案管理水平，保障公司合法权益，根据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有合同档案的管理，包括但不限于买卖合同、租赁合同、承揽合同、技术合同、咨询服务合同等。
第三条本制度旨在确保合同档案的完整性、准确性、及时性和安全性，为公司的经营管理提供有力支持。
第二章管理机构与职责第四条公司设立合同档案管理办公室，负责合同档案的日常管理工作。
第五条合同档案管理办公室的主要职责：1. 负责制定和完善合同档案管理制度，确保合同档案管理的规范化和标准化；2. 负责合同档案的收集、整理、归档、保管和利用；3. 负责合同档案的查询、复制、借阅、销毁等工作；4. 负责合同档案的保密工作，确保档案安全；5. 定期对合同档案进行清理、整理和归档；6. 协助公司内部各部门开展合同档案管理工作。
第三章合同档案的收集与整理第六条合同档案的收集：1. 合同签订时，合同双方应提供合同原件及有关附件；2. 合同签订后，合同双方应将合同副本及有关附件提交给合同档案管理办公室。
第七条合同档案的整理：1. 合同档案应按照合同类别、合同编号、合同签订日期等进行分类整理；2. 合同档案的整理应保持档案的完整性、准确性、及时性和安全性；3. 合同档案的整理应采用统一的标准和格式。
第四章合同档案的保管与利用第八条合同档案的保管：1. 合同档案应存放在安全、干燥、防潮、防虫蛀的场所；2. 合同档案的保管应采取防火、防盗、防潮、防虫蛀等措施；3. 合同档案的保管期限应按照国家档案局规定执行。
第九条合同档案的利用：1. 合同档案的查询、复制、借阅等，应按照公司内部规定办理；2. 合同档案的查询、复制、借阅等，应确保档案的保密性；3. 合同档案的查询、复制、借阅等，应遵循合法、合规、合理的原则。
第五章合同档案的销毁第十条合同档案的销毁：1. 合同档案的销毁应按照国家档案局规定执行；2. 合同档案的销毁前，应进行鉴定，确保档案的完整性、准确性、及时性和安全性；3. 合同档案的销毁，应办理销毁手续，并留存销毁记录。
公司档案合同管理制度范本
第一章总则第一条为加强公司档案合同管理，规范合同档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作，确保合同档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有合同档案的管理，包括但不限于合同、协议、单证、函电等相关材料。
第三条公司档案合同管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保合同档案的完整、齐全，不得遗漏、损毁或丢失。
2. 真实性原则：保证合同档案内容的真实、准确，不得伪造、篡改或隐匿。
3. 安全性原则：采取有效措施，确保合同档案的物理和信息安全。
4. 可利用性原则：便于合同档案的查询、利用和统计分析。
第二章档案收集与归档第四条合同档案的收集：1. 合同签订部门应于合同签订之日起5个工作日内，将合同文本及相关附件报送至公司档案管理部门。
2. 档案管理部门对收集的合同档案进行初步审核，确认其符合归档要求。
第五条合同档案的归档：1. 档案管理部门对收集到的合同档案进行整理、分类、编号，并编制归档目录。
2. 档案管理部门将合同档案按年度、类别、合同编号等顺序排列，并妥善保管。
第三章档案保管与利用第六条合同档案的保管：1. 档案管理部门应设立专门的档案库房，配备防火、防盗、防潮、防虫等设施。
2. 档案管理部门应定期检查合同档案的保管状况，确保档案的安全。
3. 档案管理部门应定期对合同档案进行消毒、除尘、除湿等保养工作。
第七条合同档案的利用：1. 合同档案的查询、借阅、复制等利用，应按照公司相关规定执行。
2. 查询、借阅合同档案的人员应具备相应的资格，并履行相应的手续。
3. 利用合同档案的人员应爱护档案，不得随意涂改、损坏或丢失。
第四章管理职责与奖惩第八条档案管理部门职责：1. 负责公司合同档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。
2. 对合同档案进行分类、编号、编目，并编制归档目录。
3. 定期检查合同档案的保管状况，确保档案的安全。
4. 对查询、借阅、复制等利用合同档案的行为进行监督。
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浅谈公司合同档案管理
著名法学家庞德说过“在商业时代，财富大部分由合同构成”，合同是企业进行经济活动的重要法律文件，同时也是产生争议和纠纷的根源。
公司生产经营离不开合同，仅我公司2014-2015年度两年OA记录的经济合同就有406份，合同档案作为重要的法律依据，在生产经营建设活动中起到了重要作用，公司招投标、认证均需要经济合同，合同档案应用越来越广泛。
那么如何开展合同档案管理工作，公司档案室从以下两个方面入手管理。
一、合同档案的分类和归档范围
说到合同，自然离不开合同分类，公司合同管理编号设立了四级编码：一级编码—公司代码：QDLMP；二级编码—部门代码，用部门英文大写字母简称表示；三级编码—类别代码：根据税法要求和各合同种类汇总确定了合同类别，每个合同类别编制统一代码，三级编码由二个大写字母标识，大写字母是合同类别简称的汉字拼音的第一个声母。
例如：建筑施工合同的代码是“JS”；采购合同的代码是“CG”；制作安装合同的代码是“ZA”等；四级编码—流水号：“合同审批单”的流水号。
组合起来就是，公司代码-部门代码-类别代码-流水号。
例如2016年销售中心销售合同，流水号006，编号就是QDLMP-SAL-XS-20160006，这样看到编号对合同责任部门和性质一目
了然。
二、明确归档责任部门，制定合同档案整理办法
《公司档案管理办法》中规定各职能部门或承办部门及项目负责人应对本部门或项目归档文件的完整和系统负责，各部门或者承办部门及项目文件形成者应负责积累文件资料，并对文件资料的齐全、准确和形成质量负责，各部门兼职档案员负责收集、整理应规定的文件资料，并对归档文件质量负责。
据此，可以肯定合同档案归档责任部门应为合同管理部门，并指定兼职档案员负责。
公司目前由档案室负责建立全年合同台账目录，第二年年初与各部门兼职档案员沟通，确定归档范围，由各部门整理组卷移交档案室。
不同部门，所拟定和承办的合同有所不同，在起草、审核、审批以及履行合同时，需要经过一系列复杂环节，而且合同需要经过所有责任方共同承担责任，签字后才能生效，具有流程复杂，周期长等特点。
在收集合同档案时，会存在中途流失的现象，所以合同档案包括合同以及签订前的文字材料和签订后的补充资料（补充材料一般形成后一个月内移交），归档合同要求做到系统完整。
公司任何部分的经济活动，都需要通过合同进行记载和规范，合同档案是记录企业经济行为的依据性凭证。
因此重视合同档案的收集、保管和利用，对维护公司的合法权益，促进公司的健康发展具有重要意义。