办公软件操作技巧_图文
office办公软件培训PPT
4、特定的数据醒目显示 5、快速填充相同的数据
6、避开Excel的误差
例：1.44+1.21
7、8个你未必知道的Excel技巧 • 1. 行列转置。选择一片区域复制，然后在要粘贴
的地方选择编辑->选择性粘贴，勾选转置，你会 发现行变成了列，列变成了行。记住它的快捷键： 选中，Ctrl-C，单击目的地，Alt-E, s, Alt-E，单击 确定。
• 7. 折叠部分行或列。选中你要折叠的几行，选择 数据->组及分级显示->组合，即可将选中的行折 叠，如下图。
8. 输入提示，如下图的效果。方法是数据->有效性...， 在输入el中的公式就是对工作表中的数值进行计算的等
式，通常是以“=”开头的。 1、根据出生日期计算年龄（年龄只取整数周岁） E2=INT(YEAR(NOW())-YEAR(C2))
• 4. 给复杂的引用定义名称。选择你要引用的单元格或范围， 然后插入->名称->定义，即可为其定义一个简短的名称， 以后在公式中就不必写成
完整的“工作簿!单元格范围”的形式。
• 6. 多人共同编辑。选择工具->共享工作簿...，勾 选其中的复选框，确定，然后将你的Excel表格共 享（通过Windows的共享功能）。别人就可以与 你一同编辑表格，每次保存时数据会自动合并。
六、常见问题解答
• 办公软件的培训 • word的基本操作 • 页面的排版、 • 页首页尾的设置（每页不同、首页不同、奇偶页
不同） • 图片及表格的插入和设置、 • 段落的设置、 • 艺术字的编辑、 • 各种符号的插入、 • 流程图的制作、
• 打印设置等 • Excel的基本操作 • 页面排版、 • 页首页尾的设置、 • 单元格式的设置、 • 表格数据的筛选、窗口的冻结、隐藏、 • 数据的查找、复制、格式刷的应用、
办公软件操作技巧图文课件
• 页面布局---背景---插入图片
Excel的操作技巧
•常用快捷键、功能键
示例
• F1：帮助 • F2：输入 • F4：重复上一步操作 • F5：定位 • F7：拼写检查
• F8/Shift：扩展选定 • Alt+0128：欧元 • Ctrl+Tab：可在打开的工
作簿间切换 • Ctrl：选定不连续单元格
• 点击矩形的同时按下Shift，则绘制为正方形 • 点击椭圆同时按下Shift，则绘制为圆形
Excel的操作技巧
•如何快速输入相同文本？
示例
• 方法1：复制---粘贴（即Ctrl+C---Ctrl+V） • 方法2：快速粘贴键Ctrl+D（向下粘贴）、Ctrl+R（向右粘贴） • 方法3：按住Ctrl同时点击需输入相同内容的单元格，输入文本，
横竖撇捺折点----hspnzd 小键盘1、2、3、4、5代表hspnz (n指：捺和点)
Excel的操作技巧
•如何给数据用不同颜色？
示例
• 打开所需调色的列，格式---条件格式，单击第二个方框右侧的下 拉按钮，选中所需的选项
• 单击“格式”按钮，打开“单元格格式”对话框，将“字体”的 “颜色”设置为“*色”
• 按“添加”按钮，并仿照上面的操作设置好其它条件
Excel的操作技巧
•如何进行背景设置？
Excel的操作技巧
•如何使用下拉列表？
示例
• 第1步：选择需要设置下拉列表的单元格，数据---有效性---设置 第2步：在“允许”下拉列表选择“序列”，在“来源”输入设 置下拉列表所需数据序列 第3步：点击所需下拉列表单元格，进行选择
Excel的操作技巧
49-工作常用office办公软件培训技巧
函数、图表
基本操作
基本操作
数据透视表
数据源表
原始数据表
数据源表
计算分析表
结果报告表
原始数据表：
客户提供或自行编制的原始数据，表格格式 应尽量接近于分析所需数据源表的要求，一 般需加工后才能用于数据分析；
数据源表：
客户提供或自行编制的用于数据分析的基础 数据表，对于表格的格式有一定的要求。
计算分析表：
助推你的生产力
office软件介绍及应用技巧
新功能 恢复未保存的版本
最多可访问您之前保存的活动文档 的最后五个自动保存版本。
恢复之前从未保存过的文件的未保 存版本。
其他常用选项 图片压缩
新功能 图片编辑
通过改进的裁剪工具，只需在裁剪 区域拖动和调整图片大小，您就可 以对形状或所选纵横比进行裁剪， 也可以平移和放大关键图像元素。
图片编辑演示
布尔运算演示
新版
按次序选中 纹理图片、文 字
选择相交
Office 2007 /2010新功能 SmartArt
信息和观点的视觉表示形式 使各形状大小切合文本并对齐；使文字正确显示；手 动设置形状的格作动画。 取消组合
小技巧
PPT字体
建议用黑色 淡25% 会更有商务范，特别是标题
F4 PPT一个快捷键 作用：重复上一动作。其特点是：保留一次动作+可重复 Excel一个快捷键 Ctrl+D
聚隆原则
分离原则就是将有关联的信息组织 到一起，形成一个独立的视觉单元， 为读者提供清晰的信息结构。
降噪原则
如果同一份 PPT里使用了太多种字体，或每页的颜色和版式都不同， 其实都是在增加信息噪音，对读者造成干扰。 所以，建议单页PPT的色彩不超过3种，整个 PPT 的字体不超过2种。
办公软件操作技巧
办公软件操作技巧在工作当中用电子表格来处理数据将会更加迅速、方便，而在各种电子表格处理软件中，Excel 以其功能强大、操作方便著称，赢得了广大用户的青睐。
虽然E xcel 使用很简单，不过真正能用好 Excel 的用户并不多，很多人一直停留在录入数据的水平，办公软件操作技巧 1、 EXCEL 的小技巧 (1)当您要在 EXCEL 中的不同单元格中录入相同的内容时(比如:课程表中的科目) ，您可以如下操作: 先按住 CTRL 键选中需要录入同一内容的单元格，然后再录入内容，最后按“CTRL+RNTER”组合键，即可完成所选单元格中的录入。
(2)给 EXCEL 中的某些数据加颜色假设在用户的 EXCEL 工作表中有一栏数据值(需要小于 5000 的值显示为绿色(大于 5000 的值显示为红色(可以采用的方法是:送中需要进行彩色设置的单元格区域，执行“格式”菜单中的”单元格”命令(在弹出的对话框中单击”数字”选项卡。
然后选择“分类”列表中的“自定义”选项，在“类型”框中输入“[绿色][<5000]([红色][>=5000]”最后单击“确定”按钮即可。
(说明:除了“红色”“绿色”外(用户还可以使用六种颜色，它们分别是“黑、色”“青色”“蓝色”“洋红”“白色”和“黄色” 、、，、。
另外( “[>=5000]，是条件设置(用户可用的条件运算符有:“>”“<”“>=”“<=”“=”“<>” 、、、、、。
当有多个条件设置时(各条件设置以分号“; ”作为间隔。
注意，这些符号都为半角符号，不要写成中文全角。
) (3)在我们使用 EXCEL XP 的过程,常常会遇到这样的问题:在有计算公式的单元格中,会出现#VALUE、#DIV/0～、#REF～、#NUM～等错误信息，这时打印出来效果很不好。
您可以单击“文件->页面设置”菜单命令，在该对话框中单击“工作表”标签，接着打开“错误单元格打印为”对应的下拉列表，根据需要选择“空白”或“--”即可，之后再打印，看看你的表格是不是漂亮多了。
常用办公软件的使用技巧
常用办公软件的使用技巧一、Word 的使用技巧：1.创建样式库：通过定义和应用样式，可以使文档的样式统一并大幅度减少排版时间。
2. 和替换：使用快捷键Ctrl + F可以快速查找文档中的特定内容，并可选择替换所有或部分内容。
3.分节和页眉页脚的使用：可以使用不同的分节来设置不同的页面格式，并在每个分节的页眉页脚中插入不同的内容。
4. 快速插入图表和表格：通过Word提供的图表和表格功能，可以快速地创建和插入图表和表格，方便数据的展示和整理。
5.使用自动编号和列表：利用自动编号和列表功能，可以方便地创建有序列表并自动编号，提高排版效率。
二、Excel 的使用技巧：1.使用绝对引用：通过在计算公式中使用绝对引用符号$，可以锁定一些单元格的引用，使公式的执行不受其他单元格的变化影响。
2. 数据筛选和排序：使用Excel的筛选功能可以便捷地找出满足特定条件的数据，并可以按照要求进行排序。
3. 利用数据透视表：数据透视表是Excel中非常强大的功能，可以对大量数据进行汇总和分析，快速生成报表。
4. 快速输入日期和填充序列：在Excel中可以通过一些技巧，如使用自动填充功能、特殊格式等，快速输入日期和填充序列。
5. 利用图表功能：通过Excel提供的图表功能，可以直观地展示数据，并更好地理解数据的变化趋势。
三、PowerPoint 的使用技巧：1. 使用母版和主题：通过设置PowerPoint的母版和主题，可以统一幻灯片的样式和格式，并节省排版时间。
2. 添加过渡效果和动画：利用PowerPoint的过渡效果和动画功能，可以使幻灯片更加生动和吸引人。
3.多媒体插入：可以在幻灯片中插入图片、音频和视频等多媒体内容，使幻灯片更加丰富和具有互动性。
4. 使用快捷键：掌握PowerPoint的常用快捷键，可以提高操作速度和效率。
5. 设置演讲者备注：在PowerPoint中可以添加演讲者备注，方便讲者回忆要点，并可以作为讲义使用。
Office办公软件使用技巧
2005年，第二通道 通车，但不能从根 本上改变项目的交 通状况，2008年， 地铁三号线开通， 项目的区域价值被 提升，同时吸引区 域外大量的消费者 购房，消费者数量 大量增加
龙岗2通道与深圳平滑连接的清平快速干道， 计划2004年12月通车至清水河，2005
年12月通车至红岭北立交。
未来的东部沿线铁路(龙岗车站)
✓插入/删除：选择后右键“查入”或“删除” ✓全选：全选格； Ctrl＋A；拖动单元格
✓选择相邻的行或列：先选定第一行或第一列，然后按住Ctrl键 再选定其他的行或列 ✓选择不相邻的行或列：先选定第一行或第一列，然后按住Ctrl键再选定
其他的行或列
第8页，共52页。
2 Excel 数据输入及编辑
2.1 文本（字符或文字）型数据及输入
• 三维地址引用：在Excel中，不但可以引用同一工作表中的单元格，还能引用不同工作表中的单元格，引
用格式为：[工作簿名]+工作表名！+单元格引用。例如，在工作簿Book1中引用Book2的 Sheet1工作表中的第3行第5列单元格，如：[Book2] Sheet1!E3
第11页，共52页。
Excel 数据复制和移动
第1页，共52页。
PART 1 Excel 实用用功功能能介介绍绍
PART 2 PPT 实用功能应用技巧
第2页，共52页。
Excel 基本功能
表格处理 图表运用
方便的 数据输入功能
Excel
简单的 VBA编程界面
强大的 数据处理功能
扫 盲级 ： 学会Excel 的基本 操作，如数据输入、查找替 换、单元格设置、排序等。
第13页，共52页。
3 公式与函数
Excel 包含四类运算符：算术运算符、比较运算符、文本运算符和引用运算符 Excel 中的公式与数学表达式基本相同，由参与运算的数据和运算符组成，但 Excel 的公式必须以“=”开头 公式中的运算符运算优先级为： :（冒号）、空格、,（逗号）→%（百分比）→^（乘幂）→*（乘）、/（除） →+（加）、-（减）→&（连接符）→=、<、>、<=、>=、<>（比较运算符 ）对于优先级相同的运算符，则从左到右进行计算。如果要修改计算的顺序， 则应把公式中需要首先计算的部分括在圆括号“( )”内。
办公软件操作基础知识ppt课件
复制移动或公式时，公式会作相对 调整
公式的复制：
菜单[编辑]→[复制]/[粘贴]
函数的概念
函数是Excel附带的预定义或内置公式 Excel函数共九大类。 1、财务 2、日期与时间 3、数学与三角函数 4、统计 5、查找与引用 6、数据库 7、数据库函 8、逻辑函数 9、信息函数
一、Word
文字处理软件
Word窗口的组成
标题栏 菜单栏 工具栏 编辑区
标 尺
文本的输入
1．中英文输入
输入法列表
换输入法:Ctrl+Shift
2．标点符号的输入
特殊符号可以通过“插入”菜单中选择“符号” 命令，从“符号”对话框中选择。
文本的输入
3．日期和时间的插入 4．数字的输入
“日期和时间”对话框
插入数据分析图等
如同在工作表上建立图表一般，您可以在工作表上建立各类 数据的分析图，用它可以更加直观的反映出数据的大小、多少，更加 易懂及明显，是企业进行数据分析常用的工具之一。
頁首、頁尾及打印设置
1、頁首 是一行文字，它会显示在每一頁欲列印工作表的上方；而 頁 尾 也是一行文字，其內容会显示在每一頁欲列印工作表的下方。一般來說， 頁首及頁尾通常包含页数、工作表标题、日期等等。 （页面设置项目来定） 2、 假如您不想列印所有的工作表內容，可以选定工作表来完成打印， 另打印设置当中还有打印份数、正反面打印等设置。（CTRL+P打印快捷键）
提 醒
养成良好的工作习惯，精益求精
A、文件在打印 前一定要进行预 览； B、感觉不行一 定不能打印，因 为这是您的工作 最后的阶段； C、打印前一定 要仔细核对，防 止出现字体大小 不一、框线无、 错字等现象
办公软件基本操作简单说明
办公软件基本操作简单说明1、文档处理:创建新文档:打开软件后，点击“新建”或使用快捷键CtrlN来创建新文档。
编辑文本:在文档中点击光标，即可开始输入和编辑文本。
可以使用常见的编辑操作，如复制、粘贴、剪切和撤销等。
格式化文本:可以选择文本并应用字体、字号、颜色、对齐等格式设置插入图片、表格和其他对象:可以在文档中插入图片、表格、图表和其他对象来丰富内容。
保存和导出文档:在编辑完成后，点击“保存”按钮或使用快捷键CtrlS来保存文档。
可以选择不同的文件格式进行保存和导出。
2、电子表格:创建新电子表格:打开软件后，点击“新建”或使用快捷键CtrlN来创建新电子表格。
输入和编辑数据:在电子表格的单元格中输入和编辑数据。
可以使用常见的编辑操作，如复制、粘贴、剪切和撤销等。
格式化和计算:可以对单元格进行格式设置，如数字格式、日期格式等。
还可以使用公式和函数进行计算和数据分析。
排序和筛选:可以对表格中的数据进行排序和筛选，以便**查找和分析数据。
图表和图形:可以使用电子表格软件提供的功能创建图表和图形，以可视化数据。
3、演示文稿:创建新演示文稿:打开软件后，点击“新建”或使用快捷键CtrlN来创建新演示文稿。
添加幻灯片:可以添加新的幻灯片，并选择不同的布局和样式。
编辑幻灯片内容:在每个幻灯片中，可以插入文本、图片、图表和其他对象，并进行编辑和格式设置。
幻灯片切换和动画:可以设置幻灯片切换效果和动画效果，以增加演示的视觉效果。
演示放映:在编辑完成后，可以点击“放映”按钮或使用快捷键F5来进行演示放映。
除了以上的基本知识和操作方法，不同的办公软件可能还有一些特定的功能和操作，需要根据具体软件的使用手册或在线教程进行学习和掌握。
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Word的操作技巧
•如何快速输入中文大小写？
示例
• 选择输入法为“智能ABC输入法” 如果输入中文大写，“ Shift+I”+小键盘+代码+回车键 如果输入中文小写，i+小键盘+代码+回车键
代码表：Q---千 W---万 E---亿 R---日 T---吨 Y---月 U---微 I---毫 O---度 P---磅 A---秒 S---十 D---第 F---分 G---个 H---时 J---斤 K---克 L---里 Z---兆 X---升 C---厘 B---百 N---年 M---米
Excel的操作技巧
•如何查看相距较远的数据？
示例
• 把鼠标指针移到工作表底部水平滚动条右侧的小块上，鼠标指针 便会变成一个双向的光标。把这个小块拖到工作表的中部，便会 发现整个工作表被一分为二，出现了两个数据框，而其中的都是 当前工作表内的内容
Excel的操作技巧
•如何同时运算多个单元格？
示例
Excel的操作技巧
•如何给数据用不同颜色？
示例
• 打开所需调色的列，格式---条件格式，单击第二个方框右侧的下 拉按钮，选中所需的选项
• 单击“格式”按钮，打开“单元格格式”对话框，将“字体”的 “颜色”设置为“*色”
• 按“添加”按钮，并仿照上面的操作设置好其它条件
Excel的操作技巧
•如何进行背景设置？
• 点击矩形的同时按下Shift，则绘制为正方形 • 点击椭圆同时按下Shift，则绘制为圆形
Excel的操作技巧
•如何快速输入相同文本？
示例
• 方法1：复制---粘贴（即Ctrl+C---Ctrl+V） • 方法2：快速粘贴键Ctrl+D（向下粘贴）、Ctrl+R（向右粘贴） • 方法3：按住Ctrl同时点击需输入相同内容的单元格，输入文本，
办公软件操作技巧_图文.ppt
主要内容
• Word的操作技巧 • Excel的操作技巧 • 其他操作技巧
Word的操作技巧
• 如何快速录入数学公式 • 如何取消自动编号 • 如何快速输入英文大小写 • 如何调整行距 • 如何快速调整文字大小 • 如何去除页眉中的横线 • 如何输入偏旁部首 • 如何输入平均值
Excel的操作技巧
•如何快速输入身份证号？
示例
• 方法1：右键---设置单元格格式---字体---文本/数值 • 方法2：输入前，先输入“ ’”(’必须为英文状态下输入)
Excel的操作技巧
•如何快速输入特殊符号？
示例
• 在需要输入符号的单元格里输入一个代替字母（文档中不出现） • 表格制作完成后，进行查找、替换，全部替换为所需特殊符号 • 注：将“单元格匹配”前面的勾去掉，否则可能无法替换
• 如何进行逆打 • 如何添加行号 • 如何快速插入时间、日期 • 如何把表格一分为二 • 如何快速输入中文大小写 • 鼠标键盘的联合使用 • 如何快速设置上下标 • 如何插入个性页码
Word的操作技巧
•如何快速录入数学公式？
示例
具体操作：
第1步：Ctrl+F9
第2步：输入代码(eq \)
第3步：“Shift+F9”或者点击右键“切换域代码”
选定区域右下角单元格
Excel的操作技巧
•如何快速给数字加上单位?
示例
• 选定需要加单位的数字单元格（按住Ctrl进行选定） 右键---设置单元格格式---数字---类型 输入“#+单位”，确定即可
Excel的操作技巧
•如何绘制平直线或对角线？
示例
• 插入---形状---线条 点击线条，同时按下Shift，绘制出的则为平直线或者45°斜线
Excel的操作技巧
•如何快速移动复制单元格?
示例
• 移动单元格：按选定单元格，按住鼠标左键拖动到新位置 • 复制单元格：先按下 Ctrl，然后拖动鼠标
Excel的操作技巧
•如何快速选定Excel区域?
示例
• 选定不连续区域：按住Ctrl的同时点击需要选定的区域 • 选择连续区域：点击需选定区域左上角单元格，按住Shift点击需
按 Ctrl+Enter
Excel的操作技巧
•如何在同一单元格换行？
示例
• 在选定单元格输入一行后，按 Alt+Enter 即可进入下一行
Excel的操作技巧
•如何快速计算年龄？
示例
• 在单元格A1中输入出生年月日（用斜线“/”分隔年月日），在 单元格A2中输入 =DATEDIF(A1,TODAY(),“y”)
• 在空白单元格输入需要同时运算的数字，并复制 • 选择需要运算的多个单元格 • 右键---选择性粘贴，选择“加、减、乘、除”进行运算 • 清除需要同时运算的数字
Excel的操作技巧
•如何快速合并文本？
示例
• 使用 & 进行合并 • D1=A1&B1&C1 • 复制---选择性粘贴 • 如需加分隔符则为：&“-”&
Word的操作技巧
•如何快速输入英文大小写？
示例
• 方法1：输入时根据要求选择大写锁定键 CapsLock • 方法2：使用Shift+F3，每次在全部大写、首字大写、全部小写进
行切换
Word的操作技巧
•如何调整行距？
示例
• 方法1：选定，点击右键--段落--行距，调整单倍、1.5倍、双倍 • 方法2：使用Ctrl+1、Ctrl+5、Ctrl+2，调整单倍、1.5倍、双倍
Word的操作技巧
•如何快速插入时间、日期？
示例
• 插入系统当前日期：Alt+Shift+D • 插入系统当前时间：Alt+Shift+T • 这个时间和日期是不随着时间和日期变化而变化
Word的操作技巧
•如何把表格一分为二？
示例
• 第1步：先把插入点移动到要成为下表首行的表格行中 • 第2步：按下“Ctrl+Shift+Enter” • Word会在插入点所在行的上方插入一个空白行，将表格一分为二 • 如果需要把拆分后的表格放在前后两页，则需按“Ctrl+Enter”
搜狗拼音输入法的操作技巧
• “V”的特殊用法 • 如何快速找到所需的字 • 遇到不会读的字怎么办 • 如何快速输入特殊符号 • 如何快速输入时间日期
搜狗拼音输入法的操作技巧
•“V”的特殊用法
示例
• 中文数字金额大小写：v+数字 • 罗马数字：v+99以内的数字 • 年份自动转换：v+年月日数字 • 年份快捷输入：v+数字n数字y数字r • 计算结果输入：v +数字+运算符号+数字
Word的操作技巧
•如何快速设置上下标?
示例
• 方法一：选定需要设置的文字，右键“字体”，选择上标、下标 • 方法二：选定需要设置上下标的文字。
设置为上标，按 Ctrl+Shift+“=” 设置为下标，按 Ctrl+“=”
Word的操作技巧
•如何插入个性页码？
示例
• 插入---页码---页边距 选择各种个性页码
• 方法2：选中页眉内容，右键---样式---将所选内容保存为新快速 样式，点击修改---格式---边框，边框设置“无”，应用于“段落 ”
Word的操作技巧
•如何输入偏旁部首？
示例
• 插入---符号---其他符号 字体选择为“标准字体”，子集选择“CJK统一汉字” 出现的汉字是按照偏旁部首排列的
Word的操作技巧
搜狗拼音输入法的操作技巧
•如何快速找到所需的字？
示例
• 方法1：输入汉语拼音，按“+”或“Page Down键”一页一页找 • 方法2：输入汉语拼音，按“Tab键”，然后分别输入偏旁及部首
的第一个字母（或输入笔画辅助码）
办？
示例
• 方法1：使用五笔输入法进行输入 • 方法2：使用比划输入，输入u后输入比划
•如何输入平均值？
示例
• 在所要加平均值的数字前插入符号即可 • 方法：插入---符号---字体选择----“symbol”---
Word的操作技巧
•如何进行逆打？
示例
• Office按钮---打印---选项---高级---打印 选中“逆序打印页面”
Word的操作技巧
•如何添加行号？
示例
• 页面布局---行号---行编号选项---版式---行号---添加行号 可以进行设置行号
Excel的操作技巧
•常用函数 B
示例
• VLOOKUP：在数据表的首列查找指定的数值，并由此返回数据表当前 行中指定列处的数值 VLOOKUP(lookup_value,table_array,col index_num,range_lookup)
• TODAY：系统日期，TODAY() • VALUE：将代表数值的文本型字符串转换为数值型，VALUE(text)
Excel的操作技巧
•如何快速输入时间？
示例
• 静态时间：选定单元格，按 Ctrl+Shift+； • 动态时间：使用函数 NOW()
Excel的操作技巧
•如何快速隐藏/显示行和列？
示例
• 方法1：选定行或者列后使用右键---隐藏/取消隐藏 • 方法2：隐藏选中单元格所在行：Ctrl+ 9
隐藏选中单元格所在列：Ctrl+ 0 取消隐藏行：Ctrl+Shift+ 9 取消隐藏列：Ctrl+Shift+ 0
Word的操作技巧
•如何快速调整文字大小？