福建省无纸化2019最新规范标准

目次

前言................................................................................ II

1 范围 (1)

2 规范性引用文件 (1)

3 基本原则 (1)

4 实施主体 (1)

5 工作组织 (2)

6 管理要求 (2)

7 操作流程 (4)

附录A（资料性附录）纸质档案数字化管理登记表示例 (9)

附录B（资料性附录）纸质档案数字化工作操作流程图 (31)

参考文献 (32)

档案数字化操作规程纸质档案

1 范围

本标准规定了纸质档案数字化的基本原则、实施主体、工作组织、管理要求、操作流程。

本标准适用于纸质档案数字化工作。

2 规范性引用文件

下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

GB/T 20530—2006 文献档案资料数字化工作导则

DA/T 18 档案著录规则

DA/T 20.1 民国档案著录细则

DB35/T 161 文书档案目录数据交换格式与著录细则

《国家秘密载体印制资质管理办法》（国保发〔2012〕7号）

《档案数字化外包安全管理规范》（档办发〔2014〕7号）

3 基本原则

3.1 安全

采取科学、有效的安全措施和技术手段，建立安全保密机制，做到档案数字化加工全程可控。

3.2 规范

遵循档案管理的客观规律，统筹规划档案数字化工作，依据相关的法律法规和技术标准，制定、执行工作流程和操作规范，最大限度地呈现档案原貌。

3.3 共享

以档案信息资源共享为目标，选取通用的数据格式和适当的技术参数，进行档案信息加工、转换和传播，满足档案信息资源服务需求。

4 实施主体

4.1 档案数字化工作的责任主体为实施档案数字化的相关单位与部门（以下简称“数字化实施单位”）。

4.2 档案数字化工作可由数字化实施单位自行组织人员开展，也可由数字化实施单位采取业务外包的方式，委托给具有相关资质和能力的档案数字化服务机构（以下简称“数字化服务机构”）完成。

5 工作组织

5.1 数字化实施单位应在充分调研的基础上，根据档案的重要程度、利用程度、破损程度、开放程度等情况，制定工作方案，并经审批后予以执行。数字化工作方案内容主要包括：数字化的内容、范围、数量；数字化的人员、经费、场地与设备；数字化的形式、技术参数、实施进度等。

5.2 数字化实施单位可成立工作组，明确数字化管理、档案保管等内部部门的职责和分工，确保数字化工作顺利开展。

5.3 档案数字化工作需外包的，数字化实施单位应：

a)遵照政府采购的相关法律法规要求确定数字化服务机构；

b)按照《国家秘密载体印制资质管理办法》的要求，审查数字化服务机构的保密资质；

c)审核数字化服务机构的企业性质、经营范围、股东组成等；

d)按照GB/T 20530—2006第5章的要求，评估数字化服务机构的技术能力；

e)在数字化服务机构进驻前，与其签订安全保密协议；

f)安排专门人员对数字化服务机构进行监督和指导；

g)按照《档案数字化外包安全管理规范》的要求进行管理。

5.4 加工涉密档案时，应按照保密要求开展工作，相关数据应按涉密信息要求进行存储和管理。

6 管理要求

6.1 人员

6.1.1 档案数字化工作的管理人员应熟悉数字化工作并具有组织协调能力；技术人员应熟悉相关标准规范并能够为数字化工作各环节提供技术支撑；操作人员应掌握一定数字化基础知识并熟悉业务。

6.1.2 采取业务外包的数字化实施单位，应加强对数字化服务机构人员的管理，协助进行员工审核；数字化服务机构应与员工签订劳动合同和保密协议，并进行上岗培训和安全保密教育。

6.2 场地

6.2.1 配备符合防火、防水、防盗、防尘、防潮、防高温、防日光及紫外线照射、防有害生物、防污染等要求的数字化加工专用场地。

6.2.2 设置档案存放、档案前处理、档案扫描、图像处理、目录著录、质量检查、档案装订等工作区域，合理布置加工场地，并做好区域标识、规章制度上墙等工作。

6.2.3 数字化加工期间，应设置保管库用于存放调取的档案，并安排专人管理。

6.2.4 场地内应配备可覆盖整个区域的应急设施和监控设备，确保工作区域无监控死角；做好监控硬盘的更换和保管（档案数字化监控硬盘更换情况登记表参见附录A中的表A.1），监控数据自产生之日起保存应不少于6个月。

6.2.5 场地内不存放非工作需要的物品；不擅自带入手机、电脑、录音、录像等各类电子设备和移动存储介质；不携带火种、易燃易爆品；不在场地内进食、饮水、吸烟；不在场地内从事其他与数字化加工无关的活动；不擅自将场地内的物品带离现场。

6.2.6 建立安全巡查制度，配备专人负责场地巡查并做记录（档案数字化安全巡查情况登记表参见附录A中的表A.2）；建立访客登记制度（档案数字化访客出入情况登记表参见附录A中的表A.3），非现场工作人员未经许可不得进入场地。

6.3 设备

6.3.1 配备满足数字化工作需要的设施、设备，并科学管理和使用。

6.3.2 做好设备的物理和技术安全防控，封闭相关设备不必要的信息传输接口；不在设备上安装与加工、安全管理无关的软件；不使用无线传输设备；数字化工作网络应与其他计算机网络物理隔离。

6.3.3 建立设备管理清单，实行专人管理；定期进行设备维护检修，形成完整的台帐（档案数字化设备维护检修情况登记表参见附录A中的表A.4）；数字化工作中使用的设备和存储介质不与其他工作交叉使用，不擅自送外检修；数字化加工结束后，应清除设备中存留的数据，并将使用过的硬盘及移动存储介质移交数字化管理部门统一保管。

6.3.4 数字化加工软件应具备流程定义、任务分配、过程跟踪、质量检测、成品制作、数据验收、数据备份、统计分析等功能，并分别设置管理员、保密员、审计员，并实行“三员分离”。

6.4 数据

6.4.1 严格管理数字化加工各环节产生的数据，及时对数字化成果数据进行移交和备份，防止数据丢失和泄露，保障数据安全。

6.4.2 建立数据备份制度，定期对数字化加工的数据进行备份（档案数字化成果备份清单参见附录A 中的表A.5），有条件的数字化实施单位，可实时备份；建立数据迁入、迁出备案制度（档案数字化存储数据迁移/修改情况登记表参见附录A中的表A.6），不擅自导入、导出、删除服务器及存储设备上的数据。

6.4.3 配备专人负责数据管理，采取技术手段，确保成果数据不被篡改。

6.4.4 数字化过程中使用的硬盘、光盘等存储介质（档案数字化硬盘/光盘使用情况登记表参见附录A 中的表A.7）应指定专人统一管理，定期检测数据的完整性。

6.5 档案实体

6.5.1 严格档案实体出库、入库的清点核对和流转管理。在数字化加工时，应建立档案实体管理台帐，做好领取和归还登记工作（档案数字化加工环节实体流转情况登记表参见附录A中的表A.8）。

6.5.2 爱护档案，避免损伤档案；发现破损档案时，应及时登记并送专业人员修复。

6.5.3 数字化过程中产生的废纸屑，应统一收集管理，经鉴定后再销毁。

6.5.4 不擅自将档案资料带出场地，不以任何方式复制、抄录、拍摄档案信息。

6.5.5 正在进行数字化加工的档案应每天入库，不在库房外留存。

6.6 工作文件

6.6.1 制定工作所需的制度、管理文件和相关表格。主要工作记录和单据有：工作方案、审批书、流程单、出库申请单、数据移交单、抽检单、归还入库单、数据验收单、成果移交单、验收报告、其他加工记录等。采取外包方式实施的，还应包括项目招投标文件、项目合同、保密协议、加工人员信息资料、项目需求变更文档等。

6.6.2 规范数字化工作文件的管理，及时进行整理、归档和移交，形成内容完整、格式规范、记录清晰的数字化工作档案。