企业人事档案管理制度

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人事档案管理制度完整版

第一章总则第一条为规范公司人事档案管理工作，确保人事档案的完整、准确、安全，提高人事档案管理的科学化、规范化水平，根据《中华人民共和国档案法》及国家有关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于公司全体员工的人事档案管理，包括员工入职、离职、调动、晋升、培训等过程中的各类档案材料。

第三条公司人事档案管理工作遵循以下原则：（一）真实性原则：人事档案内容必须真实、准确、完整。

（二）保密性原则：人事档案属于个人隐私，必须严格保密。

（三）完整性原则：人事档案材料应当齐全，不得缺漏。

（四）安全性原则：人事档案保管应当安全，防止档案丢失、损坏、泄露。

第二章管理机构及职责第四条公司人力资源部负责公司人事档案的统一管理，设立人事档案管理岗位，配备专职档案管理人员。

第五条人事档案管理人员的职责：（一）负责公司人事档案的收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等工作。

（二）负责档案材料的编制、统计、查询、报告等工作。

（三）负责档案库房的安全、保密工作。

（四）负责档案管理制度的宣传、培训和执行。

第三章档案收集与归档第六条员工入职时，应当提交以下材料：（一）身份证、户口簿、学历证书、专业技术资格证书等原件及复印件。

（二）入职申请表、劳动合同等。

（三）其他与入职相关的材料。

第七条员工离职时，应当提交以下材料：（一）离职申请表、离职证明等。

（二）离职原因说明。

（三）其他与离职相关的材料。

第八条档案归档应当符合以下要求：（一）按照档案材料的内容、时间、类别等进行分类。

（二）档案材料应当完整、齐全，不得缺漏。

（三）档案材料应当进行编号、登记、编目。

第四章档案保管与使用第九条档案保管应当符合以下要求：（一）档案库房应当保持清洁、干燥、通风，温度、湿度适宜。

（二）档案材料应当使用防潮、防蛀、防霉、防尘的包装材料。

（三）档案材料应当定期进行检查、维护。

第十条档案使用应当符合以下要求：（一）档案借阅应当办理借阅手续，登记借阅人、借阅时间、归还时间等。

员工人事档案资料管理制度

员工人事档案资料管理制度一、制度概述为规范公司员工人事档案资料的管理，准确记录员工的个人信息，建立健全的人事档案资料档案管理制度，本制度制定。

二、制度适用范围适用于本公司所有员工人事档案资料的管理和保管。

三、制度内容1.人事档案资料的定义人事档案是指在公司招聘、录用、培训、晋升、考核、调动、离职等过程中建立起来的员工档案，包括基本资料、教育经历、工作经历、培训记录、聘用合同、变更合同、薪资福利等个人信息。

2.人事档案资料的建立（1）公司应在员工入职后一个月内，建立员工人事档案。

（2）人事部门负责员工人事档案资料的建立与更新，确保档案资料的完整性和精确性。

（3）通过员工自报个人信息和核实后，提供员工的个人证明材料，搜集员工的最新的个人资料。

（4）招聘人员应提供证明材料如身份证复印件、学历证书、健康证明、照片等。

（5）组织人员需要提供外语水平证明、业绩证明、资格证明等材料，并录入该员工档案资料。

（6）员工应提供相关证明材料以确认员工信息的真实性和准确性，否则公司有权解除劳动合同。

3.人事档案的管理（1）人事部门应对员工人事档案资料进行定期检查、更新、完善和存档，每年至少一次。

（2）人事档案应妥善保管，并进行备份，档案备份资料须存放于专用设备内，确保资料完整、安全、保密。

（3）个人资料有严格的保密性，任何单位和个人未经授权不得调取、浏览和使用员工人事档案。

（4）对于任何人无权查看员工人事资料，如果需要查看，必须按照公司规定的程序提出申请，并经过相关部门的批准。

（5）员工人事档案及相关材料的保管时间应按照国家规定执行，逾期报废或者移交档案部门。

4.文化墙的建立公司应当建立人文化墙，通过员工健康、快乐、积极向上的故事，反映员工工作生活中的亮点和闪光点，展示公司良好的企业文化。

五、制度的执行（1）各部门必须按照制度要求执行，对违反制度者要进行严肃处理。

（2）人事部门定期对各部门执行情况进行抽查，如发现不合规的行为，要进行及时纠正和督促改正。

企业人事档案管理制度

企业人事档案管理制度第一章总则第一条为了加强企业人事档案管理，保证人事档案的真实性、完整性、及时性和安全性，根据《中华人民共和国档案法》和中组部人事档案管理的有关规定，结合企业实际情况，制定本制度。

第二条企业人事档案是企业、人力资源部等部门在人员招聘、调配、任免、培训、考核、奖惩等工作中形成的有关个人经历、政治思想、业务技术水平、工作业绩以及工作变动等情况的材料。

是客观的、历史地、全面地考察和了解员工的重要依据。

第三条企业人事档案必须按照相关法律、规定，做好员工人事档案的管理工作；必须贯彻执行党和国家有关档案保密、保管的制度和法规，确保人事档案的安全与完整。

第二章管理机构与职责第四条企业应设立人事档案室，进行统一管理。

人事档案室设在人力资源部，接受公司上级组织、人力资源部门的监督、检查与指导。

第五条企业应指定专职或以人事档案工作为主的兼职档案工作人员负责日常管理。

第六条人事档案管理员应具备以下条件：（一）具备较高的政治觉悟和职业道德，遵守国家的法律法规；（二）具备较强的责任心，对档案管理工作认真负责；（三）具备一定的档案管理知识和业务能力，能够胜任档案的收集、整理、归档、保管、统计等工作；（四）具备良好的沟通能力和协调能力，能够处理好与各部门及员工的关系。

第三章人事档案的收集与管理第七条企业应建立人事档案收集制度，明确各部门的收集职责和提交时间。

第八条各部门应按照职责收集、整理本部门有关业务档案的归集、整理，提交行政人事部档案管理人员。

第九条各部门相关人员负责所从事业务的档案的归集、整理，并提交部门负责人审核，保证档案的完整性，不得遗漏和缺失，及时归档。

第十条企业应指定专人负责定期对人事档案进行检查、核对，确保档案的准确性和完整性。

第十一条企业应对人事档案进行分类、编目、编号，便于查询和管理。

第十二条企业应定期对人事档案进行清理、整理，去除无效、重复、过时的档案材料，确保档案的质量和利用率。

第十三条企业应建立健全人事档案的借阅制度，明确借阅程序、条件和期限。

人事档案管理制度及规范

人事档案管理制度及规范引言概述：人事档案是组织管理中重要的一环，对于企业和组织来说，建立健全的人事档案管理制度和规范是保证人力资源管理的有效性和合规性的基础。

本文将从五个方面详细阐述人事档案管理制度及规范。

一、人事档案的建立与归档1.1 档案建立：企业应根据员工入职时提供的个人资料，包括身份证、学历证明、工作经历等，建立员工档案。

同时，还应建立电子档案系统，方便档案的管理和查询。

1.2 档案归档：企业应根据员工的档案编号，将纸质档案进行归档存放，并制定档案归档管理规定，明确档案的存储位置、保管责任人等。

电子档案应进行定期备份，确保数据的安全性。

二、人事档案的保密与权限控制2.1 保密意识培养：企业应加强对员工保密意识的培养，明确员工在处理档案时的保密责任。

同时，建立保密制度，对于涉及个人隐私和公司机密的档案信息，设置权限控制，确保档案信息的安全。

2.2 访问权限管理：企业应根据员工的职位和工作需要，设定不同的访问权限，确保员工只能查阅与其工作相关的档案信息。

对于档案的修改和删除，应设置审批流程，并记录操作日志，以便追溯。

2.3 外部信息共享：企业在与外部机构或部门共享档案信息时，应签订保密协议，并严格控制对外共享的信息范围，以防止信息泄露。

三、人事档案的更新与维护3.1 档案信息更新：企业应定期核实员工的个人信息，并及时更新档案。

特别是员工的职位变动、晋升、离职等情况，都需要及时更新档案，以保证档案信息的准确性和及时性。

3.2 档案维护措施：企业应制定档案维护措施，包括纸质档案的防潮、防火措施，电子档案的定期备份和存储。

同时，还应进行定期的档案整理和清理，确保档案的有序性和完整性。

3.3 档案借阅与归还：企业应建立档案借阅制度，对于需要查阅档案的员工，应填写借阅申请，并记录借阅信息。

借阅期限到期后，员工应及时归还档案，以保证档案的正常使用和管理。

四、人事档案的销毁与保管期限4.1 档案销毁程序：企业应建立档案销毁程序，包括档案销毁申请、审批和执行等环节。

公司人事档案管理办法规章制度（5篇）

公司人事档案管理办法规章制度一、目的为了更有效的的员工人事档案进行妥善管理，有效的保守机密;同时为了维护人事档案的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案资料，特制定本管理办法。

二、档案管理内容1、员工入职档案:个人简历、员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定事项审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、离职证明、各类合同及协议。

2、员工培训档案:培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表(证书原件)、员工培训统计表。

3、绩效管理档案:将员工绩效考核相关资料按月归类整理。

4、员工离职档案:员工离岗包括员工与公司解除(终止)劳动关系，死亡等情形。

三、档案相关规定1、基础管理1.1原则:分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。

1.2员工入职前,人力资源部对人事档案的真实性、有效性进行核查，如有虚假，可不予录用和解聘处理。

1.3对人事档案按入职时间分类归档，按在职人员、离职人员进行整理，并及时登记于《入职员工人事档案登记》(见附件一)《离职员工人事档案登记》(见附件二)，并在档案前页填写各种人事资料的名称及对档案进行编号，人事档案原则上是永久保存。

1.4当在职员工的基本资料有变动时(如学历变动、身份证号码变动、个人技术职称变动、婚姻情况变动等)，应及时将相关资料复印件交人力资源部归档，原件当场查验。

1.5调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案。

在其报到新岗位前，对调入或新建立的档案都应登记。

1.6对员工进行考察、考核、培训、奖惩形成的材料要及时收集、整理保持档案的完整性，归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。

材料须经审批盖章和本人签字的，应在盖章、签字后归档。

1.7员工离职档案每月清查，另外存档，档案保存原则上三年后方可销毁(高管及核心人员保留该员工离岗____年止)。

____人力资源部档案员要注意档案管理环境的清洁、整洁。

人事档案管理制度及规范

人事档案管理制度及规范一、引言人事档案管理是企业管理中至关重要的一项工作，它涉及到员工的基本信息、工作经历、培训记录等重要资料，对于企业的人力资源管理具有重要的支持作用。

本文将详细介绍人事档案管理制度及规范，确保人事档案的准确性、完整性和保密性。

二、人事档案管理制度1.目的确保人事档案的准确性、完整性和保密性，为企业的人力资源管理提供有力支持。

2.适合范围本制度适合于所有员工的人事档案管理工作。

3.责任部门人力资源部负责组织、实施和监督人事档案管理工作。

4.档案分类根据不同的内容，将人事档案分为个人基本信息档案、工作经历档案、培训记录档案等。

5.档案建立(1)个人基本信息档案包括员工的身份证明、学历证书、职业资格证书等，由员工入职时提交。

(2)工作经历档案包括员工的工作履历、离职证明等，由员工提供相关材料。

(3)培训记录档案包括员工参加的培训课程、培训成绩等，由培训部门提供相关材料。

6.档案管理(1)档案存储：人事档案应存放在专门的档案室，确保安全可靠。

(2)档案归档：每份档案都应有惟一的编号，并按照编号进行归档，方便查找和管理。

(3)档案借阅：员工需要查阅档案时，应填写借阅申请表，并经过主管审批后方可借阅，借阅期限不得超过7个工作日。

(4)档案销毁：档案的保管期限为员工离职后5年，超过保管期限的档案应及时销毁。

7.档案保密(1)严格控制档案的查阅权限，惟独经过授权的人员才干查阅档案。

(2)禁止将档案外借或者复制，防止档案信息泄露。

(3)定期对档案室进行安全检查，确保档案的安全性。

三、人事档案管理规范1.档案记录规范(1)记录准确：对于员工的个人信息、工作经历、培训记录等，要确保记录的准确性，避免错误信息的浮现。

(2)记录完整：对于员工的各项信息，要尽量做到全面记录，避免遗漏重要信息。

(3)记录及时：对于员工的各项信息变动，要及时进行记录更新，保证档案信息的实时性。

2.档案查阅规范(1)查阅权限：惟独经过授权的人员才干查阅档案，未经授权的人员禁止查阅档案。

人事档案管理制度

人事档案管理制度1. 引言人事档案是企业管理中不可或缺的重要组成部分，其管理制度的健全与否直接影响着企业的运营效率和员工的发展。

为了更好地管理和利用人事档案，建立规范、科学的管理制度势在必行。

2. 目的和重要性人事档案管理制度的目的是通过规范的管理流程、完善的档案管理程序和严格的责任制，保证人事档案的完整性、准确性和安全性，以支持企业的人力资源管理和决策。

人事档案是企业对员工工作表现、职业发展和个人素质的真实记录，对于员工的晋升、晋级、薪酬调整、职称评定等决策具有重要的参考价值。

3. 档案管理流程3.1 招聘阶段：在招聘阶段，需要建立应聘者档案并按照规定存档，包括个人简历、面试评估、背景调查等相关文件。

3.2 入职阶段：在入职阶段，需要建立员工基本档案，并包括员工个人信息、劳动合同、入职培训等相关资料。

同时，还需要制定员工入职手续，并建立入职审批流程。

3.3 在职阶段：在职阶段，需要建立员工在职档案，包括员工绩效评估、晋升评定、培训记录等。

同时，还需要进行员工档案的管理和维护，并定期进行档案检查和归档。

3.4 离职阶段：在离职阶段，需要建立员工离职档案，包括离职申请、离职面谈、离职结算等相关文件。

同时，还需要制定员工离职手续，并建立离职审批流程。

4. 档案管理程序4.1 档案建立：档案建立应按照规定的程序和要求进行，包括身份验证、信息采集、审查审批等环节。

4.2 档案存档：档案存档应按照规定的分类和编号进行，同时记录存档时间和责任人。

4.3 档案维护：档案维护包括档案整理、更新、补充和修订等。

其中，档案整理应按照一定的规范和严密度进行，档案更新应及时跟踪员工的工作变动等情况，补充和修订应根据需要进行，同时记录更新、补充和修订的时间和责任人。

5. 档案责任制在人事档案管理中，应明确各级员工的档案管理责任。

单位应建立健全的档案管理条例和责任制度，并明确各级员工的档案管理职责。

各部门要按照责任制进行人事档案管理，及时将有关信息报送给相关部门，确保档案管理的顺利进行。

人事行政档案管理制度

第一章总则第一条为加强公司人事行政档案管理，确保档案资料的安全、完整和有效利用，根据国家有关档案管理的法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司内部所有人事行政档案的管理工作。

第二章档案管理职责第三条人事行政部负责公司人事行政档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。

第四条人事行政部应指定专人负责档案管理工作，确保档案管理工作的规范化和制度化。

第三章档案收集与整理第五条人事行政档案主要包括：员工个人档案、招聘档案、培训档案、薪酬福利档案、绩效考核档案、劳动合同档案等。

第六条员工个人档案应包括以下内容：员工基本信息、入职离职手续、培训记录、考核记录、奖惩记录等。

第七条招聘档案应包括招聘计划、招聘广告、简历筛选、面试记录、录用通知等。

第八条培训档案应包括培训计划、培训记录、考核结果、培训效果评估等。

第九条薪酬福利档案应包括薪酬结构、福利政策、薪酬调整记录、福利发放记录等。

第十条绩效考核档案应包括考核方案、考核结果、改进措施等。

第十一条劳动合同档案应包括劳动合同签订、变更、解除、续签等手续。

第十二条档案收集时应确保档案资料的完整性、真实性和准确性。

第四章档案归档与保管第十三条档案归档应按照档案分类、编号、装订等要求进行。

第十四条档案保管应按照档案保管期限、保存条件、安全措施等要求进行。

第十五条档案库房应保持干燥、通风、防火、防盗、防虫蛀、防鼠咬等。

第十六条档案管理人员应定期检查档案保管情况，发现问题及时处理。

第五章档案利用与查询第十七条档案利用应遵循“合法、合规、便民、高效”的原则。

第十八条查询档案时，应填写查询申请表，经批准后方可查阅。

第十九条查阅档案时，应遵守档案保密规定，不得泄露档案内容。

第二十条查阅档案后，应将档案归还原位，不得随意涂改、损坏或带走。

第六章档案销毁第二十一条档案销毁应严格按照国家有关档案管理的法律法规和公司规定进行。

第二十二条档案销毁前，应进行鉴定，确认档案无保存价值后方可销毁。

人事档案管理制度规范

第一章总则第一条为加强公司人事档案管理，确保人事档案的完整、准确、安全，充分发挥人事档案在人才选拔、任用、培养、考核等方面的重要作用，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司全体员工的人事档案管理。

第三条公司人事档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保人事档案内容的完整、真实、准确。

2. 安全性原则：确保人事档案的保密性、安全性。

3. 规范性原则：严格按照国家有关档案管理的规定和标准执行。

4. 便捷性原则：方便员工查阅和使用人事档案。

第二章档案管理职责第四条公司人力资源部负责人事档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。

第五条各部门负责人对本部门员工的人事档案管理工作负直接责任。

第六条员工本人应积极配合公司进行人事档案的填写、更新、补充等工作。

第三章档案收集与归档第七条新员工入职后，应按照公司规定及时收集其人事档案材料，包括但不限于以下内容：1. 个人简历；2. 身份证、户口簿、学位证书、专业技术资格证书等；3. 健康体检报告；4. 工作合同、劳动合同等；5. 薪酬福利、绩效考核等相关资料。

第八条人力资源部负责对收集到的人事档案材料进行整理、归档，并建立电子档案。

第四章档案保管与利用第九条人事档案应存放在安全、通风、防潮、防虫蛀、防尘、防磁的地方。

第十条人力资源部负责定期对人事档案进行清点、检查，确保档案的完整、安全。

第十一条任何单位和个人未经批准不得查阅、复制、摘抄、销毁人事档案。

第十二条需要查阅人事档案的，应填写《人事档案查阅申请表》，经批准后方可查阅。

第十三条查阅人事档案时，应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。

第五章档案更新与移交第十四条员工个人信息发生变化时，应及时向人力资源部报告，并更新人事档案。

第十五条员工离职或退休时，其人事档案应按照国家档案管理的规定进行移交。

第六章罚则第十六条任何单位和个人违反本制度，造成人事档案丢失、损坏、泄露等后果的，应承担相应的责任。

第十七条对违反本制度的行为，人力资源部有权予以通报批评，并追究相关责任人的责任。

人事档案管理制度细则

人事档案管理制度细则第一章总则第一条为了规范和加强企业的人事档案管理工作，制定本细则。

第二条本细则适用于企业内部人事档案管理工作。

第三条人事档案管理应当遵循保密、完整、准确的原则，确保人事档案的真实性和完整性。

第四条人事档案管理应当按照国家法律法规、企业规章制度的要求，执行国家和企业的文件规定。

第二章人事档案的管理第五条人事档案分为基本档案和业务档案。

第六条基本档案包括员工的个人信息、照片、学历、职称、工作经历等。

第七条业务档案包括员工的工作考核、奖惩记录、岗位调整、任免、培训等。

第八条基本档案和业务档案应当分别存档，并进行分类管理。

第九条员工的人事档案应当由专人负责管理，确保档案的安全性和完整性。

第十条人事档案应当根据员工的履职情况和企业文件规定进行定期整理和清理。

第十一条人事档案管理人员应当严格履行保密义务，不得私自查阅或泄漏员工的个人信息。

第三章人事档案的使用与查询第十二条员工本人可以随时查询和申请复印自己的档案资料。

第十三条部门主管在工作需要的情况下可以申请查询员工档案。

第十四条其他部门需要查询员工档案的情况下，必须取得员工本人的书面同意。

第十五条人事档案管理人员应当在接到查询申请后，及时提供所需要的档案资料。

第十六条人事档案管理人员应当根据员工需要妥善保管复印档案资料，不得私自外传或存档。

第四章人事档案的安全保管第十七条人事档案应当存放在专门的人事档案室内，保证档案的安全。

第十八条人事档案室应当设置防火、防水、防盗等设施，确保档案的安全。

第十九条人事档案室内应当加强安保管理，不得存放其他与人事档案无关的物品。

第二十条人事档案应当设置不同权限的存取制度，确保档案的保密性。

第二十一条人事档案室应当定期清查档案，确保档案的整齐和完整。

第五章人事档案的归档与销毁第二十二条人事档案应当按照规定的时间进行归档，归档后的档案应当进行分类存放。

第二十三条归档档案应当设定存档期限，根据档案的重要性和保密级别进行定期销毁。

企业档案管理制度(四篇)

企业档案管理制度一、总则第一条将企业的人事档案管理规范化、制度化，使其更有效的服务于企业，特制定此制度。

第二条人事档案管理的原则为安全、保密、清晰、完整。

第三条企业各分公司和分支机构内部的人事档案管理，必须依照本制度进行。

二、人事档案的管理体制第一条企业各分公司和分支机构的人力资源部负责其员工的档案管理工作。

没有人事部的，由机构负责人指定专人进行保管。

分公司经理和机构负责人的档案由企业人力资源总部保管。

第二条企业人员调动时，调动人员的档案由调出部门人力资源部整理好，转交到调入部门人力资源部保存。

第三条企业人员借调时，员工档案仍有原部门进行保存。

但借调部门必须存有借调人员档案的复印件，档案的复印件内的材料应与原件保持一致。

三、档案管理的要求第一条企业须由专门的档案室存放档案，由专门人员负责管理。

企业分公司的分支机构有条件的可以建立档案室，没有条件的须购买档案柜存放档案。

第二条正式员工的档案使用档案袋存放。

企业统一采用黄褐色牛皮纸档案袋，档案袋的规格为30____24cm，外部有密封线缠绕封口。

试用期员工和临时工暂用普通文件夹保存，转为正式员工后，按相关要求存放。

第三条档案袋外皮上必须列明人员姓名、所在部门、档案内容等，以便查找。

四、人事档案的管理规范第一条档案的分类（1）试用期员工和临时工档案。

主要包括的内容有。

员工个人简历，员工等级表，____、毕业证和相关证书复印件，试用期劳动合同，入职培训期间的考核表和评价表，申请转正的相关材料等。

（2）正式员工档案。

主要包括内容有。

员工个人简历，员工等级表，____、毕业证和相关证书复印件，劳动合同及相关协议，在岗培训期间的考核表和评价表，季度/年度考核材料，岗位升迁调动材料，奖励惩罚记录，重大科技成果等。

（3）离职员工档案。

主要内容包括正式员工档案的所有内容，另外增加离职申请、审核和交接方面的材料，劳动关系解除方面的材料等。

第二条档案的归类人事档案材料按其名称、内容、属性等不同分别归入相应的类别，若材料内容涉及多种类别时，按其主要内容归入相应类别。

人事档案管理制度规范

人事档案管理制度规范人事档案管理是企事业单位内部管理的重要组成部分，对于提高管理效率、保障员工权益、规范人事行为具有重要意义。

一个科学、规范的人事档案管理制度对于企事业单位的健康发展至关重要。

本文将从编制档案、保管档案、利用档案等方面详细介绍人事档案管理制度规范。

一、编制档案编制档案是人事档案管理的第一步，准确、全面的档案资料能够为企事业单位提供重要参考和决策依据。

在编制档案时，应遵循以下规范：1.完善档案资料：对于每个员工，应在其入职时建立个人档案，包括基本信息、学历和技能证明、职称证书、劳动合同等。

并在员工变动时及时更新档案，包括离职、调动、晋升等情况。

2.标准化档案格式：制定统一的档案编制格式，明确各项资料的分类、命名规则、排序等要求，确保档案资料的整齐、清晰和易于查阅。

3.详实档案内容：将员工的个人信息、工作经历、考核评价、奖惩记录等详实记录在档案中，确保档案资料的完整和真实性。

二、保管档案档案保管是人事档案管理的核心环节，合理、安全、合法的档案保管能够确保档案的完整性和可靠性。

在保管档案时，应遵循以下规范：1.建立档案室和档案柜：企事业单位应划定专门的档案室，配备专门的档案柜，确保档案的安全性和隐私保护。

同时，要定期进行维护和清理，保持档案的完好性。

2.合理分级保密：根据档案的重要性和涉及的内容分级保密，对于特定的档案资料，要采取特殊的保密措施，如加密、指定人员查阅等，确保档案信息的安全。

3.建立借阅制度：为了方便需要查阅档案的人员，应建立借阅制度，明确档案的查阅权限、程序和时间限制，避免档案的滥用和损坏。

三、利用档案档案的利用是人事档案管理的最终目的，合理利用档案能够提高管理效率和决策科学性。

在利用档案时，应遵循以下规范：1.及时提供档案资料：对于需要查阅档案的人员，应尽快提供相应的档案资料，确保他们的工作顺利进行。

3.保密档案的使用：对于涉及个人隐私和商业机密的档案，要采取严格的保密措施，严禁将档案外借或泄露给无关人员。

人事部员工档案管理制度

一、总则为了规范公司员工档案管理工作，保证档案的完整性和安全性，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于公司全体员工的人事档案管理。

三、档案管理职责1. 人事部负责员工档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。

2. 各部门负责人负责对本部门员工的档案进行审核、报送。

3. 员工本人负责提供真实、准确的档案材料。

四、档案收集与归档1. 新员工入职时，由人力资源部负责收集以下档案材料：（1）身份证、户口本、学历证书、专业技术资格证书等原件及复印件；（2）劳动合同、入职登记表、试用期考核表等；（3）近期免冠彩色照片。

2. 员工在任职期间，根据工作需要，人事部负责收集以下档案材料：（1）员工奖惩记录；（2）员工晋升、调动、离职等相关手续；（3）员工培训、考核、绩效等材料。

3. 员工离职时，人事部负责收集以下档案材料：（1）离职证明；（2）离职手续办理单；（3）离职原因说明。

五、档案整理与保管1. 人事部按照档案类别对档案进行分类整理，并建立档案目录。

2. 档案应按照时间顺序排列，保持档案的连续性。

3. 档案应采用防火、防盗、防潮、防虫等措施，确保档案安全。

4. 档案保管期限根据国家档案法律法规及公司实际情况确定。

六、档案利用1. 员工本人有权查阅、复制本人的档案材料。

2. 非员工本人查阅档案，需经本人同意或公司领导批准。

3. 查阅档案时，应遵守保密规定，不得泄露公司秘密。

七、奖惩1. 对在档案管理工作中表现突出的个人，给予表彰和奖励。

2. 对违反本制度，造成档案丢失、损坏、泄露等后果的，依法依规追究责任。

八、附则1. 本制度由人事部负责解释。

2. 本制度自发布之日起施行。

人事部档案管理制度

一、目的为加强公司人事档案管理，确保档案的完整、准确、安全，提高人事档案工作效率，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于公司所有员工的人事档案管理。

三、职责分工1. 人事部负责公司人事档案的收集、整理、归档、保管、借阅等工作。

2. 各部门负责将员工的人事档案资料及时报送人事部。

3. 员工本人负责保管好自己的档案资料，并积极配合人事部完成档案管理工作。

四、档案管理范围1. 员工基本信息档案：包括身份证、户口簿、学历证书、资格证书、劳动合同等。

2. 员工薪酬档案：包括工资条、奖金、津贴、福利等。

3. 员工绩效档案：包括绩效考核结果、考核记录等。

4. 员工培训档案：包括培训记录、培训证书等。

5. 员工履职档案：包括岗位调整、职务晋升、竞聘、奖惩等。

6. 员工健康档案：包括体检报告、健康证明等。

五、档案管理要求1. 档案资料应真实、准确、完整，不得伪造、篡改。

2. 档案资料应分类存放，便于查阅。

3. 档案资料应按照规定期限归档。

4. 档案资料应定期进行整理、归档。

5. 档案资料应妥善保管，防止丢失、损坏。

六、档案借阅与使用1. 档案借阅需经人事部批准，借阅人需填写借阅单，注明借阅目的、期限。

2. 借阅档案应在规定期限内归还，如需续借，应重新办理借阅手续。

3. 借阅档案时，应妥善保管，不得擅自涂改、损坏。

4. 严禁将档案资料外借给无关人员。

七、档案销毁1. 档案销毁需经公司领导批准，并由人事部负责组织实施。

2. 销毁档案前，应核对档案资料，确保无遗漏。

3. 销毁档案时，应采取安全措施，防止档案资料泄露。

八、奖惩1. 对认真执行本制度，在档案管理工作中取得显著成绩的部门和个人，给予表彰和奖励。

2. 对违反本制度，造成档案资料丢失、损坏的部门和个人，给予批评教育，情节严重的，依法予以处理。

九、附则1. 本制度由人事部负责解释。

2. 本制度自发布之日起施行。

公司档案的管理制度范本（精选14篇）

公司档案的管理制度范本公司档案的管理制度范本公司档案的管理制度范本（精选14篇）在不断进步的社会中，越来越多人会去使用制度，制度是要求大家共同遵守的办事规程或行动准则。

我们该怎么拟定制度呢？下面是小编收集整理的公司档案的管理制度范本（精选14篇），欢迎大家分享。

公司档案管理制度1一、目的为了对人事档案进行妥善保管，能有效地保守机密。

维护人事档案材料完整，防止材料损坏，规范人事档案的管理，特制定本制度。

二、范围本制度适用于对公司人事档案的执行管理。

三、职责3.1 人力资源部人事管理课负责人事档案的建立、归档、保存、定期检查核对、转递、保密、统计等工作。

3.2 人事档案管理：集团公司人事管理课（宁波地区）负责本地区所有分公司、直属部门的人事档案管理工作。

外地分公司的员工人事档案管理由当地人事管理部门负责管理工作。

3.3 集团公司人力资源部为本制度的归口部门，负责指导监督各部门、分公司的人事档案管理工作、负责本制度的编制及落实执行工作。

3.4 集团公司企业委员会负责本制度的审议及授权主管人签核，总裁负责本制度的批准执行。

四、人事档案管理的内容4.1 员工人事档案归档及管理：新员工入职时将《员工应聘申请表》及相关证件（毕业证书、身份证、各类技术认证证书）复印件提交人事管理课，人事管理课根据《员工应聘申请表》建立员工人事档案（内容包括：该员工的应聘、录用、劳动合同、考核、薪资、福利、奖惩、培训等相关资料）并及时归档。

归档的流程为首先对新的员工人事档案材料进行鉴别，其次按新员工的所在部门以及职务、性别等进行分类并确定其归档的具体位置并且在目录上补登新员工人事档案材料的名称及有关内容，最后将新员工的人事档案材料归档。

4.1.1确立两级档案管理制度：一级员工人事档案为员工入司随转的人事档案材料。

二级档案为员工入司以后的任职情况、培训情况、工资调整情况、学历及职称变化情况、历年考核情况及员工基本情况复印件备查材料等。

人事档案管理制度范文(3篇)

人事档案管理制度范文第一章总则第一条为规范和统一本单位的人事档案管理工作，根据国家相关法律法规，制定本制度。

第二条本制度适用于本单位所有人事档案的管理工作。

第三条人事档案管理是指对本单位人员的入职、调动、晋升、奖惩和离职等相关信息进行管理和保存的工作。

第四条人事档案包括个人基本信息、聘任文件、工作经历、培训记录、考勤记录、评定材料、薪酬福利等相关信息。

第二章人事档案管理的具体内容第五条人事档案的建档和归档应按照规定的程序和要求进行。

第六条人事档案的建档应包括以下内容：（一）人员入职申请表；（二）个人简历及相关学历、职称等证明文件；（三）劳动合同或聘用协议；（四）身份证、户口簿等身份证明文件；（五）体检证明和照片；（六）其他相关申请材料。

第七条人事档案的归档应包括以下内容：（一）人员调动、晋升、奖惩等相关批复文件；（二）工作经历证明和评定材料；（三）培训记录和证明文件；（四）考勤记录和绩效评定材料；（五）薪酬福利相关文件；（六）其他相关档案或材料。

第八条人事档案管理应保证档案的完整性和真实性，不得篡改、损毁或丢失。

第九条人事档案管理应遵守相关法律法规和保密要求，对个人信息进行保护，不得泄露或非法使用。

第十条人事档案管理应及时更新和调整，做到档案与实际情况相符。

第三章人事档案管理的责任及权限第十一条人事部门是本单位人事档案管理的责任主体，负责人事档案的建档、归档、管理和使用工作。

第十二条各部门和岗位应按照人事部门的要求，提供所需档案和资料。

第十三条人事档案管理工作由专人负责，确保档案的安全和完整。

第十四条人事部门应制定并不时修订人事档案管理的操作流程和标准，提供人事档案管理培训。

第十五条人事档案的查阅和使用应按照相关规定进行申请，经批准后方可进行。

第十六条违反本制度的行为将受到相应的处罚，并承担相应的法律责任。

第四章附则第十七条本制度由人事部门负责解释和修订。

第十八条本制度自颁布之日起生效，废止之前相关的规定。

人事部员工档案管理制度

第一章总则第一条为加强公司员工档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《企业员工档案管理工作规定》等法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于公司全体员工的人事档案管理工作。

第三条员工档案是公司人力资源管理的重要组成部分，是公司制定薪酬福利、绩效考核、培训发展、离职手续等政策的重要依据。

第二章档案管理范围第四条员工档案包括以下内容：1. 基本信息档案：包括员工姓名、性别、出生年月、民族、籍贯、身份证号码、学历、专业、学位、家庭住址、联系电话、婚姻状况、政治面貌等。

2. 薪酬档案：包括员工试用期工资、转正工资、调薪记录、奖金、福利等。

3. 绩效档案：包括转正考核记录、年度考核记录、履职考核记录等。

4. 培训档案：包括年度参加内训、外训、职业资格、技术培训等记录。

5. 技术档案：包括所持资格证书、技术职务评定等记录。

6. 履职档案：包括员工入职之前的履职经历、本公司内部岗位变动情况、竞职申请、聘任决定、奖励、处罚等。

7. 健康档案：包括员工健康证、体检记录等。

第三章档案管理职责第五条人事部负责员工档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。

第六条人事部设立档案管理员，负责档案的日常管理工作。

第七条档案管理员应具备以下条件：1. 具有良好的职业道德和保密意识；2. 熟悉档案管理业务，具备一定的档案管理知识；3. 具有较强的责任心和细心，能够妥善保管档案。

第四章档案管理流程第八条员工入职时，人事部应收集其相关档案材料，建立员工档案。

第九条档案材料应按照档案类别进行分类整理，归档保存。

第十条档案保管期限按照国家档案管理规定执行。

第十一条档案查阅、复制、借阅等手续应严格审批，确保档案安全。

第十二条档案销毁前，应进行严格审查，确认无保存价值后方可销毁。

第五章档案利用第十三条档案利用应遵循以下原则：1. 合法、合规、合理；2. 保障员工权益；3. 维护公司利益。

人事管理人事档案管理制度

第一章总则第一条为加强公司人事档案管理工作，确保人事档案的完整、准确、安全，根据国家有关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于公司全体员工的人事档案管理。

第三条人事档案管理应遵循真实性、完整性、准确性、安全性、保密性的原则。

第二章人事档案的收集与整理第四条人事档案的收集应包括以下内容：1. 员工基本信息；2. 员工学历、职称、职业资格证书；3. 员工工作经历、业绩；4. 员工奖惩、考核情况；5. 员工劳动合同、离职证明；6. 员工其他相关材料。

第五条人事档案的整理应按照以下要求进行：1. 按照员工姓名、工号、入职时间等顺序排列；2. 按照档案类别（如：基本信息、学历、工作经历等）进行分类；3. 档案资料应清晰、整洁，不得涂改、伪造；4. 档案袋应注明档案所属员工姓名、工号、入职时间等信息。

第三章人事档案的保管与使用第六条人事档案的保管应遵守以下规定：1. 档案室应设置专人负责档案的保管工作；2. 档案室应配备防火、防盗、防潮、防虫等设施；3. 档案室应保持整洁、卫生，定期进行消毒；4. 档案应分类存放，不得随意堆放；5. 档案查阅应办理借阅手续，不得擅自借出。

第七条人事档案的使用应遵守以下规定：1. 未经批准，任何人不得查阅、复制、摘抄档案；2. 查阅档案应填写查阅登记表，记录查阅时间、内容、用途等；3. 查阅档案应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容；4. 档案使用后应立即归还，不得擅自留存。

第四章人事档案的归档与销毁第八条人事档案的归档应按照以下要求进行：1. 员工离职后，其人事档案应在一个月内归档；2. 归档的档案应按照类别、顺序排列，填写归档登记表；3. 归档的档案应经过审核、验收，确保档案的完整、准确。

第九条人事档案的销毁应遵守以下规定：1. 档案销毁前，应经公司领导批准；2. 档案销毁时应由专人负责，确保档案的完整、安全；3. 档案销毁后，应填写销毁登记表，记录销毁时间、内容、用途等。

公司人事档案管理办法规章制度（3篇）

公司人事档案管理办法规章制度通常包括以下几个方面：1. 档案建立与归档：规定了员工入职时需要提供的必要资料，并规定了建立档案的时间和流程，包括员工个人信息、教育背景、职业资格证书、劳动合同、履历、奖惩记录等。

同时还规定了归档的方式和时间，以及档案的保密措施。

2. 档案查阅与使用：规定了员工可以向人事部门申请查阅自己的档案的程序和方式，并强调了档案的保密性。

同时也规定了企业其他部门可以查阅档案的条件和程序，以确保查阅的目的合法合规。

3. 档案变更与销毁：规定了员工信息发生变更时应及时更新档案，并规定了更新的程序。

此外，还规定了档案销毁的条件、程序和方式，以确保个人信息的安全。

4. 档案保护与安全：明确了人事档案的保密性，并规定了员工离职后档案的处理方式，包括档案的转交、保管和销毁。

同时还规定了人事档案的存储方式和保管责任。

5. 档案管理责任：明确了人事部门对人事档案的管理责任和权限，并规定了人事部门与其他部门之间的配合与沟通方式。

这些规章制度旨在确保公司的人事档案管理工作有序、规范和安全，保障员工个人信息的隐私权，同时也有利于企业对员工的绩效管理、福利待遇等方面的决策。

公司人事档案管理办法规章制度（二）第一章绪论第一条目的和依据为了规范公司人事档案的管理，确保人事档案的完整、准确和安全，保护员工的合法权益，提高档案查询和使用效率，根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，制定本办法。

第二条适用范围本管理办法适用于公司内所有员工的人事档案管理工作。

第三条人事档案的定义人事档案是指记录员工个人基本信息、工作经历、学历、职称、奖惩情况等有关资料的档案。

第二章档案管理责任第四条人事部门的责任人事部门是公司人事档案管理的主责部门，负责人事档案的收集、整理、保存、归档、检索和使用等工作。

人事部门应建立健全人事档案管理制度，定期对人事档案进行检查和审核，确保档案的完整性和准确性。

第五条部门经理的责任各部门负责人应在员工入职时，负责检查员工提交的相关档案资料的真实性和完整性，并及时报送给人事部门。

人事档案管理制度

人事档案管理制度一、概述人事档案是记录整个人事活动的重要内容，也是企业管理的必需工具之一。

人事档案管理制度是为保证人事档案的准确、完整和安全管理而制定的规章制度。

本制度是为规范人事档案的管理，保障用人单位和职工权益，加强人事管理工作。

二、范围本制度适用于全体员工。

三、档案管理的原则1. 安全原则人事档案是重要机密，应保持良好的保密措施，确保档案内容不被泄露、丢失或损坏。

2. 准确性原则人事档案的内容应准确无误，且应该及时更新、维护。

3. 完整性原则人事档案应当包含员工相关的全部信息，如个人基本情况、职业生涯、教育经历、工作表现等，保持完整并及时进行维护。

4. 唯一性原则对于每个员工，其人事档案只应有一份，避免重复记录、删除等操作。

5. 标准规范原则对于人事档案管理，应遵循国家法律法规、行业规范以及公司制度规定的管理规范，以确保档案管理的规范性。

四、档案的建立和维护1. 建档原则员工进入公司后，应在规定时间内办理完备的入职手续，公司将根据这些手续建立员工人事档案。

人事档案包括基本档案、考核档案、奖惩档案、个人计划档案等。

新员工员工提供的个人信息应真实无误，如有虚假资料将被追究相关责任。

2. 维护原则公司人事部门负责对人事档案进行定期检查、收集并组织管理。

员工在入职的时候要完整、真实地提供自己的个人档案信息，如发现虚假信息或错误信息，应及时向人事部门进行修正。

公司对于员工个人档案的维护和管理应及时、规范、完整，保证档案的及时性，避免档案信息被丢失、遗漏、损坏等情况的出现。

五、档案的利用1. 档案利用目的公司可将人事档案用于评定员工绩效、晋升、职称等的参考证据，并可用于公司内部有关事项的查询和调查。

2. 档案利用方式公司对于人事档案需进行定期的审核、检查。

非人事部门和未经授权人员不得进行人事档案的查阅、复制、转移和借阅。

公司人事部门为员工提供查阅个人档案，并对档案进行合法、安全的利用和管理。

六、档案的保管1. 档案的载体公司人事档案的载体是纸质文件和电子文件，纸质文件应妥善保管、防止丢失或损坏。