数据在Access与Office组件间自由流动

如何实现数据在access数据库与Office其他组件之间的交互？
一、要把access数据表转换成word表格，有三种方法：
方法一，复制access数据表到word中。

方法：将鼠标指针指向欲复制的数据行左侧的行号格中单击或拖选住欲复制的数据行，使该行呈高亮显示（欲复制全表时将各行选住<不包括表头行，表头行也不会呈高亮显示，但表头行也被选中了>），然后在任意一行上点右键、选“复制”；再进入到word中，选好插入点，点右键、选“粘贴”。

此后就可在word中编辑表格了。

如果您觉得被复制进来的深色底纹表头影响视觉效果，可以选中该行后，执行“格式”菜单下的“边框和底纹”命令，再选择“底纹”下的“无填充色”。

方法二，导出∕导入RTF文件。

方法：
在Access中打开要转换的表格，单击【文件】→【导出】菜单，在弹出的“导出为”对话框中选中欲转换的数据表文件名，指定“保存类型”为“RTF格式（*.rtf）”,单击“全部导出”按钮。

然后可将窗口最小化；
打开word，选【文件】→【打开】菜单，在弹出的“打开”对话框中选择“文件类型”为“RTF格式”，找到上一步转换的数据表文件名，再双击将其打开。

此后就可在word中编辑表格了。

方法三，直接将数据表插入到word中。

方法：
进入Word中，在工具栏上右击，选中“数据库”右键菜单，便会弹出“数据窗体”、“添加新记录”、“删除记录”、“插入数据库”等工具按钮。

单击“插入数据库”这个工具按钮，就会弹出“数据库”对话框，单击“获取数据…”,则又弹出“选取数据源”对话框，在“文件类型”框中选入“Access数据库”，在“查找范围”框中找到欲插到word中的数据表文件所在盘根，在文件名列表区域找到并单击欲插到word中的数据表文件名，单击“打开”按钮，则返回到“数据库”对话框中，单击“插入数据”按钮，便弹出“插入数据”对话框，此时你可在“插入记录”下边选择欲插入记录范围：如果你想把整个数据表插入，就选“全部”；如果你仅想插入表中某几条记录，就选“从□到□”（其中第一个□中填写起始记录号，第二个□中填写终止记录号）。

最后点“确定”即可。

将Word中的表格导入Access中
在Word中可以对Access转换过来的表格自如地进行编辑，然后再将处理好的表格重新导入Access中。

可以通过2种办法在Access中使用Word表格的数据。

一方面，通过剪贴板。

其方法是在Word中选中表格的若干行或若干列（当然，也可以单击表格左上角的“选择”工具，选中表格所有数据）后，单击工具栏上的“复制”，然后再打开Access中的表或者查询结果，点击工具栏上的“粘贴”，将表格数据复制过来。

另一方面，通过文本文件作为过渡。

用户可以分成两步来做：第—步，先把Word中的表格转换成纯文本文件；第二步，在Access中导入文本文件。

具体操作方法是，在Word中选中表格，依次执行：表格转换成文字，然后选择“文件”
*“另存为”*“保存类型”*“纯文本”；在Access中依次执行：文件获取外部数据导入，将“文件类型”指定为“文本文件”。

Excel中导入Access数据
可以使用3种方法将Access中的表或者查询导入Excel中。

一、利用剪贴。

其操作方法与导出为Word表格相同。

二、将Access数据导出为Excel文件
具体操作方法为：在Access中选中表或者查询，执行“文件”*“导出”命令，将“保存类型”指定为“Microsoft Excel97-2000”，在Excel中直接双击该文件即可将其打开。

三、直接在Excel中打开
操作方法是依次执行：数据获取外部数据新建数据库查询（由于典型安装中不包括该功能，所以当第一次使用时系统会提示安装），在随后打开的“选择数据源”对话框中，将“新数据源”指定为“MSAccess Datebase”即可。

将Excel工作表导入Access
利用Excel方便的自动输入功能和强大的数据处理功能对Access导入的数据进行一番处理之后，再将其转换成Access文件，无疑是实际工作中使用最多的一种方法。

Access中导入Excel文件的操作与导入文本文件相同，只要在Access中依次执行：文件获取外部数据导入，将“文件类型”指定为“Microsoft Excel”即可。

当然也可以通过方便快捷的剪贴板完成（操作方法与Word表格导入Access 表相同）。

Access文件与HTML文档的相互转换
要将Access文件转换成HTML文档（超媒体文档），可以在Access中选择“文件”*“导出”*“保存类型”*“HTML文档”。

可以用Microsoft FrontPage 或其他网页编辑软件打开该文档进行编辑修改。

与导入文本文件和Excel文件方法相同，要在Access中导入HTML文档，只要依次执行：文件获取外部数据导入，将“文件类型”指定为“HTML文档”即可。

在不同的Access文件之间进行数据共享
如果新建的表与已经存在的表中部分字段或部分记录相同，显然可以通过共享原有表中的数据来提高工作效率。

而且被共享的表既可以与新建表在同一数据库内，也可以不在同一数据库内。

具体共享方式有3种：
一、利用剪贴板
在数据库窗口中，右击需要备份的表或者查询，在快捷菜单中选择“复制”命令，在需要复制的地方右击鼠标后选择“粘贴”命令，根据需要选择“只粘贴结构”、“结构和数据”还是“将数据追加到已有的表”。

当然，也可以打开要转换的表或者查询，直接选中部分记录或部分字段，将其复制到其他的表或查询中。

二、直接导入Access对象
具体操作步骤是，依次执行：文件获取外部数据导入，将“文件类型”指定为“Microsoft Access”，这样就可以将当前数据库或其他数据库中的对象导入。

三、利用链接表
利用链接表的共享操作同上类似，依次执行：文件获取外部数据链接表，将“文件类型”指定为“Microsoft Access”，找到相应的表后将其链接进来。

和上面直接导入的区别在于，链接进来的表的数据会随原始表数据同步变化，而导入则不会。

其实，在使用链接表时，如果将“文件类型”分别指定为“Microsoft Excel”、“文本文件”或“HTML文档”，也可以分别将这些文件导入Access，且导入的表中数据会随着原始数据的变化而变化。