时间管理讲师版

杜拉克
“管理”时间是不对的，管理的只能是你自己，因此“时间 管理”就是“自我”管理；
很多人平常都在抱怨的所谓时间不够用的问题； 其实并没有所谓‘时间太多’或‘时间不够’的情形所在； 一天就是二十四小时，不多也不少； 不管你是谁，都是一样的； 所谓时间太少，只是表示在这段时间里要做的事情太多，以 致这段时间不允许而已； 时间并不允许任何人去做每一件他的良知或幻觉告诉他们值 得去做的事； “能够做”和“本来可以做”基本上并没有多大的差别存在
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n 无法蓄积：时间不象人力、财力、物力和技术那样被 积蓄储藏。不论愿不愿意，我们都必须消费时间，所 以我们无法节流。
n 无法取代：任何一项活动都有赖于时间的堆砌，这就 是说，时间是任何活动所不可缺少的基本资源。因此， 时间是无法取代的。
n 无法失而复得：时间无法象失物一样失而复得。它一 但丧失，则会永远丧失。花费了金钱，尚可赚回，但 倘若挥霍了时间，任何人都无力挽回。
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课程内容
n 时间管理的概念 n 时间管理的误区 n 时间管理的原则 n 时间管理的工具 n 时间管理的建议
请完成《时间管理能力自测题》
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时间管理的误区
n 工作缺乏计划 n 组织工作不当 n 时间控制不够 n 整理整顿不够 n 进取意识不强
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时间管理的误区
n 时间大盗有：
打扰 （电话或没有预约） 重要性次序无所调整 没有目标、次序和计划 叫人同一时间完成多项工作却懂得拒绝 个人缺乏组织能力 缺乏自律 会议 资料不完整或有所延误 文书工作和繁文缛节 分不清责任和权力
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走出误区
1．积极 2．通盘考虑 3．按顺序做事 4．提前准备
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课程内容
n 时间管理的概念 n 时间管理的误区 n 时间管理的原则 n 时间管理的工具 n 时间管理的建议
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2020/11/16
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培训内容
一、分辨个人的价值 时间管理是建立在价值基础上的选择 质变与应变：找到自己的价值和目标 效率与成效：建立成效观念
The enemy of the “best” is the good. 3D与传统结构下管理人员的习惯 价值和目标是决定轻重缓急的依据
n 大多数时候，我们根据自己的价值观采 取行动，虽然往往没有意识到这一点。
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n 练习中的价值观：
n 健康——看牙医，洗澡，等等 n 家庭——给家里打电话，等等 n 友谊——买礼物，回信，参加聚餐，拜访
朋友，等等 n 爱情——准备烛光晚餐，等等 n 工作——简报，电视节目，会议，整理材
料，考试，等等 n 金钱——夜间兼职的面试，等等 n 兴趣——看演唱会，等等
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时间管理的原则
n 明确目标 n 有计划、有组织地进行工作 n 分清工作的轻重缓急 n 合理地分配时间
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明确你的价值观
n 价值观是我们想和做的基本原则，它是 进行时间安排的最基本的因素。
n 我们有不同的价值标准，它们形成我们 个人特性的基础，也是我们进行时间管 理的基础。
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时间管理学的演变
第一代
第二代
第三代
第四代
优点：
优点：
• 重要事情发生时应变 能力强，有顺应时势的 变通能力；
•人际关系较佳
• 准时赴约做答应做
的事
• 通过制定目标与规 划，能完成较多事
• 时间安排不会太紧凑 或太复杂，会逐步完成 待办事项
• 因事先准备充分， 会议或行事较能发挥 实效
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四个影响时间效率的因素
n 人们并不尊重时间，他们不了解其重 要性
n 人们视时间为不可竭尽的资源，并未 了解其自然规律
n 人们不善于检查提高时间管理办法， 不知道“重要”与“紧要”之区别
n 有时间观念的人不善于控制时间，他 们不知怎样制定一个时间管理系统
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n 请完成《时间管理练习》
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明确我们的目标
n 目标是我们的需求和愿望——我们想得 到什么。
n 它们应该直接源于我们的价值观。
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第一步
n 请你写下你觉得重要并想要拥有的东西
（你“要的”可能是有形的资产（如一栋房子）或无形资产（如一个美 满的家庭） ）
n 确定上面所列项目中最重要的五项
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第二步：贡献与成就
☆针对点：约束条件
n 8.分配资源
☆要点：分配需要的资源、需要投入的时间和投入的量
☆针对点：资源保证
n 9.审定计划
☆要点：评价计划的完整性和可行性
☆针对点：计划与最终目标的必然联系
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分清工作的轻重缓急
n 优先矩阵 n 二维分法
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优先级排序
n 优先矩阵
n 紧急任务指：如果不能按期完成，它对你或 别人的价值会减少甚至消失。
• 最重要的事因急 迫性与价值观而定
优点：
• 集前三代时间管
理学于大成的时间 管理理论，侧重于 先做重要的事，而 非急迫的事
• 讲求多方面平衡
• 改变思想而非改 变行为
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时间的特性
n 供给毫无弹性：时间的供给量是固定不变的，在任何 情况下不会增加、也不会减少，每天都是24小时，所 以我们无法开源。
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制定计划的一般过程
n 5.制定相应行动方案
☆要点：分析实现目标所需解决的问题
☆针对点：考虑怎样做、技术路线问题
n 6.落实责任人、奖惩
☆要点：落实每个目标由谁负责、由谁执行、由谁协调、由谁检查，并明 确相应的奖惩措施
☆针对点：责任到位；奖罚分明
n 7.制订进度表
☆要点：各项行动方案的时间问题、资源供给情况、成本等
吃大象原理
目标的特征：何为好目标，如何制定目标
大脑图的运用及实例
四、把知识化为行动
制定个人行动计划
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学员收益
寻找并克服阻碍个人成功的障碍 学会设立目标掌握生活 分清效率与成效，培育成效观念 学会计划与授权技巧 理解制变，摆脱危机管理与工作压力 理解重要与紧迫的区别，学会专注 学会自我管理的实用工具 学习基本时间管理原则和技巧
n 这些人士有哪些卓越的品质或贡献是你 所仰慕的？
n 还有哪些性格特征是你平日最佩服的？
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第四步：生命中留下的影响
n 角色 家庭角色 工作角色 职业角色 生活角色
贡献宣言
潜意识训练
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有计划有组织地进行工作
n 墨菲定律 n “如何做”——实现目标的行动方案（途径、
方法等） n “如何分工”——各成员分别做什么，分别承
适用对象
总经理、副总经理及各部门主管
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时间管理
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课程目标
n 明确时间的概念 n 了解时间管理的误区 n 具备时间管理的能力
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课程内容
n 时间管理的概念 n 时间管理的误区 n 时间管理的原则 n 时间管理的工具 n 时间管理的建议
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课程内容
n 时间管理的概念 n 时间管理的误区 n 时间管理的原则 n 时间管理的工具 n 时间管理的建议
n 重要任务指：如果它成功地完成，你或别人 将取得很大的收益。带来的收益越高，这项 任务的重要程度越高。
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优先矩阵
不紧急
• 防患未然 • 改进产能 • 建立人际关系 • 发掘新机会 • 规划、休闲
• 繁琐的工作 • 某些信件 • 某些电话 • 浪费时间之事 • 有趣的活动
重要
• 危机 • 急迫的问题 • 有期限压力的计划
优先级排序
n 第二种分类
n 发展任务指：如果成功完成此项任务，你现 在的情况会得到改善。例如，你搬进一套更 好的住房。
n 维持任务指：完成这些任务可维持你现在的 情况。例如，你每个月缴纳房租和水电费。
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n 拿出《时间管理练习》，请先将它们按 重要任务和紧急任务的四种组合分类， 再按发展任务和维持任务分类，然后把 它们按重要程度排序。
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天底下每种事物都有其季节性，而每个时刻也都有其
存在的目的，生命诞生的时刻；生命枯萎的时刻；播种
的时刻；收成的时刻……以及保持缄默的时刻，挺身讲
话的时刻。
旧约圣经之传道书
我们是每分钟的主人，否则便是每分钟的奴隶， 我们利用时间，否则时间利用我们。
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“不能管理时间，便什么都不能管理”
n 2.根据SMART原则，制定初步目标 ☆要点：使当前目标逐步成为好的工作目标 ☆针对点：好的工作目标是计划的核心；SMART原则
n 3.根据历史数据，现实情况，修订目标 ☆要点：与过去比较，确定改进；收集相关信息，评估影响因素； 调整初步目标 ☆针对点：好的工作目标是计划的核心；SMART原则
n 4.分为关键目标和日常目标并明确达成标准 ☆要点：关注关键领域，维持一般领域；定好标尺 ☆针对点：分清既定目标群中的主次；定位要达到的标准
n 对比现在的排序和上次的排序，两者有 什么区别吗？
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合理地安排时间
n 帕累托原则 n 确保最关键的20%的活动具有最高的优
先级 n 避免将时间花在琐碎的多数问题上
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课程内容
n 时间管理的概念 n 时间管理的误区 n 时间管理的原则 n 时间管理的工具 n 时间管理的建议
n 当我发白日梦时，我看见自己做什么？ n 如果没有时间及资源的限制，我会选择
做什么？ n 什么是我未来对别人最重要的贡献？ n 我有什么已发展或未发展的才能？ n 有什么事是我应该去做，但往往用不同
的借口而放弃不干的？
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第三步：回顾有影响的人士
n 哪几位是在你一生中，对你有正面影响 的典范？为什么他们对你有这么重大的 影响？
二、时间管理技巧
寻找压力的来源：大脑负担 不同类型问题采取不同方法处理：4D 抓主要矛盾，系统化解决主要矛盾：
八二规则
优先矩阵：分辨重要与紧迫
阻碍生产力提高的十大障碍及相应对策
安排日程 建立文档系统, 清理桌面
三、确立目标
授权
事件构成了生命，目标决定成败与命运
工作的分解途径
目标的挑战
• 少有危机
紧急
不重要
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重要
不紧急
偏重第三类事务，结果
紧急
• 短视近利
• 危机处理
• 被视为巧言令色
• 轻视目标与计划
• 缺乏自制力，怪罪他人
• 人际关系浮泛，甚至破裂
不重要
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重要
不紧急
紧急
偏重第四类事务，结果
• 全无责任感
• 工作不保
• 依赖他人或社会机构维生
不重要
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担什么样的责任 n “何时做”——准备时间、起止时间、进度安
排 n “涉及范围”——涉及哪些部门、哪些地理范
围 n “投入多少资源”——成本、费用、代价 n “应变措施”——考虑应付意外时间的管理对讲师策版
制定计划的一般过程
n 1.围绕最终目标，明确当前目标范围 ☆要点：计划方向与最终目标一致；初步锁定当前目标区域 ☆针对点：明确当前做什么；估算当前能做到大致什么程度
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EDWARD·W·CARTER 是 BRORDWAY HALE 连锁店的创始人及现任的董事长，他从 1946年成立4间店，到1968年为止共拥有46家连 锁店，他曾经在“FORTUNE”上谈到有关时间管 理的问题：
“对我们大部分人而言，我们必须下达的最重 要决策，就是如何去使用自己的时间。对我来说。 我就不会将自己的时间花在需要很多生产劳力， 而成果却平凡无奇的事情上面。而且，只要我能 找人去做的事情，我绝不会自己去做”。
缺点：
缺点：
• 没有严格的组织架构；
• 因忽略组织规划而疲 于应付；
• 最重要的事就是眼前 的事
• 实现更多目标，却
未必满足真正的需求
• 最重要的事就是时 间表上的事
优点：
• 能将价值观化为
目标与行动
• 能发挥短、中、 长期目标的效果
• 效率提高，时间 与自我更具管理技 巧
缺点：
• 价值观未必符合
自然法则
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案例：老王的故事
延
误
1、没有以第一时间把报告做好 2、打算做报告的当天
——下属生病，代出席会议 ——上司紧急命令 —— 一些电话
3、下班回家
4 、看电视
5、放弃工作
6、Baidu Nhomakorabea床
7、没有带一些文件回家 8、上班
原
因
拖延，没有界定缓急先后
—— 突发事件 —— 紧急事件 —— 被打扰 交通堵塞 不能自我约束 不能自我约束 不能自我约束 善忘 交通堵塞
• 不速之客 • 某些电话 • 某些信件与报告 • 某些会议 • 必要而不重要的事 不重要 • 受欢迎的活动
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紧急
不紧急
重要
偏重第一类事务，结果
• 压力
• 精疲力竭
• 危机处理
• 忙于收拾残局
紧急
不重要
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重要
偏重第二类事务，结果
• 有远见，有理想
• 平衡
• 纪律
• 自制
不紧急