时间管理讲师版

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时间管理的原则
n 明确目标 n 有计划、有组织地进行工作 n 分清工作的轻重缓急 n 合理地分配时间
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明确你的价值观
n 价值观是我们想和做的基本原则，它是 进行时间安排的最基本的因素。
n 我们有不同的价值标准，它们形成我们 个人特性的基础，也是我们进行时间管 理的基础。
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时间管理学的演变
第一代
第二代
第三代
第四代
优点：
优点：
• 重要事情发生时应变 能力强，有顺应时势的 变通能力；
•人际关系较佳
• 准时赴约做答应做
的事
• 通过制定目标与规 划，能完成较多事
• 时间安排不会太紧凑 或太复杂，会逐步完成 待办事项
• 因事先准备充分， 会议或行事较能发挥 实效
n 当我发白日梦时，我看见自己做什么？ n 如果没有时间及资源的限制，我会选择
做什么？ n 什么是我未来对别人最重要的贡献？ n 我有什么已发展或未发展的才能？ n 有什么事是我应该去做，但往往用不同
的借口而放弃不干的？
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第三步：回顾有影响的人士
n 哪几位是在你一生中，对你有正面影响 的典范？为什么他们对你有这么重大的 影响？
n 重要任务指：如果它成功地完成，你或别人 将取得很大的收益。带来的收益越高，这项 任务的重要程度越高。
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优先矩阵
不紧急
• 防患未然 • 改进产能 • 建立人际关系 • 发掘新机会 • 规划、休闲
• 繁琐的工作 • 某些信件 • 某些电话 • 浪费时间之事 • 有趣的活动
重要
• 危机 • 急迫的问题 • 有期限压力的计划
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案例：老王的故事
延
误
1、没有以第一时间把报告做好 2、打算做报告的当天
——下属生病，代出席会议 ——上司紧急命令 —— 一些电话
3、下班回家
4 、看电视
5、放弃工作
6、赖床
7、没有带一些文件回家 8、上班
原
因
拖延，没有界定缓急先后
—— 突发事件 —— 紧急事件 —— 被打扰 交通堵塞 不能自我约束 不能自我约束 不能自我约束 善忘 交通堵塞
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EDWARD·W·CARTER 是 BRORDWAY HALE 连锁店的创始人及现任的董事长，他从 1946年成立4间店，到1968年为止共拥有46家连 锁店，他曾经在“FORTUNE”上谈到有关时间管 理的问题：
“对我们大部分人而言，我们必须下达的最重 要决策，就是如何去使用自己的时间。对我来说。 我就不会将自己的时间花在需要很多生产劳力， 而成果却平凡无奇的事情上面。而且，只要我能 找人去做的事情，我绝不会自己去做”。
优先级排序
n 第二种分类
n 发展任务指：如果成功完成此项任务，你现 在的情况会得到改善。例如，你搬进一套更 好的住房。
n 维持任务指：完成这些任务可维持你现在的 情况。例如，你每个月缴纳房租和水电费。
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n 拿出《时间管理练习》，请先将它们按 重要任务和紧急任务的四种组合分类， 再按发展任务和维持任务分类，然后把 它们按重要程度排序。
n 大多数时候，我们根据自己的价值观采 取行动，虽然往往没有意识到这一点。
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n 练习中的价值观：
n 健康——看牙医，洗澡，等等 n 家庭——给家里打电话，等等 n 友谊——买礼物，回信，参加聚餐，拜访
朋友，等等 n 爱情——准备烛光晚餐，等等 n 工作——简报，电视节目，会议，整理材
料，考试，等等 n 金钱——夜间兼职的面试，等等 n 兴趣——看演唱会，等等
n 这些人士有哪些卓越的品质或贡献是你 所仰慕的？
n 还有哪些性格特征是你平日最佩服的？
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第四步：生命中留下的影响
n 角色 家庭角色 工作角色 职业角色 生活角色
贡献宣言
潜意识训练
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有计划有组织地进行工作
n 墨菲定律 n “如何做”——实现目标的行动方案（途径、
方法等） n “如何分工”——各成员分别做什么，分别承
n 无法蓄积：时间不象人力、财力、物力和技术那样被 积蓄储藏。不论愿不愿意，我们都必须消费时间，所 以我们无法节流。
n 无法取代：任何一项活动都有赖于时间的堆砌，这就 是说，时间是任何活动所不可缺少的基本资源。因此， 时间是无法取代的。
n 无法失而复得：时间无法象失物一样失而复得。它一 但丧失，则会永远丧失。花费了金钱，尚可赚回，但 倘若挥霍了时间，任何人都无力挽回。
吃大象原理
目标的特征：何为好目标，如何制定目标
大脑图的运用及实例
四、把知识化为行动
制定个人行动计划
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学员收益
寻找并克服阻碍个人成功的障碍 学会设立目标掌握生活 分清效率与成效，培育成效观念 学会计划与授权技巧 理解制变，摆脱危机管理与工作压力 理解重要与紧迫的区别，学会专注 学会自我管理的实用工具 学习基本时间管理原则和技巧
杜拉克
“管理”时间是不对的，管理的只能是你自己，因此“时间 管理”就是“自我”管理；
很多人平常都在抱怨的所谓时间不够用的问题； 其实并没有所谓‘时间太多’或‘时间不够’的情形所在； 一天就是二十四小时，不多也不少； 不管你是谁，都是一样的； 所谓时间太少，只是表示在这段时间里要做的事情太多，以 致这段时间不允许而已； 时间并不允许任何人去做每一件他的良知或幻觉告诉他们值 得去做的事； “能够做”和“本来可以做”基本上并没有多大的差别存在
打扰 （电话或没有预约） 重要性次序无所调整 没有目标、次序和计划 叫人同一时间完成多项工作却懂得拒绝 个人缺乏组织能力 缺乏自律 会议 资料不完整或有所延误 文书工作和繁文缛节 分不清责任和权力
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走出误区
1．积极 2．通盘考虑 3．按顺序做事 4．提前准备
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课程内容
n 时间管理的概念 n 时间管理的误区 n 时间管理的原则 n 时间管理的工具 n 时间管理的建议
二、时间管理技巧
寻找压力的来源：大脑负担 不同类型问题采取不同方法处理：4D 抓主要矛盾，系统化解决主要矛盾：
八二规则
优先矩阵：分辨重要与紧迫
阻碍生产力提高的十大障碍及相应对策
安排日程 建立文档系统, 清理桌面
三、确立目标
授权
事件构成了生命，目标决定成败与命运
工作的分解途径
目标的挑战
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明确我们的目标
n 目标是我们的需求和愿望——我们想得 到什么。
n 它们应该直接源于我们的价值观。
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第一步
n 请你写下你觉得重要并想要拥有的东西
（你“要的”可能是有形的资产（如一栋房子）或无形资产（如一个美 满的家庭） ）
n 确定上面所列项目中最重要的五项
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第二步：贡献与成就
• 少有危机
紧急
不重要
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重要
不紧急
偏重第三类事务，结果
紧急
• 短视近利
• 危机处理
• 被视为巧言令色
• 轻视目标与计划
• 缺乏自制力，怪罪他人
• 人际关系浮泛，甚至破裂
不重要
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重要
不紧急
紧急
偏重第四类事务，结果
• 全无责任感
• 工作不保
• 依赖他人或社会机构维生
不重要
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担什么样的责任 n “何时做”——准备时间、起止时间、进度安
排 n “涉及范围”——涉及哪些部门、哪些地理范
围 n “投入多少资源”——成本、费用、代价 n “应变措施”——考虑应付意外时间的管理对讲师策版
制定计划的一般过程
n 1.围绕最终目标，明确当前目标范围 ☆要点：计划方向与最终目标一致；初步锁定当前目标区域 ☆针对点：明确当前做什么；估算当前能做到大致什么程度
• 最重要的事因急 迫性与价值观而定
优点：
• 集前三代时间管
理学于大成的时间 管理理论，侧重于 先做重要的事，而 非急迫的事
• 讲求多方面平衡
• 改变思想而非改 变行为
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时间的特性
n 供给毫无弹性：时间的供给量是固定不变的，在任何 情况下不会增加、也不会减少，每天都是24小时，所 以我们无法开源。
• 不速之客 • 某些电话 • 某些信件与报告 • 某些会议 • 必要而不重要的事 不重要 • 受欢迎的活动
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紧急
不紧急
重要
偏重第一类事务，结果
• 压力
• 精疲力竭
• 危机处理
• 忙于收拾残局
紧急
不重要
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重要
偏重第二类事务，结果
• 有远见，有理想
• 平衡
• 纪律
• 自制
不紧急
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天底下每种事物都有其季节性，而每个时刻也都有其
存在的目的，生命诞生的时刻；生命枯萎的时刻；播种
的时刻；收成的时刻……以及保持缄默的时刻，挺身讲
话的时刻。
旧约圣经之传道书
我们是每分钟的主人，否则便是每分钟的奴隶， 我们利用时间，否则时间利用我们。
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“不能管理时间，便什么都不能管理”
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课程内容
n 时间管理的概念 n 时间管理的误区 n 时间管理的原则 n 时间管理的工具 n 时间管理的建议
请完成《时间管理能力自测题》
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时间管理的误区
n 工作缺乏计划 n 组织工作不当 n 时间控制不够 n 整理整顿不够 n 进取意识不强
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时间管理的误区
n 时间大盗有：