如何实现Excel多人共享与协作

1、写在前面的话本人从事信息化工作多年，对Excel等电子表格的多人共享与协作接触较早，帮助客户实施的方案也较多，因此有些体会和认识。

正好看到网上这方面的讨论较多，但都不完整，我就进一步做了专题调研，整理出来供大家参考，不足之处请批评指正。

Excel全球用户量超过10亿，中国超过3亿，几乎所有单位都在使用。

毫不夸张地说，它是世界上最简单、最流行的数据管理工具，非常适合各种中小型的信息化管理。

但Excel文件通常掌握在个人手中，数据互不相通。

假如数据源自于多处，您需要逐个收集、整理；如有变更，您得再收集、再整理，非常繁琐！因此，如何做到多人共享并操作同一份Excel，实现集中统一的管理，实现数据互通与多人协作，就变得很有意义。

不仅仅Excel，其它电子表格都有这种需求。

本文介绍几款主流的共享协作方案，除了说明各方案的具体用法外，着重讲述它们的原理机制、权限控制、适用范围等，最后列表对比各自的优缺点。

适合Excel用户、IT人员、管理人员阅读。

2、本文所用示例需要共享协作的场合很多，本文以某公司的售后报修为例进行说明，他们的工作分多个环节，需要多人填写相关信息，包括：报修信息、派工信息、维修信息、收费信息、回访信息等，如下表所示：（图1：本文所用示例）说明：该报修信息表需要多人填写，其中客服负责接听来电，填写报修情况；主管负责派工，填写派工情况；技师负责上门维修，填写维修结果；客服还负责回访，填写回访情况。

他们各司其职、共同维护同一份数据，协同完成售后工作。

3、方案概述为了实现共享与协作，本文介绍4种可选方案。

由于各方案的篇幅较长、内容较多，我担心大家会看晕。

因此，我先简要介绍各方案的功能特点，大家有了总体认识后，再根据需要选读，思路会更清晰些。

方案一：使用共享文件夹将包含Excel文件的文件夹设置为网络共享，即可实现多人共享与协作。

本方案的优点是简便易行，而且是免费的；缺点是只能在局域网内使用，适合小范围、简单的多人协作，另外稳定性较差。

方案二：使用Excel OnlineExcel Online是微软公司的一种在线服务，它将Excel文件放在云端，用户在线租赁使用，按年付费。

优点是共享范围由局域网扩大到互联网，能实现跨地域、跨设备的共享。

缺点有2个，一是用户权限控制不够；二是无法本地部署，用户文档只能放在微软云端，很多公司有顾虑。

方案三：使用WPS+云办公WPS是金山软件公司的一款Office软件，与微软Office功能类似，但更小巧些。

其中的WPS表格对应于Excel，WPS+云办公对应于Office 365。

其优缺点与Excel Online类似，但使用方式略有不同。

方案四：使用华创网表华创网表是华创软件公司的一款在线表格软件，与Excel Online类似，也能实现跨地域、跨设备的共享。

主要区别有3点，一是具有更完善的用户权限控制；二是可云端部署，也可本地部署；三是具有对外提醒通知功能。

题外话：Google的SpreadSheet也是一种在线电子表格软件，但由于众所周知的原因，Google网站在国内很难访问，几乎无法使用，因此本文不作介绍。

好了，闲话少叙。

接下来，我们详解各方案的具体用法，并探讨各自的原理机制、优缺点等。

4、方案一：使用共享文件夹本方案的特点是简便易行，但只能在局域网内使用，适合小范围、简单的多人协作，另外稳定性较差。

4.1 如何实现Excel共享将包含Excel文件的文件夹设置为网络共享，即可实现Excel文件多人共享。

例如，要将D盘下的文件夹“报修信息维护”共享出去，设置步骤如下：（图2：设置共享文件夹）说明：上图将电脑“QH-20141216POVT”上的文件夹“报修信息维护”共享出去，并指定郭工、客服、吴兴、主管这4个人可以访问。

设置网络共享后，他们在自己的电脑上输入共享链接\\QH-20141216POVT\报修信息维护即可访问该文件夹，点击其中的Excel文件即可打开它。

4.2 如何实现多人同时编辑虽然大家都能打开文件，但同一时刻只能一个人编辑。

某用户打开Excel文件后，该文件就被他锁住了，其他人只能看不能改。

假如客服打开了“报修信息.xlsx”，你再打开时就会被警告，阻止同时修改。

如下图所示：（图3：文件被锁定之提示）此时，你有2种打开方式：以只读的方式打开，只能看不能改；或者，以通知的方式打开，则以只读的方式先打开，待客服完成修改、关闭文件后，Excel再弹窗通知你可以修改。

如下图所示：（图4：文件可以编辑之提示）此时，点击“读-写(W)”按钮，就轮到你修改了。

因此，简单的文件夹共享只能多人查看，不能多人同时编辑，适用于单个人编辑其他人查看的场合。

4.2.1 设置多人同时编辑鉴于不能同时编辑的缺点，微软推出了Excel工作薄共享。

它是Excel里提供的一项功能。

以Excel2007为例，设置步骤为：打开共享文件夹中的Excel文件，依次点击审阅→共享工作薄→允许多用户同时编辑→确定，如下图所示：（图5：共享工作薄-允许多用户同时编辑）设置共享工作薄后，该文件打开后不会被锁定，其他用户可以继续打开、编辑，还能显示正在编辑的用户名单，如下图所示：（图6：共享工作薄-正在编辑的用户名单）说明：上图显示，客服和主管正在编辑该Excel文件。

4.2.2 数据如何刷新多人编辑时有个数据刷新的问题，即一个用户输入的数据如何显示到其它用户的界面上。

其实，Excel是通过保存文件来传递新数据的，例如，客服录入新报修后，其他用户的界面上并不会立即显示出来，需要她先Click 保存、数据存入文件；其它用户再保存时，Excel才会侦测文件中的新数据并显示出来，如下图所示：（图7：共享工作薄-数据如何刷新）说明：上图是主管打开的Excel界面，他点击保存按钮时，Excel会侦测Excel文件中的新数据，并以红色框线的方式显示出来（第6行），据此，他就知道客服录入新报修了。

通过Click保存按钮来刷新，属于手动刷新方式。

Excel另外提供了一种自动刷新方式，设置步骤为：依次点击审阅→共享工作薄→高级→设置自动更新间隔，如下图所示：（图8：共享工作薄-设置数据刷新方式）说明：上图设置自动更新间隔为5分钟，Excel会每5分钟刷新一次新数据。

自动刷新的原理机制很简单，它仍然是通过保存文件传递的，只不过是由Excel定期自动执行保存动作，形成定期刷新的效果而已。

4.3 用户权限控制共享文件夹方案中，用户的权限控制可以通过两个层面来实现，一是设置用户对文件本身的访问权限；二是设置用户的可编辑区域。

4.3.1 设置文件访问权限设置共享文件夹时，可以指定哪些用户能够访问，以及每个用户的具体权限。

请看本文图2，给郭工、客服、吴兴、主管均授予了读取/写入权限，因此他们都可以编辑。

另一种是查看权限，只能看不能改。

4.3.2 设置表格可编辑区域利用Excel数据表保护功能，可进一步限定用户的可编辑区域，使得他们只能编辑自己负责的区域，不能修改其它区域，这样可避免越权修改。

具体步骤是：先锁定所有单元格，使得所有用户对所有单元格都不能编辑；再为用户设置可编辑区域；最后，启用数据表保护即可。

（1）锁定所有单元格打开Excel文件，点击左上角方格→右键→设置单元格格式→保护→打勾锁定→确定，如下图所示：（图9：用户权限控制-锁定所有单元格）（2）为用户设置可编辑区域用户的职责不同，需要编辑的区域也就不同。

本文示例中，郭工和吴兴都是维修技师，其职责范围是填写维修结果，也就是填写第I列至L列，因此应授予他们修改这几列的权限。

步骤为：打开Excel文件，依次点击审阅→允许用户编辑区→新建区域→填写区域的标题、范围、密码→设置用户名单→确定，如下图所示：（图10：用户权限控制-设置可编辑区域）说明：上图中，位置④中的引用单元格，用于指定可编辑的区域，这里为第I列至L列；位置⑤用于指定用户名单，这里为郭工、吴兴；位置④中的区域密码，是可编辑区的保护密码，如果其他人知道了此密码，他也可以编辑该区域。

因此，该区域的可编辑用户实际上有2类人，一是这里指定的用户，二是知道该编辑区的保护密码的用户。

维修技师的编辑区域设置完成后，结果如下图所示：（图11：用户权限控制-维修技师的可编辑区域）同理，继续为客服、主管分别设置可编辑区域，结果如下图所示：（图12：用户权限控制-可编辑区域设置结果）说明：上图限定了各类人员的可编辑区域，分别是：维修技师可填写第I列至L列；客服可填写第A列至F 列，以及第M列至N列；主管可填写第G列至H列。

（3）启用数据表保护前两步锁定了单元格，设置了各用户的可编辑区域，但这些设置只有启用数据表保护才起作用，操作步骤为：依次点击审阅→保护工作表→输入保护密码→确定，如下图所示：（图13：用户权限控制-启用数据表保护）说明：上图中，位置③要求输入一个数据表保护的密码，输入后请牢记。

以后如果想调整可编辑区，需要先撤销数据表保护，撤销时系统会要求提供此密码。

经过以上设置，各用户的可填写范围就确定下来了，我们请客服试验一下，效果如下图所示：（图14：用户权限控制-可编辑区域效果）说明：上图是客服打开的Excel界面，她可以填写位置①，因为A列是她的可编辑区域；她无法填写位置②，因为G列不是她的可编辑区域，填写时Excel会弹窗阻止，除非她又能提供该区域的保护密码。

4.4 方案优缺点分析共享文件夹之方案，优点是简便易行、不产生费用，但缺点也很多，主要有以下几点：（1）只能在局域网内使用。

现在网络及智能手机日益普及，随时随地处理业务是新趋势，这是缺点之一。

（2）用户权限控制不够首先说查看权：无法进一步限定可查看的数据范围，所有数据都能看到。

例如，本文中的维修技师，如果能限定只能查看指派给自己的维修信息，不能查看其他人的，就更理想了，但本方案做不到。

其次说修改权：要限定用户的可编辑区域，指定共享文件夹的用户必须是域用户，换言之，您所在的局域网必须建立Windows域环境才行，很多中小企业没有专门IT人员，建Windows域其实挺难的。

最后说删除权：几乎没有控制，任何用户都可以撤销共享，甚至可以直接删除Excel文件，一个不慎操作就能让所有人的劳动成果瞬间消失！这是最要命的。

（3）稳定性差根据我的经验，超过5个用户同时编辑，就会经常出错，提示被锁定，或者无法保存、保存很慢等问题，甚至出现数据丢失现象。

这些都是因为文件锁定机制、并发性差造成的。

5、方案二：使用Excel Online2011年微软推出在线服务软件Office 365，它将Excel文件放在微软云端，用户无需下载安装Office，在浏览器中就能使用Excel，官方称之为Excel Online。

它将共享范围由局域网扩大到互联网，能让用户随时随地访问，支持电脑也支持手机。