沟通和交流控制程序

1.目的
建立适当的沟通与交流过程，及时地收集和反馈公司内部和外部的信息交流，多层次、多渠道地加强沟通和交流，确保管理体系相关信息在内部和外部得到及时传递与沟通。

2.范围
适用于公司内不同层面和岗位之间的相互沟通和交流以及与外部相关方进行信息交流和沟通。

交流和沟通的信息包括与质量、环境、职业健康安全体系相关的信息。

相关方包括客户、工程合同方、供应商、废弃物收购方、运输公司、政府机构、消防部门、医院、社区、环保组织、认证机构、监测站、环卫部门等与本公司有直接或间接关系或关注本公司质量、环境、职业健康安全行为和业绩的组织或个人。

3.职责
3.1运营部职责
负责本程序文件的起草。

3.2体系管理负责人职责
负责本程序文件的批准；
负责本程序文件日常执行的监督。

4.定义
无。

5.工作程序
5.1沟通与交流职责
a）运营部负责对管理体系的建立、实施与维护情况进行沟通，负责信息沟通与交流的归口管理，协调公司部门之间的沟通及公司对外的沟通，并向管理层汇报；负责与外部的政府、环境、安全主管部门、服务商等相关方沟通；
b）供销部负责与客户、供应商沟通；
c）各部门负责本部门内部的沟通，确保工作范围内相关信息在本部门得到沟通和理解。

5.2沟通与交流范围
a）公司各层面和各部门之间就内部和外部信息进行广泛地沟通和交流；
b）内部信息指各部门管理体系中所进行的过程实施和运行结果、体系运行的有效性、内部体系审核的结果、纠正预防措施及员工建议等；
c）外部信息包括国家相关政策及法律法规、上级主管部门及政府有关部门相关文件资料、客户的有关信息、相关方的反馈及投诉，以及建议和可借鉴的经验。

5.3沟通与交流要求
a）沟通与交流必须及时、有效，内容必须准确；
b）明确各自职能和权限，使信息逐级传递和及时反馈,保证信息的畅通性，并且将信息传递到所有需要得到和利用信息的相关部门和人员；
c）可采取书面或口头进行交流和沟通；可采取自上而下或自下而上的双向渠道；
d）利用一切通讯和宣传工具，如发文、会议、网络、简报、公告栏、员工满意度调查等，会议若有决议项，需做《会议纪要》。

5.4沟通与交流方式
a）日常信息的处理,各部门按相关规定直接接收和传递；
b）管理体系运行情况由质量中心负责收集信息并及时传递至各部门，并记录其内容和处理结果；
c）职能部门获取和更新的法律及其它要求应及时地传递到相关部门。

5.5外部信息的沟通与交流
a）各部门要及时掌握国家相关政策和相关法律法规，积极同上级主管部门保持联络与交流，接受信息并及时传递相关信息；
b）销售部门和服务部门及时更新客户的相关信息、跟踪业务信息及反馈，接受相关投诉及沟通反馈处理结果。

5.6沟通与交流后的改善
对交流与沟通中提出的问题,各责任部门负责制定纠正和纠正措施,并组织实施,并对实施情况及结果有效性进行检查和监督，促使措施得到落实，问题得到解决。

6.相关文件
无。

7.相关记录
7.1APS/RD-QES06-R01，会议纪要。