《沟通与协调》PPT课件

总之，行政协调可以防止各自为政，减少功 能损耗，有助于建立结构完整、分工合理、高 效灵活的行政体系，提高行政效率，保障行政 职能的实现。
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公共行政协调特点
公共行政协调是一种经常性、自觉性的活动 公共行政协调是公共行政沟通的结果 公共行政协调是一种艺术性的公共行政行为 公共行政协调的作用主要是可以促进和谐团结、避免 工作脱节、减少浪费、改进工作方法等。
具有权威性
C
特点：集中化程度
高
D
E
缺点：成员满意度
和士气低
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（3）Y式沟通网络
优点：
A
B
E
中心成员(C)具有权
威感和满足感
C
D
缺点：
成员士气较低，容易
D
导致信息失真，准确
C
性受到一定影响
E
A
B
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（4）环式沟通网络
优点：
成员满意度和士气高
特点：集中化程度低
1、根据沟通参与者类型的不同，沟通可 以分为以下三种类型：
机—机沟通：机器与机器之间的沟通。 人—机沟通：人与机器之间的沟通。 人—人沟通：人与人之间和以人为主体
的组织与组织之间的沟通。
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2、根据沟通所经过的途径存在的差异，可 以分为：
正式沟通。指组织中依据规章制度明文规定的原 则进行的沟通。
正式沟通方式：上行沟通、下行沟通、横向沟
通和斜向沟通、外向沟通。
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正式沟通的特点
沟通效果好，比较严肃，约束力强，易于 保密，保持权威性；
刻板，速度慢，也有扭曲失真的可能
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组织正式沟通类型
上行 车间 班组 班组
平行 班组 班组
经理
车间 下行
斜向
班组 班组 班组
车间 向外 班组 班组
速度
中中 快 慢
快
准确性
高高 高 低
中
领导者的涌现 中 中 高 无
无
士气
中中 低 高
高
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5、根据沟通时是否出现信息反馈，可以分为：
单向沟通：指在沟通过程中，信息发送者与接收者 之间的地位不变，一方主动发送信息，另一方只被 动地接收信息，没有反馈发生。
双向沟通：指在沟通过程中，发送者和接收者的地 位不断变换，信息在双方间反复流动，直到双方对 信息有了共同理解为止。
其中， “Y式”和“轮式”属于聚联式
单联式 （链式 ）：
互联式 ：周围式和全通式
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27
（1）链式沟通网络
A
B
C
D
E
优点：
结构严谨、规范
缺点：
信息传递速度较慢，容易失真，成员平均满意度 较低
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（2）轮式沟通网络
优点：信息传递速
度快，准确性高，主
A
B
管（C）控制力强，
第五章
沟通与协调
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1
管理上的“双50%”理论：
管理者50%以上的时间用在了沟通上，如开 有人调查了100多家公司在招聘时选人的条 件，发现有一条是共同的，就是考核对方的 沟通能力，被拒绝的通常都是难以沟通或缺 乏沟通能力的人；而且职位越高则对这种能 力越是看重。
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2
沟通的含义
沟通是为了设定的目标，人们在互动过程中，发送者通过一 定渠道（也称媒介或通道），以语言、文字、符号等表现形 式为载体，与接受者进行信息（包括知识和情报）、思想和 情感等交流、传递和交换，并寻求反馈以达到相互理解的过 程。 沟通首先是意义的传递 信息不仅要被传递到，还要被充分理解 有效的沟通是双方准确地理解信息的含义
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行政协调的一般过程及原则
行政协调的一般过程：
原则:
１．发现不协调因素
1. 出发点的整体原则
２．寻找解决办法
2. 计划的周密原则
３．实施协调
3. 领导者的自觉原则
４．总结经验，探索协调规4. 工作人员的参与原则
律
5. 沟通渠道畅通原则
6. 内外关系的动态原则
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公共行政协调的类型
信息收集，确定需要、制定计划、组织实施等。 信息加工 信息传递 信息贮存
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10
沟通障碍
沟通障碍 应对策略
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11
沟通障碍
发送者的问题： 表达能力不佳 信息传送不全 信息传递不及时或不适时 知识经验的局限 对信息的过滤。
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12
接收者的问题： 信息译码不准确 对信息的筛选 对信息量的承受力 心理上的障碍 过早地评价 情绪
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16
完善沟通的刚性机制做到
第一，理顺公共行政机关各部门之间的 职能关系
第二，尽可能地变部门间的沟通为部门 内的沟通
第三，使经常性项目的沟通制度化
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
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17
2.柔性机制
公共行政沟通的柔性机制： 在公共行政沟通中具有较大可变性的约束因素。
包括： 语言机制 心理机制
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沟通的类型
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23
非正式沟通的特点
速度快、形式不拘、效率高、可满 足职工需要；
难于控制、信息易失真、导致小集 团、影响组织凝聚力和人心稳定。
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24
对非正式沟通的管理
充分利用非正式沟通； 加强对信息的辨别能力； 正确对待不利于正式组织的信息
（ 真实的和不真实的）
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25
3、按传播媒体的形式划分，有： 书面沟通是以书面文字的形式进行的沟通，信息可以 长期得到保存。
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协调中的若干关系
➢ 事后与事前的关系 ➢ 一般与个别的关系 ➢ 平衡与创新的关系 ➢ 妥协与原则的关系 ➢ 协商与命令的关系
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键性因素
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5
公共组织沟通
行政组织沟通是行政组织及其个人对共同任务和问题获得 统一认识的方法和程序，也是交流思想，互通信息，统一 认识的过程。
信息沟通就是把社会各种输入信号注入社会系统的手段。 它也是一种改变行为、实现变革、使信息发挥积极作用和 达到目标的手段。
公共组织沟通是指公共组织系统与外界环境之间，公共组 织系统内部各个部门之间、层次之间、人员之间凭借一定 的媒介和通过传递思想、观点、情感，交流信息，以期达 到相互了解、支持与合作，谋取公共组织系统和谐有序运 转的一种管理行为或过程。
➢ 按对象分类：对事的协调和对人的协调 ➢ 按内容分类：认识性协调和利益性协调 ➢ 按性质分类：促进式协调和纠偏式协调 ➢ 按途径分类：会议协调和非会议协调 ➢ 按范围分类：内部协调和外部协调 ➢ 按方式分类：合作式协调和应变式协调
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行政协调的方式
➢ 主体合流法 ➢ 中间数法 ➢ 冷处理与热处理法 ➢ 当面表态法 ➢ 谈心法 ➢ 跟踪处理法
沟通是一个双向的、互动的反馈和理解过程
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3
公共行政信息：反映公共行政管理活动和 公共行政对象特征及其发展与变化情况
的消息、情报、数据、资料的总称。
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4
公共行政信息的作用
1.公共行政信息是公共行政决策的基础 2.公共行政信息是公共行政沟通的脉络和纽带 3.公共行政信息是公共行政监督、控制的依据 4.公共行政信息是提高公共行政效率的一个关
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沟通通道的问题： 选择沟通媒介不当 几种媒介互相冲突 沟通渠道过长 外部干扰
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14
信息失真的原因
信息沟通中的噪声 信息沟通中的情境转变 信息沟通中情感因素的缺失 反馈
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15
公共行政沟通机制
1.刚性机制 公共行政沟通的刚性机制：不以公
共行政沟通参与者的意志为转移的、有 形的、具体的制度规定，它是行政沟通 必须遵循的约束机制。
功能损耗，使行政系统内部
协调有序地运转，建立和谐
的、相互依存的、相互配合
的关系，优化行政系统的整
体功能。
３．把分散的力量集中起来，使每个单位、每 个个人的个别努力成为集体努力，单独的行动 成为合作的行动，相互之间紧密团结、相互理 解，相互支持，增强组织的内聚力。
４．通过协调使每个部门职责分明，每个工作 人员尽职尽责，便于行政管理有序化。
速度 准确性 传递者 接收者 干扰 条理性 反馈
单向沟通 快 低
压力小 无信心 小 有条理 无
双向沟通 慢 高
压力大 有信心 大 无条理 有
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公共行政协调
公共行政协调的涵义 公共行政协调是公共行政主体为了顺利地实现公 共行政决策目标，而谋求自身统一和谐，谋求自 身各相关要素匹配得当、协作分工的一种行为。
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6
含义：
１、公共组织沟通实质上就是与公共组织有关的信息的传 递和处理过程。
２、公共管理通常把公共组织看做是一个系统，而信息沟 通则是这个系统的神经。
３、公共组织沟通要达到目的的统一思想。 ４、公共组织沟通过程中包含有沟通信息的发送者、接收
者、传递的信息、传送渠道和传送的情境等五个要素
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7
沟通的过程
黑箱：信息—符号系统
反馈
黑箱：信息—符号系统
信息1
编码
发送者/接受者
通道或媒介
解码
理解（信息2）
接受者/发送者
沟通目的
噪声
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沟通背景
8
沟通的九大要素
发送者 接收者 编码与解码 目标 背景 信息 管道或媒介 反馈 噪声
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9
信息与沟通
信息处理是信息管理诸要素综合作用的过程，是信息管理 的具体体现。四个环节：
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行政协调的目的和作用
行政协调的目的:：
行政协调的作用：
行政协调的根本目的在于提 高和实现行政系统的整体效 能。即通过行政协调来减少 行政系统内部各种因素间的
１．使各行政部门以及行政人员之间在工作上 密切配合、和谐一致，避免内耗和相互冲突， 达到“政通人和”。
２．消除各部门在人力、物力、财力和时间上 的浪费，避免工作重复，提高效率，增进效益。
B
A C
缺点：
信息传递速度较慢，准
确性较低
D
E
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（5）全通道式沟通网络
优点：成员满意度和
士气高，合作气氛浓
厚，有利于集思广益，
提高沟通的准确性
特点：集中化程度低
B
A C
缺点：缺乏结构性，
易造成混乱，讨论费
时，影响到工作效率
D
E
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沟通网络和评价标准
沟通网络 链型 Y型 轮盘型 环型 全通道型 标准
口头沟通是以口头交谈的形式进行的沟通，包括人与 人之间面谈、电话、开讨论会以及发表演说等。
非语言沟通主要有声调、音量、手势、体语、颜色、 沉默、触摸、时间、信号和实物等。
电子媒介是指运用各种电子设备进行信息的传递。
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4、按沟通网络的基本形式划分，有链式、 轮式、Y式、环式和全通道式沟通。
• 按照信息流向的不同，正式沟通有可细分为下行沟通、上行 沟通、横向沟通等几种形式。
• 优点是沟通效果好，有较强的约束力。缺点是沟通速度慢。
非正式沟通。指在正式沟通渠道之外进行的信息 传递和交流。
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（一）正式沟通
组织内部明确的规章制度所规定的沟通方式， 它与组织的结构密切相关，主要包括按正式组 织系统发布的命令、指示、文件、简报、公告， 组织内部上下级之间、同事之间因工作需要而 进行的正式接触。