Foxmail使用规范-入职

Foxmail使用规范
作为工作场合的业务沟通方式，电子邮件提供了很多便利，同时也带来了很多风险。

在所有的沟通方式中，电子邮件是最难控制的，最容易到达你不想传递的对象。

在企业内部，因为邮件使用不善导致的工作延误、矛盾冲突等问题比比皆是。

我们公司目前使用Foxmail作为联络的常用邮箱，本文结合公司实际情况，以Foxmail7.0版本为例，阐述Foxmail的一些使用规范。

1 收件人，抄送，暗抄
1.1 释义
1）“to”，即收件人，是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应；2）“cc”，即抄送（carbon copy），是需要了解信息相关人等，这部分人只是需要知道邮件所涉内容，没有义务对邮件予以响应；
3）“bcc”，即密送、暗送（blind carbon copy），是需要知会，又不打算让其他人知道时的发送方式，即收信人是不知道你发送给bcc的，一般用于非常规场合。

对于接收邮件的人员而言，如果对方是以“to”发送的，即表明自己是收件人，邮件涉及内容是要自己负责处理的，而另外两种形式仅知悉，可回复可不回复。

另外，to、cc中各收件人的排列应遵循一定的规则，一般企业内部习惯按照部门或者职位的高低来排序。

1.2 使用对象与选择
这里讲三种常用邮件发送对象的选择：
1）寻求跨部门支持的邮件：一般主送给寻求支持的人，抄送给他的直接上级；同时抄送本部门的直接上级；这样往往可以获得支持部门更好的支持；
2）项目通报类的邮件，主送给小组成员，抄送给小组成员的直接上级、项目主要领导；3）工作计划的发送对象，经理人的工作计划主送工作计划的下达对象，抄送直接上级、间接上级、部门内部相关经理人。

为保持部门内部计划对外的一致性，部门内部计划原则上只有一个计划可以跨部门传达，特殊情况可以根据需要处理。

2 标题（主题）
应避免出现的情况：
1）标题空白，这是十分失礼的；
2）标题太过冗长，甚至用……才能显示出来；
3）标题使用含义不清的标题，如“王先生收”；或者无实际内容的主题，如“嘿”、“收着”；4）一封邮件出现多个主题；
5）回复对方邮件，出现大串RE字样；
6）语句不顺，条理不清。

3 正文
3.1 称呼问候
1）恰当称呼收件人；这样既显得十分礼貌，也明确提醒某收件人此邮件是面向他的，要求其给予必要的响应；多个收件的情况下，可以称呼“各位”、“大家”或者“All”；如果对方有职务，一般称职务，如x经理、x总等，我们公司为研发型，一般称对方x工，以示尊重；格式第一行顶格；
2）开头结尾的问候；开头最简单的问候“你好”或“您好”，换行空两格；结尾处，英文邮件一般写上“Best Regards”，中文邮件则使用“祝好”等；注意在非常正式的场合应完全按照邮件标准格式，“祝”和“此致”为进阶上一行结尾或换行开头空两格，而“顺利”
和“敬礼”为再换行顶格写。

3.2 沟通要素
1）有效沟通的5 W 1 H
所谓“5W 1H”即
Why（目的）：我为什么要交流？我讲话的动机是什么？我的目的：告知？说服？影响？教育？慰问？娱乐？劝导？解释？刺激？启发？
Who （对方是谁？）：谁是受众？他们是哪类人？个性？受教育水平？年龄？地位？他们对我的信息反应可能如何？他们对我的信息主题已经了解多少？
When and Where：在何时何地交流信息
What（主题）：我到底要谈什么？他们了解什么？哪些信息必须省略或必须采用
How（怎样表达，语气和风格）：我将如何传递信息？用文字？图解？口头？电话？书面报告？如何表达？采用何种语气？命令式的？请求式的？用哪种词汇？
2）有效交流的6C：即清楚（clearly）、简明扼要（chiefly）、有礼貌（courtly）、有建设性（constructly）、正确（correctly）、完整（completely）。

3）人际沟通的2要素：以真诚的赞赏与感谢为前提，对事对人；以委婉的方式指出他人的错误。

3.3 附件
1）如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件；
2）附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理；3）正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时；
4）附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件；
5）如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用；
6）如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发送。

4 结尾签名
4.1 电子邮件结尾添加签名档
结尾的签名可以让对方清楚的知道发件人的信息，可以包括姓名、职务、电话、传真等信息，但不宜过多，一般不超过4行。

4.2 结尾的签名不宜只设置一个
对内、对私、对熟悉的客户都群体的邮件往来，签名档应该进行简化。

而用于商务洽谈等场合的签名就要求庄重。

可以在签名管理中设置多个，灵活调用。

以Foxmail7.0为例，设置签名的路径为写邮件→插入→签名→签名管理，点击左下角“新建”，即可对签名进行设置。

新建好签名以后，点击“确定”，回到写邮件的页面，依次插入→签名，继而选择相应的签名即可设置完成。

这里要注意的是，签名档的文字应选择与正文文字匹配的格式，字号一般应选择比正文字体稍微小一些。

5 沟通确认、跟进和反馈
5.1 对重要沟通事项，在发送邮件后最好电话提醒对方予以关注，也可采用收条反馈的形式
以确认收件人收到邮件；
5.2 重要会议通知等应在开会前再次向与会人员提醒开会时间；
5.3 如果重要邮件发出去后石沉大海，不一定是对方不重视，尝试再次提醒。