万科集团信息管理办法

0.流程图

1.目的

明确集团信息管理原则及流程，促进内部信息共享以提高工作效率，增强管理透明度以降低经营风险。

2.范围

本办法适用于万科企业股份有限公司集团总部及各一线公司。

3.职责

3.1.集团办公室

集团办公室是集团的信息中心，负责制定集团信息管理制度并监控其执行情况，负责指导集团各下属单位信息管理工作并对一线公司信息管理状况进行考核及提出奖惩意见，负责维护集团网站首页、审核发布集团级别内的群发邮件。

3.2.集团总部各部门

集团总部各部门是集团各专业系统的信息分管部门，在集团统一的信息管理规定下负责确定本专业系统的信息管理要求，并对本专业系统内的信息进行分析反馈及统计考核。

3.3.区域中心总经理办公室

区域中心总经理办公室是区域内的信息中心，除执行集团信息管理要求外，还负责促进区域内的信息沟通与信息共享，维护本区域及本公司网站首页、审核发布区域级别的群发邮件。在与集团信息管理制度不冲突前提下，区域中心总经理办公室可根据实际情况在区域内制订并执行相关信息管理制度，制度需报集团办公室备案。

3.4.区域中心各部门及区域中心物业公司

区域中心公司各部门及区域中心物业公司是区域内的信息分管部门，除根据集团信息管理要求上报相关信息之外，还负责对区域成员公司对应专业部门进行信息监督和信息管理。

3.5.区域成员公司总经理办公室

区域成员公司总经理办公室是本公司（含所属物业公司）的信息责任部门，除执行集团、区域中心信息管理规定外，还负责促进本公司 (含所属物业公司)内的信息沟通与信息共享，维护本公司网站首页、审核发布公司级别的群发邮件。

在与集团及区域信息管理制度不冲突前提下，区域成员公司总经理办公室可根据实际情况在公司内制订并执行相关信息管理制度，制度需报集团办公室及区域中心备案。

3.6.非区域公司总经理办公室及各部门

非区域公司总经理办公室职责参照3.3、各部门职责参照3.4条款执行，区域管理职责部分除外。

4.信息分类

4.1.定期信息

定期信息是指记录各专业某一时间段内业务变化状况的周期性信息，是通过月报或周报等定期流转形式的总结性文件。集团定期信息包括：业务信息月报、客户关系月报、投诉月报、财务月报、资产负债月报、物业经营信息月报、土地状况统计季报、成本月报、资金周报、现金流量月报、地价支付简表、项目现金流量计划情况分析、月度资金计划、销售周报、项目管理月报、采购月报、法律信息月报和物业月报十八种。

4.2.即时信息

即时信息是指记录常规的动态业务变化状况的信息，是通过快报形式流转的讯息类文件。集团即时信息包括：项目关键节点快报、公司荣誉、重要会议纪要、新项目发展信息通报、项目开发计划及其重大变更、区域、定点战略采购通知、各一线公司备案合同（10万元以上不通过网上招标）、物业管理即时信息、外聘法律顾问合同备案九种。

4.3.突发及预警信息

突发及预警信息是指描述或预警各类突发性事件的信息，它是通过快报形式流转的讯息类文件。包括紧急法律事件、媒体负面曝光、重大、热点投诉、事故灾祸、项目工程管理重大信息五种。

5.管理要求

5.1.信息传递原则

5.1.1.及时性原则：信息具有显著的时效衰减性，信息提交单位应在规定时间内将信

息发送指定对象。

5.1.2.真实性原则：传递信息的目的是为了消除不确定性，各单位应根据事实制作信

息，不得含糊其辞或加入主观臆测。

5.1.3.完整性原则：为了提高决策质量，信息中对发生事件的描述应连贯、完整。对

于即时类信息，应在保证初次上报信息时优先保证其及时性，同

时应通过后续信息上报保证其完整性。

5.1.4.扁平化原则：除非必须经过审批才能发出，否则所有信息应一次性传递至所有

应知晓的单位及个人。

5.1.5.安全性原则：为维护公司商业利益，集团所有人员应理解并承诺遵守《万科集

团信息保密制度》、《万科集团文档权限管理工具(IRM)使用管理

规定》等相关规定，避免保密信息泄露至公司外部或被非授权范

围的内部人员获知。

5.2.信息传递流程

5.2.1.集团总部各部门编制统一的信息上报表格，由集团办公室汇总后下发执行；总

部各部门可根据实际情况向集团办公室提出格式修订。集团总部各专业部门向

一线公司提出信息上报要求时，应综合考虑在集团总部可查询、获悉的信息资

源，以减少一线公司重复信息上报为原则。具体通知由相关部门与集团办公室

协商一致后联合下发。

5.2.2.各一线公司根据信息上报的格式及时间要求，将4.1、4.2条款所述信息（上

报前须经部门负责人或部门负责人以上人员审核）发布到集团统一门户网站的

相应栏目（栏目建设期间应通过邮件发送）。

5.2.3.对于4.3条款所属信息，对于重大、热点投诉，媒体负面曝光，事故、灾祸这

三类信息，发生3小时内，责任单位应通过电话形式确保集团指定联系人知悉

此信息，并在24小时内按流程上报书面文字材料。集团电话沟通联系人获悉

信息后，应根据事件性质，与分管领导沟通后确保相关部门及人员在事件发生

后的12小时内知悉，并电话形式向一线反馈集团的指导性意见。

5.2.4.业务信息应优先使用内网平台发布，当通过内网平台发布时，信息接收部门应

在信息技术平台中设置相应的信息订阅功能，以确保及时获取信息。

5.2.5.当业务信息通过邮件上报时，一线公司各部门在主送或抄送集团办公室、集团

董事会办公室时，应同时抄送所属地产公司总办。

5.2.

6.信息接收部门应根据实际情况进行判断，如有信息传递对象遗漏、内容残缺、

错误等情况，接收者有责任指出问题并追踪更正。

5.2.7.新公司或新部门成立三个月之内，须按本办法要求开始提交相应信息。

5.2.8.集团总部及一线公司各单位应确定专人为信息管理工作的对接人；对接人发生

变动，应在三个工作日内知会相关人员。

5.3.信息共享机制

5.3.1.在不违反集团信息安全相关规定的情况下，公司鼓励集团各单位间工作信息的

共享与交流。

5.3.2.对于不同公司同专业的资料调阅，申请人在取得本部门负责人同意后可通过邮

件方式直接向对方部门负责人提出，被申请人应在三个工作日内邮件回复。如

其同意，直接安排提供；如对方单位因保密等原因难以判断是否应提供时，可

由申请人以邮件方式发起，向集团总部对口专业部门负责人申请协调，由其判

定资料共享范围。

5.3.3.对于不同公司跨专业的资料调阅，申请人在取得本部门负责人同意后可通过邮

件方式直接向对方总经理办公室负责人提出，被申请人应在三个工作日内邮件

回复。如其内部协调沟通后同意，则直接安排提供；如对方单位因保密等原因

难以判断是否应提供时，可由申请人邮件方式发起，向集团办公室邮件申请协

调，由集团办公室牵头协调进行沟通、裁决，判定资料的共享范围。

6.考核

6.1.考核原则

6.1.1.集团信息管理考核采用“0.7考核法”。具体如下：

6.1.1.1.集团对各一线公司的年度信息管理工作评价中，信息上报考核权重为0.7，

信息管理体系建设考核权重为0.3。计算公式为：

⏹各一线公司年度信息工作考核结果＝

信息上报年度考核结果*70％＋信息建设年度考核结果*30％

6.1.1.2.区域成员公司的信息上报情况评价中，集团考核得分权重为0.7，区域中心

考核得分权重为0.3。计算公式为：

⏹区域成员信息上报考核结果=

集团信息上报考核结果*70%+区域中心信息上报考核结果*30%

⏹区域中心公司信息上报考核结果=

集团信息上报考核结果*70%+区域各成员公司信息上报考核结果平均分*30%

6.1.2.各一线公司信息管理体系建设的评分由集团办公室进行，主要从信息管理运营

体系建设、信息管理平台建设两方面进行评价。