01 文档管理和记录保存(国际业务)
国际业务部管理规定
国际业务部管理规定 Prepared on 22 November 2020国际业务部管理制度一、行政管理制度（一）办公会议制度1、日计划与晚总结：业务员每日需制作每日工作总结以及明日的工作计划递交给主管领导。
.早训：每天10分钟，结合递交的工作计划对一天的工作安排；.晚结：每天10分钟.结合自身的工作对一天的工作总结;2、周例会：.时间：每周一9:30–10:00（或由公司周例会时间另行安排）.地点：会议室.人员：国际业务部全体成员.会议内容：1）回顾本周销售状况，及行为奖惩事件；2）总结本周热销的型号，客户来源、区域等情况；3)提出需要公司例会解决的问题；.会议纪律：1）不得迟到；2）缺席须向经理申请；3）会议期间将手机调成震动或无声；.会议记录：3、月例会：.每月末的30日召开；.当月销售工作的全面总结分析，一边更有针对性的明确与调整下月的总体销售策略和实施方案；4、销售信息会5、销售经验交流会6、公司会议（二）重大事项报告制度1、业务员在操作过程中发生的重大事项、重大失误、突发事件、重大安全事故、被诉讼案件等，必须在第一时间向主管领导报告，并在事后提交书面报告。
2、部门拟在经营活动中采取重大措施、举行重大活动的，应事先向总经理汇报，同意进行的，由办公会议拟定详细的实施方案后施行。
（三）工作时间考虑到外贸工作的时差问题（有时晚上要与国外客户沟通），故早上上班时间可以适当延迟，但最迟不得超过上午9点，如有特殊情况必须向总经理申请；同时国际业务部成员应自觉在晚饭后处理一些国外客人的询盘事宜。
（四）工作纪律上班时不浏览与工作无关的网页，不准上网闲聊、玩游戏、看电影。
对工作态度恶劣，不服从管理，无理取闹或消极怠工的员工，公司将予以辞退。
（五）出差管理部门人员出差一天以内的，应就出差时间及地点、主要目的、出差期间工作安排等事项报上级领导批准。
出差一天以上的，还应报告总经理。
（六）合同管理制度6.1.部门对外签订合同、（技术、质量、加工）协议、补充协议、合同相关备忘录灯，必须经过法律和政策符合性评审，经相关权限人员批准，同意编号并加盖合同章，并在留存一份。
国际业务管理指导手册
国际业务管理指导手册1. 介绍国际业务管理是指跨越国界进行商业活动的管理实践。
在全球化的背景下，越来越多的企业开始涉足国际市场，因此对于国际业务管理的需求也日益增加。
本指导手册旨在帮助企业理解国际业务管理的基本原理和实践，以便顺利开展跨国业务活动。
2. 国际业务管理的重要性国际业务管理的重要性在于帮助企业实现全球化战略，拓展市场，获取更多资源，降低成本，提高竞争力。
在竞争日益激烈的当下，通过国际业务管理可以使企业在全球市场上立于不败之地。
3. 国际业务管理的基本原则1.市场分析在进行国际业务管理之前，必须对目标市场进行充分的分析，包括市场规模、竞争对手、消费习惯等方面的信息，以便制定有效的市场营销策略。
2.财务管理国际业务管理涉及跨越国界的经济活动，因此财务管理尤为重要。
企业需要考虑汇率波动、国际税务政策等因素，以确保资金的安全和稳定运作。
3.人力资源管理跨国业务活动需要跨文化团队的合作，因此人力资源管理也成为国际业务管理的重要一环。
建立有效的跨文化沟通机制，培训员工的跨文化意识和能力都至关重要。
4.法律合规不同国家有不同的法律法规和政策，因此企业在开展跨国业务时必须充分了解和遵守目标国家的相关法律，以避免不必要的法律风险。
4. 国际业务管理的实践方法1.建立全球化战略企业在进行国际业务管理时，需要建立明确的全球化战略，确定国际市场定位和发展重点，以便更好地实施国际业务管理计划。
2.寻找合适的合作伙伴在开展跨国业务时，和当地的合作伙伴合作是非常重要的。
合适的合作伙伴可以帮助企业更好地适应目标国家的市场环境，降低经营风险。
3.不断创新国际市场竞争激烈，企业需要不断创新，提供符合目标市场需求的产品和服务，以赢得消费者的青睐。
5. 结语国际业务管理是企业走向国际化的必经之路，只有掌握国际业务管理的基本原理和实践方法，企业才能在激烈的国际市场上立于不败之地。
希望本指导手册能为企业开展国际业务管理提供一定的帮助和指导。
国际业务单证中心工作职责
国际业务单证中心工作职责国际业务单证中心是负责处理国际贸易中各种单证和文件的部门，其主要职责包括但不限于以下几个方面：
单证处理：负责处理国际贸易中所涉及的各类单证，包括商业发票、装箱单、提单、保险单、运输文件等。
确保单证的准确性、完整性和及时性，以便顺利完成货物的运输和清关手续。
文件审核：对接收到的单证和文件进行审核，确保其与合同内容和国际贸易条款相符合，避免因单证错误或不完整而导致的交易风险和延误。
协调沟通：与外部客户、供应商、货代、保险公司等相关方进行沟通和协调，处理单证相关事务，解答相关问题，并及时传递信息和文件。
跟踪货物：跟踪货物的运输情况，及时了解货物的运输状态和位置，确保货物能够按时抵达目的地，及时进行清关和交付。
文件归档与管理：对处理完成的单证和文件进行归档和管理，建立起完善的档案管理制度，以便后续查阅和追溯。
法规遵从：遵循国际贸易法规和相关政策，确保单证的合法性和符合性，防范风险和法律纠纷。
系统维护：维护和管理相关的信息系统或软件，确保数据的安全性和准确性，提高工作效率和质量。
协助业务拓展：为国际贸易业务提供支持，协助业务团队开展新业务，为客户提供更加完善的服务。
以上是国际业务单证中心的一般职责，具体工作内容还会根据公司的业务模式、规模和需求有所不同。
公司文档管理规章制度
公司文档管理规章制度公司文档管理规章制度一、目的为使我公司公文处理工作规范化、制度化、科学化，结合我公司实际情况，特规定本制度。
二、权责范围集团公司行政人事部为本制度管理的权责部门，负责本制度的拟定、审核及执行解释；总经理负责本制度的批准执行。
集团公司行政人事部负责本制度的落实与实施跟进。
三、文件种类本制度所指公文，包括决定、决议、指示、公告、通告、通报、报告、请求、批复、函、会议纪要及其他各种文件、资料等。
四、文件发行程序1.各部门依据内、外部信息确定文件编制任务。
2.新编制管理型文件编制完成后，由原编制单位人员进行校对工作，需发行的报行政人事部统一处理，技术型文件报技术质量部进行处理，严禁自行将公文直接送呈公司领导或相关职能部门。
严禁在报送的公文上自行加贴标记或签署意见。
3、行政人事部受理公文应当检查公文是否符合报送要求。
审核重点是：是否符合行文规则；内容是否合法；涉及其他部门的事项是否已协商会签；文种使用、公文格式是否规范；附件是否齐全。
4、经审核，对符合行文规则的公文，行政人事部及时进行登记编号存档，并加盖德高公司“文件发行专用章”，不符合行文规则的公文做退件处理。
对于符合规定需发行的文件，需在一个星期内必须发行。
5、公文格式公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
（1）涉及国家和公司秘密的公文应当标明密级和保密期限。
（2）紧急公文应当根据紧急程度分别标明"特急"、"急件"。
（3）发文字号应当包括单位代字、年份、序号。
由行政人事部统一编排发文字号。
（4）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。
公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
（5）主送机关指公文的主要受理机关，标注时应当使用全称或者规范化简称、统称。
2024年进出口业务单证档案管理制度（三篇）
2024年进出口业务单证档案管理制度1、目的为了规范进出口业务单证的存档管理，符合《中华人民共和国海关法》、《中华人民共和国海关稽查条例》等有关法律法规的规定。
2范围适用于本公司进出口业务单证档案管理3存档项目3.1一般贸易项下进出口业务单证的管理3.1.1存档内容：进出口报关资料(包括进出口合同、进出口发票、进出口装箱单、进出口报关单、海关放行通知书)；进出口船务资料(包括订舱单、装柜单、提单、设备交接单、落货明细单、排柜单)。
3.1.2按合同号顺序制作进出口合同台帐以及进出口明细4、工作制度4.1每一项业务操作完毕，操作员必须一周内整理留档资料进行存档；4.____月末由部门内档案管理人员进行检查，检查留档是否按规定操作；4.3进出口业务操作以季度为时间段。
由部门主管进行抽查留档资料是否合格；4.4每一年度一次将当年产生的全部留档资料整理好并有序存放；4.5留档工作作为业务操作部门业绩考核一项内容；4.6保管人员因工作调动，需作好书面工作交接；4.7根据《中华人民共和国海关稽查条例》规定，进出口业务及与之直接关系产生的资料，一般贸易应自办结海关手续后保存三年，加工贸易应自办结海关核销手续后保存三年，减免税设备应自办结海关解除监管(监管期：生产设备为五年)手续后保存三年。
4.8查阅档案，必须经档案管理负责人批准。
4.9档案销毁，必须经档案管理负责人上一级领导批准。
5本制度未尽事宜，在工作中不断补充完善。
2024年进出口业务单证档案管理制度（二）____年进出口业务单证档案管理制度第一章前言第一节总则1.1 目的进出口业务单证档案管理制度的制定目的是统一规范公司的进出口业务单证档案管理流程，确保业务单证的及时、完整、准确归档和使用，提高效率和保障公司权益。
1.2 适用范围本制度适用于公司的进出口业务单证档案管理工作，涉及到的各级部门、各类单证和有关人员都必须遵守本制度。
1.3 定义（1）进出口业务单证：指在进出口业务活动中产生的各类单据和文件，包括但不限于进出口合同、提单、发票、装箱单、信用证等。
进出口业务单证档案管理制度
进出口业务单证档案管理制度
主要包括以下内容：
1. 文件的分类与归档：根据进出口业务的不同类型，将相应的文件进行分类并进行归档，如合同文件、托运单据、报关单等。
每个文件都应有明确的标识和索引，以便查询和管理。
2. 文件的保存期限：根据相关法律法规和企业内部规定，确定不同类型文件的保存期限。
过期文件应及时销毁或转交给专门的档案部门进行管理。
3. 档案的数字化处理：对进出口业务的单证档案进行数字化处理，包括扫描和存储电子文件。
电子文件需进行备份和加密，以确保信息安全。
4. 档案的存储和保管：将进出口业务单证档案存放在专门的档案柜或档案库中，确保其安全、整洁和易于查找。
档案柜或档案库应设有保管员负责日常的管理工作。
5. 档案的借阅和归还：对需要使用进出口业务单证档案的人员进行借阅登记，借阅后务必妥善保管，归还后要及时归还并记录归还日期，确保档案的完整性和安全性。
6. 档案的销毁与整理：根据规定的保存期限，对过期的进出口业务单证档案进行销毁。
销毁需按照一定的程序进行，并需记录销毁的相关信息。
同时，需要对档案进行定期整理和清理，以确保档案的有序性和可用性。
7. 档案的安全管理：制定相应的安全管理制度，确保进出口业务单证档案的安全性。
包括防火、防水、防盗等措施的落实，以及设立权限管理机制，保护档案的机密性和完整性。
以上是进出口业务单证档案管理制度的基本内容，企业可根据实际情况进行适当调整和完善。
企业经常项目外汇业务服务手册
企业经常项目外汇业务服务手册企业经常项目外汇业务服务手册 (Foreign Exchange Services Manual for Enterprise Current Account Transactions)目录一、引言二、基本概念与定义三、外汇业务管理机构及职责四、外汇业务办理流程五、外汇交易及结算六、外汇业务风险管理七、特殊外汇业务及操作八、外汇业务记录与资料保存九、监督与检查十、附则一、引言本服务手册旨在向企业客户提供外汇业务的基本知识和办理流程，帮助企业客户更好地了解和应用外汇交易。
同时，它也是外汇业务管理机构内部人员的操作指南，以确保业务的规范和风险的控制。
二、基本概念与定义本章节介绍了企业外汇业务中所涉及的基本概念和定义，包括外汇、外汇交易、外汇交易类型等。
三、外汇业务管理机构及职责本章节详细介绍了外汇业务管理机构的分类和职责，并对各类机构的职责进行了说明，包括外汇银行、外管局、银监会等。
四、外汇业务办理流程本章节从企业客户与外汇银行建立业务关系开始，详细介绍了企业外汇业务办理的具体流程，包括账户开立、授权委托、业务办理、审批和结算等。
五、外汇交易及结算本章节介绍了企业外汇交易的基本情况和常见的交易方式，包括即期交易、远期交易和掉期交易，并详细说明了结汇和售汇的操作流程。
六、外汇业务风险管理本章节重点介绍了企业在外汇业务中的风险管理策略，包括市场风险、信用风险和操作风险等，并提供了相应的应对措施。
七、特殊外汇业务及操作本章节涵盖了一些特殊的外汇业务，包括对冲业务、外汇衍生品交易等，并详细介绍了这些业务的操作流程和注意事项。
八、外汇业务记录与资料保存本章节介绍了企业在外汇业务中应当进行的记录和资料保存工作，包括交易记录、授权委托书和结汇售汇申请等。
九、监督与检查本章节说明了外汇业务监管机构对企业外汇业务的监督和检查职责，并提供了相应的应对措施。
十、附则本章节包含了一些补充性规定和注意事项，以保证外汇业务的顺利进行和风险的控制。
iso9000质量管理体系的文档
iso9000质量管理体系的文档ISO9000质量管理体系是全球范围内最广泛应用的质量管理体系标准。
该标准由国际标准化组织（ISO）制定，旨在帮助组织建立和实施一套完善的质量管理体系，以提高产品和服务的质量，并不断满足客户的需求和期望。
在ISO9000质量管理体系中，文档是非常重要的一部分。
文档的编制和管理，对于确保质量管理体系的有效性和可持续性起着关键的作用。
下面将介绍ISO9000质量管理体系中的常见文档。
1. 质量手册（Quality Manual）质量手册是质量管理体系的核心文件，它反映了组织对质量的承诺和目标，以及实施质量管理的框架和流程。
质量手册应包括组织的质量政策、质量目标、质量管理体系的范围和适用性，以及质量管理体系的主要过程和相互关系。
2. 质量管理体系文件（Quality Management System Documents）质量管理体系文件是质量管理体系的基础，包括程序文件、工作指导书、记录等。
这些文件用于规范和指导组织各个部门和员工的工作，确保质量管理活动的一致性和可追溯性。
例如，程序文件包括管理评审程序、内部审核程序等；工作指导书包括工作指导书、工艺文件等。
3. 质量政策（Quality Policy）质量政策是组织对质量的承诺和宣言，反映了组织的质量理念和价值观。
质量政策应由组织的最高管理层制定，并向所有员工进行宣传和培训。
质量政策应具体、明确，并与组织的质量目标和业务目标保持一致。
4. 质量目标（Quality Objectives）质量目标是组织为实现质量政策而设定的具体目标。
质量目标应可量化、可衡量，并与质量政策和业务目标相一致。
组织应定期审查和更新质量目标，以确保其与组织的战略方向和市场需求保持一致。
5. 过程文件和记录（Process Documents and Records）过程文件和记录是指记录和反映质量管理体系各个过程和活动的文件和记录。
过程文件包括过程流程图、工作指导书等，用于规范和指导各个过程的实施。
项目部安全生产标准化自评报告
附件2X X X X在建项目（国际业务）安全生产标准化自评报告自评项目名称： XXXXXX自评得分： 972018年 7 月 20 日目录一、项目概况、安全管理现状 (1)（一）项目概况 (1)（二）安全管理现状 (1)二、自查评工作开展情况 (2)（一）组织机构 (2)（二）工作计划制定情况 (2)（三）查评范围 (4)（四）评审期 (4)（五）自查评工作开展情况 (4)三、基本条件符合要求 (4)四、核心要素查评情况 (5)（一）核心要素自评情况说明 (5)（二）自查评情况 (7)五、查评发现的问题、整改情况 (7)六、自查评结论 (8)七、附件 (9)附件1：工作方案正式文件 (9)附件2：基本条件符合性证明材料（59份） (9)附件3：厦大二期项目其他安全生产标准化其他证明性资料 (9)附件4：领导参会签到表及带队评审照片 (9)一、项目概况、安全管理现状（一）项目概况XXX（二）安全管理现状二期工程项目部2018年1月份以来逐步进入地面建筑结构施工，项目部针对施工现场主要经营活动进行了分析，主要安全风险是高处作业、消防、物体打击、脚手架、施工现场用电、起重吊装、模板工程及违章作业带来的人身伤害等。
项目部针对以上安全风险可能带来的安全生产事故进行了认真的分析和危险源辨识工作，判定属于一般安全隐患，通过制定专项安全技术措施，加强对施工人员的安全教育培训，加强日常安全巡视检查及开展安全大检查等，有力的推动了项目部的安全生产管理工作，确保了“零事故”，杜绝发生造成人身伤亡事故。
项目部还开展了安全生产隐患专业排查和综合排查，在检查过程中共排查出34项一般安全隐患，对检查出来的安全隐患安全管理部门及时对相关单位及责任人下达了隐患整改通知书，在规定的时间内限期做出整改，并由安全管理部门跟踪落实，确保了所有事故隐患全部整改到位，整改率100%，有效的保障了生产经营活动顺利实施。
项目部的安全管理工作严格按照公司制定的安全生产标准化进行，管理方针和目标明确，管理机构健全，并明确各级各类岗位人员安全职责，安全投入按照规定执行，安全文化和安全信息化得到建设。
文件和记录保存要求
文件和记录保存要求协议书甲方：（公司名称）地址：联系人：电话：传真：电子邮件：乙方：（公司名称）地址：联系人：电话：传真：电子邮件：鉴于甲方与乙方签订业务合作协议，为确保文件和记录的保密性、完整性和可访问性，双方本着友好合作的原则，达成以下协议：第一条目的与范围1.1 本协议的目的是规定甲方和乙方在文件和记录保存方面的要求，确保文件和记录的存储、安全和维护。
1.2 文件和记录包括但不限于以下内容：- 合同、协议、报价单和订单；- 财务报表、会计凭证和票据；- 员工档案和人力资源资料；- 知识产权文件和专利申请；- 产品质量记录和检验报告；- 公司机密信息和商业秘密。
第二条文件和记录保存要求2.1 存储和备份甲方和乙方应使用合适的设备和软件进行文件和记录的存储和备份，确保数据不丢失、不受损，并可按需及时访问。
2.2 安全性甲方和乙方应采取必要的措施确保文件和记录的安全性，包括但不限于：- 系统和网络安全防护；- 文件和记录的加密和访问权限管理；- 防火墙和反病毒软件的安装和更新；- 定期进行安全漏洞扫描和修补；- 定期进行数据备份和恢复测试。
2.3 保密性甲方和乙方应确保文件和记录的保密性，遵守相关法律法规和合同约定的保密条款。
未经对方书面同意，不得向任何第三方透露文件和记录的内容。
2.4 审计和追踪甲方和乙方应实施适当的审计和追踪措施，记录文件和记录的访问、修改和删除情况，确保数据的准确性和合规性。
第三条维护与更新3.1 甲方和乙方应定期检查和维护存储设备和软件，确保其正常运行和性能。
3.2 甲方和乙方应及时更新文件和记录的版本，在存储设备中保存正确的、最新的文件和记录副本。
第四条争议解决4.1 双方在履行本协议过程中发生争议时，应通过友好协商解决。
4.2 若协商解决不成，任何一方均可向有管辖权的法院提起诉讼。
第五条协议的生效和变更5.1 本协议经甲方和乙方授权代表签字盖章后生效，自（生效日期）起。
文档保存期限
文书档案保管期限表一、综合类1、本行召开的工作会议，董事会议、监事会议、股东大会、重要的专业会议的通知、会议文件、领导讲话、报告、决定、决议、记录、纪要【永久】2、本行召开的一般专业会议、汇报会议的通知、会议文件、领导讲话、报告、纪要、总结【30年】3、本行行长办公会议记录、行务会记录、纪要【永久】4、上级部门及党政机关领导人亲笔指示的针对本行有关工作的重要文件【永久】5、本行制定的重要制度、规定、办法【永久】6、本行具有参考价值的、重要的文件材料【永久】7、本行综合性工作计划、总结、报告、调研报告、经验材料【30年】8、本行印发的金融管理有关文件材料方针政策性的重要业务问题的【30年】事物性的一般的【10年】9、本行转发的各种方针、政策、法规性文件材料【30年】10、上级部门、有关部门颁发和转发的针对本行主要业务及需要执行的属于方针、政策、法规性地文件材料【30年】11、本行请示、报告与上级部门、政府机关及有关部门的批复重要的【永久】具体业务问题、事物性地【30年】12、本行举办的各种庆典活动【10年】13、表彰、奖励先进集体、先进单位、先进个人、劳动模范及有重大贡献人员的文件材料。
省级以上机关授予的【永久】市级机关及本行授予的【30年】14、本行组织沿革、大事记、年鉴等【永久】15、本行与有关部门、企业签订的各种合同、协议等文件材料有历史意义和长远利用价值的【永久】有期限的【30年】16、本行印章管理、印章登记、启用、启用销毁印信【永久】17、本行编发的简报、工作动态、信息材料【30年】18、本行财产、物资、档案等移交清单，档案销毁清册及相关文件材料重要的【永久】一般的【30年】19、本行有关创新产品研究与开发的原始材料【永久】20、本行有关机关网点设置、自助银行、ATM机的规划设置的请示及上级部门的批复【永久】21、本行在基建、住房工作中形成的文件材料房屋建造、买卖、租赁、土地征用方面的合同、协议、协定等文件材料【永久】本行职工购置本单位住房的合同、协议、有关手续【永久】本行职工住房分配、出售制度、方案、细则【30年】22、本行办公环境、安全方面的文件材料【10年】23、本行有关全行大宗物品采购及营业场所装修、改造招标等文件材料【30年】24、本行安全保卫工作规章制度【永久】本行有关“三防一保”工作及枪支、器械管理文件材料二、资金运营类1、本行制定的有关资金运营方面的管理规定、制度、办法【永久】2、上级部门、有关部门有关资金运营方面的文件材料【30年】3、上级部门、有关部门及本行有关国债、金融债券业务的文件【30年】4、本行其他资金运营的文件材料重要的【30年】一般的【10年】三、公司信贷业务类1、本行制定的有关公司金融、授信审批、特殊资产等方面的管理规定、制度、办法【永久】2、上级部门、有关部门有关信贷、企业信用评定、贷款审批等方面的文件材料【30年】3、本行有不良资产、经营、变现抵贷资产管理方面的文件材料重要的【永久】一般的【30年】4、本行有关公司金融、授信审批、特殊资产等方面的文件材料重要的【30年】一般的【10年】四、个人及中间业务类1、本行制定的有关个人金融业务、中间业务、银行卡等方面的管理规定、制度、办法【永久】2、上级部门、有关部门有关个人金融、中间业务、银行卡等方面的文件材料重要的政策、法规【30年】一般的业务文件【10年】3、本行有关个人金融新品种的开发、推广、个人类贷款、企业信用评级、贷后检查等方面的文件材料重要的【30年】一般的【10年】五、计划财务类1、本行制定的财务管理的制度、办法、规定【永久】2、上级部门及有关部门有关财务管理文件材料重要的政策、法规【30年】一般的业务文件【10年】3、本行利率、核销、资本金、统计等方面的文件资料重要的【30年】一般的【10年】4、上级部门、有关部门利率、核销、资本金、统计等方面的文件材料重要的【30年】一般的【10年】5、上级部门、有关部门对财务管理等方面的批复与本行的请示【30年】6、本行的批复与支行的请示【10年】六、会计结算类1、本行会计结算、账户管理、资金支付管理、反洗钱等方面的制度、办法、规定【永久】2、上级部门、有关部门会计结算、账户管理、资金支付管理、反洗钱等方面的文件材料重要的政策、法规【30年】一般的业务文件【10年】3、本行会计结算、账户管理、资金支付管理、反洗钱等方面的文件材料重要的【30年】一般的【10年】4、本行现金库管理的文件材料【30年】5、本行事后监督管理方面的文件材料重要的【30年】一般的【10年】七、国际业务类1、本行国际业务发展规划和管理方面的制度、办法、规定【永久】2、上级部门、有关部门国际业务发展规划和管理方面的文件材料重要的政策、法规【30年】一般的业务文件【10年】3、本行外汇存贷款、国际结算、贸易融资业务方面的文件材料重要的【30年】一般的【10年】4、本行有关汇率和利率方面的文件材料【10年】5、上级部门、有关部门有关外汇存贷款、国际结算、贸易金融业务、汇率和利率方面的文件材料重要的【30年】一般的【10年】八、内审、风险控制类1、本行有关内审、风险控制等方面的制度、办法、规定【永久】2、上级部门、有关部门有关内审、风险控制等方面的文件材料重要的政策、法规【30年】一般的业务文件【10年】3、本行有关内审、风险控制方面的文件材料【30年】4、本行稽核报告、风险控制报告【30年】九、技术保障类1、本行有关系统开发成果方面的文件材料重要的【永久】一般的【30年】2、本行金融电子化发展规划和管理制度等方面的文件材料【永久】3、本行计算机技术应用管理等文件材料【10年】4、本行计算机设备购置指标管理等文件【10年】5、上级部门有关系统安全等文件材料【10年】十、人力资源类1、本行有关人力资源规章制度、办法【永久】2、上级部门对本行领导人的任免的文件【永久】3、本行对下级部门负责人及本行内部机构负责人任免的文件材料【30年】4、本行对管理人员的资格审查的请示及上级部门的批复【永久】5、本行员工录用、转正、定级、调配、停职、辞退、离退休、死亡等方面的文件材料【30年】6、本行制定的有关劳动纪律方面的文件【30年】7、本行劳动合同、劳动争议等方面的文件【30年】8、本行工资分配、绩效考核等方面的文件【30年】9、本行及有关部门专业技术职称、职务评聘等方面的文件材料【30年或10年】10、本行及有关部门养老保险、医疗保险及失业保险等方面的文件材料【30年或10年】11、本行培训、任职资格考试等方面的文件材料【10年】12、本行行政关系介绍信及存根【30年】13、本行员工花名册【永久】14、本行内设机构、分支机构管理方面的文件【30年】十一、党群、纪检、工会类1、本行党建、纪检等方面的规定、制度、方法【永久】2、本行党委会议记录、纪要【永久】3、本行党委、党组成员任免材料【永久】4、本行党、团员关系介绍信、证明信存根【永久或30年】5、本行党委在工作中形成的文件材料【永久或30年】6、上级部门、有关部门党建工作方面的文件材料【10年】7、授予省级以上的先进单位、先进个人及劳动模范反面的文件材料【永久】8、授予市级先进单位、先进个人及劳动模范方面的文件材料【30年】9、本行员工花名册【永久】10、本行团员花名册【30年】11、本行在各项政治活动中形成的文件材料重要的【30年】一般的【10年】12、本行及上级部门、有关部门纪检、检查工作中形成的报告、调查资料、备忘录文件材料重要的【30年】一般的【10年】13、本行对重大案件相关人员处分的文件材料【永久】14、上级部门、有关部门及本行对重大案件事故调查处理的文件材料【永久】15、本行有关各项业务技术比赛、文件活动、经验交流、职工福利方面的文件材料【10年】。
进出口企业外贸单证保管管理制度
进出口企业外贸单证保管管理制度1.目的为了规范公司进出口单证资料管理，明确公司单证保管员的单证管理工作责任，对公司客户的单证进行有效、合规的管理，以便公司有关部门和人员查询和调阅，特制定本制度。
2.适用范围公司国际物流部及运输本部所有员工。
3.职责和权限3.1国际物流部单证保管员负责对进出口单证的保存登记、保管、过期销毁处理。
3.2人事行政部档案管理员负责进出口单证过期销毁的监督管理。
4.进出口单证保管工作流程4.1需要保管的进出口单证范畴4.1.1客户提供的进口单证：采购合同、发票（invoice）、装箱单（PaCking1ist）＞提单（B/D、报关委托书、原产地证明或声明，以及其他必备的特殊单证：加工手册、免表、无木质包装证明、电放保函（电放提单必须）、保险单、进口许可证、有关批文、进口机电证、进口配额证明等。
4. 1.2客户提供的出口单证：发票（invoice）、装箱单（packingIiSt）、订舱委托书（shippingorder）,出口报关单、商检单（或通关单）、报关委托书、手册等全套出口单据。
4.13其他文件和记录：为客户所提供资料与公司相关操作人员的操作过程产生的第三方签发文件（提货单、CeC证明、仓单等）及各种单证复核记录。
4.2进出口单证保管模式公司进出口单证保管采用纸制与电子存档两种模式，电子档资料从电脑中拷贝到专用的储存硬盘中，硬盘存入人事行政部专用的保险柜；纸制单证按时收缴存入公司档案室。
每一票进出口纸制存档与电子存档的内容汇总起来要确保此票进出口单证数量完整、准确。
4.3进出口单证保管频次及期限要求4.3.1进出口单证保管频次a）电子数据拷贝，每个月第一个星期的周三由单证保管员从各操作人员电脑中拷贝到硬盘中，（硬盘容量最低为2T）当场检查实际备份情况，并填写《进出口单证电子档案拷贝记录表》予以确认完成拷贝；公司要求的相关客户、资源类的数据按公司相关要求上传微信云盘。
银行工作中外汇交易资料的保存要求
银行工作中外汇交易资料的保存要求随着全球经济的发展和国际贸易的日益繁荣，外汇交易已成为银行业务中不可或缺的一部分。
外汇交易涉及到大量的资料和信息，如何妥善保存这些资料，不仅关乎银行的合规性，也直接影响到客户的权益。
本文将探讨银行工作中外汇交易资料的保存要求，并提出相应的建议。
首先，银行在进行外汇交易时需要保存客户的身份证明文件。
根据相关法律法规的规定，银行在开展外汇交易时必须核实客户的身份信息，包括身份证、护照等有效证件。
这些身份证明文件是客户身份真实性的重要证据，银行应该妥善保存，以备日后审计或纠纷解决之需。
为了保护客户的隐私和信息安全，银行应采取相应的措施，如加密存储、权限管理等，确保这些敏感信息不被泄露或滥用。
其次，银行还需要保存外汇交易的相关凭证和合同文件。
外汇交易涉及到交易确认、交易指令、交易报告等一系列凭证和文件，这些文件记录了交易的基本信息、交易双方的权益和责任等重要内容。
银行应按照规定的期限保存这些凭证和文件，以备日后的审计、调查或纠纷解决之需。
同时，为了方便查询和管理，银行应建立完善的档案管理系统，确保这些凭证和文件能够及时、准确地找到。
此外，银行还应保存外汇交易的交易记录和报表。
外汇交易的交易记录包括交易日期、交易金额、交易货币等信息，这些记录是银行进行交易核对和结算的依据。
银行应当按照法律法规的要求，保存一定期限内的交易记录，并及时报送相关的交易报表。
这些交易记录和报表不仅是银行内部管理的重要依据，也是监管机构对银行合规性的重要参考。
因此，银行应建立健全的交易记录和报表管理制度，确保这些信息的真实性、完整性和及时性。
最后，银行还需要保存外汇交易的风险管理和合规性审查文件。
外汇交易存在一定的风险，银行需要制定相应的风险管理措施，并保存相关的风险管理文件。
另外，银行还需要对外汇交易的合规性进行审查，确保交易符合法律法规的要求。
这些风险管理和合规性审查文件是银行内部控制和外部监管的重要依据，银行应妥善保存这些文件，并定期进行复核和更新。
外贸公司文件管理制度模板
外贸公司文件管理制度模板1.文件归档管理1.1 文件保管责任1.1.1 每个部门设立文件管理员，负责本部门文件的归档、查阅、借阅和销毁等管理工作。
1.1.2 文件管理员应及时整理部门文件，并按照规定归档至相应的文件柜或电子数据库中。
1.2 文件存储要求1.2.1 所有文件必须按照一定的分类和编号规则进行归档，确保文件存档系统化和有序性。
1.2.2 重要文件需备份至电子文档，确保文件安全性和可追溯性。
1.3 文件查阅管理1.3.1 员工在需要查阅文件时，需提出书面申请，并由文件管理员进行协助查询，并记录文件查阅情况。
1.3.2 针对机密文件或涉及商业机密的文件，需经过相关领导审批后方可查阅。
2.文件传递管理2.1 文件传递方式2.1.1 文件传递可通过邮件、传真、快递等方式进行，传递文件内容需明确，并确认接收方已收到。
2.1.2 机密文件或重要文件需加密传输，确保信息安全性。
2.2 文件传递记录2.2.1 文件传递需在传递记录中进行登记，包括文件名称、发送方、接收方、传递时间等信息。
2.2.2 每个部门需建立传递记录档案，对文件传递情况进行备份和存储。
3.文件销毁管理3.1 文件销毁程序3.1.1 文件管理员应及时清理和整理过期或无用的文件，提出销毁申请，并经过相关部门领导批准后方可销毁。
3.1.2 文件销毁需在文件销毁记录中进行登记，包括文件名称、销毁时间、销毁方式等信息。
3.2 文件销毁方式3.2.1 文件销毁可通过机密粉碎、焚烧等方式进行，确保文件内容无法恢复。
3.2.2 对于涉密文件的销毁，需进行特殊处理，确保不泄露机密信息。
以上为公司文件管理制度模板，所有员工应遵守并执行以上规定，确保公司文件管理工作的规范性和高效性。
外贸公司档案管理制度
一、总则为加强外贸公司档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。
二、档案管理范围1.公司内部各类文件、资料、图表、照片、录音、录像等。
2.公司对外签订的各类合同、协议、函件等。
3.公司各项业务活动产生的各类文件、资料。
4.公司各部门、各项目的档案。
三、档案管理制度1.档案收集（1）各部门、各项目在业务活动中产生的档案，应及时收集整理，并于归档前报公司档案管理部门审核。
（2）公司内部文件、资料、图表、照片、录音、录像等，由各相关部门或个人在产生后及时报送档案管理部门。
2.档案整理（1）档案整理应按照档案分类、编号、装订、装盒等要求进行。
（2）档案分类应遵循便于查找、利用的原则，实行一级分类、二级分类、三级分类。
（3）档案编号应按照档案分类、年代、顺序等进行。
3.档案保管（1）档案保管应按照档案的保存期限、保存条件等进行分类存放。
（2）档案库房应保持通风、干燥、防潮、防尘、防虫、防火、防盗等。
（3）档案管理人员应定期检查档案保管情况，发现问题及时处理。
4.档案利用（1）档案利用应遵循真实性、完整性、保密性原则。
（2）档案查阅、复制、借阅等，需填写《档案查阅申请表》，经档案管理部门批准后方可进行。
（3）档案管理人员应做好档案利用登记工作，对档案的查阅、复制、借阅等情况进行记录。
四、档案管理责任1.公司档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用等工作。
2.各部门、各项目负责人负责本部门、本项目的档案管理工作。
3.档案管理人员应具备一定的档案管理知识和技能，严格执行档案管理制度。
五、奖惩1.对认真执行档案管理制度，成绩显著的单位和个人，给予表彰和奖励。
2.对违反档案管理制度，造成档案丢失、损坏、泄密的单位和个人，依法依规进行处理。
六、附则1.本制度由公司档案管理部门负责解释。
2.本制度自发布之日起实施。
银行工作中组织和管理资料的工具推荐
银行工作中组织和管理资料的工具推荐在现代社会中，银行作为金融机构的重要组成部分，承担着资金存储、贷款发放、理财投资等重要职责。
然而，随着金融业务的不断拓展和发展，银行工作中的资料管理和组织变得异常繁琐。
为了提高工作效率和准确性，银行需要寻找适合的工具来帮助组织和管理资料。
本文将介绍几种推荐的工具，以帮助银行实现高效的资料管理。
一、电子文档管理系统电子文档管理系统是一种集成了文档扫描、存储、检索和共享等功能的软件系统。
在银行工作中，大量的文件和资料需要被扫描、存储和管理。
传统的纸质文档管理方式不仅浪费时间，而且容易造成文件遗失和混乱。
而电子文档管理系统可以将文档数字化，并通过关键字搜索和分类整理功能，快速定位和检索所需文件。
此外，系统还可以设置权限，保护敏感信息的安全性。
因此，银行可以考虑引入电子文档管理系统，提高资料管理的效率和准确性。
二、协作办公平台协作办公平台是一种集成了文件共享、在线协作和任务管理等功能的软件平台。
在银行工作中，不同部门之间需要频繁地共享文件和信息，并进行协作处理。
传统的邮件和纸质文件传递方式效率低下，容易产生沟通误差。
而协作办公平台可以实现实时的文件共享和在线编辑，多人协同编辑同一份文件，大大提高了工作效率。
此外，平台还可以设置任务和提醒功能，帮助员工及时处理工作，提高工作的组织性和协调性。
三、数据分析工具在银行工作中，大量的数据需要被分析和处理。
传统的数据处理方式需要耗费大量的时间和人力，而且容易产生错误。
而数据分析工具可以帮助银行快速、准确地分析和处理数据。
例如，数据可视化工具可以将数据以图表的形式展示，直观地呈现数据的趋势和规律。
此外，数据挖掘工具可以通过算法和模型，发现数据中的隐藏信息和规律。
因此，银行可以考虑引入适合的数据分析工具，提高数据处理的效率和准确性。
四、项目管理工具在银行工作中，各种项目和任务需要被合理地规划和管理。
传统的项目管理方式往往依赖于纸质文件和会议记录，容易造成信息的遗漏和混乱。
外贸业务员工作职责范围模版（六篇）
外贸业务员工作职责范围模版外贸业务员是负责拓展国际市场、开展国际贸易活动的专业人员。
他们的工作职责范围涉及市场调研、客户开发、订单管理、物流协调、售后服务等多个方面。
下面是一个外贸业务员工作职责范围的模板，共有五个方面，每个方面包含若干具体的职责描述。
1. 市场调研1.1. 跟踪国际市场，并关注市场动态与发展趋势；1.2. 分析各国市场的需求、竞争与潜力，为公司制定市场战略提供参考；1.3. 定期撰写市场分析报告，对公司决策提供可靠的数据支持；1.4. 协助上级进行市场定位和产品定位研究，确定产品的国际营销策略。
2. 客户开发2.1. 筛选符合公司需求的潜在客户，积极开展客户拓展工作；2.2. 建立并维护与国外客户的良好关系，寻求长期合作机会；2.3. 向客户介绍公司产品和服务，提供专业的咨询和建议；2.4. 参与国内外展会和商务洽谈活动，扩大客户资源和市场份额；2.5. 跟踪客户订单进展，及时解决订单相关问题。
3. 订单管理3.1. 跟踪客户订单，及时与客户进行沟通，确保订单信息的准确性；3.2. 配合内部相关部门进行生产计划和供应链管理，确保订单的及时交付；3.3. 监督并管理订单的执行，确保订单过程中的各环节顺利进行；3.4. 解决订单执行过程中出现的问题，保持与客户的良好合作关系；3.5. 及时更新订单信息，并准确记录订单相关数据。
4. 物流协调4.1. 组织和安排货物出口的物流活动，包括货物运输、报关、保险等；4.2. 与国内外物流供应商保持良好的合作关系，确保物流运输的正常进行；4.3. 确保货物按时安全抵达目的地，与客户进行物流信息沟通；4.4. 解决物流运输过程中出现的问题，协调相关方面解决物流纠纷；4.5. 关注国际贸易法规和相关政策，确保货物的合法、安全运输。
5. 售后服务5.1. 跟踪客户订单的售后服务，及时回应客户的问题和需求；5.2. 协助客户解决售后质量问题，处理退换货事宜；5.3. 对产品的质量反馈进行整理和分析，提供改进意见和建议；5.4. 维护客户关系，及时向客户介绍新产品和促销活动；5.5. 收集客户反馈信息，不断改进售后服务的质量。
外贸单据归档制度范本
外贸单据归档制度范本一、目的为确保外贸业务的顺利进行，规范外贸单据的管理，提高工作效率，防范贸易风险，特制定本外贸单据归档制度。
二、适用范围本制度适用于我公司所有外贸业务产生的单据归档管理工作。
三、归档要求1. 单据完整性：确保所有外贸业务产生的单据齐全，包括合同、发票、装箱单、收汇水单、报关单（两联，出口退税联和出口核销联）、核销单、提单等。
2. 单据真实性：确保所有归档的单据真实反映外贸业务的实际情况，不得伪造、篡改、遗失。
3. 单据归档及时性：确保外贸业务完成后，相关单据及时归档，避免因延迟归档导致的不必要损失。
4. 单据分类清晰：按照外贸业务类型、时间段、客户等进行分类，便于查找和管理。
5. 单据保存期限：根据国家相关法律法规和公司规定，确保单据保存期限符合要求。
四、归档流程1. 业务完成后，由业务员对相关单据进行初步整理，确保单据完整性、真实性和归档及时性。
2. 业务员将整理后的单据提交给部门负责人进行审核，审核无误后，由部门负责人签字确认。
3. 部门负责人将审核无误的单据提交给档案管理部门，档案管理部门对单据进行归档。
4. 档案管理部门对归档的单据进行编号、登记，并建立索引，便于查找和管理。
5. 档案管理部门定期对归档的单据进行清理、整理，确保档案库房整洁、安全。
五、归档管理1. 档案管理部门应设立专门的档案库房，确保归档单据的安全、防潮、防晒、防虫蛀。
2. 档案管理部门应建立完善的档案管理制度，包括档案的借阅、复制、销毁等手续。
3. 档案管理部门应定期对归档单据进行审查，确保单据的完整性和真实性。
4. 档案管理部门应根据国家相关法律法规和公司规定，确保单据的保存期限符合要求。
5. 档案管理部门应建立归档单据的电子索引，提高查找效率。
六、监督与检查1. 公司定期对外贸单据归档情况进行监督检查，确保归档制度的执行。
2. 审计部门对公司归档单据的完整性、真实性和合规性进行审计，发现问题及时整改。
单证管理职责
单证管理职责单证管理是现代企业的重要一环，是企业运作中必不可少的部分。
单证管理职责包括文件管理、档案管理和信息管理等方面，以下从这些方面进行详细介绍。
一、文件管理：文件管理是指对企业各类文件及资料进行管理、组织和保存，确保文件的整齐、完整和实时。
文件管理的职责主要包括以下几个方面：1. 文件的收集和整理：负责收集企业各部门的文件、审批表格、合同协议等相关材料，并按照一定的规则和程序进行整理和归档。
2. 文件的分类和编号：对收集到的文件进行分类，将其归入相应的文件类别中，并为其编写编号，以便于后续的查找和管理。
3. 文件的存档和保管：将已整理和编号的文件按照一定的规则存放在文件柜或文件柜中，并做好相应的防火、防潮和保密措施，确保文件的安全和完好。
4. 文件的传递和传真：负责将需要传递和传真的文件及时发送给相关部门和人员，并确保文件的准确和完整性。
二、档案管理：档案管理是指对企业各类档案进行管理、保存和利用，保证档案的有效利用和合法保存。
档案管理的职责主要包括以下几个方面：1. 档案的建立和登记：负责对企业的各类档案进行建立和登记，确保档案的完整和准确。
2. 档案的保管和整理：将已建立和登记的档案进行保管和整理，确保档案的安全和完好。
3. 档案的利用和检索：负责根据业务需求，对档案进行及时的利用和检索，并提供相应的查询和复印服务。
4. 档案的销毁和移交：根据规定的档案保存期限，对已过期的档案进行销毁和移交，确保档案的及时清理和整理。
三、信息管理：信息管理是指对企业各类信息及数据进行管理、分析和利用，提供决策支持和战略指导。
信息管理的职责主要包括以下几个方面：1. 信息的收集和分析：负责收集企业的各类信息和数据，并进行汇总、整理和分析，为企业的决策提供参考。
2. 信息的存储和更新：将已收集和分析的信息进行存储和更新，确保信息的及时和准确。
3. 信息的共享和传输：负责将信息共享给相关部门和人员，并确保信息的传输的准确和安全。
铁路新客站汽车客运站智能化系统工程综合布线系统技术要求
铁路新客站汽车客运站智能化系统工程综合布线系统技术要求1.l系统概况本工程综合布线系统主要作为车站业务计算机网、办公计算机网、智能化计算机网络及电话语音通信系统的传输介质，同时为其它弱电系统提供一个综合的光纤、数据通信介质。
本系统数据及语音管理中心均设于负一层弱电中心机房，负责对整个建筑的布线系统主干进行管理，并统一提供对外连接服务。
系统管理中心至各楼层配线间的数据主干采用12芯多模光纤，语音主干采用传统大对数非屏蔽对绞电缆（UTP）。
数据水平布线采用六类非屏蔽对绞电缆，语音水平布线采用三类非屏蔽对绞电缆。
用户数据信息插座采用六类插座，语音信息采用三类RJll语音插座。
1.1.1工作区1）工作区数据跳线采用六类RJ45原装跳线。
1.1.2配线子系统1）信息插座面板要求采用原厂英式方形单孔/双孔面板。
2）信息插座面板底盒要求采用国标86型热镀锌金属底盒,暗装。
3）数据信息插座模块采用六类RJ45信息插座；语音信息插座模块采用三类RJll信息插座。
电缆连接应符合TIA/EIA568-B标准。
5）水平数据铜缆布线采用符合国际标准的六类4对非屏蔽双绞线；水平语音铜缆布线采用三类2对非屏蔽双绞线。
6）楼层配线设备：水平数据铜缆连接采用24端口RJ45标准模块式配线架；主干光缆连接采用LC连接头的19”光纤配线箱；水平语音铜缆、电话主干铜缆连接采用IlO型对插接式配线架。
光纤端接要求采用尾纤融接方式。
7）要求光纤适配器衰耗量小于0.2dB,光纤端接要求采用尾纤融接方式。
8）所有配线架均要求安装于19”机柜中，配线架应可前端施工及维护管理，并保证系统连接可靠、设备管理、维护便利。
9）楼层配线所有跳线应为原厂原装产品。
10）19"机柜应落地安装，机柜内应备有竖向跳线管理器、风扇、电源插座及门锁，并应考虑所有配线架及网络设备安装的容量，备有足够的预留空间。
1.1.3干线子系统1）语音主干采用大对数HYA电缆，每个语音信息点按主干1对铜缆配置，并留有10%以上的扩展余量。
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1 文档管理和记录保存1 文档管理和记录保存....................................................................................1‐3 1.1 手册管理..........................................................................................................1‐31.1.1 目的..............................................................................................................................1‐31.1.2 定义..............................................................................................................................1‐31.1.3 原则..............................................................................................................................1‐41.1.4 适用范围......................................................................................................................1‐41.1.5 制定依据......................................................................................................................1‐41.1.6 手册的管理和控制......................................................................................................1‐51.1.7 手册的管理程序..........................................................................................................1‐51.1.8 手册的编写格式..........................................................................................................1‐91.1.9 手册配置清单..............................................................................................................1‐91.1.10 使用手册清单：....................................................................................................1‐101.2 地面运行文件管理.........................................................................................1‐121.2.1 一般规定....................................................................................................................1‐121.2.2 外来文件的控制........................................................................................................1‐121.2.3 未包含在手册中的管理性文件................................................................................1‐141.2.4 民航管理新规章及文件发布....................................................................................1‐141.2.5 运行文件的废止........................................................................................................1‐141.3 文件和记录的保存.........................................................................................1‐141.3.1 总则............................................................................................................................1‐141.3.2 保存记录和信息的范围............................................................................................1‐15本页有意留空1文档管理和记录保存1.1手册管理1.1.1目的1.1.1.1本手册作为南航运行手册的组成部分，是南航加强对国际航空运输地面服务保障业务的管理、保护南航和顾客的合法权益、维护正常航空运输秩序的基本依据，也是南航检查和考核国际运输工作的标准。
南航地面服务工作人员（包括南航的地面服务代理人），在办理南航国际运输业务的地面服务保障业务时必须遵守的规定。
1.1.1.2确保地面服务保障手册与国家法律、民用航空管理规章以及南航运行手册的符合性，切实起到为保证南航运行安全和正常提供政策依据的作用；1.1.1.3防止使用未经批准或废止的南航地面服务保障业务手册、业务标准和程序，避免对南航运行安全和正常造成负面影响；1.1.1.4规范南航运行手册的管理工作，确保南航运行手册政策标准的一致性以及手册的现行有效。
1.1.2定义1.1.2.1地面服务保障业务手册：（1） 是指南航为实施地面运行的全体地面服务工作人员提供使用和指导操作，并报经局方批准/认可或南航领导批准后方可实施的与地面运行有关的各种版本的手册、大纲、程序和检查单的总称；（2） 南航所有包含与地面运行有关的信息和/或指南的文件都应在地面服务保障业务手册中公布和提及。
1.1.2.2受控电子文件/E-mail受控电子文件是指以E-mail形式传递的受控文件。
1.1.2.3受控电子文件夹/记录夹在计算机上建立并维护，用以承载受控电子文件/记录的文件夹。
1.1.3原则1.1.3.1地面服务保障手册应包含必需的指令和信息，使有关运行人员能安全地完成所负担的工作职责；1.1.3.2地面服务保障手册应使用中文写成，采用易于修订的形式，并在有关的每一页上标注最后修订的日期；如在运行中使用了不熟悉中文的人员，则应当为其提供相应文字的英文手册，并且应当保证这些手册的一致性和同等有效性；1.1.3.3中国南方航空股份有限公司承运国际旅客、行李、货物等，必须严格遵守中国政府的法令、规定。
1.1.3.4地面服务保障手册的编写应充分考虑人的因素：（1） 在文件准备上采用可使用的格式，适应适当的阅读水平和要求的技术能力，文字表达清晰、准确；（2） 通过使用有效和一致的标签、标识、颜色、术语、缩略语、格式和数据帮助使用者阅读，保证使用者需要完成指定的工作时可以快速查找所需信息；（3） 编写的运行程序应简洁、一致并易于使用；（4） 使用可以理解当前的情况并预计得到将来的运行情况；（5） 尽量减少对特殊或独有的运行技术、技巧、工具或特性的要求，采用主观和客观的方法，分析运行人员在身体上、心理上和决断方面的资源的要求。
1.1.4适用范围1.1.4.1本手册中的规则除以下1.1.4.2、1.1.4.3、1.1.4.4 中另有规定外，适用于由南航以民用航空器运送旅客、行李、货物等而收取报酬的国际航空运输；1.1.4.2除免费运输条件、合同、票证另有规定外，本手册亦适用于免费运输；1.1.4.3根据南航包机合同提供的运输，本手册仅适用于该包机合同和包机客票的条款中所涉及的范围；1.1.4.4根据本手册所签订的运输合同中，如果含有与国家法律、政府规定、命令或要求不一致的条款，除不一致的条款外，运输合同中的其余条款仍然有效；1.1.4.5本手册与《地面服务保障手册（国内业务）》共同构成地面服务保障业务标准和要求，《地面服务保障手册（国内业务）》中与国际业务共性要求的部分可参照本手册。
1.1.4.6本手册由中国南方航空股份有限公司负责解释。
1.1.5制定依据1.1.5.1编写本手册的主要依据是《中华人民共和国民用航空法》和中国民用航空局下发的《中国民用航空旅客、行李国际运输规则》及批准的《中国南方航空股份有限公司旅客、行李国际运输总条件》； 1.1.5.2参照了我国已经批准或加入的有关航空运输国际公约的有关规定和国际航协IATA的有关运输业务标准，以及民航局的有关运输业务文件的要求和南航的运行政策、规定。
1.1.5.3本手册中的用语，除具体条款中有其他要求或另有规定外，含义见《中国南方航空股份有限公司旅客、行李国际运输总条件》。
1.1.6手册的管理和控制1.1.6.1手册的管理（1） 南航股份公司地面服务保障部负责手册的集中管理、有效性以及具体发放和手册控制号的登记工作，并保存手册发放清单，同时将手册发放清单，包括手册控制号、持有人名称和修订状态等，报南航运行标准管理部备案。
（2） 各手册接收单位应指定专人，受本部门负责人委派负责本单位手册的具体管理工作，包括手册的接收和发放，以及接收对手册的更新及插页。