信息文书与档案管理-文书管理

国家档案局2023年12月18日公布的《机关文件材 料归档范围和文书档案保管期限规定》对机关文件材料归 档和不归档的范围有明确规定。属于归档范围的是：反映 本机关主要职能活动和根本历史面貌的，对本机关工作、 国家建设和历史争论具有利用价值的文件材料；机关工作 活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭 证价值的文件材料；本机关需要贯彻执行的上级机关、同 级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；其他 对本机关工作具有查考价值的文件材料。
【分析提示】
秘书选择的归档文件分类的方法不适宜。应依据本单位的规模、 部门设置等选择分类方法。依据这一公司的实际状况应选择年 度-问题-保管期限分类法。
第一节 文书治理概述
一、文书治理的概念
文书治理的概念有广义和狭义两种。广义的文书治 理，是指从文书的形成、流转到文书的保管、利用，乃 至文书的清退、立卷、归档、销毁等文书工作全部环节 上的组织、领导和掌握。狭义的文书治理，即是文书的 整理归档，是指将处理完毕的、具有肯 定查考利用价值的、应作为档案保存的 文书材料，依据它们在形成过程中的联 系进展分类整理，装盒归档，从而使之 有序化的过程。我们这里指的是后者。
〔4〕便于阅读利用。 便利阅读利用是文书
治理的根本原则。由于所 保存的文书资料都是有肯 定的查考利用价值的，阅 读利用便是归档文书材料 价值的表达，也是文书治 理的根本目的。 失去这 个目的，文书整理归档工 作就变得毫无意义。
三、文书治理工作改革
在广泛征求和总结文书档案工作实践阅历的根底上，国 家档案局2023年12月6日公布了《归档文件整理规章》，自 2023年1月1日起施行。其内容主要是以“件”取代“卷”，以 “案盒”取代“案卷”，以文书整理分类的年度、机构〔问题〕、 保管期限方式取代“六个特征”〔‘问题特征、作者特征、文种 特征、时间特征、地区特征、通讯者特征〕的文书整理方法 等。传统的文书立卷方法是：运用文件的“六个特征”，把本 单位形成的全部文件进展区分和初步组合，然后检查、调整 卷内文件，拟写案卷题名，排列卷内文件和编号，填写名目、 备考表和案卷封面，装订案卷。
交接双方应依据名目具体清点。经过认真核对后， 交接双方如确认无误，即可履行签字手续，并将名目中 的一份由档案部门签字后，交还移交单位妥当保存。必 要时，移交单位须编写归档文书资料简要说明，交接双
学问链接：
机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定 〔2023年12月18日〕
第一条 为便于各级党政机关和人民团体〔以下统称 机关〕正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保 管期限，使所保存的档案既能反映机关主要职能活动
〔3〕安全保密。 文书中有相当一局部具有保密性，尤其是党政机关涉及到
党和国家的机密的一些文书，以及企事业单位的一些涉及商业 隐秘的文书，假设治理上稍有不慎，就会造成泄密问题，造成 的损书治理的重要原则。一般的隐秘文件也涉及到在肯定时期、 肯定范围内的保密问题，同样要遵循安全保密的原则去治理。 另外，保证文件的完整无损，也属于安全的范畴。
〔二〕本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务 性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无 特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、 记录， 机关内部相互抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务 形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料； 〔三〕同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不 需办理的抄送文件材料； 〔四〕下级机关的文件材料中，供参阅的简报、状况反映，抄 报或越级抄报的文件材料。
(三)本机关职能活动中形成的重要业务文件材料； (四)本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综 合统计报表等； (五)本机关机构演化、人事任免等文件材料； (六)本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料； (七)上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料； (八)同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等 文件材料。
一般而言，但凡反映本单位根本职能活动的，具有查考利用 价值的文书材料，均属归档范围。需要指出的是：应归档的文 书材料，除了正件外，还包括它的附件；除了经过登记的，还 包括未经过收发登记的，如会议文件、调查报告、访问记录、 合同契约等。
在实际工作中有两种状况应引起留意：一种是机关形成的文 件并不都具有查考价值，只有一局部有价值，“有文必档”是错 误的。另外一种是有些文件虽有肯定的参考价值，但它所能发 挥出的作用及所制造的价值低于保管它所要付出的代价，这类 文件不应当归档。
第八条 定期保管的文书档案主要包括： 〔一〕本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料； 〔二〕本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料； 〔三〕本机关人事治理工作形成的一般性文件材料； 〔四〕本机关一般性事务治理文件材料； 〔五〕本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示， 一般性工作报告、总结、统计报表等； 〔六〕上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料； 〔七〕上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻 执行的文件材料；
二、文书治理的原则
文书治理应遵循如下原则：
〔1〕遵循文书形成的客观规律。 文书是机关企事业单位工作活动的客观反映。各个机关
的工作都是有规律的、按打算来完成的。例如要完成一项工 作任务，事先要筹划安排，必要时要上级领导部门请示，执 行状况要上报下达，工作进展过程中要总结阅历教训，工作 完毕要汇报总结、统计整理等，每个步骤都会有相关的文书 产生。因此，做文书治理工作时，应当依据文书的形成规律， 以反映出单位工作活动的真实面貌。
其次节 文书的归档
文书部门在对上一年的文书整理之后，定期移交到档 案部门，这就是文书的归档工作。文书归档是机关单位档 案收集的最主要渠道，归档文书的数量和质量直接关系到 档案工作的质量。文书的归档环节标志着文书处理工作的 完毕，同时也是文书治理工作的开头。
文 书 归 档 工 作
一、归档范围
归档范围，是指办理完毕的文书材料应当归档及不应当归档 的范围。应当或者不应当归档，主要取决于这些文书本身的保 存价值。
四、归档手续 文书处理部门或业务部门向档案部门移交文书资料
前，要对已排列的档案盒依据挨次进展登记，形成一个 档案盒名册，它是以档案盒为单位编制的名目，它的工 程与档案盒脊部的内容一样，即全宗号、年度、保管期 限、起止件号、盒号、机构〔问题〕等。
编制此名目的目的在于可以作为档案部门移交文书 资料的依据和凭证，便于统计档案盒的数量。
〔2〕区分文书的不同价值。 机关企事业单位在工作中形成的文书很多，虽然都是历史
的记录，但它们的记录价值各有不同。有些是要永久保管的， 最能反映单位的根本职能活动；有些是较长一段时间内有查考 利用价值的；有的则只是在短时间内有查考利用的价值。这就 需要在文书治理中区 分它们的不同价值， 分开进展整理，以便 今后对失去查考利用 价值的按规定销毁。
文书治理
了解文书整理与归档的含义、整理归档的条件范围和质量 要求；
理解文书整理的根本原则； 生疏和区分文书“件”与“卷”、“案盒”与“案卷”的区分； 把握文书整理与归档的方法步骤； 把握文书系统整理的方法要求，会对案盒内文件进展排列、 编号，会填写文件名目、备考表等。
【引导案例】
某公司是一家中小型公司，秘书李力兼管档案工作，她承 受组织机构-年度-保管期限分类法对归档文件进展分类。公 司成立9年多来，总经理换了三任，由于治理活动的需要， 内部组织机构变化频繁，部门的调整变化很大，而李力承受 的归档文件的分类方法始终没变。一天，总经理要查一份5 年前的文件，由于部门变动的频繁，李力已经记不清这份文 件的形成部门了，结果查翻遍全部的档案柜，才这到这份文 件。类似的状况还发生屡次。
机关应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理 单的，应与文件正本、定稿一并归档。
第十一条 机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原 件由主办机关归档，其他机关将相应的复制件或其他形式的副 本归档。 第十二条 各机关应依据本规定，结合本机关职能和各部门工 作实际，编制本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限 表，经同级档案行政治理部门审查同意后执行。
全部案卷整理完毕后，再依据保管期限——年度——组 织机构〔问题〕的方法进展案卷排列并编制案卷名目，最终 移交给档案部门。
改革后，则是将归档文书以“件”为单位进展装订。一般 以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为 一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报 表、名册、图册等一册〔本〕为一件。来文与复文可为一件。 然后按年度——机构——〔问题〕——保管期限或保管期 限——年度——组织机构〔问题〕等方法进展分类、排列、 编号、编目、装盒，填写档案盒封面、盒脊及备考表等工程。
三、归档要求 归档要求主要是指对归档文件的质量要求，如完整
性、系统性等。 完整性指机关办理完毕的、对今后有保存价值的文
件应收集齐全，不能残缺不全。 系统性指对要归档的文件应按《归档文件整理规章》
的要求进展根本的分类、组卷、和编目，并注明保管 期限，以便于档案部门进一步加工整理。
另外，文件的制成材料要符合肯定的标准，杜绝不 宜保存的制成材料流入档案部门，比方以铅笔、红墨 水、复写纸等作为书写材料的文件，卷皮、卷盒尺寸、
不属于归档范围的文书材料主要包括：
重份文件； 一般事务性的无查考、保存价值的文件； 未成文的草稿及一般性文件的历次修改稿； 未经会议争论，未经领导批阅、签发的未生效文件； 同本单位主管业务无关的文件和非隶属单位送来参考的文件； 本单位领导兼任其它单位职务形成的文件； 下级单位的文件材料中，供参阅的简报、状况反映，抄报或越 级抄报的文件材料等。
第五条 凡属机关归档范围的文件材料，必需按有关规 定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一治理， 任何个人不得据为己有或拒绝归档。 第六条 机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。 定期一般分为30年、10年。 第七条 永久保管的文书档案主要包括： (一)本机关制定的法规政策性文件材料； (二)本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文 件材料；
〔八〕同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请 示与本机关的复函、批复等文件材料； 〔九〕下级机关报送的年度或年度以上打算、总结、统计、 重要专题报告等文件材料。 第九条 机关形成的人事、基建、会计及其他特地文件材料的 归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。 第十条 机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进展 相应归档。
有垂直领导关系的中心、国家机关应依据本规定，结合本系 统工作实际，编制本系统的文件材料归档范围和文书档案保管 期限表，并经国家档案局审查同意后执行。
状况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，依据 《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案
法实施方法》，制定本规定。
第三条 机关文件材料归档范围是： 〔一〕反映本机关主要职能活动和根本历史面貌的，对本机关工 作、国家建设和历史争论具有利用价值的文件材料； 〔二〕机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等 方面具有凭证价值的文件材料； 〔三〕本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料； 下级机关报送的重要文件材料； 〔四〕其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。 第四条 机关文件材料不归档范围是： 〔一〕上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材 料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄 件等；
二、归档时间
《机关档案工作条例》规定，文书整理部门应将 办理完毕的文件于其次年的上半年向档案部门移交。 对于文件形成规律较为特殊或专业性强、驻地分散 的机关文件，以及有关部门在肯定时间内常常需要 利用的文件，为了便于实际工作的查考和利用，可 以适当延长归档时间，但一般不要超过两年。
在一些较小的单位，由于办事人员较少，往往 由秘书兼职档案工作，可以实行随办随归的方法。