大连鸿源机械制造有限公司-文件和记录控制程序
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4.4.5文件如丢失，应向文件管理员领导提出书面申请，经批准后由文件管理人员补发，丢失文件一旦找回，应立即上文件管理员并销毁.
4.4。6文件持有人应确保文件的清晰、整洁和完好.
4。5 质量记录填写
4.5。1质量记录填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改；如因某原因不能填写的项目，应能说明理由，并将该项用单杠划去。各相关栏目签名不允许空白。
4.9。1有效文件经多次修改或文件需进行大幅度修改或经评审决定换版时，可进行换版,原版次有效文件相应作废，按原发放范围，发放程序换发新版本。
4.9。2换发新版时，原版次有效文件由部门文件管理员收回交总办文件管理员作好标记，并及时销毁，需作资料保留的加盖“作废存查”印章后方可留用。
4.10 外来文件控制
设备设施检验记录
2
本部门
整机检验记录
2
本部门
成品检验记录
2
本部门
出货检验记录
2
本部门
各类检验记录统计分析报告
2
本部门
让步（特采）记录
2
采购部
品质异常报告
2
本部门
不合格品报告及处理记录
2
本部门
仪器检验记录
2
本部门
7
人 力 部
员工教育训练记录
员工离职为止
本部门
公司规定会议记录
1
本部门
受控文件清单
A04.01
C
研制文件
设计方案、图纸、工艺,公司的产品技术标准、采购标准；
国家或行业技术标准；
D
加工文件
设备清单；
设备资料；
E
采购文件
模型模具清单
供方产品资料；
F
质保文件
售后服务文件、质保文件、质保记录文件；
G
人力文件
人事文件、行政文件、财产文件；
H
财务文件
公司的财务文件；
政府的税务文件
以上各部门记录表单由各自负责人保证其正常运作、保管、汇总和销毁；
4。5.2如因笔误或计算错误要修改原数据,应采用单杠划去原数据，在其上方填上修改后的数据，签上修改人的姓名及日期。
4。6 记录文件的保存、保护
4.6。1所有的记录须保持清洁，字迹清晰。须将记录存放于通风干燥的地方，以免损坏、丢失或霉变。各部门记录的保存期限按“记录保存年限表"（表一）执行,并作好妥善保护.
文件和记录控制程序
版本 C/0
共5页 第3页
文件编号
A04
4。7 文件的归档和管理
4.7。1有效文件发布后，由各部门负责人进行适当标识,归档的有效文件需列入公司《受控文件清单》。文件应有序、分类地加以保存便于识别、存取和查阅.
4。7.2公司文件控制状态分“受控”和“非受控"。
4。7.3文件使用者应持有加盖公司专用“受控”印章的有效文件，以便于识别.
理
办
管理评审记录
3
本部门
文件管制记录
3
本部门
内部品质稽查记录
1
本部门
外审不合格报告及处理单
1
相关部门
2
销
售
部
订单及相关记录
2
本部门
客户抱怨处理
2
质保部
合同评审表
1
本部门
3
研制一、
二、三部
样品确认测试记录
2
质保部
工程变更记录
2
本部门
图纸管制一览表
2
档案员
4
加
工
部
生产计划单
2
各生产车间
生产(日、周、月）报表
3.4。3销售部、研制部、加工部、采购部、质保部、人力部、财务部的文件存档管理，由部门负责人或专人保管。经总经理授权可由专人监督检查。
4． 程序
4。1 文件分类和各部门编号
编号
文件类别
文 件 范 围
内部文件
外部提供的文件
A
公司文件
管理文件、工作标准、规章制度、质量手册；
政府文件；
B
销售文件
顾客提供的文件；
4。4.2发放有效文件时，发放人填制《文件发放登记表》由领取文件人员签名登记。
4。4。3不属文件发放者,确因工作需要，可向文件管理部门负责人申请同意后向保管人员借阅，必须建立借阅手续。
任何人不得擅自复印，或向与各管理体系运行无关的人员，特别是公司外部人员提供有效文件。
4.4.4文件破损，影响使用时,可由部门领导或者文件管理人员向公司文件管理人员提出申请置换.文件必须上交,文件管理人员登记后销毁.
4。2 文件的顺序编制
4。2.1文件编号
例：B02.01。04
B是表示销售部门文件，02表示销售部文件的第二大项文件的序号，01是第二大项的01分类文件,04是表示02大项文件01分类文件的04小项序号文件.
注：设计、工艺文件的编号按《设计、工艺文件和零件识别编排方法》。
4.2。2标识（加工控制程序）
3。 职 责
3。1 文件编制/修改/发布：人力部
3.2 文件审核:管理者代表
3.3 文件批准：总经理
3.4 文件归口部门：文管员
3。4。1技术文件、技术图纸、技术资料、设备资料、采购资料、基建资料的纸文件存档在档案室，以上电脑文件各部门负责人存档并存档在总经理处备份。
3。4。2公开管理文件存档于总经理办文管员。
4。3 文件的编写、审核、批准和发布
4.3。1质量手册由“手册编写小组”编写，由管理者代表审核，总经理批准。
4.3.2文件编写原则(附页）
4.3。3以上4.1的各文件由其部门负责人组织起草编写,逐级向上申请,并经部门总监审核、有关部门会审、总经
理批准后执行、存档。
4。4 文件的发放和保管
4.4.1有效文件的发放对象及数量由各部门《受控文件发放范围审批表》内确定,由管理者代表批准《受控文件发放范围审批表》,各部门将文件分发至相关部门负责人,相关部门再发至有关岗位。
钢材材质：红色表示40Cr，黄色表示:20CrMnTiH,蓝色表示42CrMo,未标色表示A3，其它材质文字说明并单独放置；
零件过程质检标识：红色报废，绿色合格，黄色让步，未标识为未检，其它打印合格、不合格，并有终检员的印签；
4.2.3印章分工
编制/日期
审核/日期
批准/日期
文件和记录控制程序
版本 C/0
4.10。1上级颁发的指导性文件、公司收集的有关文件、直接引用的外来文件、顾客或供方提供的资料或文件其归口部门应进行确认，识别其适用性（非有效文件经各部门负责人审核，文管员销毁)，由各归口文件管理员负责整理归档填于《外来文件登记表》，并按本程序受控文件管理的有关规定控制其有效性.
4。11 文件的评审
序
号
文件编号
文件名称
发放范围
份数
编制/日期
审批/日期
文件收发登记表
A04。02
文件名称
文件编号
发放日期
接收部门
分发号
签收
变动情况
“变动情况”填写：修订标记填写“次数”，回收填写“日期"，作废填写“废”
发放人:
文件修改单
A04.03
文件名称
文件编号
原制定、修订部门/人员
本次修订内容概要
编制：年月日
相关行为、纠正、预防措施（相关涉及事项、过程、资源处理)
4.7。4加盖“非受控”印章即为非受控文件，不得再与各管理体系运行有关的工作场所使用,发至外单位或者顾客的文件为非受控文件.
4。7.4部门建立“受控文件清单"并于年初提出有效版本清单及修改一览表.
4.7.5存入软盘的有效文件应进行适当标识，编目、由各部门指定专人保管，更改和换版时及时更改。
4。8 文件的更改
共5页 第2页
文件编号
A04
序号
名称
管理人
序号
名称
管理人
01
公章
常务副总
12
受控章
管理者代表
02
采购合同专用章
03
合同专用章
销售常务副总监
04
销售部(章)
05
骑缝章
06
发票专用章
销售管理组长
07
现金收讫(章）
出纳
08
人事处、行政处（章)
人力副总监
09
质保处（章)
质保副总监
10
财务用章
财务总监
11
法人（章）
文件名称
作废原因
份数
换版
过期
损坏
其他
销毁
保留
编制/日期
审批/日期
受控记录清单
A04.06
序
号
用部门
归档部门
编制/日期：
6。5 A04.05《作废文件清单》。
6.6 A04。06《受控记录清单》。
文件和记录控制程序
版本 C/0
共5页 第4页
文件编号
A04
(图一）
（图一）
（图二)
文件和记录控制程序
版本 C/0
共5页 第5页
文件编号
A04
（表一）记录表单保存年限及发放范围
序号
管理部门
品质记录文件名称
保存年限
发放范围
1
总
经
1
各生产车间
生产异常报告及处理记录
1
研制各部计划员
设备保养记录
2
设备处
5
采
购
部
采购单
2
本部门
采购合约
2
本部门
供方评鉴表及合格厂商名录
2
本部门
进、领、退料及相关记录
2
本部门
库存品记录
2
销售部
6
质
保
部
进料检验记录
2
本部门
产品零件检验记录
2
本部门
加工、质保、办公 易耗品检验记录
2
本部门
原材料检验记录
2
本部门
4.8.2.2 划改：当文件更改内容较少，可在“文件更改/销毁申请表"中作出划改说明，文件持有者按要求划改，但同一内容不可更改两次。
4。8.3文件更改要填写“修改记录页”,修改记录页由各部门负责人保管.
4。8.4“《文件更改/销毁申请表》"和修改记录页在每年初进行文件评审后即可销毁。
4。9 文件的换版和作废
文件和记录控制程序
版本 C/0
共5页第1页
文件编号
A04
1. 目 的
为保证公司管理体系运行的有关文件和记录进行有效控制，确保公司各部门使用的文件为有效版本，防止使用失效和作废文件，确保记录及时、真实、完整和有效保存。
2。 范 围
适用于公司管理体系运行（包括来自顾客和供方活动）中有关活动文件和记录的控制和管理.
每年初各部门先进行内审，然后由总办组织对现有体系文件进行评审，并予以确认必要时予以修订。
5 文件控制流程图（图一）、质量记录控制流程图(图二）
6 相关记录
6。1 A04。01《受控文件清单》.
6。2 A04.02《文件收发登记表》。
6。3 A04。03《文件修改单》。
6。4 A04。04《外来文件登记表》.
批准意见：
批准人：年月日
修改后文件的处置（更换、收回、重新发放)
部门
签名
部门
签名
部门
签名
文件处理情况：
共收回(）份原文件，保留( )份；最终销毁(）份.
负责人:年月日
外来文件登记表
A04。04
序号
文件编号
文件名称
有效性识别
应下发部门/人员
有效
无用
编制/日期
审核/日期
作废文件清单
A04。05
序号
文件编号
4。8.1文件需要更改时,由提出更改部门填写《文件更改/销毁申请表》说明理由等，交各部门负责人审核，该负责人应招集相关部门磋商形成决议，管理者代表批准。
4。8.2申请更改批准后,由总办实施内容更改和统一打印。公司文件更改一般为：
4。8.2。1 换页：文件主管部门重新打印更改的新页，文件持有者调换后交回失效页。
4.4。6文件持有人应确保文件的清晰、整洁和完好.
4。5 质量记录填写
4.5。1质量记录填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改；如因某原因不能填写的项目，应能说明理由，并将该项用单杠划去。各相关栏目签名不允许空白。
4.9。1有效文件经多次修改或文件需进行大幅度修改或经评审决定换版时，可进行换版,原版次有效文件相应作废，按原发放范围，发放程序换发新版本。
4.9。2换发新版时，原版次有效文件由部门文件管理员收回交总办文件管理员作好标记，并及时销毁，需作资料保留的加盖“作废存查”印章后方可留用。
4.10 外来文件控制
设备设施检验记录
2
本部门
整机检验记录
2
本部门
成品检验记录
2
本部门
出货检验记录
2
本部门
各类检验记录统计分析报告
2
本部门
让步（特采）记录
2
采购部
品质异常报告
2
本部门
不合格品报告及处理记录
2
本部门
仪器检验记录
2
本部门
7
人 力 部
员工教育训练记录
员工离职为止
本部门
公司规定会议记录
1
本部门
受控文件清单
A04.01
C
研制文件
设计方案、图纸、工艺,公司的产品技术标准、采购标准；
国家或行业技术标准；
D
加工文件
设备清单；
设备资料；
E
采购文件
模型模具清单
供方产品资料；
F
质保文件
售后服务文件、质保文件、质保记录文件；
G
人力文件
人事文件、行政文件、财产文件；
H
财务文件
公司的财务文件；
政府的税务文件
以上各部门记录表单由各自负责人保证其正常运作、保管、汇总和销毁；
4。5.2如因笔误或计算错误要修改原数据,应采用单杠划去原数据，在其上方填上修改后的数据，签上修改人的姓名及日期。
4。6 记录文件的保存、保护
4.6。1所有的记录须保持清洁，字迹清晰。须将记录存放于通风干燥的地方，以免损坏、丢失或霉变。各部门记录的保存期限按“记录保存年限表"（表一）执行,并作好妥善保护.
文件和记录控制程序
版本 C/0
共5页 第3页
文件编号
A04
4。7 文件的归档和管理
4.7。1有效文件发布后，由各部门负责人进行适当标识,归档的有效文件需列入公司《受控文件清单》。文件应有序、分类地加以保存便于识别、存取和查阅.
4。7.2公司文件控制状态分“受控”和“非受控"。
4。7.3文件使用者应持有加盖公司专用“受控”印章的有效文件，以便于识别.
理
办
管理评审记录
3
本部门
文件管制记录
3
本部门
内部品质稽查记录
1
本部门
外审不合格报告及处理单
1
相关部门
2
销
售
部
订单及相关记录
2
本部门
客户抱怨处理
2
质保部
合同评审表
1
本部门
3
研制一、
二、三部
样品确认测试记录
2
质保部
工程变更记录
2
本部门
图纸管制一览表
2
档案员
4
加
工
部
生产计划单
2
各生产车间
生产(日、周、月）报表
3.4。3销售部、研制部、加工部、采购部、质保部、人力部、财务部的文件存档管理，由部门负责人或专人保管。经总经理授权可由专人监督检查。
4． 程序
4。1 文件分类和各部门编号
编号
文件类别
文 件 范 围
内部文件
外部提供的文件
A
公司文件
管理文件、工作标准、规章制度、质量手册；
政府文件；
B
销售文件
顾客提供的文件；
4。4.2发放有效文件时，发放人填制《文件发放登记表》由领取文件人员签名登记。
4。4。3不属文件发放者,确因工作需要，可向文件管理部门负责人申请同意后向保管人员借阅，必须建立借阅手续。
任何人不得擅自复印，或向与各管理体系运行无关的人员，特别是公司外部人员提供有效文件。
4.4.4文件破损，影响使用时,可由部门领导或者文件管理人员向公司文件管理人员提出申请置换.文件必须上交,文件管理人员登记后销毁.
4。2 文件的顺序编制
4。2.1文件编号
例：B02.01。04
B是表示销售部门文件，02表示销售部文件的第二大项文件的序号，01是第二大项的01分类文件,04是表示02大项文件01分类文件的04小项序号文件.
注：设计、工艺文件的编号按《设计、工艺文件和零件识别编排方法》。
4.2。2标识（加工控制程序）
3。 职 责
3。1 文件编制/修改/发布：人力部
3.2 文件审核:管理者代表
3.3 文件批准：总经理
3.4 文件归口部门：文管员
3。4。1技术文件、技术图纸、技术资料、设备资料、采购资料、基建资料的纸文件存档在档案室，以上电脑文件各部门负责人存档并存档在总经理处备份。
3。4。2公开管理文件存档于总经理办文管员。
4。3 文件的编写、审核、批准和发布
4.3。1质量手册由“手册编写小组”编写，由管理者代表审核，总经理批准。
4.3.2文件编写原则(附页）
4.3。3以上4.1的各文件由其部门负责人组织起草编写,逐级向上申请,并经部门总监审核、有关部门会审、总经
理批准后执行、存档。
4。4 文件的发放和保管
4.4.1有效文件的发放对象及数量由各部门《受控文件发放范围审批表》内确定,由管理者代表批准《受控文件发放范围审批表》,各部门将文件分发至相关部门负责人,相关部门再发至有关岗位。
钢材材质：红色表示40Cr，黄色表示:20CrMnTiH,蓝色表示42CrMo,未标色表示A3，其它材质文字说明并单独放置；
零件过程质检标识：红色报废，绿色合格，黄色让步，未标识为未检，其它打印合格、不合格，并有终检员的印签；
4.2.3印章分工
编制/日期
审核/日期
批准/日期
文件和记录控制程序
版本 C/0
4.10。1上级颁发的指导性文件、公司收集的有关文件、直接引用的外来文件、顾客或供方提供的资料或文件其归口部门应进行确认，识别其适用性（非有效文件经各部门负责人审核，文管员销毁)，由各归口文件管理员负责整理归档填于《外来文件登记表》，并按本程序受控文件管理的有关规定控制其有效性.
4。11 文件的评审
序
号
文件编号
文件名称
发放范围
份数
编制/日期
审批/日期
文件收发登记表
A04。02
文件名称
文件编号
发放日期
接收部门
分发号
签收
变动情况
“变动情况”填写：修订标记填写“次数”，回收填写“日期"，作废填写“废”
发放人:
文件修改单
A04.03
文件名称
文件编号
原制定、修订部门/人员
本次修订内容概要
编制：年月日
相关行为、纠正、预防措施（相关涉及事项、过程、资源处理)
4.7。4加盖“非受控”印章即为非受控文件，不得再与各管理体系运行有关的工作场所使用,发至外单位或者顾客的文件为非受控文件.
4。7.4部门建立“受控文件清单"并于年初提出有效版本清单及修改一览表.
4.7.5存入软盘的有效文件应进行适当标识，编目、由各部门指定专人保管，更改和换版时及时更改。
4。8 文件的更改
共5页 第2页
文件编号
A04
序号
名称
管理人
序号
名称
管理人
01
公章
常务副总
12
受控章
管理者代表
02
采购合同专用章
03
合同专用章
销售常务副总监
04
销售部(章)
05
骑缝章
06
发票专用章
销售管理组长
07
现金收讫(章）
出纳
08
人事处、行政处（章)
人力副总监
09
质保处（章)
质保副总监
10
财务用章
财务总监
11
法人（章）
文件名称
作废原因
份数
换版
过期
损坏
其他
销毁
保留
编制/日期
审批/日期
受控记录清单
A04.06
序
号
用部门
归档部门
编制/日期：
6。5 A04.05《作废文件清单》。
6.6 A04。06《受控记录清单》。
文件和记录控制程序
版本 C/0
共5页 第4页
文件编号
A04
(图一）
（图一）
（图二)
文件和记录控制程序
版本 C/0
共5页 第5页
文件编号
A04
（表一）记录表单保存年限及发放范围
序号
管理部门
品质记录文件名称
保存年限
发放范围
1
总
经
1
各生产车间
生产异常报告及处理记录
1
研制各部计划员
设备保养记录
2
设备处
5
采
购
部
采购单
2
本部门
采购合约
2
本部门
供方评鉴表及合格厂商名录
2
本部门
进、领、退料及相关记录
2
本部门
库存品记录
2
销售部
6
质
保
部
进料检验记录
2
本部门
产品零件检验记录
2
本部门
加工、质保、办公 易耗品检验记录
2
本部门
原材料检验记录
2
本部门
4.8.2.2 划改：当文件更改内容较少，可在“文件更改/销毁申请表"中作出划改说明，文件持有者按要求划改，但同一内容不可更改两次。
4。8.3文件更改要填写“修改记录页”,修改记录页由各部门负责人保管.
4。8.4“《文件更改/销毁申请表》"和修改记录页在每年初进行文件评审后即可销毁。
4。9 文件的换版和作废
文件和记录控制程序
版本 C/0
共5页第1页
文件编号
A04
1. 目 的
为保证公司管理体系运行的有关文件和记录进行有效控制，确保公司各部门使用的文件为有效版本，防止使用失效和作废文件，确保记录及时、真实、完整和有效保存。
2。 范 围
适用于公司管理体系运行（包括来自顾客和供方活动）中有关活动文件和记录的控制和管理.
每年初各部门先进行内审，然后由总办组织对现有体系文件进行评审，并予以确认必要时予以修订。
5 文件控制流程图（图一）、质量记录控制流程图(图二）
6 相关记录
6。1 A04。01《受控文件清单》.
6。2 A04.02《文件收发登记表》。
6。3 A04。03《文件修改单》。
6。4 A04。04《外来文件登记表》.
批准意见：
批准人：年月日
修改后文件的处置（更换、收回、重新发放)
部门
签名
部门
签名
部门
签名
文件处理情况：
共收回(）份原文件，保留( )份；最终销毁(）份.
负责人:年月日
外来文件登记表
A04。04
序号
文件编号
文件名称
有效性识别
应下发部门/人员
有效
无用
编制/日期
审核/日期
作废文件清单
A04。05
序号
文件编号
4。8.1文件需要更改时,由提出更改部门填写《文件更改/销毁申请表》说明理由等，交各部门负责人审核，该负责人应招集相关部门磋商形成决议，管理者代表批准。
4。8.2申请更改批准后,由总办实施内容更改和统一打印。公司文件更改一般为：
4。8.2。1 换页：文件主管部门重新打印更改的新页，文件持有者调换后交回失效页。