中国中医科学院 - 中医临床基础医学研究所档案管理办法

中国中医科学院中医临床基础医学研究所档案管理办法一、总则第一条为充分发挥档案在促进学科建设、提高科学研究水平的作用，并有效地积累各类档案史料，成为本所发展的重要依据。

根据国家有关档案管理法规及条例，结合《中国中医科学院档案管理办法》，制定本管理办法。

第二条档案是指在从事科研、教学、党政管理以及其它各项活动中，直接形成的、具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体形式的历史记录。

第三条档案工作是所建设的重要基础工作之一，也是衡量科研管理水平的一个重要标志。

必须全面贯彻国家档案工作法令、法规和各项方针政策，把档案工作纳入所里整体发展规划，纳入管理制度、纳入所各级领导及有关人员的职责范围，促进档案工作与所里各方面工作的协调发展。

第四条全所职工要认真学习并执行国家档案工作相关法规和制度，提高档案意识，自觉维护档案完整和安全。

二、组织机构、职责和任务第五条按照档案集中统一，分级管理的原则，建立所档案室，并配备专门档案员；科教处、所办公室配备一名兼职档案员。

档案室在所长指导下，开展档案业务工作；科教处、所办公室协助档案室做好档案的管理工作。

第六条所档案室的主要职责:集中统一管理本单位在科研、教育和党政管理中形成的档案。

所档案室主要任务是：贯彻执行国家有关档案管理的法规和条例；制定本单位档案工作的各项制度；指导和协助做好档案收集、整理、分类等工作；积累和管理本单位档案，保证档案的完整与安全；并对各类档案进行科学管理，开展档案的提供利用工作。

科教处的主要任务是：接受、检查与归档各科研项目或课题组的科技档案；收集、整理归档本处的科研、教学管理档案。

所办公室主要任务是：收集、整理归档党务、行政管理档案。

三、档案管理第七条我所形成的各类档案，既是所工作的真实记录，也是国家的宝贵财富，必须按照规定归档移交。

任何部门和个人不得以任何借口长期滞留或据为己有。

对于非职务活动中形成的重要文件材料，档案室可采取征集、代管等形式收集保管。

对于捐赠档案的部门和个人，应尊重其权益。

第八条充分发挥行政监督职能，严格把好项目鉴定验收、成果上报等关口。

在进行项目鉴定验收、申报成果前，应有业务主管部门兼职档案员对形成的材料进行审核，并签署意见和加盖公章，凡是文件材料的项目不完整、不准确或未经系统整理的，一律不予验收和上报。

项目获奖后，项目负责人应将申报材料、获奖证书或复印件，一并交到科研处，由科研处负责归档。

第九条几个单位协作完成的研究课题，由主持单位负责整理归档，协作单位应将自己所承担任务中形成的科研文件材料送交主持单位，自己保留复制件。

第十条与国外合作的研究课题，经协商在协议、合同中应明确科研文件材料的归档办法。

第十一条档案工作纳入科研、教学及各项管理工作，纳入个人工作职责范围，档案工作作为职工年终考核、聘任、晋升职务的依据之一。

对于因工作失职，造成损失者，取消其评优资格；情节严重者年度考核为不合格，并予以通报批评。

四档案立卷归档第十二条对各类不同载体文件材料的立卷归档，均应保持其文件材料的自然形成规律和有机联系，适当照顾保存价值，以能准确、全面反映本单位真实面貌和部门的主要职能活动，便于查找利用为原则。

第十三条实行职能部门、科研项目或课题组立卷归档制度，各类文件材料由形成部门、科研项目或课题组，按档案室制订的立卷归档范围、立卷要求进行整理立卷，并进行归档。

档案室应加强立卷归档指导工作，使立卷归档工作制度化。

第十四条凡在各项工作活动中形成的对本单位和社会当前与长远具有查考作用、凭证作用和研究价值的文件材料，均属立卷归档范围（详见档案的归档范围）。

第十五条档案文件材料的保管期限划分为永久、长期和短期三种：1、凡是国家重大科研项目，对国家科技发展有长远利用价值的文件材料；记录所内重要职能活动，反映所历史面貌的文件材料，均列为永久保管；2、凡是省部级的科研项目、反映所内较为重要职能活动，对本所和社会有长期查考利用价值的，列为长期保管，保管期限为十六至五十年；3、凡是局级课题和自选课题、反映所内一般职能活动，短期内对本所工作有查考价值的，列为短期保管，其保管期限为十五年以下。

第十六条档案文件材料的归档时间：1、科研项目或课题档案，应在项目完成，通过鉴定验收后两个月内完成立卷归档工作；2、教学档案应在教学或培训任务结束后两个月内完成立卷归档工作；3、科研管理档案、党政文书档案，应在每年六月底以前完成上一年度立卷归档工作；4、大型会议或重大活动档案，在会议或活动结束后，应立即归档。

第十七条档案文件材料的归档要求：1、归档文件材料的种类、份数以及每份文件的页数，均应收集齐全完整，并组成保管单位。

2、卷内文件排列条理系统，组成的卷内文件是一个互有联系的有机整体。

3、案卷标题明确，案卷封面应当逐项按规定认真填写清楚。

4、凡归档的材料都必须用钢笔或毛笔书写规范，字迹清晰，严禁用铅笔、彩笔、圆珠笔书写，也不能用复写纸复写，以利于档案的长期保存。

5、档案的移交、接收必须履行相应的手续，填写移交清单一式二份，并由交接双方签名盖章。

五、档案保管和利用第十七条档案的保管必须配置专用库房，配备防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防磁、防高温和防强光等设施。

第十八条档案室要对档案进行科学分类、编号和排列。

切实做好各项档案保护工作，及时消除各种安全隐患，发现问题及时处理，确保档案的安全。

第十九条对保管期限已满的档案，档案室需要会同有关部门和专家进行鉴定，提出销毁或延长保管期限的意见。

将销毁的档案材料应登记造册，报经领导批准后，方可销毁。

销毁档案时必须有两人监销，批准人和监销人应在销毁清册上签字。

第二十条各类档案收进、移出、利用和销毁情况应进行统计，按照有关规定，将其结果报送上级主管部门。

第二十一条对已归档的文件材料，未经许可和办理相应的手续，不得擅自涂改、撤换。

第二十二条对于符合开放利用条件的档案，其查阅利用需办理有关手续（详见档案借阅管理办法）。

六附则第二十三条本办法自公布之日起执行，其解释权在所档案室。

中国中医科学院中医临床基础医学研究所档案借阅管理办法档案室设有阅览室，提供检索工具，为科研和管理工作提供有效服务。

第一条借阅者只限借阅职能范围内的案卷，凡借阅非本权限的案卷需填写“档案借阅审批单”，经立卷部门同意，方可查阅。

第二条借阅档案时，需填写借阅登记表，原则只限在阅览室内阅读。

需要借出时，必须办理登记手续。

同时，对利用效果进行(预)登记。

第三条查阅档案时，不准圈划、勾点、污损、涂改、剪裁、抽换，更不准损坏、丢失，借阅人员要对档案的完整、安全和使用范围负责。

第四条查阅的档案，需要摘录、复印时，需按档案密级，另行批准。

严禁在未经负责人批准下，擅自摘录、复制、照相等违反规定的做法。

经批准后摘录、复印后的档案材料要妥善保管，不得丢失或转借他人。

第五条外单位人员查阅档案，需持介绍信，经主管领导同意后，方可查阅。

如需复印必须经立卷部门领导同意，方可复制。

第六条、凡经批准借出的档案限期为一周，愈期不还者，停止借阅，需续借者应重新办理借阅手续。

如发现案卷有损、缺页等现象，将按规定追究其责任。

第七条档案管理人员对归还的档案详细检查，确认无误后办理归还手续。

如发现损坏、丢失等情况，应立即追查并报有关部门处理。

第八条档案室对违反规定借阅者，有建议通报权。

第九条本办法解释在档案室。

中国中医科学院中医临床基础医学研究所档案归档范围：档案整理的原则与要求档案整理的原则遵循档案的自然形成规律，维护档案材料之间的有机联系，保证档案的完整、准确、系统和安全，便于保管和提供利用。

立卷：是把具有保存价值的文件，按照其有机联系组成便于管理的单位。

立卷方式：（1）科技档案，以一个科研项目或课题进行组卷，由项目或课题组指定专人负责对科学研究中形成的文件与资料进行收集、整理、立卷及归档。

（2）机关文书档案，以各管理部门为单位进行组卷，由承担管理工作人员负责对机关活动中形成的文件与资料进行收集、整理、立卷与归档立卷的基本要求：完整的案卷是由案卷封皮、卷内目录、卷内文件、备考表组成。

案卷构成的每项内容都有要求，具体要求如下：卷内文件材料的排列次序（1）卷内文件材料要求文字材料在前，图样在后。

图样按目录或图号排列。

（2）文字材料的档案按问题、时间或重要程度排列。

密不可分的文件材料应放在一起归档，其排列顺序为：•批复在前，请示在后；•正件在前，附件在后；•正本在前，定稿在后；•定稿在前，历次重要修改稿在后；•结论性材料在前，依据性材料在后；•转发件在前，被转发件在后；•其他文件材料按时间顺序排列。

卷内目录的编制•序号：指该份文字材料或图样在案卷内的排列序号，序号应用阿拉伯数字从“1”起依次标注卷内文件材料件数的顺序；•作者：指该份文字材料或图样的直接编制部门或主要责任者或个人的姓名；•文号：应填写文件材料的文号或图样的图号、设备代号、项目代号等；•日期：指该份文字材料图样的编制日期；•名称：指该份文字材料或图样的标题（全称）；•页号：填写每件文件材料的上标注的页号；•卷内目录排列在卷内文件材料首页之前。

卷内目录、卷内备考表不编页号。

卷内文件的编号卷内文件材料均以有书写内容的页面编写页号。

单面书写的文件材料在其右下角编写页号；双面书写的文件材料，正面在其右下角，反面在其左下角编写页号。

图样页号编写在标题栏外。

印刷成册的文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号，与其他文件材料组成一卷，排在卷内文件材料的最后，将其作为一份文件填写卷内目录，应在备注中注明其材料的总页数。

卷内备考表卷内备考表的项目主要包括两个部分：一部分是对组织案卷时，卷内文件基本情况的记载和说明，如图样、照片、文字材料等数量的记载，以及归档单位或案卷组织者对卷内文件完整、准确情况的说明。

这部分内容是由有关人员填写的。

另一部分是文件归档后，在档案管理工作过程中，对有关该案卷变化情况的记载和说明。

这部分内容由档案部门的有关人员负责填写。

备考表排列在案卷内文件末页之后。

案卷标题案卷标题应简明确切，结构完整，体式一致。

一般应准确概括卷内文件材料的内容。

案卷题名可以是项目的名称、代号及其组件、部件、阶段的代号和名称。

案卷题名一般不超过80 字。

要求书写工整，字迹清楚。

归档案卷（1）案卷大小适宜纸张大小以A4纸幅为标准。

超过规格的图纸、图表等文件材料应采用手风琴方式进行折叠。

（2）案卷厚薄要适宜卷内文件的数量不应超过100个自然页，即100张A4幅面大小的纸张。

对同一问题文件数量多的，宜酌情适当分卷。

问题单一、文件数量少者可组成薄卷，严禁跨类组卷。

（3）卷内文件要齐全完整卷内文件应齐全完整，同一问题、同一事件对应的文件应全面。

（4）卷内文件保管期限要统一（5）认真详细填写卷内文件目录、备考表。