档案管理系统_需求规格书(1)

档案管理系统业务需求规格书2.1.1.2实体分类配置
2.1.1.3档案库配置
2.1.1.4数据字典配置
2.1.2流程管理
2.1.2.1文书档案
➢移交工作流程
文员（申请）---本部门领导（审批）---综合档案管理员（审批）
具体说明如下：
1、OA系统定时推送文书档案到档案管理系统文书档案收集库。

2、各部门收发文文员对本部门文件应于次年3月份前在档案管理系统中提起移交申
请，由本部门领导进行审批，审批通过后由档案馆综合档案管理员进行审批。

3、审批通过后各部门文员带着纸质档案去档案馆，综合档案管理员根据移交的电子档
案检查纸质档案，无误后打印移交清单，并在移交清单上双方手工签字，档案馆接收纸质档案。

4、纸质档案移交过程不在系统中体现。

5、对于没有人移交的电子条目数据，由综合档案管理员自行从收集库移交到整理库。

➢鉴定销毁审批流程
档案管理员（申请）---鉴定小组（审批）---综合档案管理员（销毁）
具体说明如下：
档案管理员提交申请到鉴定小组进行审批，鉴定小组所有人员审批通过后再提交到综合部领导进行审批，审批通过后销毁人进行销毁。

鉴定小组成员包括：办公室主任、文件所属部门的负责人、分管总经理等。

➢电子借阅审批流程
借阅人（申请）--借阅人部门领导（审批）--综合档案管理员（审批）
备注：对于综合档案管理员决定不下的借阅由综合档案管理员根据实际情况提请档案主管或其他领导审批，对于其他的档案借阅综合档案管理员可直接审批。

➢实体借阅审批流程
借阅人（申请）--借阅人部门领导（审批）--综合档案管理员（审批）
备注：对于综合档案管理员决定不下的借阅由综合档案管理员根据实际情况提请档案主管或其他领导审批，对于其他的档案借阅综合档案管理员可直接审批。

2.1.2.2合同档案
➢移交工作流程
合同管理员（申请）---本部门领导（审批）---综合档案管理员（审批）
具体说明如下：
1、合同系统定时推送合同档案到档案管理系统合同档案收集库。

2、合同管理员对合同文件应于次年3月份前在档案管理系统中提起移交申请，由本部
门领导进行审批，审批通过后由档案馆综合档案管理员进行审批。

3、审批通过后合同管理员带着纸质档案去档案馆，综合档案管理员根据移交的电子档
案检查纸质档案，无误后打印移交清单，并在移交清单上双方手工签字，档案馆接收纸质档案。

4、纸质档案移交过程不在系统中体现。

5、对于没有人移交的电子条目数据，由综合档案管理员自行从收集库移交到整理库。

➢鉴定销毁审批流程
档案管理员（申请）---鉴定小组（审批）---综合档案管理员（销毁）
具体说明如下：
档案管理员提交申请到鉴定小组进行审批，鉴定小组所有人员审批通过后再提交到综合部领导进行审批，审批通过后销毁人进行销毁。

鉴定小组成员包括：办公室主任、文件所属部门的负责人、分管总经理等。

➢电子借阅审批流程
借阅人（申请）--借阅人部门领导（审批）--综合档案管理员（审批）
备注：1、对于综合档案管理员决定不下的借阅由综合档案管理员根据实际情况提请档案主管或其他领导审批，对于其他的档案借阅综合档案管理员可直接审批。

2、只显示部分合同著录项，如：合同名称，年度，经办人，经办部门，合同编
号。

➢实体借阅审批流程
借阅人（申请）--借阅人部门领导（审批）--综合档案管理员（审批）
备注：对于综合档案管理员决定不下的借阅由综合档案管理员根据实际情况提请档案主管或其他领导审批，对于其他的档案借阅综合档案管理员可直接审批。

2.1.2.3科技档案
➢移交工作流程
工程兼职档案员（申请）---本部门领导（审批）---综合档案管理员（审批）
具体说明如下：
1、工程系统定时推送工程档案到档案管理系统工程档案收集库。

2、各部门工程兼职档案员对本部门文件应于竣工3月后在档案管理系统中提起移交申
请，由本部门领导进行审批，审批通过后由档案馆综合档案管理员进行审批。

3、审批通过后各部门工程兼职档案员带着纸质档案去档案馆，综合档案管理员根据移
交的电子档案检查纸质档案，无误后打印移交清单，并在移交清单上双方手工签字，档案馆接收纸质档案。

4、纸质档案移交过程不在系统中体现。

5、对于没有人移交的电子条目数据，由综合档案管理员自行从收集库移交到整理库。

➢鉴定销毁审批流程
档案管理员（申请）---鉴定小组（审批）---综合档案管理员（销毁）
具体说明如下：
档案管理员提交申请到鉴定小组进行审批，鉴定小组所有人员审批通过后再提交到综合部领导进行审批，审批通过后销毁人进行销毁。

鉴定小组成员包括：办公室主任、文件所属部门的负责人、分管总经理等。

➢电子借阅审批流程
借阅人（申请）--借阅人部门领导（审批）--综合档案管理员（审批）
备注：对于综合档案管理员决定不下的借阅由综合档案管理员根据实际情况提请档案主管或其他领导审批，对于其他的档案借阅综合档案管理员可直接审批。

➢实体借阅审批流程
借阅人（申请）--借阅人部门领导（审批）--综合档案管理员（审批）
管或其他领导审批，对于其他的档案借阅综合档案管理员可直接审批。

2.1.2.4会计档案
➢移交工作流程
无档案系统移交工作流程。

➢鉴定销毁审批流程
档案管理员（申请）---鉴定小组（审批）---综合档案管理员（销毁）
具体说明如下：
档案管理员提交申请到鉴定小组进行审批，鉴定小组所有人员审批通过后再提交到综合部领导进行审批，审批通过后销毁人进行销毁。

鉴定小组成员包括：办公室主任、文件所属部门的负责人、分管总经理等。

➢电子借阅审批流程
无电子借阅流程。

条目不挂接原文。

➢实体借阅审批流程
财务共享中心/财务管理部（申请）--借阅人部门领导（审批）--综合档案管理员（审批）
备注：1、对于综合档案管理员决定不下的借阅由综合档案管理员根据实际情况提请档案主管或其他领导审批，对于其他的档案借阅综合档案管理员可直接审批。

2、实体借阅不提供对其他部门人员的直接借阅申请，由财务共享中心/财务管理
部的人发起申请。

2.1.2.5声像档案
➢移交工作流程
无档案系统移交工作流程。

➢鉴定销毁审批流程
档案管理员（申请）---鉴定小组（审批）---综合档案管理员（销毁）
具体说明如下：
档案管理员提交申请到鉴定小组进行审批，鉴定小组所有人员审批通过后再提交到综合部领导进行审批，审批通过后销毁人进行销毁。

鉴定小组成员包括：办公室主任、文件所属部门的负责人、分管总经理等。

➢电子借阅审批流程
借阅人（申请）--借阅人部门领导（审批）--综合档案管理员（审批）
管或其他领导审批，对于其他的档案借阅综合档案管理员可直接审批。

➢实体借阅审批流程
借阅人（申请）--借阅人部门领导（审批）--综合档案管理员（审批）
备注：对于综合档案管理员决定不下的借阅由综合档案管理员根据实际情况提请档案主管或其他领导审批，对于其他的档案借阅综合档案管理员可直接审批。

2.1.2.6实物档案
➢移交工作流程
无档案系统移交工作流程。

➢鉴定销毁审批流程
档案管理员（申请）---鉴定小组（审批）---综合档案管理员（销毁）
具体说明如下：
档案管理员提交申请到鉴定小组进行审批，鉴定小组所有人员审批通过后再提交到综合部领导进行审批，审批通过后销毁人进行销毁。

鉴定小组成员包括：办公室主任、文件所属部门的负责人、分管总经理等。

➢电子借阅审批流程
无电子借阅流程。

➢实体借阅审批流程
借阅人（申请）--借阅人部门领导（审批）--综合档案管理员（审批）
备注：对于综合档案管理员决定不下的借阅由综合档案管理员根据实际情况提请档案主管或其他领导审批，对于其他的档案借阅综合档案管理员可直接审批。

2.1.2.7权证档案
➢移交工作流程
无档案系统移交工作流程。

➢鉴定销毁审批流程
档案管理员（申请）---鉴定小组（审批）---综合档案管理员（销毁）
具体说明如下：
档案管理员提交申请到鉴定小组进行审批，鉴定小组所有人员审批通过后再提交到综合部领导进行审批，审批通过后销毁人进行销毁。

鉴定小组成员包括：办公室主任、文件所属部门的负责人、分管总经理等。

➢电子借阅审批流程
无电子借阅流程。

条目不挂接原文。

➢实体借阅审批流程
借阅人（申请）--借阅人部门领导（审批）--综合档案管理员（审批）
备注：对于综合档案管理员决定不下的借阅由综合档案管理员根据实际情况提请档案主管或其他领导审批，对于其他的档案借阅综合档案管理员可直接审批。

2.1.2.8图书档案
➢移交工作流程
无档案系统移交工作流程。

➢鉴定销毁审批流程
档案管理员（申请）---鉴定小组（审批）---综合档案管理员（销毁）
具体说明如下：
档案管理员提交申请到鉴定小组进行审批，鉴定小组所有人员审批通过后再提交到综合部领导进行审批，审批通过后销毁人进行销毁。

鉴定小组成员包括：办公室主任、文件所属部门的负责人、分管总经理等。

➢电子借阅审批流程
无电子借阅流程。

条目不挂接原文。

➢实体借阅审批流程
借阅人（申请）--借阅人部门领导（审批）--综合档案管理员（审批）
备注：对于综合档案管理员决定不下的借阅由综合档案管理员根据实际情况提请档案主管或其他领导审批，对于其他的档案借阅综合档案管理员可直接审批。

2.1.2.9专门档案
➢移交工作流程
无档案系统移交工作流程。

➢鉴定销毁审批流程
档案管理员（申请）---鉴定小组（审批）---综合档案管理员（销毁）
具体说明如下：
档案管理员提交申请到鉴定小组进行审批，鉴定小组所有人员审批通过后再提交到综合部领导进行审批，审批通过后销毁人进行销毁。

鉴定小组成员包括：办公室主任、文件所属部门的负责人、分管总经理等。

➢电子借阅审批流程
借阅人（申请）--借阅人部门领导（审批）--综合档案管理员（审批）
备注：对于综合档案管理员决定不下的借阅由综合档案管理员根据实际情况提请档案主管或其他领导审批，对于其他的档案借阅综合档案管理员可直接审批。

➢实体借阅审批流程
借阅人（申请）--借阅人部门领导（审批）--综合档案管理员（审批）
备注：对于综合档案管理员决定不下的借阅由综合档案管理员根据实际情况提请档案主管或其他领导审批，对于其他的档案借阅综合档案管理员可直接审批。

2.1.2.10重要档案
➢移交工作流程
无档案系统移交工作流程。

➢鉴定销毁审批流程
档案管理员（申请）---鉴定小组（审批）---综合档案管理员（销毁）
具体说明如下：
档案管理员提交申请到鉴定小组进行审批，鉴定小组所有人员审批通过后再提交到综合部领导进行审批，审批通过后销毁人进行销毁。

鉴定小组成员包括：办公室主任、文件所属部门的负责人、分管总经理等。

➢电子借阅审批流程
借阅人（申请）--借阅人部门领导（审批）--综合档案管理员（审批）
备注：对于综合档案管理员决定不下的借阅由综合档案管理员根据实际情况提请档案主管或其他领导审批，对于其他的档案借阅综合档案管理员可直接审批。

➢实体借阅审批流程
借阅人（申请）--借阅人部门领导（审批）--综合档案管理员（审批）
备注：对于综合档案管理员决定不下的借阅由综合档案管理员根据实际情况提请档案主管或其他领导审批，对于其他的档案借阅综合档案管理员可直接审批。

2.1.2.11全宗卷档案
➢移交工作流程
无档案系统移交工作流程。

➢鉴定销毁审批流程
档案管理员（申请）---鉴定小组（审批）---综合档案管理员（销毁）
具体说明如下：
档案管理员提交申请到鉴定小组进行审批，鉴定小组所有人员审批通过后再提交到综合部领导进行审批，审批通过后销毁人进行销毁。

鉴定小组成员包括：办公室主任、文件所属部门的负责人、分管总经理等。

➢电子借阅审批流程
无电子借阅流程。

➢实体借阅审批流程
无实体借阅流程。

2.1.2.12审计档案
➢移交工作流程
1、审计部门的文员在档案系统的收集状态下录入审计档案的条目信息，然后把电子文
件挂接到条目上（纸质需扫描）。

2、审计部门文员对本部门文件应于次年3月份前在档案管理系统中提起移交申请，
由本部门领导进行审批，审批通过后由档案馆综合档案管理员进行审批。

3、审批通过后文员带着纸质档案去档案馆，综合档案管理员根据移交的电子档案检查
纸质档案，无误后打印移交清单，并在移交清单上双方手工签字，档案馆接收纸质档案。

4、纸质档案移交过程不在系统中体现。

5、对于没有人移交的电子条目数据，由综合档案管理员自行从收集库移交到整理库。

➢鉴定销毁审批流程
档案管理员（申请）---鉴定小组（审批）---综合档案管理员（销毁）
具体说明如下：
档案管理员提交申请到鉴定小组进行审批，鉴定小组所有人员审批通过后再提交到综合部领导进行审批，审批通过后销毁人进行销毁。

鉴定小组成员包括：办公室主任、文件所属部门的负责人、分管总经理等。

➢电子借阅审批流程
借阅人（申请）--借阅人部门领导（审批）--综合档案管理员（审批）
备注：对于综合档案管理员决定不下的借阅由综合档案管理员根据实际情况提请档案主管或其他领导审批，对于其他的档案借阅综合档案管理员可直接审批。

➢实体借阅审批流程
借阅人（申请）--借阅人部门领导（审批）--综合档案管理员（审批）
备注：对于综合档案管理员决定不下的借阅由综合档案管理员根据实际情况提请档案主管或其他领导审批，对于其他的档案借阅综合档案管理员可直接审批。

➢移交工作流程
无档案系统移交工作流程。

➢鉴定销毁审批流程
档案管理员（申请）---鉴定小组（审批）---综合档案管理员（销毁）
具体说明如下：
档案管理员提交申请到鉴定小组进行审批，鉴定小组所有人员审批通过后再提交到综合部领导进行审批，审批通过后销毁人进行销毁。

鉴定小组成员包括：办公室主任、文件所属部门的负责人、分管总经理等。

➢电子借阅审批流程
无流程
➢实体借阅审批流程
无流程。

2.1.3权限管理
权限管理分为两类：对系统功能的操作权限和对档案数据的查看权限。

权限管理涉及系统中的所有模块的功能使用及数据呈现。

综合档案管理员对角色进行授权，将相应的角色分配给用户。

用户进入系统后，根据不同的角色权限，转到不同的工作模块。

用户进入系统后，根据自己的相应权限，查看相应的数据。

对于档案的利用查询，都是在档案的已归档基础上进行的，收集移交整理过程中的数据不对外提供利用查询。

2.1.
3.1老系统数据
➢老系统的历史数据条目默认全部可见，原文默认全部不公开，需走借阅流程。

➢公司领导和档案室人员可以直接查看条目和原文，不需要借阅。

2.1.
3.2文书档案
➢文书档案条目默认全部可见。

➢文书档案著录项密级为“明文”的条目，原文公开，不需要走借阅流程；其他全部走借阅流程。

➢公司领导和档案室人员可以直接查看条目和原文，不需要借阅。

➢合同档案条目默认全部可见。

对著录项要进行可见筛选。

➢合同档案原文全部不公开，全部走借阅流程。

➢档案室人员可以直接查看条目和原文，不需要借阅。

2.1.
3.4科技档案
➢科技档案条目默认全部可见。

➢科技档案著录项密级为“明文”的条目，原文公开，不需要走借阅流程；其他全部走借阅流程。

➢档案室人员可以直接查看条目和原文，不需要借阅。

2.1.
3.5会计档案
➢会计档案条目默认财务管理部、财务共享中心、审计部可见。

➢会计档案不挂接原文。

2.1.
3.6声像档案
➢声像档案条目默认全部可见。

➢声像档案著录项密级为“明文”的条目，原文公开，不需要走借阅流程；其他全部走借阅流程。

➢公司领导和档案室人员可以直接查看条目和原文，不需要借阅。

2.1.
3.7实物档案
➢实物档案条目、原文默认全部公开，不需要借阅。

2.1.
3.8权证档案
➢权证档案条目默认全部可见。

➢权证档案不挂接原文。

2.1.
3.9图书档案
➢图书档案条目默认全部可见。

➢图书档案不挂接原文。

2.1.
3.10专门档案
➢专门档案条目默认全部可见。

➢专门档案著录项密级为“明文”的条目，原文公开，不需要走借阅流程；其他全部走借阅流程。

➢档案室人员可以直接查看条目和原文，不需要借阅。

2.1.
3.11重要档案
➢重要档案条目默认全部可见。

➢重要档案著录项密级为“明文”的条目，原文公开，不需要走借阅流程；其他全部走借阅流程。

➢档案室人员可以直接查看条目和原文，不需要借阅。

2.1.
3.12全宗卷档案
➢全宗卷档案对外不开放。

条目和原文都不公开。

2.1.
3.13审计档案
➢审计档案条目默认全部可见。

➢审计档案著录项密级为“明文”的条目，原文公开，不需要走借阅流程；其他全部走借阅流程。

➢档案室人员可以直接查看条目和原文，不需要借阅。

2.1.
3.14员工档案
➢员工档案对外不开放。

条目和原文都不公开。

2.1.
3.15人员权限
➢在收集库中做收集整理的人员，只能看本公司本部门内的条目和原文。

➢省公司领导拥有省公司文书、声像、实物已归档档案的条目和原文查看权限。

➢省公司综合档案管理员拥有省公司及各分公司所有档案的条目和原文查看权限。

➢分公司领导拥有分公司文书、声像、实物已归档档案的条目和原文查看权限。

➢分公司综合档案管理员拥有本分公司所有档案的条目和原文查看权限。

➢省公司及各分公司的普通用户只能看本公司所有已归档且条目公开密级为“明文”的档案原文，其他不公开的档案原文需要走借阅。

2.2档案业务配置需求
2.2.1文书档案
2.2.1.1整理规则
一文一件整理方式
2.2.1.2档号规则
➢档号规则：年度-分类代码-保管期限-件号➢档号例子： 2012-A01-01-0001
➢流水号长度：四位
➢排序关键字：按档号规则和成文日期排序2.2.1.3文书档案著录项
2.2.1.4文书档案报表
➢归档文件目录(A4 纵向每页10行)
归档文件目录
➢盒内备考表
➢脊背
无
2.2.1.5文书档案要求
1、各分公司和省公司文书档案需求一致。

2、导入OA系统里面的所有文书档案。

2.2.2合同档案
2.2.2.1整理规则
一文一件整理方式
2.2.2.2档号规则
➢档号规则：年度-分类代码-保管期限-件号➢档号例子： 2012-B03-01-0001
➢流水号长度：四位
➢排序关键字：按档号规则和签约日期排序2.2.2.3合同档案著录项
2.2.2.4合同档案报表
同文书档案报表样式。

2.2.2.5合同档案要求
各分公司和省公司合同档案需求一致。

2.2.3科技档案
2.2.
3.1整理规则
传统立卷整理方式
2.2.
3.2档号规则
➢档号规则：年度-分类代码-保管期限-案卷号➢档号例子： 2012-E03-01-0001
➢流水号长度：四位
2.2.
3.3科技档案著录项
科技档案项目库
科技档案案卷库
科技档案文件库
2.2.
3.4科技档案报表
同文书档案报表样式。

2.2.
3.5科技档案要求
各分公司和省公司科技档案需求一致。

2.2.4.1整理规则
2.2.4.2档号规则
➢档号规则：全宗-年度-分类代码-保管期限-件号
➢举例说明： 01-2012-I02-15-0001
件号为4位数字，件号排序依赖Excel表格中的顺序号导入到件号中。

2.2.4.3会计档案著录项
2.2.4.4会计档案报表
同文书档案报表样式。

2.2.5.1整理规则
一文一件整理方式
2.2.5.2档号规则
➢档号规则：年度-分类代码-保管期限-件号➢档号例子： 2012-J01-01-0001
➢件号长度：四位
➢排序关键字：按档号规则排序
2.2.5.3员工档案著录项
2.2.5.4员工档案报表
同文书档案报表样式。

各分公司和省公司员工档案需求一致。

2.2.6实物档案
2.2.6.1整理规则
一文一件整理方式
2.2.6.2档号规则
➢档号规则：年度-分类代码-保管期限-件号➢档号例子： 2012-L01-01-0001
➢件号长度：四位
➢排序关键字：按档号规则及发放时间排序2.2.6.3实物案著录项
2.2.6.4实物档案报表
无报表
各分公司和省公司实物档案需求一致。

2.2.7声像档案
2.2.7.1整理规则
一文一件整理方式
2.2.7.2档号规则
➢档号规则：年度-分类代码-保管期限-件号➢档号例子： 2012-K01-01-0001
➢件号长度：四位
➢排序关键字：按档号规则及拍摄时间排序2.2.7.3声像档案著录项
2.2.7.4声像档案报表
同文书档案报表样式。

各分公司和省公司声像档案需求一致。

2.2.8权证档案
2.2.8.1整理规则
一文一件整理方式
2.2.8.2档号规则
➢档号规则：年度-分类代码-保管期限-件号➢档号例子： 2012-L01-01-0001
➢件号长度：四位
➢排序关键字：按档号规则排序
2.2.8.3权证档案著录项
2.2.8.4权证档案报表
同文书档案报表样式。

各分公司和省公司权证档案需求一致。

2.2.9图书档案
2.2.9.1整理规则
一文一件整理方式
2.2.9.2档号规则
➢档号规则：年度-分类代码-保管期限-件号➢档号例子： 2012-M01-01-0001
➢件号长度：四位
➢排序关键字：按档号规则排序
2.2.9.3图书档案著录项
2.2.9.4权证档案报表
同文书档案报表样式。

2.2.9.5图书档案要求
各分公司和省公司图书档案需求一致。

2.2.10全宗卷档案
2.2.10.1整理规则
一文一件整理方式
2.2.10.2档号规则
➢档号规则：年度-分类代码-保管期限-件号➢档号例子： 2012-Q01-01-0001
➢件号长度：四位
➢排序关键字：按档号规则排序
2.2.10.3全宗卷档案著录项
2.2.10.4全宗卷档案报表
同文书档案报表样式。

2.2.10.5全宗卷档案要求
各分公司和省公司全宗卷档案需求一致。

2.2.11专题、重要、审计档案
2.2.11.1整理规则
一文一件整理方式
2.2.11.2档号规则
➢档号规则：年度-分类代码-保管期限-件号
➢档号例子： 2012-ZY01-01-0001
➢件号长度：四位
➢排序关键字：按档号规则及成文日期排序
2.2.11.3档案著录项
2.2.11.4档案报表
同文书档案报表样式。

2.2.11.5档案要求
各分公司和省公司的重要、专题及审计档案需求一致。

3档案功能需求
3.1管理配置功能需求
3.1.1全宗配置
可添加、修改、删除全宗，如果该全宗下已建立档案库或存在用户则不允许删除该全宗。

3.1.2实体分类配置
可添加、修改、删除、实体分类。

3.1.3数据字典配置
可添加、修改、查询、删除常用数据，做成数据字典形式。

在档案著录时直接选择而不需要录入。

3.1.4档案模板配置
➢档案库的建立要通过选择档案模板建立。

➢实现档案模板的添加、修改、查询、删除。

➢实现档案模板中著录项目的自定义，如必填，只读等。

➢实现档案模板的导入导出功能。

➢实现档号的自定义配置。

3.1.5档案库配置
➢档案库的建立要通过选择档案模板建立。

➢实现档案库的添加、修改、查询、删除。

➢实现档案库中著录项目的自定义，如必填，只读，默认等。

3.1.6报表配置
➢可以添加、修改、查询、删除报表。

➢能自定义报表的样式，大小和字体。

➢根据检索要求打印报表。