对外函件管理制度(2篇)

第1篇
第一章总则
第一条为加强我单位对外函件的管理，确保函件内容准确、规范，提高工作效率，维护单位形象，特制定本制度。

第二条本制度适用于我单位所有对外函件的撰写、审核、发送、存档等工作。

第三条对外函件的管理应遵循以下原则：
（一）合法合规原则：函件内容必须符合国家法律法规、政策规定和单位规章制度；
（二）准确严谨原则：函件内容应准确无误，语言表达规范；
（三）高效务实原则：提高函件处理效率，确保函件及时发送；
（四）保密安全原则：严格遵守国家保密规定，确保函件内容安全。

第二章函件分类与格式
第四条对外函件分为以下几类：
（一）请示函：向上级单位或相关部门请示事项；
（二）报告函：向上级单位或相关部门报告工作；
（三）函复函：对上级单位或相关部门的来函进行回复；
（四）商洽函：与其他单位进行业务商洽；
（五）通知函：告知相关事项；
（六）其他函件：其他需要对外发送的函件。

第五条对外函件格式要求：
（一）封面：包括单位名称、函件类型、文号、日期等；
（二）正文：包括函件标题、主送单位、正文内容、落款等；
（三）附件：如有附件，应在正文下方注明附件名称及件数。

第三章函件撰写与审核
第六条函件撰写要求：
（一）明确函件目的，内容简明扼要；
（二）表述准确，避免歧义；
（三）尊重对方，用语礼貌；
（四）格式规范，符合本制度要求。

第七条函件审核程序：
（一）拟稿人将函件初稿提交给部门负责人审核；
（二）部门负责人对函件内容、格式进行审核，提出修改意见；
（三）拟稿人根据审核意见修改函件；
（四）修改后的函件再次提交部门负责人审核；
（五）经部门负责人审核通过的函件，由单位负责人审批。

第四章函件发送与存档
第八条函件发送：
（一）经审批通过的函件，由拟稿人按照规定程序发送；
（二）发送方式包括：邮寄、传真、电子邮件等；
（三）发送后，拟稿人应及时跟踪函件发送情况，确保函件及时送达。

第九条函件存档：
（一）所有对外函件均应按照档案管理规定进行存档；
（二）存档函件应包括封面、正文、附件等；
（三）存档期限根据函件类型和单位档案管理规定确定。

第五章附则
第十条本制度由单位办公室负责解释。

第十一条本制度自发布之日起施行。

第十二条本制度如有与国家法律法规、政策规定相抵触之处，以国家法律法规、政策规定为准。

第十三条各部门应严格执行本制度，确保对外函件管理工作规范有序。

第2篇
一、总则
为了规范对外函件的管理，提高工作效率，确保函件内容准确、及时、保密，根据国家有关法律法规和单位实际情况，特制定本制度。

二、适用范围
本制度适用于本单位的对外函件管理工作，包括但不限于以下各类函件：
1. 信函
2. 传真
3. 电子邮件
4. 公文
5. 其他形式的对外函件
三、函件分类
1. 正式函件：用于单位对外正式沟通、请示、报告、回复等。

2. 非正式函件：用于单位内部与外部单位的一般性联系。

3. 秘密函件：涉及国家秘密、商业秘密或个人隐私的函件。

四、函件管理职责
1. 函件管理部门：负责制定函件管理制度，组织实施函件管理工作，并对函件内容进行审核。

2. 函件起草人：负责函件的起草工作，确保函件内容准确、规范、完整。

3. 函件审核人：负责对函件内容进行审核，确保函件符合法律法规和单位规定。

4. 函件签发人：负责对审核通过的函件进行签发，确保函件正式生效。

5. 收发员：负责函件的收发、登记、传递等工作。

五、函件起草
1. 函件起草人应根据函件内容，选择合适的格式和语言。

2. 函件内容应简洁明了，重点突出，避免冗长和重复。

3. 函件涉及的数据、事实、法律依据等应准确无误。

六、函件审核
1. 函件审核人应认真审查函件内容，确保其符合国家法律法规、政策规定和单位规章制度。

2. 审核内容包括：函件内容是否准确、完整；格式是否规范；是否符合保密要求等。

七、函件签发
1. 函件签发人应在审核通过的函件上签字或盖章，确认函件正式生效。

2. 签发人应认真审查函件内容，确保其符合法律法规和单位规定。

八、函件收发
1. 收发员应认真核对函件内容，确保其完整无损。

2. 收发员应做好函件的登记、传递和归档工作。

九、函件归档
1. 函件归档工作由档案管理部门负责。

2. 函件归档应按照档案管理有关规定进行，确保档案的完整、准确、安全。

十、保密要求
1. 函件内容涉及国家秘密、商业秘密或个人隐私的，应严格按照国家有关保密规定进行管理。

2. 函件管理人员应严格执行保密制度，不得泄露函件内容。

十一、监督检查
1. 单位应定期对函件管理工作进行检查，确保函件管理制度的有效执行。

2. 对违反本制度的行为，应予以严肃处理。

十二、附则
1. 本制度由单位行政部门负责解释。

2. 本制度自发布之日起施行。

本制度旨在加强对外函件的管理，提高工作效率，确保函件内容准确、及时、保密。

各单位应认真贯彻执行，确保函件管理工作的规范化和制度化。