高校档案信息化建设

浅谈高校档案信息化建设

摘?要：档案信息化是档案工作的发展方向，笔者针对本校档案信息化建设现状，从加强数字资源、基础设施、档案网站和人才队伍建设几个方面提出档案信息化建设的对策。

关键词：高校档案信息化

中图分类号：g270 文献标识码：a 文章编号：1674-098x（2012）10（a）-0243-01

随着网络的普及和信息技术的不断发展，档案信息化建设已成为未来档案发展的必然趋势，各高校档案部门要结合自身实际情况，把握好数字化所带来的机遇和挑战，加强档案信息化建设，使档案信息成为可有效利用和共享的信息资源，为高校教学、科研、管理提供优质、便捷的档案信息服务。

1 档案信息化的涵义

档案信息化是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，以档案信息资源化为主导，以计算机技术为条件，以信息网络为平台，以档案信息法规、标准为保障，实现档案资源的合理共享[1]。档案信息化建设的目的是提高高校档案管理效率和效益，以充分挖掘档案信息，向社会提供更多有价值的信息资源服务，实现资源共享[2]。

2 沈阳医学院及辽宁省高校档案信息化建设现状

目前，我校档案信息化建设还处于刚刚起步的阶段，只是初步实现了利用管理软件进行档案目录的著录、编目、排序和检索，还没

有实现档案信息数字化。数据库建设方面，只有单机版目录数据库，缺乏专题数据库、全文数据库和多媒体数据库，信息网站建设相对滞后，用户对档案的利用率比较低。

笔者同时也对辽宁省高校档案信息化建设情况进行了相关调查，各高校虽然不同程度地进行了档案信息化建设，但绝大部分高校仍处于建设初期。笔者通过访问各高校档案网站发现，统计中的40

所本科高校，只有东北大学、大连理工大学、中国医科大学等9所高校具有数字档案查询系统，用户可以通过输入用户名及密码，进行在线科技档案、教学成果、毕业论文等方面的查询。大部分高校的档案网站只为用户提供馆藏介绍、规章制度、服务指南、编研成果等方面的信息，不能够满足用户对档案的即时需求。

3 档案信息化建设的对策

3.1 加强数字资源建设

电子档案是档案信息化建设的基础，做好电子文件的收集归档工作是建设数字档案馆的前提。随着教育信息化的深入，各高校产生了大量的电子文件，但都未作为档案进行系统化处理，为实现馆藏资源数字化，我校档案室可建立面向各归档部门的远程归档工作平台，建立各类数字信息资源库，如数字化的科研资料库、教学资源库、文件材料库等，通过信息采集平台按信息采集标准和相关规范完成网上归档工作。

此外，档案室可对馆藏纸质档案进行数字化加工，这是现阶段数字档案的重要来源。对于现有馆藏档案，可按其保存期限和利用情

况有重点、有计划地进行数字化处理，对数字资源进行必要的著录标引，以便能够方便地进行检索和利用。

3.2 夯实基础设施建设

档案信息化建设离不开完善的信息化系统，加强硬件、软件建设是实现档案信息化管理的必然要求。

目前，我校档案室信息化基础设施还不够完备。在硬件方面，电脑、打印机、复印机、扫描仪等设备一应俱全，但尚未能满足未来数字化建设的需求，还需增添服务器等存储设备，为日益增长的数字化档案资源提供载体。在软件方面，档案室只拥有单机版的操作软件，只能提供简单的目录检索服务，远未达到资源共享的目标，为此我们应重视档案管理软件的引进、开发与利用，建立一套包括信息采集、信息管理、信息利用服务等在内的自动化系统，实现文档一体化管理。

3.3 完善档案网站建设

在信息化时代，档案网站是档案部门和用户之间沟通的桥梁，用户可不受时间、空间的限制，通过档案网站了解档案资源，查询、利用所需信息，档案网站建设完善与否是档案信息化程度的重要标志。

目前，我校档案室网站建设还不够完善，只有馆藏介绍、规章制度、服务指南等专栏，用户通过浏览网站只能掌握馆藏概况以及如何查询、利用档案等基本信息，而不能直接地查询及获取信息资源，这是各高校档案网站普遍存在的问题。为此，档案部门要不断完善

网站建设，根据档案密级程度，设置用户访问权限，逐步开发现有资源，积极构建档案资源共享平台，实现数字化自助服务模式。

3.4 强化人才队伍建设

档案信息化建设与发展离不开高素质的人才队伍，各高校档案管理人员大多具备档案学基础知识，但对信息技术的掌握却十分有限。为适应档案信息化发展的需求，档案部门应重视对人员的教育和培训，不断更新其知识结构，提高其业务水平，使档案人员成为既具备档案管理专业知识，又熟练掌握现代化信息技术的复合型人才。

此外，档案人员还需转变服务模式，变被动服务为主动服务，将信息服务转变为知识服务，不断提高档案信息的组织和加工水平，满足用户对档案信息的多元需求。

总之，档案信息化是档案管理工作的发展方向，档案部门应明确目标，有计划有步骤地逐步推进信息化建设进程，使档案管理工作逐步走向完善。

参考文献

[1] 李福琴.浅议高校档案信息化建设[j].湖北档案，2011（12）：30.

[2] 刘瑛.网络环境下高校档案信息化进程中的问题与对策探析[j].中国教育信息化：高教职教，2012（3）：4.