关于高校档案信息化建设的几点思考(精)

关于高校档案信息化建设的几点思考

赵连丰

(湖州师范学院档案室,313000

摘要: 随着信息技术的快速发展和办公自动化的深化,加快了档案工作走向信息化建设的步伐。档案管理软件的迅速发展为档案信息化建设提供了技术保障,高校的快速发展状况迫使档案工作走信息化建设这条道路。结合实际分析高校档案信息化建设的意义及其必要性,提出目前高校档案信息化建设中的问题与策略。

关键词:高校档案; 信息化建设; 档案管理

随着计算机技术和网络技术的迅猛发展,信息技术已渗透到人们的生活领域和工作领域。网上办公也随着校园信息化建设走进人们的视野,档案工作作为高校快速发展的重要组成部分,也必将向数字化管理方向转变。因此,加快高校档案信息化建设步伐,充分发挥高校档案信息资源的重要价值和作用,是新形势下高校档案部门所面临的重要课题。

一、高校档案信息化的含义及信息化建设的必要性

1.高校档案信息化的含义。

高校档案信息化,就是在高校档案管理过程中全面应用现代信息技术,把从高校各部门运行过程中汇聚起来的信息资源充分开发出来,使之成为各部门便于接受和利用的信息产品,并以之为媒介,实现高校档案信息资源共享。换句话说也就是以数据库及网络为主体,把档案部门收集的文字、图纸、声像、实物等档案信息存储在光盘、磁盘等载体中,通过计算机网络和终端实现档案信息资源的有效利用和共享,为各管理部门提供更为便捷、生动、丰富的档案信息服务。高校档案信息化概括起来主要有以下内容:一是要实现档案信息的数字化和网络化;二是实现档案信息在接收、传递、存储、浏览、著录、查询等方面的一体化管理;三是实现档案信息数据库资源共享。

2.高校档案信息化建设的必要性。

首先,近几年来高校发展速度快,规模越来越大,形成的档案数量和门类相应增多,档案载体类型由过去单一的纸质档案发展为以磁盘、光盘等多种磁性材料为载体的档案。越来越多的纸质档案,不仅整理装订过程中需要大量人力、物力,而且存储起来还要占用很大库房空间。因此会受存储空间、保管期限等因素的影响,很多档案不可能做到永久保存,到了一定期限就必须销毁,这在某种程度上势必导致信息的流失,所以只有真正实现信息化,才能保证档案信息的完整与安全,提高档案部门的对外服务效率。另外,高校档案在校史研究、教学评估、科学研究、学历认证等方面也发挥了重要的作用。

其次,高校档案信息数字化、网络化,开展档案信息网上利用,这将会使档案工作进入一个崭新的工作环境,逐步实现良性循环。到那时任何一位利用者将不受任何时间、空间的限制,在任何地点、任何时间,只需要有一台联网的电脑,即可进入高校档案管理系统,查询自己需要的档案信息。这使得编研工作、档案查阅工作变得更为简易、方便、快捷。这样档案管理人员就有更充足的时间用于档案数据整理、筛选和分析,既保证了档案质量,提高

了工作效率,又避免了档案因借阅造成的磨损。

第三,实现档案信息化可以保证档案利用的时效性。传统的档案归档方法,一来时间拖的很长,往往是今年归去年的档案,所以归档部门要对这些资料保存一年的时间,而各下属学院或部门在资料保管这方面又没有足够的条件,难免会造成资料的损坏或丢失,就无法保证将来档案的完整性;二来利用不方便,当利用者要查询某件档案时,可能会遇到:一方面职能部门未到归档时间,没有将资料移交到档案室,利用者不能满足所急需的档案资料;另一方面,归档部门已经移交到档案室,但档案工作人员因一时案卷数量太多而未输入管理系统,只能靠人工检索查阅档案,这样势必影响查询效率,给工作带来不便。第三,传统的归档方法,有时会在短时间内给档案工作人员带来很大的工作压力,往往会因为一时间案卷数量积累较多,而影响案卷整理的质量或在输入系统时失误,导致以后在查询某卷档案时出现信息空白的现象。

二、高校档案信息化建设存在的问题和策略

1.高校档案信息化建设的宣传力度不够。

在高校中,很多同学甚至一些老师对档案这个概念还都只是一种模糊的认识,还简单地认为只是学生或教师的个人档案,在这样一个认识程度上,档案信息化建设又从何谈起。所以,高校档案馆首先应做好档案概念、档案法律法规等的宣传工作,让广大师生都能对档案这个概念有一个正确的认识,了解档案在实际工作中所起的作用。其次,档案馆还应主动做好电子文件归档意义、归档范围和归档办法的宣传工作,将应归档的电子文件的具体归档范围公布在校园网或者是档案馆(室的部门网站上,扩大宣传面,提高广大师生对档案信息化的认识。高校档案馆(室的工作人员要深入到各归档部门进行调研,广泛听取各部门对电子文件形成与归档情况的意见,制定出适合自己学校的电子文件归档范围,以及切实有效的档案信息化建设的法规、政策。第三,高校档案馆不应该局限于为学校建设、日常教学提供档案材料这一狭隘的服务功能上,而应该更好的发挥它作为一个学校不断发展的历史见证人的功能,成为一个广大师生了解学校过去历史面貌和发展过程的平台,成为一个展示学校优良文化传统和良好学习风气的教育基地,让更多的人感觉到档案信息化建设的重要性和必要性,也可使学校的档案信息化建设能够有更好的发展目标。

2.高校档案信息化建设资金、设备投入不够。

尽管计算机技术普遍应用,但各地区各高校的发展水平并不一致,少数重点院校档案信息网络建设比较超前,已建立了校园局域网,实现了档案数据库资源共享,档案信息管理均实现计算机辅助处理,替代过去手工作业的传统模式。但是,大部分高校只是配备了计算机、打印机和扫描仪,只做一般的文字处理工作,尽管做到校园网络和档案馆(室相连,却没有网络版的档案信息管理系统软件的支持,输入的数据不能及时的合并入数据库,也就不能快速地实现网络共享查询,再加上没有相关硬件设备的投入,校园网对于档案信息化管理来说就形同虚设了。在这个问题上,一方面,高校可以结合自己的经济能力,从实际出发,充分利用现有设备,按照“合理搭配、逐步发展”的原则购置适当的技术设备,包括数据库服务器、路由器、图文影像扫描设备、海

量存储设备等;另一方面,高校档案馆(室也可以根据实际情况,依据相关规定和收费标准,收取一定的档案查询手续费和工本费,在一定程度上做到自主创收,解决部分经费不足问题。

3.高校档案管理人员业务素质不高、技术力量投入不够。

人才是社会进步的决定因素,是高校档案信息化建设的关键,档案人员的素质直接影响着高校档案信息化建设的进程。这是因为,现代化技术设备需要具有一定科学技术水平的人员去操作和使用,这在业务知识、科学知识和管理能力等方面都对档案工作人员提出了新的、更高的要求,它要求档案室的工作人员既对档案管理工作了如指掌,干起来轻车熟路,又对现代化设备的应用十分了解。但目前许多高校档案人员整体水平还不能适应信息时代档案事业的发展需要,在知识结构、人才结构和能力结构方面仍存在着问题。一些高校档案工作人员既懂档案专业知识又能掌握现代化信息技术的人才非常缺乏。有些高校的档案人员大部分属于兼职的性质,专业不对口,业务不精,综合素质和计算机水平相对偏低,这都严重地阻碍了档案信息化建设的进程。因此,我们急需培养一批既是档案学、文书学、信息传播学等方面的专才,还能精通计算机应用软件开发、通信工程技术、信息网络、信息管理、数据库生产和服务、办公室自动化及计算机辅助设计技术,又能熟练地掌握外语的复合型人才,这样的人才可以在档案的软件管理和应用上游刃有余,才正是档案现代化管理所需要的,也只有在我们的档案队伍中不断充实这种掌握档案管理现代化技术的复合型人才,我们的档案事业才能与时俱进。

4.馆藏档案数字化进程缓慢。

要进行信息化建设,就必须利用计算机、扫描仪等现有技术和设备,将馆藏档案信息数字化,建成各种专业性、综台性档案信息库。但现在很多高校的档案管理部门因为资金短缺、设备和技术力量不够,没有必需的设备,不能做到将全部文书档案、照片、声像档案向数字化转变。因此,档案馆要根据馆藏情况、服务对象和档案馆的功能类型,有重点、有选择地对馆藏档案进行数字化。具体从以下两个方面着手:一是要加快文书档案、专题档案目录的微机录入。应将文书档案的案卷级、