论高校档案信息化建设与开发

论高校档案信息化建设与开发摘要：实现科学发展，转变经济发展方式，要求经济发展从主要依靠能源资源等物质投入转变到主要依靠技术革新和技术进步、加强自主创新能力、改善经营管理、提高劳动者素质上来。

为此，档案的信息化，成为当今高校档案事业迈向现代化的客观要求，是新时期高校档案馆的一项基础性工作。

加强档案的信息化意识，积极开展档案数据库和网络化的建设，建立健全高校档案信息服务体系，加快实现高校档案信息化。

本文对高校档案信息化所面临的问题及改革措施进行了讨论，以期能对信息化建设与开发提供有价值的意见。

关键词：高校档案信息化信息安全信息开发档案作为一种重要的信息资源，它的价值逐渐被社会所认同，档案的信息化己经成为档案事业应对迅猛发展的信息社会的必然选择。

高校档案信息化是指:通过一切有效的手段和途径，把潜在于档案中的信息资源挖掘出来，形成用户便于接受和利用的信息产品，并以之为媒介，进一步强化高校档案信息的社会效益。

从党和国家明确提出的”以信息化带动工业化”，到国家档案局提出的”以档案信息化促进档案事业发展的目标”，档案信息化已经成为信息服务社会的最佳技术手段和实现途径。

目前，高校档案发展规模不断扩大，管理水平不断提高，多媒体、互联网等现代化技术己广泛应用在学校工作的各个方面。

高校快速发展的各项工作，也需要有与其协调发展，先进、科学、高效的档案管理，高校若想提高自己在社会发展中的地位，就必须采用信息化的方式管理档案。

1 高校档案信息化建设的必要性信息资源的价值在于开发利用，开发利用的效果取决于开发的时效和利用的广泛程度，相比较而言，用现代化管理手段存储的各种信息，更便于利用和开发，也就能产生更高的社会效益。

所以，档案信息化建设是档案工作适应社会发展的必然选择，也是全面提升档案工作社会化服务能力的重要手段，为了使档案工作与社会发展同步，档案部门也必须大力推进档案的信息化建设。

我校根据自治区职业教育发展规划，经过多校合并，专业整合，开发研究并举，扩大招生规模、改善办学条件，提高教学质量，加强学院管理取得了好的成绩。

档案管理从原始的纸质档案向信息化的转变发展。

经过档案管理信息化的具体实践和体会，将发现的问题和解决的办法总结出来，供商榷。

2 档案信息化过程中存在的问题2.1 隐私权的保护作为历史的记录，档案中的许多内容涉及个人隐私，网络环境在改变档案信息收集、整理、贮存、传递、利用时也使隐私权保护呈现出新的特点，这从客观上，要求我们对档案信息网络化服务中隐私权的保护问题，进行深入的探讨，并结合档案管理法律法规，逐渐认识和形成有效的隐私权保护方法。

2.2 侵犯知识产权伴随着信息复制技术尤其是档案网络化的发展，档案信息的开发利用与知识产权保护之间的关系日益密切:一方面，保护知识产权是开发利用档案信息资源的前提，如果保护知识产权，档案的开发利用就要进人适度的开发，在有序状态下运行。

另一方面，如果不从开发利用的角度来考虑保护知识产权，势必制约和限制了开发利用档案信息资源的范围、程度和时间，使档案信息资源的价值不能最有效地得到开发和利用。

档案信息化是以网络为生存环境的，由于网络管理跨越现实世界的时空障碍，成为一个没有国界、没有地域差别的”网络空间”，很难对其进行有效的控制，而且一些网络使用者、网络工作者和档案管理人员对档案信息中的知识产权保护意识淡薄，对知识产权保护的法律、法规不甚了解，这就势必造成不少档案知识产权的流失。

所以，如何在保护的基础上做好开发，既保护档案知识产权所有者的利益，又能为全校最大程度地提供档案信息，就成了我们档案人员在网络环境下进行档案信息化建设所面临的首要现实问题。

2.3 档案信息安全被威胁实现档案管理和档案信息服务的网络化，是档案事业发展的必然趋势，也是档案事业发展的新机遇和新挑战，档案信息安全问题是网络环境下档案事业发展所面临的新挑战之一。

由于计算机网络具有的共享性、开放性和复杂性等特征，使其很容易遭到来自各方面的安全威胁，档案信息随时可能受到破坏和攻击。

这些破坏因素在网络环境中一般是指:因为偶然的因素或者恶意的攻击而使网络安全遭到破坏、数据遭到更改、信息遭到泄露，在实际环境中，则是指硬件的损毁、系统软件或应用软件的缺陷、电脑病毒、黑客的攻击等等。

这诸多因素都直接威胁着网络和信息的安全，所以，如何保证档案信息网络和信息系统能够连续、可靠、正常地运行就成了至关重要问题。

2.4 管理人员素质问题目前档案馆普遍存在着人员少、文化素质低的现象。

特别是档案管理人员多数不是专职档案员，无暇顾及档案工作，而且大多也只停留在手工操作水平上。

由于对电子文件、电子档案的收集、保存、维护与利用接触太少，档案管理人员能熟练使用微机的为数不多，能承担程序设计和数据维护的更是少之又少，致使档案信息化程度仍然很低。

档案信息化建设是一项全新的工作，需要既懂信息技术又懂档案管理知识的复合型人才。

人才的缺乏，将极大地制约档案信息化的发展，没有一只高技能的档案管理人员队伍，再好的计算机设备也难已发挥其应有的作用。

3 改进高校档案信息化建设的措施3.1 高校领导要重视档案管理工作，其他部门也要大力支持高校档案工作是为教学、科研、党政机关服务的，离不开学校领导的重视和其他部门的大力支持。

在人员选用上，需要技术过硬、思想觉悟高的档案专业工作人员，在硬件物资上，划拨必耍的经费，购买符合学校发展需要的软件和硬件设施。

此外，还需制定专门、合理的档案管理制度。

3.2 建立成熟的档案队伍，提高队伍整体素质作为信息化社会的档案工作者，具备一定的计算机和电子文件管理知识是必不可少的。

档案馆的信息化建设要求不断更新观念，学习新知识，掌握新技能，树立为社会和公众服务的意识。

档案管理部门应把人才培养放在首要位置，采取培养和引进并重的原则，加强档案人员队伍建设。

以专业的机制和众多的机会培养胜任档案管理信息化的管理人员、技术操作人员和维护人员，对其进行专业系统的培训，使其了解掌握档案管理的基本过程，逐步成为具备计算机知识、网络知识、档案知识的复合型人才。

3.3 选择合理的应用软件，建设档案信息数据库系统由于档案工作者未能正确处理保密与开发利用的关系，过分强调档案的机密性，大多高校档案部门没有把档案信息放在网络环境下，而随着网络安全法律法规的逐渐健全，各种加密技术、认证技术的开发与完善，对于不同密级的档案采取不同的安全措施，在软件和硬件上己经完全可行了，所以，选择一种合理有效的应用软件来建立信息共享平台，并在此平台上，建立档案信息数据库系统，己经成为一项重要而迫切的工作，这是由信息化档案管理的一切相关工作，都必须在统一的共享性平台上来运作这一性质所决定的。

例如：不同的档案服务对象具有不同的权限，不同的权限所能接触到的档案密级也有不同，而权限和密级可以定义在档案信息数据库系统中，在服务对象通过网络迸行档案信息检索时，管理系统会根据其用户名和密码自动生成检索权限，从而很好地处理了档案保密与开放的问题。

3.4 建设档案信息化网站，重视网络信息安全根据档案管理工作相对独立的特点，构建一个内闭式重网络系统，建立完整的内部网络环境，实现与公网完全隔离的网络离线状态下的信息化档案馆，能够解决档案信息管理中不易上网的信息管理与利用，满足我们对公众和社会开放的档案信息的管理。

在此网络基础上建立一个可以提供公共信息服务的档案网站，并将其作为档案服务和开展档案宣传的交互式平台，其主要功能为:服务、宣传和交流；其主要内容有:档案工作信息、档案机构信息、档案资源信息和档案利用服务信息。

在实现网络化的同时，要注意加强安全管理，提高安全意识，要定期对档案人员进行安全知识培训，了解规章制度，熟悉所涉及系统的功能、数据来源等。

在档案信息存储安全方面，要增强档案信息安全和网络安全意识，采取切实有效的技术手段和管理措施，做好身份认证和密钥管理。

存储档案信息的设备要装有有效的防毒软件。

各种数据库要及时进行各份，严防信息数据丢失，确保档案信息的安全保密和系统安全可靠。

只有不断地探索，不断地努力并积极寻求高校各部门的大力支持与协作，才能更有效加快档案信息化建设的进程。

3.5 科技档案的建设开发及转化3.5.1 加强科技档案的开发利用档案管理的最终目的是搞好档案信息资源的开发利用，既要体现档案是历史的真实写照和是人类智慧的结晶，又要发挥科技档案潜在的社会和经济效益作用。

当前各行各业都把依靠科技进步作为进一步提高经济、社会效益和增强发展后劲的重要举措，科技档案的利用可避免无效劳动、避免发生重复设计等问题。

科技档案只有在促进经济建设中大显身手，赢得声誉，才能在市场经济的大潮中确立自己的位置。

3.5.2 更新思想观念，改革服务方式在计划经济体制向市场经济体制转变过程中，科技档案内容不断丰富，同样对其信息的需求也日益广泛，而且具有时间性强、针对性强、频率高等特点。

在这种形势下，档案人员要切实树立一种开放的、主动为企业提供服务的、注意经济效益的新观念，要从思想和行动上实现转变。

档案部门不能仅停留在对档案的实体管理，也不能只是安于充当看门守摊的角色，必须改变单一的查找借阅利用方式，要及时了解决策层和科技人员对档案资料的需求，应由坐、等、守变为主动、热情提供利用，变被动型为主动型服务。

档案人员必须认识到开发利用科技档案信息资源是市场经济形势下科研方向转轨变型的需要，是科学研究生存与发展的需要。

4 结束语十六大以来，中国经济总量迅速扩大，经济社会发展呈现一系列新特征：经济实力显著增强，但生产力水平总体上不高，自主创新能力不强，长期形成的结构性矛盾和粗放型经济增长方式尚未根本改变。

实现科学发展，转变经济发展方式，要求经济发展从主要依靠能源资源等物质投入转变到主要依靠技术革新和技术进步、加强自主创新能力、改善经营管理、提高劳动者素质上来。

为此，职业教育受到国家和社会的高度重视，职业教育的科研水平有了极大的提高，科研成果的转化得到极大的推进，档案信息作为科研成果的原始记录，其重要性是不言而喻的。

信息化的成果，为科研成果的转化提供了强有力的手段，加强了自主创新能力，促进了经济发展。

档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作，可以说，档案信息化时逢前所未有的发展机遇，但也面临重大挑战。

部门素质教育是档案队伍建设的重中之重，档案队伍的素质对档案工作信息化建设的质量起着关键的作用。

因此，进一步提高档案队伍的计算机技能，是目前档案队伍建设的首要任务。

只有这样，信息化才能适应社会高速发展的需求，实现科学发展。

参考文献：[1]陈艳欢.积极推进高校档案信息化建设合议[j]，医馆论坛，2004(6).[2]洪源清.论网络环境下科研档案信息开发与知识产保护[j]，情报探索，2006(10).。