客户服务回访工作细则(1)

客户服务回访工作细则

编号：Q/BIRD-客服-1-26-2002

提纲：

一、建立客户服务回访制度的必要性

二、客户服务进行回访制度的前提条件

三、客户服务回访人员的培训

四、客户服务回访制度的实际操作方式

五、回访操作过程中应注意的事项及几种特殊状况的解决方式

六、客服人员的考核标准

七、回访工作的监督和考核

八、回访工作效果评估

内容：

一、建立客户服务回访制度的必要性：随着波导市场份额的逐渐扩大，现在的售后服务已经渐渐跟不上市场发展的需要，我们的服务水平已成了进一步扩大销售的瓶颈。在花大力气完善我们的客户服务网络、提高人员技能水平的同时，也应考虑丰富我们的服务内容，拉近与客户的距离，提高用户满意度。

客户回访是一项带有亲情特色的售后服务项目，是服务人员与我们的用户面对面的交流与沟通，容易得到用户的认可，且这种认可极有可能扩展到一个潜在的用户组。所以客户回访制度的建立则显得日益迫切和重要了。

二、客户服务回访制度执行的前提条件：客户服务回访制度的操作和长时间坚持并取得较好的效果需要各方面的努力，需要客服人员、销售人员的紧密配合，同时也需要其它软、硬设施的到位。具体有以下几个方面。

1、各级客户服务部门是客户回访的执行主体。根据客户回访操作执行的特点

和已有的经验，客户服务部门应是客户回访的主要策划者和执行者。省公司客户服务部是本省公司客户回访制度执行的总体策划者、实施者，办事处客服是本区域内客户回访制度的具体策划、实施者，其他各级销售网络人员大力配合。

随着客户服务网络的不断完善，达到一定销量的办事处必须要建客户服务中

心，每个客服中心必须要有一名专职售后文员从事日常的客户接待、用户资料

整理、客户回访工作。当使用一些特殊回访方式（如上门服务、特约维修日

等）时必须有客服人员参与。对没有建立客户服务中心的办事处，应有一名

兼职文员从事客户接待、用户资料整理、客户回访工作，办事处客服人员应给

予指导并参与。专职的或兼职的售后人员是客户和波导间的桥梁和纽带，要求

其有足够的经验和能力，对他们的工作要求就是勤跑、多问、快解决。

2、资料的的收集、整理

对客户整体状况的了解靠的是客户资料，没有客户资料，就没有回访，或者是没有针对性的盲目回访。我们资料的最主要来源是客户购机时的回执单，回执单内容的完整性和真实性至关重要，不然就成为一张废纸。这就要求各省公司总经理、办事处主任务必将此精神落实到基层，要求营业员、促销员对客户资料进行详细的收集，并有办事处专职或兼职文员整理、录入。客户资料还包括客户的维修信息、回访信息。

对资料的的收集和整理的另一个要求就是尽可能地利用现代技术，目前省公司客服、办事处客服所在的大中城市都已有了上INTERNET网络的条件，总公司也有了支持这一工作的MIS 系统平台，所以要求有条件的办事处必须将客户资料录入到MIS 系统，不要再停留在登记花名册的水平上，我们的目标是建立一个完整的、共享的客户档案数据库。

3、统一部署，分步实施

第一步实现对维修用户50%以上回访（在维修后两个星期内完成），对新用户实现10%以上回访（在购机后一个月内完成）。第二步逐步提高回访率，将回访用户扩大到所有维修用户和新购机用户，及时了解用户需求，解决用户困难，收集用户对波导产品的意见、期望等。制订科学合理的客户满意度评价办法，对各地的客户满意度定期进行调查。

4、服装的统一

在有条件的省公司，客服人员要统一着装，尤其是进行上门服务、特约维修服务等活动时。统一着装能造成视觉的冲击，给客户一种信任感，他们会感觉到波导很规范、有实力，相应提高了波导的服务形象。

三、客户服务回访人员的培训对专职或兼职售后文员及售后人员，更应强调客服技巧的培训，各省公司客服部要有专门方案，整理好一套相关内容的培训资料，并在实际的过程中不断地充实它。培训内容包括以下几个方面：

1、售后知识

对售后文员来说，基础的售后维修知识、我们的服务承诺必须了解，对各型手机的功能、性能指标（如有无短信发送、中文输入功能，单、双频之分等）及常用的配件价格和收费标准等清楚了解。对客服人员，在掌握相关售后基础知识基础上，还应拥有相应维修技能等级。

2、礼貌用语

恰倒好处的礼貌用语能化解客户一半的怨气，所以各级人员要有全员服务理念和意识。如，我们接电话是应说：您好，波导公司；或者说：您好，波导公司客户服务部。面对面的接待客户时，应该微笑着说：您好，这里是波导

客户服务部，请问您需要帮助吗？当客户机器的故障暂时无法解决时，应该这样说：对不起，让您久等了，我们会在xxx 天内给您解决？在现实的维修当中，我们经常会遇到一些提出“不合理”要求的客户，因为客户不了解或不理解我们的相应规定、我们的服务承诺。比如手机相关零件的价格、维修费用等，都会因是否属于保修范围而有不同的收费标准，这时，耐心的解释、真诚的话语就会显得特别重要。

3、手机小常识售后人员、文员以及营业员和促销员，应该具备一些手机的小

常识，比如说：手机掉到水里了，应该怎么办？手机是否辐射强度过大，如何解释，怎样防护？等等。客户通过我们经常的“言传身教”就会及时控制或排除故障，把损失降到最低，这时小常识的作用在客户的心中便显得很重要，也拉近了我们与用户的距离。

四、客户服务回访制度的实际操作方式可实际操作的回访方式有许多种，如①电话回访、②短信回访、③建立客户每月维修日、④邮寄回访、⑤登门回访和举办客户活动等等。它们都有各自的特点和面对不同用户群的特殊效果，回访的具体执行者应根据具体情况合理使用。考虑到回访成本、覆盖面及效果，建议优先使用前三种方式。

这里我们就以下几种来展开讨论：

（一）、建立客户每月维修日：

1、通过配合办事处的促销活动进行宣传告知，告诉客户在每个月每个星期

六、星期天是售后维修服务日，欢迎广大客户前来咨询、维修，告知活动

的具体时间（每天9：00—17：00）、具体地点（最好是固定的，如客

服中心）。还可以选择报纸、横幅、宣传单页等多种媒体方式来进行宣

传，同时通过营业员、促销员、客服人员以口头的形式传达。这种方式如能坚持，则能起到较好的效果。

2、准备小礼品：给那些在维修日中前来维修机器，而机器又确实有问题的客

户一件小礼品，另外也可以给那些前来咨询，但却没有档案记录的客户一些小礼品，通过小礼品不仅能化解客户来时的不满情绪，还可以拉进客户和波导间的距离，增加人员间的理解和沟通。

3、对前来咨询、维修的客户，要做好客户登记，以完善客户档案。

（二）、电话回访：

1、电话回访对象又可分新用户、维修用户及普通用户。对不同用户群体，有

不同的回访比率、回访计划、回访内容。

2、各级办事处客服根据样本预估电话费用，并上报省公司客服部审核，进行

费用的核算。

3、设定电话回访的开场白很重要，有些人会觉得很突然，一下子不能明白或

不能接受，在这里建议用如下语言：您好，这里是波导公司客户服务部，我们想了解一下您的波导手机现在使用情况；您好，xxx 先生/ 小姐，对