第三章 Excel使用篇

追踪单元格
• 在Excel 2013工作表中，用户能够使用蓝色的箭头图形化显 示单元格间的从属关系，也可对公式中单元格的引用进行追 踪。这样，能够直观地查看工作表中公式的引用情况。
（3）使用函数
函数实际上是一种比较复杂的公式，是公式的概括，用来对 单元格进行计算。Excel包含了各式各样的函数，这些函数 可以在工作表中直接使用以实现某种功能。直接使用函数可 以避免用户为了完成某种功能而花费大量的时间来编写并调 试相关的公式，从而能够提高工作效率。因此，函数实际是 内置的公式，其使用具有一定的语法。 • • • • 手动插入 （同输入公式方法相同） 使用函数向导（插入函数 ） 使用函数栏输入 （名称框） 使用公式记忆输入功能 （首字母+Tab）
自动计算
• 在对数据进行处理时，比较常见的操作是对数据进行求和、
求平均值以及求最大最小值的计算。Excel 2013提供了自动 计算功能来完成这些计算操作，用户在进行这些计算时无需 输入参数即可获得需要的结果。
（4）使用数组公式
在使用函数进行数据计算时，有时计算的对象是某个计算结 果，此时则必须使用数组公式来进行处理。数组公式是一种 具有多重数值的公式，与单值公式的不同之处在于其可以产 生一个以上的计算结果。 数组公式采用一对花括号做为标记，因此在输入完公式之后 ，只有在同时按下“Ctrl+Shift+Enter”组合键之后才能正常 生成数组公式。
查找和替换数据（选项） 查找和替换格式 （格式）
小结
本章首先从工作簿、工作表和单元格的操作以及格式的 定义开始，引领读者步入Excel的神圣殿堂。
Excel 2013是一款功能强大的电子表格制作软件，其具 有强大的计算功能和友善的操作界面，在公司日常事务管理 、商品营销分析、人事档案管理和财会统计、资产管理以及 金融分析和决策预算等诸多领域得到了广泛的应用。工作簿 、工作表和单元格是 Excel 表格处理的基础， Excel 功能的 实现离不开对它们的操作。
件，可以进行比较复杂的筛选操作，从而使操作具有更大的灵 活性。 （下拉->数字筛选）
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高级筛选 （数据、排序和筛选 ->高级，提供筛选条件：字段 名相同）
（3）创建分类汇总
分类汇总是对数据列表中的数据进行分析的一种方法，先 对数据表中指定字段的数据进行分类，然后再对同一类记 录中的有关数据进行统计。 Excel的分类汇总能够实现创建数据组、在数据列表中显示 一级组的分类汇总和总和、在数据列表中显示多级组的分 类汇总和总和以及在数据表中执行不同的计算功能 。 • • • （数据->分类汇总） 简单分类汇总 ：根据字段名来创建数据组并进行分类汇总 嵌套分类汇总 ：对一个字段的数据进行分类汇总后，再对 该数据表的另一个字段进行分类汇总 。（不勾选替换当前 分类汇总）
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自定义数据格式 （4个区段; 正数、负数、0值、文本）
设置数据的有效范围 （数据->数据有效性）
（5）设置单元格外观
完成工作表的创建后，可以设置单元格格式，更改单元格 的外观。单元格格式的设置包括设置文字的对齐方式、单 元格边框和底纹、单元格的行高和列宽以及使拥有特殊数 据的单元格具有特殊的外观样式。 • 设置文字字体和对齐方式
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应用实例
小结
本章介绍了 Excel 2013 的公式和函数的使用方法，使 用户能够熟练地应用公式和函数进行数据处理和运算。 使用Excel 2013离不开数据处理，Excel 2013具有强 大的数据计算功能，可以通过公式和函数来实现对数据的计 算和分析。
3.3 分析和处理数据
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数据的查找和替换
小结
（1）工作表的基本操作
在Excel中进行的所有工作都是在一个打开的工作簿中进行的， 工作簿实际上是工作表的容器，其以文件的方式进行存储。工 作表是Excel的工作平台，用于处理和存储数据。对工作簿的操 作实际上就是对文件的操作，其类似于Word中的文档操作 。 • • • • • 添加和删除工作表 （工作表标签右击） 重命名和着色工作表 复制和移动工作表（副本、Ctrl） 拆分工作表 （视图->拆分） 保护工作表 （隐藏工作表、审阅->保护）
非连续单元格数据的填充
当需要在多个非连续的单元格中输入相同的数据时，并不 需要逐个依次输入。Excel 2013提供了一种快捷的输入方 法。 • （1）按住Ctrl键单击需要输入数据的单元格，此时最后一 个单元格会显示为白色。 • （2）在最后一个单元格中输入数据后，按Ctrl+Enter快捷 键，所有选择的单元格将被填充相同的数据 。
（4）数据透视表
• 数据透视表实际上是一种交互式表格，能够方便地对大 量数据进行快速汇总，并建立交叉列表。 • 使用数据透视表，不仅能够通过转换行和列显示源数据 的不同汇总结果，也能显示不同页面以筛选数据，同时 还能根据用户的需要显示区域中的细节数据。
创建数据透视表
• 使用数据透视表可以轻松实现排列或汇总复杂数据，同时 能方便查看详细信息。 （插入->数据透视表）
设置数据透视表的值字段
默认情况下，数据透视表中的值字段是以求和作为汇总方式 的。如果要修改值字段的汇总方式，一般有3种方法： • 用户可以在数据透视表中直接进行修改（双击）
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也可以在“数据透视表字段列表”窗格中进行设置
“选项”选项卡中进行设置
• 还可以在数据透视表工具的
（选项->字段设置）
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设置单元格边框和底纹 （设置单元格格式->边框、填充）
设置行高和列宽 （开始->单元格->格式） 突出显示符合条件的单元格 （开始->样式->条件格式） 直观表现数据大小 （条件格式->数据条）
（6）对表格使用样式
在工作表中使用样式，能够保证工作表中的数据具有一致 的外观，同时能够节省设置格式的时间，提高工作效率。 样式包括数字格式、对齐方式、字体和字号的大小、边框 以及填充的颜色和底纹等。为了能够快速实现表格样式的 设置，Excel 2013提供了大量自动套用表格格式供用户使 用。 • • • • 自动套用表格格式（单元格样式、套用表格格式） 自定义套用表格格式 （新建表样式） 自定义单元格格式 （新建单元格样式） 设置工作表背景 （页面布局->背景）
信息科学技术学院
卫星导航研究所
第三章 Excel使用篇
3.1 Excel表格的基本操作 3.2 公式和函数 3.3 分析和处理数据 3.4 工作表的打印和网络应用
3.1 Excel表格的基本操作
• 工作表的基本操作
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单元格的基本操作
数据的输入 格式化数据 设置单元格外观 对表格使用样式
（2）单元格的基本操作
单元格是Excel工作表中数据存储的基本单元，任何数据都只 能在单元格中输入。掌握对工作表中单元格的操作，是使用 Excel进行数据处理的基础。 • • • • • 选择单元格 （位置：行号1+列号A）（连续Shift、Ctrl） 移动和复制单元格（功能按钮、快捷键、拖动） 插入和删除单元格 （开始->单元格、右键） 合并单元格 （开始->对齐方式） 重命名单元格 （名称框）
数据的排序 数据的筛选 创建分类汇总 数据透视表 使用图表
（1）数据的排序
数据排序是指按照一定的规则对数据列表中的数据进行整理排 序，排序为数据的进一步处理提供了方便，同时也能够有效地 帮助用户对数据进行分析。 Excel 2013提供了多种数据排序的方法，用户可以按默认规则 对数据按升序和降序排列，也可以自定义排序规则。 • • 单列排序 （数据->排序） 多列排序 ：在进行单列排序时，是使用工作表中的某列作为排 序条件，如果该列中具有相同的数据，此时就需要使用多列排 序进行操作。 • 自定义排序 （不要选中部分区域）
3.2 公式和函数
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使用公式 审核公式 使用函数 使用数组公式 小结
（1）使用公式
电子表格除了需要能够进行表格的创建和编辑之外，还需要具有 数据的计算能力。Excel 2013允许用户使用公式对数据进行处理 。所谓的公式就是在工作表中对数据进行分析和计算的等式，使 用公式能够对数据进行加减和乘除运算。 • 输入公式 ：要在工作表中使用公式，首先需要在单元格中输入公 式。公式的输入类似于数据的输入，在单元格中输入公式时以等 号（＝）作为开始，然后输入公式表达式。 • 复制公式 ：在工作表中可以将公式复制到其他的单元格中。在工 作表中复制单元格的方法一般有两种，在近距离复制公式时可以 使用鼠标直接拖动。如果需要远距离复制公式，可以使用功能区 中的命令按钮来实现操作。
（1）使用公式
• 命名公式 ：在Excel工作表中，可以对经常使用的或比较特殊 的公式进行命名，这样在以后需要使用该公式的场合，可以直 接使用其名称来引用该公式。 （公式->定义名称、用于公式）
（2）审核公式
对于大型的表格来说，往往会应用大量的公式和函数进行 数据的处理，Excel 2013提供了多种工具来帮助用户快速 查找和修改公式，同时实现对公式错误的修订。 • • • 使用监视窗口 （公式->公式审核->监视窗口） 检查公式错误 （公式->公式审核->错误检查） 使用公式求值：对于复杂的公式，有时需要了解其每一步 的计算结果，以便于对创建的公式进行分析和排错。Excel 2013提供了“公式求值”对话框，可以查看公式的计算顺 序和每一步的计算结果。
（4）格式化数据
Excel 2013 工作表中往往包含大量的数据，这些数据包 括数值、货币、日期、百分比、文本和分数等类型。不 同类型的数据在输入时会有不同的方法，为了方便输入 ，同时使相同类型的格式具有相同的外观，应该对单元 格数据进行格式化。 • • • 固定小数位数 （选项->高级->自动输入小数点） 快速设置数据格式 （开始->数字） 设置数据格式 （例：大小中文数字 数字->特殊）