档案分类归档编目排列方案

方便查找同一业务种类产生的档案，有利于了解企业各业务的 工作内容和职责。
对于跨业务合作的档案，需要多个业务协商管理，管理成本较 高。
按照时间顺序分类
时间顺序分类方案
根据档案产生的时间顺序，将档案分为相 应的类别。例如，可以将档案分为当年档
案、去年档案、前年档案等。
优点
方便查找同一时间段产生的档案，有利于 了解企业各时期的工作内容和职责。
各业务部门应明确文件归档的责任人，确保归档文件的及时收集和整理。
确定归档时间
确定归档时限
各类文件应当在产生后及时进行归档 ，一般按照月度或年度进行整理归档 。
建立归档时间管理制度
建立归档时间管理制度，确保文件按 时、按根据单位实际情况，可以选择纸质归档、电子归档或纸质与 电子相结合的归档方式。
详细描述
首先，需要确定档案的重要程度标准，这可以包括档案的价值、保密级别、使用频率等因素。然后， 将档案按照重要程度标准进行排序，最重要的档案排在前面，相对次要的档案排在后面。这种排列方 式有助于快速找到最重要的档案，提高关键信息获取的效率。
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按照时间顺序排列
总结词
这种排列方式按照档案的创建时间或修改时间进行排序。
详细描述
将档案按照其创建时间或修改时间进行排序，最新的档案排在前面，最旧的档案排在后面。这种排列方式适用于 需要了解档案的更新历史或者需要按照时间顺序查阅档案的情况。
按照重要性程度排列
总结词
这种排列方式根据档案的重要程度进行排序。
确保归档文件的安全性
在归档过程中，应采取措施确保文件的安全性，如加密、备 份等。
03
编目方案
确定编目规则
01
根据档案的属性、特点和相关标准制定编目规则，如文件编号 、题名、责任者、形成时间等。
02
确定编目规则的通用性和灵活性，以满足不同类型档案的编目
需求。
制定编目规则的说明和指南，以便编目人员理解和执行。
和价值。
确定编目深度的合理性和科学性 ，以满足档案利用和管理的需求
。
根据编目深度制定相应的编目计 划和时间表，以便合理安排编目
工作。
04
排列方案
按照档案分类排列
总结词
这种排列方式适用于档案分类明确的场景，可以按照档案的属性或类型进行分类 排列。
详细描述
首先，需要确定档案的分类标准，例如按照文件类型、主题、来源等分类。然后 ，将档案按照分类标准进行归类，并按照类别进行排列。这种排列方式的优点是 方便查找和整理同类型的档案，有助于提高档案管理效率。
03
确定编目方式
选择适合档案类型的 编目方式，如单份归 档、组合归档等。
根据编目方式制定相 应的操作规范和流程 图，方便编目人员操 作。
确定编目方式的可行 性和可操作性，以保 证编目的质量和效率 。
确定编目深度
根据档案的重要性和价值确定编 目深度，对重要档案进行深入编 目，以便更好地揭示档案的内容
优点
缺点
方便查找同一组织机构产生的档案，有利 于了解企业各部门的工作内容和职责。
对于跨部门合作的档案，需要多个部门协 商管理，管理成本较高。
按照业务种类分类
业务种类分类方案 适用范围 优点 缺点
根据企业所从事的业务种类，将档案分为相应的类别。例如， 可以将档案分为研发档案、市场档案、生产档案等。
适用于企业内各项业务分别管理自身产生的档案，有利于业务 间合作与交流。
档案分类归档编目排列方案
汇报人： 2023-12-08
目 录
• 档案分类方案 • 归档方案 • 编目方案 • 排列方案
01
档案分类方案
按照组织机构分类
组织机构分类方案
适用范围
根据企业内部不同的组织机构，将档案分 为相应的类别。例如，可以将档案分为研 发部门、市场部门、生产部门等。
适用于企业内各部门分别管理自身产生的 档案，有利于部门间合作与交流。
适用范围
适用于企业内各部门分别管理自身产生的 档案，特别适合需要了解企业历史情况的 场合。
缺点
对于需要跨时间查找的档案，查找成本较 高，需要耗费大量时间和精力。
02
归档方案
确定归档范围
确定归档文件的范围
应将日常工作中产生的各类文件、资料、报表、合同等进行归档，确保文件真 实、完整。
明确归档文件的责任部门