公司人员电子化档案管理制度

第一章总则
第一条为规范公司人员电子化档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案管理效率，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有人员电子化档案的管理，包括员工、实习生、离职员工等。

第三条人员电子化档案是指以电子形式存储和管理的个人资料，包括但不限于个人简历、入职登记表、劳动合同、绩效考核、培训记录等。

第二章管理机构及职责
第四条公司设立电子档案管理部门，负责人员电子化档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。

第五条电子档案管理部门职责：
1. 制定和完善人员电子化档案管理制度；
2. 负责人员电子化档案的收集、整理、归档和保管；
3. 负责人员电子化档案的查询、借阅和利用；
4. 负责电子档案的安全保障，防止数据泄露、丢失和损坏；
5. 定期对电子档案进行备份，确保数据安全。

第三章电子档案管理流程
第六条人员电子化档案的收集：
1. 员工入职时，由人力资源部收集其个人简历、入职登记表、劳动合同等资料，并进行电子化处理；
2. 员工在职期间，人力资源部负责收集其绩效考核、培训记录等相关资料，并更新电子档案；
3. 员工离职时，人力资源部负责收集其离职证明、离职手续等相关资料，并归档至电子档案。

第七条人员电子化档案的整理：
1. 按照档案类别、年份、部门等标准对电子档案进行分类；
2. 对电子档案进行编号，方便查阅和管理；
3. 定期对电子档案进行清理，删除无价值或过期的资料。

第八条人员电子化档案的归档：
1. 归档前，电子档案需经过审核，确保资料完整、准确；
2. 归档时，将电子档案存储于指定的服务器或存储设备；
3. 归档后的电子档案，由电子档案管理部门进行保管。

第九条人员电子化档案的保管：
1. 采取技术手段，确保电子档案的安全性和保密性；
2. 定期对电子档案进行备份，防止数据丢失；
3. 对电子档案进行定期检查，确保档案的完整性和准确性。

第四章电子档案的利用
第十条人员电子化档案的查询：
1. 任何单位和个人需要查询电子档案，需向电子档案管理部门提出申请；
2. 电子档案管理部门对查询申请进行审核，确保查询符合规定；
3. 查询结果以电子形式提供，不得擅自复制、传播或篡改。

第五章附则
第十一条本制度由公司电子档案管理部门负责解释。

第十二条本制度自发布之日起实施。

第十三条本制度如与国家法律法规及政策相抵触，以国家法律法规及政策为准。