归档文件整理规范

2.文书档案 反映党务、行政 管理等活动的档 案。它包括命令、 指示、决定、布 告、请示、报告、 批复、通知、信 函、简报、 会议 记录、计划和总 结等。这类档案 在其产生、内容 和形式上有一定 的共性。
3.件：归档文件的整理单位。 归档文件一般以每份文件为一件。 件是归档文件整理的最小单位。“为一件”是指实体装 订在一起，编目时也只体现为一条条目。 4.整理 将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、 编目等（纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、 排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数 据包组织、存储等），使之有序化的过程。
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基本概念
1.归档文件 立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书 档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。 办理完毕
是指文件相应的文书处理程序已经完成，而不是指文件本 身在实际工作是否还在发挥作用。比如请示与批复，在批 复发出或收到以后，文书处理程序就算完成了；一份通知 收到后经相关人员传阅，也算是办理完毕；本机关的发文， 文件印发后也就算办理完毕；有的文件，如计划、规划、 指示、规定等，在贯彻执行中需要很长时间，但印发或收 到传阅后，其文书处理程序已经完成， 也算是办理完毕。
永久保管的文书档案主要包括： 1.本单位制定的法规政策性文件材料； 2.本单位召开重要会议、举办重大活动等形成的主要 文件材料； 3.本单位职能活动中形成的重要业务文件材料； 4.本单位关于重要问题的请示与上级机关的批复、批 示，重要的报告、总结、综合统计报表等； 5.本单位机构演变、人事任免等文件材料； 6.本单位房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资 产登记等凭证性文件材料； 7.上级机关制发的属于本单位主管业务的重要文件材 料； 8.同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请 示与本单位的复函、批复等文件材料。
不准确 问题
有些单位”有文必档”，将所有文件全部归 档，将一些普发性文件和本单位不需要贯 彻执行的文件也收集归档，特别是有些单 位将文件的来源单位级别的高低作为判断 文件是否要收集归档的依据，如：有的将 中共中央、国务院、省委、省政府的文件 全部收集归档。 有些单位收集归档的是复印件，有些单 位将没有红章的正式文件收集归档。 有些单位存在重复归档的问题。认为这 份文件经常会利用，在归档时多归档一份 一起放在档案盒中。
（一）文件材料归档范围： 1.反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的,对 本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值 的文件材料；（反映本单位职能的） 2.机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公 民权益等方面具有凭证价值的文件材料；（有凭 证作用的） 3.需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材 料；下级机关报送的重要文件材料；（重要的收 文） 4.其他对本单位工作具有查考价值的文件材料。 （其他有查考价值的材料）
增加档 号内容
确定档号结构，明确编制方法。与国家档案局已发布《数字 档案室建设指南》保持一致。编目项目作相应调整
明确装 订方式
根据保管期限不同，确定装订方式，装订方式、材料应满足 保管期限要求
增加编 页要求
编制为原则，以不编为例外。与页数呼应对照
《规范》的贯彻要求
《规范》自2016年12月1日起实施。 原则上，各单位2016年的归档文件应按照新 《规范》要求整理。
⑻本单位联合行文的文件材料； ⑼本单位编辑、编写的大事记、组织沿革、简报、情况反 映等文件材料； ⑽本单位行政管理、执法活动中形成的文件材料； ⑾本单位计划、总结、统计、调研等方面的文件材料； ⑿本单位机构编制、干部人事、党、团、纪检、工会、保 卫、信访工作文件材料（职工名册、行政、工资、党团 组织关系介绍信及存根等）； ⒀本单位事务管理文件材料，如房产证、土地使用权证、 合同、协议以及固定资产购置、登记交接等文件材料； ⒁本单位负责人公务活动中形成的重要信件、电话记录， 从外单位带回的与本机关有关的未经文书处理登记的文 件材料； ⒂本单位业务活动中形成的专业的文件材料；
六、收集方法
平时收集
集中收集
Part
4Байду номын сангаас
纸质归档文件整理
七、归档文件鉴定
（一）如何确定归档文件保管期限
1.分析归档文件的责任者 归档文件保期限的划分应“以我为主”，即“我” 形成的归档文件的保管期限相对较长。这里的 “我”，一是指本单位 ，包括本单位各部门、直属 机关等；二是指本系统，指本单位同一系统或同一 系统的上级机关，尤其指具有垂直领导关系的机关。 三是指与本单位密切相关的机关。
不及时 问题
• 根据要求，文书档案必须在次年6月 底以前收集整理完毕，但有些单位 收集归档不及时，有些单位业务部 门未及时向档案部门移交相关文件， 档案部门未及时做好跟踪指导。
五、应对措施
A
建立健全档案管
理网络
制订完整的文件
B
建立健全档案 收集制度
C
D
纳入考核和岗
LOREM材料归档范围 C
位责任制
1.应归档的上级机关文件材料 ①上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件 材料； ②上级机关制发的属于本机关主管业务的文件材料； ③上级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行 的文件材料； ④上级机关制发的关于本机关机构设置、领导人任 免、人员编制等文件材料； ⑤本机关代上级机关草拟并被采用的重要法规性文 件、专项业务文件的最后草稿和印本； ⑥上级机关、上级领导检查、视察本地区、本机关 工作时形成的文件材料； ⑦上级机关转发本机关的文件。
归档文件整理规范
（ DB36/T
380 － 2016 代替 DB36/T 380 — 2002 ）
2016 年 12 月 1 日实施
2016 年 9 月 28 日发布
主 要 内 容
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《规范》主要修订内容 基本概念
文件材料收集归档和鉴定
纸质归档文件整理 归档电子文件整理
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《规范》主要修订内容
3.应归档的同级机关和非隶属机关文件材料 ①同级机关和非隶属机关颁发的非本单位主管业务 但需要贯彻执行的文件材料； ②有关机关对本单位工作检查形成的文件材料； ③同级机关和非隶属机关联系、协商工作的文件 材料。
4.应归档的下级机关文件材料 ①下级机关报送的重大问题的专题报告； ②下级机关报送的年度或年度以上的计划、总 结、统计材料。
四、收集归档工作中存在的主要问题
有些单位收集归档的仅仅是“红头文件”，而会议文件、 会议记录本、职工名册、合同契约等“账外文件”未收 集归档。
不完整 问题
有些单位收集归档的仅仅是本单位的发文，收文一律不 收集归档，全部作资料处理。 有些单位收集归档的仅仅是文件的正本，而文件处理单 或附件未随文件一起收集归档。
• 5.档号 在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码， 以体现归档文件的类别和排列顺序。 字符代码一般由字母和阿拉伯数字构成，不包括 汉字。 特点：唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单 性
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文件材料收集归档
一、收集依据
《机关文件材料归档范 围和文书档案保管期限 规定》（国家档案局令 第8号） 各机关依据8号令制定、 并经同级档案行政管理 部门审查同意的本机关 文件材料归档范围和文 书档案保管期限实施细 则。 《企业文件材料归档范 围和档案保管期限规定》 （国家档案局令第10号） 各国有企业依据10号令 制定、并经同级档案行 政管理部门审查同意的 本企业文件材料归档范 围和档案保管期限实施 细则。非公企业可参照 执行。
《规范》的演变
2000年，国家档案局颁布《归档文件整理规则》 （DA/T 22-2000）,在全国范围内开展以件为单 位整理文书档案。 2002年，江西省档案局根据《规则》，结合江 西省实际制定《江西省归档文件整理规范》 （DB36/T 380-2002）,经省质监局发布后在全 省范围内实施。 2015年，国家档案局颁布《归档文件整理规则》 （DA/T 22-2015）。 2016年，江西省档案局修订《归档文件整理规 范》（DB36/T 380-2016），经省质监局发布后， 于2016年12月1日起实施。
主要修订内容
扩大适 用范围 将标准适用范围由纸质文件材料扩展为纸质和电子文件材料
优化整 理流程
增加“件的组成(件的构成、排序)、 修整、装订、编页、 装盒、排架；格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存 储” 将室编件号、馆编件号统一为件号，同时对归档章、档案盒 项目进行调整。
统一件 号编制
主要修订内容
二、收集原则
以我 为主 重点收集反映本单位职能活动、历史面貌、重要产权关系 和经济利益的文件材料。
以人 为本本
突出重大 活动、重 大事件
重点收集反映本单位、本部门人员情况的文件材料。
重点收集本单位重大活动、重大事件中形成的文件材料。
三、归档范围
确定文件材料归档范围，能避免具有保存价 值的文件漏归，保证档案的齐全完整； 能避免无价值的文件转化为档案，保证档案 的精炼； 能简化归档工作，提高归档工作的质量与效 率。
有些单位未将应归档电子文件及其元数据、背景信息 收集归档。
“帐外文件”一般主要包括以下几个方面： 1.本单位党委（党组）、局务办公会议记录、会议纪要； 2.会议材料（本单位主办、协办的会议材料，参加上级单位 会议时带回的会议材料（重要的））； 3.组织沿革、大事记、年鉴、工作简报； 4.职工名册、工资调整及职工调动工作的行政、工资、党团 组织关系的介绍信及存根、党员统计、干部统计、本单位 业务工作统计等报表； 5.工作计划、总结、专题汇报材料、合同契约； 6.财务预算； 7.人民来信来访材料； 8.领导班子述职述廉报告； 9.出国审批手续、执行日程、考察报告、一般性会谈记录等； 10.对本单位的新闻宣传报道材料、举办重大活动形成的文 件材料及其他有保存价值的材料等。
定期保管的文书档案主要包括： 1.本单位职能活动中形成的一般性业务文件材料； 2.本单位召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料； 3.本单位人事管理工作形成的一般性文件材料； 4.本单位一般性事务管理文件材料； 5.本单位关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批 示，一般性工作报告、总结、统计报表等； 6.上级机关制发的属于本单位主管业务的一般性文件材 料； 7.上级机关和同级机关制发的非本单位主管业务但要贯 彻执行的文件材料； 8.同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请 示与本单位的复函、批复等文件材料； 9.下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、 重要专题报告等文件材料。
2.分析归档文件的内容 归档文件内容是确定档案保管期限最重要的标准。 归档文件内容为“重要的”其保管期限相对较长。 “重要的”主要指三种情况：一是反映本单位的主 要职能，其中以反映本单位职能的典型性问题尤为 重要；二是反映本单位的基本面貌，如年度以上工 作总结、综合统计表等；三是反映本单位经济关系， 如本单位的房产、物产及其他债权债务文件材料。
（二）文件材料不归档范围：
1.上级机关的文件材料中,普发性不需本单位办理的文件材料, 任免、奖惩非本单位工作人员的文件材料,供工作参考的抄件 等； 2.本单位文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、 临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿、无特 殊保存价值的信封、不需办理的一般性人民来信、电话记录， 单位内部互相抄送的文件材料，本单位负责人兼任外单位职 务形成的与本单位无关的文件材料，有关工作参考的文件材 料； 3.同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需 办理的抄送文件材料； 4.下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映、抄报 或越级抄报的文件材料。
2.应归档的本单位文件材料 ⑴本单位党组（党委）会议和行政办公会议的纪 要、会议记录； ⑵本单位召开的工作会议、专题会议的文件材料； ⑶单位联合召开会议的文件材料； ⑷本单位承办的展览会、博览会的文件材料； ⑸本单位制定的方针政策性、法规性、普发性业 务文件，中长期规划、纲要等文件材料； ⑹本单位的请示与上级机关的批复、批示； ⑺同级机关、下级机关的来函、请示与本单位的 复函、批复等文件材料；