传播文书写作要求

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传播文书写作要求

传播文书写作要求

学习要求：

学习本章了解：行政公文的概念、特点、分类及构成要素、写作要求。

掌握：行政公文的书面格式、十三种行政公文的用途。

重点掌握：意见、决定、通告、通报、请示、报告、批复、函、会议纪要的一般写法

一、重难点内容提示

(一)行政公文的概念和特点

1．行政公文的概念

公务文书，简称公文。人们通常说的公务文书有广义和狭义两种理解。广义的公文指法定机关、社会团体、企事业单位在公务活动中形成的、具有规范格式的文书材料。其中包括行政公文、事务文书、各类专用文书等。狭义的公文，指行政机关公文。行政机关的公文（包括电报，下同），是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力

和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。本章重点介绍的就是狭义的公文，即国务院8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》中列出的十三类公文：“命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。”

2．行政公文的特点

(1)法定的作者

行政公文是由法定的作者拟制和发布的。所谓法定的作者，指的是依据法律和有关规定成立的能够行使职能的组织或单位。有的行政公文以国家领导人或机关首长的名义发布，这并不代表个人，而仅仅是制发机关领导人行使自己职权的一种表现，行政公文所反映的也应是领导人所在机关或组织的集体意图。

(2)严格的政策性

行政公文的政策性是由其反映的内容决定的。国家制定的一系列政策、法律法规都是以行政公文的形式下达，而国家各级行政机关、团体、企事业单位都负有传达、贯彻、执行的责任。各级行政机关、团体、企事业单位行文时，必须与国家的方针政策相一致，以严格保证国家各项政策的贯彻落实。

(3)法定的权威性

行政公文是由行政机关、团体、企事业单位及其领导人，为了特定的目的而制作和颁发的，其法定的权威性主要体现在：一是国家政权赋予发文机关或单位法定的地位和职权；二是国家从法律和行政措施上对行政公文的权威性给予可靠的保证，要求受文者的思想、行为

受到文件的约束、规范、做到令行禁止；三是行政公文的内容的合法性，能够代表着最广大人民群众的根本利益。

(4)体式的规范性

行政公文是具有规定体式的公务文书，有严格的规范性。这种规范性是公文的权威性和法定性的具体体现，也是公文处理的客观需要。如国务院8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》中就规定了统一的公文名称和体式。国家技术监督局于9月发布了《国家行政机关公文格式》（gb/t9704—1999）的国家标准。该标准进一步指出：“本标准规定了国家行政机关公文通用的纸张要求、印制要求、公文中各要素排列顺序和标识规则。其他机关公文可参照执行。”行政公文写作必须严格按照这两个文件的规定执行。

(二)行政公文的种类

1．按照行文关系和行文方向分类

按照行文关系和行文方向的不同，行政公文可分为：

(1)上行文

上行文是指下级机关向所属上级机关呈送的公文。如报告、请示等。

(2)平行文

平行文是指平行机关或不相隶属的机关送交的公文。如函等。

(3)下行文

下行文是指上级机关向所属下级机关的发文。如命令（令）、决定、公告、通告、通报、批复等。

通知在不同情况下属于平行文或下行文。会议纪要在不同场合分属下行文和上行文。函一般属平行文，但有时也属上行文（如请示较小事情的函），有时也属下行文（如答复下级机关询问的函）。

2．按照保密程度分类

按照保密程度来分，行政公文可以分为绝密文件、机密文件、秘密文件。

3．按照紧急程度分类

按照紧急程度分类，行政公文可分为“特急”、“急件”两类。

4．按照具体职能分类

按照具体职能的不同，行政公文可以分为：

(1)法规性公文

法规性公文是用来颁布法令、法律或对有关问题作出规定的公文。

(2)指挥性公文

指挥性公文是直接体现上级机关的决策意图，对有关事项的处理、有关工作的进行起着指令或指导作用的公文。

(3)报请性公文

报请性公文是下级机关用来向上级机关汇报、请示工作的公文，这类公文是上行文。

(4)知照性公文

知照性公文是向有关方面告知情况、关照事项的公文。这类公文既有下行文，也有平行文。

(5)联系性公文

联系性公文是用于各部门之间联系工作的公文。这类公文主要有函等。

(6)实录性公文

实录性公文主要是指真实地记录会议情况和议定事项的公文，会议纪要就是这类公文。

此外，行政公文的分类还有一些，这里不一一列举。

(三)行政公文的体式

行政公文的体式主要是指公文的构成要素、格式及其印装规格。行政公文的体式属形式范畴，是为表现内容服务的，在公文写作中有着不可忽视的作用。

（四）行政公文的要素和格式

按国家技术监督局9月发布的《国家行政机关公文格式》（gb/t9704—1999）规定，组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。

1．眉首部分

眉首部分又称文头部分在行政机关公文首页，置于红色反线以上的各要素统称眉首。眉首部分通常由公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等要素构成。

（1）公文份数序号

公文份数序号是将同一文稿印刷若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。一般适用于比较重要的公文。

（2）秘密等级和保密期限

秘密文件要注明密级，不涉及保密内容的普通文件，没有这个项目。

公文需要标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。

（3）紧急程度

紧急程度是对公文送达和办理时间的限度。

公文如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。

（4）发文机关标识

发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。如“某某人民政府文件”、“大学文件”等；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘有25㎜。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80㎜。

发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但最大不能等于或大于22㎜15㎜。

联合行文时应使用主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页