秘书综合实训：拨打电话的方法
秘书打电话的礼仪
秘书打电话的礼仪。
记准电话，以免打错如果拨错号码，应礼貌地向对方道歉，不可随手挂机，然后向对方说：对不起。
选择恰当的拨打时间如无紧急情况，一般白天应在8点以后(假日在9点以后)，夜间则在22点之前，以免打扰他人休息。
有午睡的季节，不应在中午打电话，一般通话时间以3~5分钟为宜，伎俩提高通话效率，减少占用时间。
拨打电话前应做好充分的准备通话以前，应对谈话内容与目的做到胸有成竹，有的放矢，避免词不达意，结结巴巴的通话。
发传真时的礼节如发传真，而对方使用的又是电话/传真两用机，也就是两种机器使用同一个电话号码，你可先拨通对方号码，通知对方：您好，请打开传真机，我有传真件发给您，谢谢。
待耳机中听见尖利独特的传真记号时，便可发送传真件。
代拨电话的礼节如果是为上司或同事代拨电话，接通电话后先确认对方身份，然后客气地请对方稍后，告诉对方谁要和其通话，然后把电话转给有关人员或用手捂住话筒请委托者来接电话。
在办公室内避免打私人电话不可占用公司电话谈个人私事，更不允许在工作时间通过电话与亲朋好友聊天。
秘书手机礼仪手机作为日益普遍的通讯工具，其使用礼仪的不完善已经成为礼仪的最大威胁之一，秘书在社交场所或工作场合放肆地使用手机，严重影响他人，也影响到其本身的形象。
关于手机礼仪，秘书们应该注意一下几点。
公共场合不要旁若无人的使用手机。
尤其是在电梯，楼梯，路口，人行道这样的地方，在会议中或是与人洽谈时，最好把手机关掉，特殊情况下可以调成静音或震动状态。
在与人一起用餐的时候，也有必要把手机关掉或是调成震动状态，不要出现当人们正吃到兴头上时被烦人的铃声打断。
在所有公共场合，都要在手机没有使用时，把它放在合乎礼仪的常规位置，放手机最正规的位置是随身携带的公文包里，无论如何都不要拿在手里，安全其间不要放在桌子上，公共场合使用手机，应尽量压低自己的音量，而绝不能大声说话。
手机短信因其快捷又类似书面信函的优势，被大众尤其是年轻人广泛地使用，因此我们很有必要关注一下手机短信的使用礼仪，在公共场合和社交承和不时响起的手机短信声音，和这些场合响起的手机铃声一样失礼。
秘书常识：接听与拨打电话原则与要求
秘书常识：接听与拨打原那么与要求1.表达标准、正确秘书语言表达要表达出良好的职业标准，秘书人员的工作语言应是普通话，要始终保持接听时的职业语调与标准用语，这是秘书的首要根本功。
另外，因为交谈不像口语交谈，可以用除声音之外的体态语来辅助表达，所以用语要标准。
同时，交谈有时因为间隔问题或线路干扰而使声音模糊、失真，这一切都要求在接听之前，必须首先注意表达标准正确。
2.礼貌热情，语气明晰和婉俗话说，言为心声，声音能反映人的真情实感。
秘书交谈，更应该运用富有人情味声音，力求使对方既收到语言，又收到情感信息。
有人将比喻成不速之客，常会不顾对方是否欢送而突然闯入。
对于秘书，心情在某一时刻可能很不好，此时更要求秘书人员在接听时态度要热情，语气要和婉，不可僵硬，不能让对方感觉不舒适。
3.简洁企业用语，不同于人们的日常生活中的用语，沟通的时效性很强，秘书人员必须有很强的时间观念，长话短说，扣紧主题，不说与主题无关的事。
同时，简洁并不意味着一定要少说话，在表达信息的过程中，一定要全面准确，而不是一知半解。
4.保密保密是企业信息保密中的一项重要内容，秘书人员在接听时一定要注意保密，一般不要在普通里谈机密事项，同时也不能将和内容有关的事项告诉无关的人员。
假如对方在中问及有关机密的事，秘书人员可根据情况，或婉言回绝，或请示指导。
5.注意时间这主要是针对打时，要考虑对方此时接是否方便，要注意各地、各国的时差和工作时间的差异。
一般的公务最好避开对方临近下班的时间。
因为这时打，对方往往急于下班，很可能得不到满意的答复。
公务应尽量打到对方单位，如确有必要给对方打时，应避开对方与其家人吃饭、休息时间。
【秘书常识：接听与拨打原那么与要求】。
秘书常识：接听与拨打电话原则与要求
秘书常识：接听与拨打电话原则与要求秘书是一份高度负责和重要的工作，其中之一的主要职责是接听和拨打电话。
接听和拨打电话可能看似简单，但实际上，它们是秘书工作中不可忽视的重要环节。
本文将介绍秘书在接听和拨打电话时的原则与要求。
首先，接听电话的原则与要求是秘书工作中的基本要求之一。
当接听电话时，秘书要保持友好、亲切的语气，引导对方进入正题。
这意味着在接听电话时，秘书需要注意以下几点：1. 专业用语：秘书在接听电话时应使用正确的称呼和专业用语，例如“您好，XX公司的秘书办公室，我是XXX，有什么我可以帮助您的吗？”这种专业用语可以让来电者感受到秘书的专业程度，并对秘书的工作产生信任感。
2. 聆听并记录：秘书在接听电话时要注意聆听对方的需求，并准确记录有关信息，例如来电者的姓名、公司、联系方式等。
这些记录将有助于后续的工作处理和跟进。
3. 注意礼节：秘书应在接听电话时保持礼貌和耐心。
对于有些电话，来电者可能会表达不满、焦虑或甚至发泄情绪。
在这种情况下，秘书需要保持冷静、理解并提供适当的建议和帮助。
除了接听电话外，秘书还需要进行电话的拨打。
电话拨打是与对外交流的重要方式之一，因此秘书在进行电话拨打时需要遵守以下原则与要求：1. 了解目的：拨打电话之前，秘书需要明确了解拨打电话的目的和目标。
这包括确定沟通目的、选择适当的时间进行拨打以及准备相关资料和信息。
2. 提前准备：在进行电话拨打之前，秘书需要提前准备好相关文件、资料和笔记，确保自己在通话过程中能够提供准确和有用的信息。
3. 清晰表达：在电话拨打中，秘书需要保持清晰明了的表达，以确保对方能够准确理解所传达的信息。
秘书可以通过适当的节奏、语调和措辞来实现这一目标。
4. 跟进和记录：在进行电话拨打后，秘书需要及时跟进并做好相应的记录。
这有助于确保电话拨打的沟通内容得到进一步的处理和跟进。
此外，无论是接听电话还是拨打电话，秘书在处理通话过程中还需要注意以下几点：1. 保护机密：秘书要牢记机构的保密责任，不得泄露任何机密信息。
办公室秘书的电话礼仪
■要转告正在接待客人的人有电话时，最好不要口头转达，可利用纸条传递口信，这样不仅可以避免泄露秘密，也可以避免由于打岔引起的尴尬和不悦。
■听不清楚对方说话的内容时，最好不要犹豫，应立即将状况明确告知对方，请对方给予改善。
■如果对方没有报上自己的姓名，而直接询问上司的去向，此时应客气而礼貌地询问：对不起，请问您是哪位?
■接起电话时首先应自报单位名称及所属部门。
■接听电话时，要询问对方单位名称及所属部门，接转电话时为指定受话人提供便利。
■当你正在通电话，又碰上客人来访时，原则上应先招待来访客人，此时应尽快和通话对方致歉，得到许可后挂断电话。不过，电话内容很重要而不能马上挂断时，应告知来访的客人稍等，然后继续通话。
■当对方要找的人不在时，在不了解对方的动机、目的是什么时，请不要随便传话。未授权的情况下不要说出指定受话人的行踪。
办公室秘书的电话礼仪
OFFICE小姐的对外形象代表了公司的形象。在日常工作中，掌握了接听电话的礼仪，让对方在您亲切的话语中心平气和地谈事情，通话结束后，对方会对您公司有极佳的印象。以下是我为大家整理的关于办公室秘书的电话礼仪，供大家参考!
办公室秘书的电话礼仪
■通话时声音不宜太大，让对方听得清楚就可以，否则对方会感觉不舒服，而且也会影响到办公室里其他人的工作。
■如果电话突然发生故障导致通话中断，此时务必换另外的电话再拨给对方，向对方解释清楚。
■挂断电话前的礼貌不可忽视，要确定对方言
发自：谁想要留言
日期：最好也包括具体时间
记录者签名：有助于寻找线索，或弄清不明白的地方
内容：简单技巧
如果接到的电话是找你的上级时，不要直接回答在还是不在，要询问清楚对方的姓名和大概意图，然后说帮您找一下。将所了解的情况告诉你的上级，由他判断是否接电话。
秘书常识：接听与拨打电话原则与要求
秘书常识：接听与拨打电话原则与要求关键信息项1、电话接听方与拨打方的职责与义务接听方：＿___________________________拨打方：＿___________________________2、电话接听与拨打的时间规范正常工作时间：＿___________________非工作时间处理原则：＿_______________3、电话沟通的语言规范语气：＿_________________________用词：＿_________________________4、电话内容的记录与保密要求记录要点：＿_____________________保密级别与措施：＿_______________11 电话接听原则111 及时接听电话铃响三声之内应接听电话，若未能及时接听，应在接听后先向对方致歉。
112 礼貌用语接听电话时应使用礼貌用语，如“您好”“请问”“谢谢”等。
113 声音清晰保持清晰、适中的音量和语速，确保对方能够清楚听到您的讲话。
114 耐心倾听认真倾听对方的讲话，不要打断，必要时进行简要的回应，以表示您在关注对方的发言。
12 电话拨打原则121 明确目的在拨打电话前，应明确通话的目的和要点，避免在通话过程中出现思路混乱的情况。
122 选择合适时间尽量在对方的工作时间内拨打电话，避免在休息或用餐时间打扰对方。
123 自我介绍拨通电话后，应先进行自我介绍，并说明致电的目的。
13 电话接听要求131 记录重要信息准备好纸笔，随时记录电话中的重要信息，如对方的姓名、联系方式、事项内容、要求和时间等。
132 准确传达若需要转接电话或留言，应确保信息的准确传达，避免出现误解。
133 处理投诉对于客户的投诉电话，应保持耐心和冷静，积极倾听并表示理解，按照相关流程进行处理和反馈。
14 电话拨打要求141 简洁明了在通话过程中，表达应简洁明了，突出重点，避免冗长和啰嗦。
142 尊重对方尊重对方的意见和观点，不要强行推销或争辩，保持良好的沟通氛围。
秘书打电话通话准备及打电话通话用语
秘书打电话通话准备及打电话通话用语秘书电话礼仪知识：打电话通话准备任何形式的人际交流能否取得最后的成功，往往取决于交流各方是否在交流前做了准备、所做准备是否充分，接打电话也是如此。
基层公务员只有在通话前做好充分的准备，才能使通话得以顺利进行，观点得以准确阐明，信息得以及时传递，分歧得以有效消减。
内容准备在拨打电话之前，基层公务员首先必须明确自己所要找的受话人的一般情况，包括受话人姓名、性别、职务、年龄等，以免发生尴尬。
同时须明确受话人的电话号码，仔细核实、谨慎拨打。
更为重要的是，基层公务员在通话前应当对自己所要传达的信息和阐述的要点有明确的把握。
最佳办法是事先把这些内容写在便笺上，预备一个条理清晰的提纲。
这样，电话一通，发话人就可以依照提纲有条不紊地进行阐述了，不至于遗漏要点或者语无依次，甚至因一时想不起来该说什么而尴尬地僵住。
有鉴于此，国家行政机关或基层公务员个人可制作统一的发话记录表，以便通话顺利进行和日后查阅。
记录准备国家行政机关内任何一次公务来电都有可能是一次重要的信息传递。
因此，基层公务员都应当在自己或公用的电话旁配备好完整的记录工具，要养成一听到电话铃就拿起纸笔的习惯。
为了避免因记不住或记不清发话人所传递的信息而一再要求发话人重述，甚至遗漏信息要点的情况，受话人应在接听电话时进行适当的要点记录，避免反复，节约时间。
各级行政机关或公务员同样可以制作统一的来电记录表。
值得注意的是，任何一份来电记录都相当于机关内的一份文件，必要时须给有关领导传阅或批示，有的还要存档备查。
因此记录应力求完整准确，机密性内容要妥善保管。
补缺准备由于种种原因，基层公务员往往会在办公时间暂时离开自己办公桌处理其他要事，以致自己无法接听他人来电。
此时，一般可采取如下两种应对措施。
1.委托他人代为接听自己的电话。
让受托之人属托来电者留下其姓名、单位及电话号码，转告他自己会在回办公室后即刻复电，并致歉意。
一般不宜要求对方隔时再来电，以免给人以“摆架子”之嫌；也可请受托之人在对方同意的情况下，代为记录来电内容，但须确保记录准确，以免误事。
秘书考试知识：接打和处理电话中问题的方法【精品范文】
秘书考试知识：接打和处理电话中问题的方法秘书考试知识：接打和处理电话中问题的方法(一)、处理电话留言的一般原则1、简洁：在记录留言时，要抓住要点，排除无用的话语，让受让人一看就明白;2、完整：留言中若提到有关日期、时间、数字等重要信息，要非常仔细地记全，不要遗漏;3、准确：要确保信息记录的正确，包括双方的姓名，对方的单位、电话号码，来电日期、时间，来电的内容等。
一定要在留言上签字，以防收到信息的人有什么疑问。
在记录完留言后应将留言中的数字信息、地址等重要内容与地方作核查，确认准确;4、及时送达留言：记录者应尽早传递留言，如果留言是紧急内容，应将留言表中紧急一项标出，提醒接收者。
当留言出错的时候。
最好坦然向对方承认，取得谅解，并尽快采取补救措施。
(二)、接电话的方法1、“响铃不过三”秘书在电话铃响后，应迅速接听。
铃声响了三次以上才拿起话筒是缺乏效率的表现，势必给来电话者留下不好的第一印象。
如果耽搁了一会儿，拿起电话后，要先向来电者真诚地表示歉意：“对不起，让您久等了。
”2、接电话的问候语先要问候，对外接报出单位名称，对内线报出部门名称。
比如：“你好!天地公司。
”或：“你好，销售部办公室，我是刘海。
”3、如果来电要找的人不在或因开会不能接电话，秘书可有以下三种选择：①如果知道上司何时回来，可以告诉对方到时再打过来。
如：“很抱歉，刘海先生正巧不在，您过一会儿再打来好吗?估计他9点钟左右回来。
”②可请对方留下姓名和电话号码，等上司回来后再同他联系。
如：“请您留下电话号码好吗?这样刘经理可以给您回电话。
”③可询问对方是否愿意与其他人通话，但要告知对方你要转给人员部门，并征求对方同意。
如：“关于合同一事，你想同其他人谈一谈吗?我们的销售部马经理正在办公室，要不要我把你的电话转过去?”4、记录并引用对方的名字秘书应该有意识的训练自己的听辩能力，假如对方是老客户，经常打来电话，你开口就弄清楚他的声音时，秘书可以用合适的称谓问好：“您好，王经理”这将给对方留下受到特别重视的印象。
办公室日常事务管理—接打电话(秘书工作课件)
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E
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2 基本礼仪
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S
四个基本要求
态度礼貌、友好 要微笑着接打电话 简洁、高效 熟悉业务
基本礼仪
(1)注意口齿清楚,而且不忘附和。 (2)不要随便岔开对方所说的话题,但也不要有什么问 题就直截了当地问对方。
(3)替对方考虑,不要只顾着自己说话。 (4)不管什么人打电话过来,都要认真接听 (5)谁拨电话谁先挂机,但是如果对方比自己的地位高, 那就应该等对方挂机后自己才能放下电话。
为上司进行电话预约
1 配合时间表总
C
O N
2 分辨轻重缓急
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E N
3 酌留弹性
T
S
4 处理好变更
配合时间表总
序号
内容
1 上司快要下班的时候
2 上司出差刚回来
3 节假日过后上司刚刚上班
4 上司连续召开重要会议或活动
5 上司的身体状况不是太好的时候
6
如果安排了这次会谈,上司进入下一项 预定的工作的时间将十分紧迫
拨打电话的方法
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1 基本方法
T
E
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2 拨打国际电话的方法
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基本方法
(1)提高效率 (2)适时拨出 (3)写下要点 (4)控制时间 (5)自报家门 (6)熟练运用“5W+1H”原则 (7)以问候开始,以感谢结束 (8)对录音电话的应对方法
拨打国际电话的方法
拨打电话的基本礼仪
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O
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1 四个基本要求
预测领导的质疑，能快速做出反馈，随时回复。 汇报内容要简明扼要。服从领导的指示
分辨轻重缓急
分辨轻重缓急
要将最重要的、急需办理的事项放在前面。
秘书拨打电话注意事项范文（2篇）
秘书拨打电话注意事项范文铃响不过3声。
拨打电话要注意“通话____分钟”原则，而接听电话则要遵循“铃响不过3声”原则，及时接听电话，尤其是有约在先的电话。
约好通话而不接是严重的失礼行为。
当然，训练有素的秘书人员应该在电话铃声响两三声后再接，如果铃声刚一响就接，很可能电话会掉线。
倘若电话铃声响到6声以上才接，接电话的人应该首先向对方致歉：“抱歉!让您久等了。
”要安排合理而有序的表达。
作为秘书人员，要尽量亲自接听电话，尤其是有约在先的电话，不要随便让别人代接电话。
而且，对于秘书人员，更多的是要代领导接听电话。
如果领导不在的话，秘书人员应该首先告诉对方领导不在，然后才能问对方的身份，来电为何事，是否需要转达等。
千万不可先盘问对方，再说领导不在，以免对方误以为领导有意回避。
接听电话也要首先“自报家门”，自我介绍身份，其好处就是万一对方拨错了，不至于一错再错。
正确处理打错的电话。
当我们接听到对方拨错的电话，首先仍然要向对方问好，说明电话拨错了。
然后要将本单位的电话号码重复一下，让对方验证。
在日常工作中，电话中断是经常遇到的情况，尤其是手机，说着说着就断了，可能是没电了，也可能是掉线了。
遇到这种情况，秘书人员有责任告诉对方，自己所在的位置可能网络没有覆盖，并请对方指定一个时间，我们拨打过去。
万一没有一点先兆，电话“啪”地就断了，要马上把电话打回去，打回去的时候第一句话就要道歉，并告知对方电话掉线了，或者说电池用完了。
把电话首先打回去，这是对他人的尊重。
如欲同对方另约其他时间通话，应该说好自己将按时主动拨打对方的电话。
秘书拨打电话注意事项范文（2）秘书拨打电话是一项非常重要的工作任务，在电话交流中代表了公司形象和办公室的专业性。
下面是一些秘书拨打电话时需要注意的事项。
首先，秘书在拨打电话之前应该对所要拨打的电话号码进行核对，确保拨打的是正确的电话号码。
这可以避免不必要的麻烦和浪费时间。
同时，秘书还应该了解拨打电话的目的，明确所需要传达的信息，以便在与对方交流时能够准确、清晰地表达。
秘书电话礼仪电话礼仪是什么
秘书电话礼仪电话礼仪是什么通话时声音不宜太大，让对方听得清楚就可以，否则对方会感觉不舒服，而且也会影响到办公室里其他人的工作。
当对方要找的人不在时，在不了解对方的动机，目的是什么时，请不要随便传话。
为授权的情况下不要说出指定受话人的行踪。
如果对方没有报上自己的姓名，而直接询问上司的去向，此时应客气而礼貌的询问："对不起，请问您是哪位"听不清楚对方说话的内容时，最好不要犹豫，应立即将状况明确告知对方，请对方给予改善。
秘书与人交谈的礼仪交谈的态度在与人交谈时应当体现出以诚相待、以礼相待、谦虚谨慎、主动热情的基本态度，而绝对不能逢场作戏、虚情假意或应付了事。
一要表情自然第一，专注。
交谈时目光应当专注，或注视对方，或凝神思考，从而和谐地与交谈进程相配合。
眼珠一动不动，眼神呆滞，甚至直愣愣地盯视对方，都是极不礼貌的。
目光东游西走，四处“扫瞄”，漫无边际，则是对对方不屑一顾的失礼之举，也是不可取的。
如果是多人交谈，就应该不时地用目光与众人交流，以表示彼此是平等的。
第二，配合。
交谈时可适当运用眉毛、嘴、眼睛在形态上的变化，来表达自己对对方所言的赞同、理解、惊讶、疑惑，从而表明自己的专注之情，使交谈顺利进行。
第三，协调。
交谈时的表情应与说话的内容相配合。
与上级领导谈话，应恭敬而大方;与客人谈话，则应亲切而自然。
二要说话礼貌第一，注意语音。
与人进行交谈时，尤其是在大庭广众之下，必须有意识地压低自己说话时的音量。
最佳的说话声音标准是，只要交谈对象可以听清楚即可。
如果粗声大气，不仅有碍于他人，而且也说明自己缺乏教养。
第二，注意语态。
与人交谈时，在神态上要既亲切友善，又舒展自如、不卑不亢。
自己说话时，要恭敬有礼，切忌指手画脚、咄咄逼人。
最佳的语态是平等待人、和缓亲善、热情友好、自然而然。
当别人讲话时，则要洗耳恭听，最忌三心二意、用心不专。
最佳的语态是积极合作、认真聆听、努力呼应、有来有往、专心致志。
秘书的电话礼仪
秘书的电话礼仪秘书的电话礼仪电话作为现代通讯联络的手段，在企业运作中起着十分重要的作用，当客户第一次打电话到某公司时，秘书明朗的声音、清晰的吐字、礼貌的语言和适度的措辞会给对方留下深刻又美好的印象，同时也会使对方对该公司产生深刻而美好的印象。
以下是小编收集整理的秘书的电话礼仪内容，仅供参考！（一）重要的第一声当打电话给某单位，若一接通，就能听到对方亲切、优美的招呼声，心里一定会很愉快，使双方对话能顺利展开，对该单位有了较好的印象。
在电话中只要稍微注意一下自己的行为就会给对方留下完全不同的印象。
同样说：“你好，这里是XX公司”。
但声音清晰、悦耳、吐字清脆，给对方留下好的印象，对方对其所在单位也会有好印象。
因此要记住，接电话时，应有“代表单位形象”的意识。
（二）要有喜悦的心情打电话时要保持良好的心情，这样即使对方看不见你，但是从欢快的语调中也会被你感染，给对方留下极佳的印象，由于面部表情会影响声音的变化，所以即使在电话中，也要抱着“对方看着”的心态去应对。
（三）清晰明朗的声音打电话过程中绝对不能吸烟、喝茶、吃零食，即使是懒散的姿势对方也能够“听”得出来。
如果你打电话的时候，弯着腰躺在椅子上，对方听你的声音就是懒散的，无精打采的，若坐姿端正，所发出的声音也会亲切悦耳，充满活力。
因此打电话时，即使看不见对方，也要当作对方就在眼前，尽可能注意自己的姿势。
（四）迅速准确的接听现代工作人员业务繁忙，桌上往往会有两三部电话，听到电话铃声，应准确迅速地拿起听筒，最好在三声之内接听。
电话铃声响一声大约3秒种，若长时间无人接电话，或让对方久等是很不礼貌的，对方在等待时心里会十分急躁，你的单位会给他留下不好的印象。
即便电话离自己很远，听到电话铃声后，附近没有其他人，应该用最快的速度拿起听筒，这样的态度是每个人都应该拥有的，这样的习惯是每个办公室工作人员都应该养成的。
如果电话铃响了五声才拿起话筒，应该先向对方道歉，若电话响了许久，接起电话只是“喂”了一声，对方会十分不满，会给对方留下恶劣的印象。
商务秘书打电话通话准备
商务秘书打电话通话准备任何形式的人际交流能否取得最后的成功，往往取决于交流各方是否在交流前做了准备、所做准备是否充分，接打电话也是如此。
商务秘书只有在通话前做好充分的准备，才能使通话得以顺利进行，观点得以准确阐明，信息得以及时传递，分歧得以有效消减。
(一)内容准备在拨打电话之前，商务秘书首先必须明确自己所要找的受话人的一般情况，包括受话人姓名、*别、职务、年龄等，以免发生尴尬。
同时须明确受话人的电话号码，仔细核实、谨慎拨打。
更为重要的是，商务秘书在通话前应当对自己所要传达的信息和阐述的要点有明确的把握。
最佳办法是事先把这些内容写在便笺上，预备一个条理清晰的提纲。
这样，电话一通，发话人就可以依照提纲有条不紊地进行阐述了，不至于遗漏要点或者语无依次，甚至因一时想不起来该说什么而尴尬地僵住。
有鉴于此，国家行政机关或商务秘书个人可制作统一的发话记录表，以便通话顺利进行和日后查阅。
(二)仪态准备在一般情况下，商务秘书不论是拨打电话还是接听电话，都必须全神贯注。
首先应当暂时放下自己手头的一切工作，端坐或端立于电话前，然后从容地拿起电话，微笑通话。
通话时，通话人除了必须执笔做些适当、简短的记录，以及可以利用一些与通话内容相关的书面资料外，切不可三心二意地去做任何其他事情，否则既不尊重通话对象，也不利于交流沟通。
应当注意的是，通话虽然只是一个“口闻其声，不见其人”的交流过程，但通话人的神情举止完全可以通过声音的变化为对方清晰地洞察。
通话人可以根据声音来判断对方到底是全神贯注还是心不在焉，到底是和蔼可亲还是麻木呆板，进而推断对方对自己尊重与否，从而微妙地影响交流的进程与效果。
有些公务员为了方便，喜欢使用免提通话，以便腾出手来做其他事。
这同样有违全神贯注的基本要求，是不尊重对方的表现，不仅不能提高工作效率，反而有可能引起对方的误会和不满，进而影响工作。
(三)记录准备国家行政机关内任何一次公务来电都有可能是一次重要的信息传递。