电子档案元数据的管理方案
电子文件管理元数据
电子文件管理元数据汇报人：2023-12-13•元数据概述•电子文件管理元数据标准•元数据采集与描述目录•元数据存储与检索•元数据应用与案例分析•电子文件管理元数据的未来展望01元数据概述元数据的定义与特点元数据的定义元数据是关于数据的数据，用于描述数据的属性、特征和上下文。
在电子文件管理中，元数据用于描述电子文件的属性、内容和结构。
元数据的特点元数据具有多样性、结构性和动态性。
多样性指的是元数据可以包含多种类型的信息，如文本、图像、音频等；结构性指的是元数据可以采用不同的结构形式，如XML、JSON等；动态性指的是元数据可以随着时间和环境的变化而变化。
03提高电子文件的可利用性和可理解性通过元数据，可以方便地检索、浏览和利用电子文件，提高电子文件的可利用性和可理解性。
01描述和组织电子文件元数据可以用于描述电子文件的属性、内容和结构，帮助组织和管理电子文件。
02保证电子文件的真实性和完整性元数据可以记录电子文件的创建、修改和访问等信息，确保电子文件的真实性和完整性。
元数据在电子文件管理中的作用随着信息技术的发展，元数据经历了从手工到自动、从封闭到开放的发展历程。
未来，元数据将更加注重智能化、语义化和跨领域的应用。
同时，随着云计算、大数据等技术的发展，元数据的管理和应用也将更加高效和便捷。
元数据的发展历程与趋势元数据的发展趋势元数据的发展历程02电子文件管理元数据标准OAIS参考模型EDI/EDIFACT标准ebXML标准RosettaNet标准ISO 15489-1:2001《信息与文献-文件管理-元数据管理》GB/T 18894-2002《电子文件归档与管理规范》GB/T 18893-2002《电子档案管理规范》《电子签名法》《电子认证服务管理办法》01020304元数据应用元数据应用是实施电子文件管理的最终目的，它能够实现电子文件的共享和交换，提高电子文件的利用价值。
电子文件管理系统基于元数据的电子文件管理系统是实施电子文件管理的重要工具，它能够实现电子文件的捕获、存储、组织、检索、利用和处置等全过程管理。
进馆电子档案元数据规范
进馆电子档案元数据规范（一）基本描述信息（约束：必选）按照《文书档案目录数据规范第1部分:数据元》（DB31/T386.1-2006）、《照片档案管理规范》（GB/T 11821—2002）以及国家和本市专门档案管理的有关规定确定元数据。
（二）电子特征信息（约束：可选）1、电子档案名称（标识：name of electronic record；数据类型：字符型；著录规则：主名.扩展名，主名中不能包含“半角空格符”、“.”（半角点），例：N543.PDF；约束：必选），用于记录计算机存储的电子档案名称。
此项由处理人员人工选择或由计算机自动生成。
2、稿本（标识：version of electronic record；数据类型：字符型；指定值：草稿、第n次修改稿（n代表阿拉伯数字1、2、3……，例如：“第2次修改稿”表示某电子文件的第二次修改稿）、底稿（也称留真稿，指保留电子文件历次修改痕迹的稿本）、送审稿、定稿、发文稿、文件处理单、抄告单、领导批示……；约束：必选），用于记录重要电子文件草稿、历次修改稿或定稿等的版本说明。
此项由计算机自动生成。
3、室编电子档案号（标识：reference code ofelectronic record use in file office；数据类型：字符型；约束：必选），用于记录立档单位在管理电子档案时，赋予电子档案的一组符号代码。
4、馆编电子档案号（标识：reference code of electronic record；数据类型：字符型；约束：可选），用于记录立档单位在管理电子档案时，按照进馆要求赋予电子档案的一组唯一符号代码。
以“件”方式整理的该号由“全宗号-年度-保管期限代码-件号-电子流水号”组成。
立卷方式整理的以“全宗号-目录号-案卷号-件号-电子流水号”组成。
件号即纸质文件的排列顺序号；电子流水号即电子档案的排列顺序号，一般由计算机自动生成。
此项由处理人员人工选择或由计算机自动生成。
文书类电子文件元数据方案
中华 人 民共 和 国档 案 行业 标准
ＤＡ／ ４ －２ ０ Ｔ ６ ０ ９
文 书 类 电子 文件 元数 据 方 案
Ｍ ｅ ａ ａａ Ｓ ａ ｄ ｒ ｏ ｍｉ ｉｔａ ｉ ｅ Ｅｌ ｃｒ ｎ ｃ Ｒｅ ｏ ｄ ｔ ｄ ｔ ｔｎ ａ ｄ ｆ ｒＡｄ ｎ ｓｒ ｔ ｅ ｔｏ ｉ ｃ ｒ ｓ ｖ
ｒ ｃ ｒ ｓ—Ｐ ｎ ２Ｃｏ ｃ ｐ ｕａ ａ ｄ ｍｐ ｅ ｎ ａｉ ｎ ｅ ｏｄ ａ ： ｎ ｅ ｔ ｌ ｎ ｉ ｌｍｅ ｔ ｔ ｏ
ｉ ｕ ｓ ｓ ｅ） ｓ ３ 术 语和定 义 Ｄ 厂 １２ ０ Ａ ｒ － ０ ０界定 的 以及 下列 术语 和定
Ｇ ／ ７ ０ —０ ５ 数 据 元 和 交 换 格 式 ＢＴ ４ ８ ２０ 信 息 交 换 日期 和 时 间 表 示 法 （ ｔＩＯ ｉ Ｓ ｄ
Ｐ ｎ ｉ ｅ） ｉ ｐ ｒ ｃ ｌｓ ＩＯＴ ２ ０ １ ２２ ０ 信 息 与 文 献 Ｓ ／Ｓ ３ ８ — ： ７ ０
文 件管 理过 程
文件 元 数据
第 ２部 分
概
念 与 实 施 （ｎｏｍ ｔ ｎ ａｄ ｄ ｃ ｍ ｎａｉ Ｉｆ ａｉ ｎ ｏｕ ｅｔｔ ｎ— ｒ ｏ ｏ
Ｒｅ ｏ ｄ ｍａ ａ ｅ ｎ ｐ ｏ ｅ ｓ ｓ － ｅ ａ ａ ａ ｏ ｃｒｓ ｎ ｇ ｍｅ ｔ ｒ ｃ ｓ ｅ Ｍ ｔｄ ｔ ｆ ｒ
的文件 。
ｆ ＢＴ １８ ４ ２ ０ ， Ｇ ／ ８ ９ — ０ ２ 定义 ３１ ．１
Ｇ １ ７４ １９ 全 国组织 机构 代码 编制 Ｂ １— ９ ７ １
规 则
Hale Waihona Puke Ｇ ／ １４ ８ 档案分类标 引规则 Ｂｒ ５ １ ｒ
Ｇ １００ ２０ 信息技术 Ｂ ８３— ０５ 符集
电子文件元数据方案
电子文件元数据方案一、引言在当今大数据时代，人们产生和使用的数据量急剧增加。
这些数据不仅数量庞大，而且具有多样性和复杂性。
传统的信息管理方式已经不能满足人们对数据处理的需求。
为此，电子文件元数据方案应运而生。
二、电子文件元数据的概念及作用元数据是为描述、管理和识别信息资源而存在的数据，它是信息资源的结构描述，可以用来描述信息资源的属性和组成，起到了信息资源的管理作用。
电子文件元数据是针对电子文件而设计的元数据，它是所谓“数据的数据”。
电子文件元数据发挥着重要的作用，主要包括：1. 电子文件的管理：电子文件元数据可以描述电子文件的属性和组成，记录电子文件的存储位置和使用情况，方便电子文件的管理。
2. 电子文件的检索：电子文件的元数据中包含了电子文件的关键信息，可以提供全文检索、分类检索、属性检索等多种检索方式，方便用户对电子文件进行快速检索。
3. 电子文件的传递：电子文件元数据中记录了电子文件的格式和版本信息，可以实现电子文件的跨平台传递和交换。
三、电子文件元数据方案的设计原则1. 标准化：电子文件元数据方案应采用国际通用的标准，避免重复设计和实现，提高系统的互通性和兼容性。
2. 统一性：电子文件元数据方案应适用于各种类型的电子文件，不能因为文件类型不同而导致元数据不一致，保证因材施教。
3. 完整性：电子文件元数据方案应覆盖电子文件的所有属性和组成信息，包括文件格式、文件大小、创建时间、修改时间、作者、标题、内容摘要、访问权限等。
4. 可扩展性：电子文件元数据方案应具有一定的可扩展性，可以随着需求的变化灵活地增加新的元数据信息。
5. 明确性：电子文件元数据方案应采用简洁明了的术语和描述，方便用户理解和应用。
四、电子文件元数据方案的设计方法1. 通过分析电子文件的使用目的和场景，确定需要记录的元数据信息。
2. 选择适合的元数据标准，如Dublin Core元数据标准、MARC21元数据标准、MODS元数据标准等。
电子档案管理办法
电子档案管理办法电子档案管理办法第一章总则第一条为了规范电子档案管理工作，提高电子档案管理效率和信息安全等级，加强对电子档案的统一管理，根据国家有关法律法规，制定本办法。
第二条本办法适用于各类机关、企事业单位、社会团体和个人对电子档案管理的相关活动。
第三条电子档案是指经过数字化处理，以电子形式存储和管理的各类信息文件。
第四条电子档案管理应遵循的原则如下：1.法律依据原则：遵守和执行国家有关电子档案管理的法律法规；2.统一管理原则：建立统一电子档案管理平台，实现对各单位电子档案的集中管理；3.安全保密原则：加强电子档案的安全保护措施，防止电子档案泄露、损坏及篡改；4.便捷查询原则：建立快速、便捷的电子档案检索系统，提高档案查询效率；5.持续更新原则：根据档案管理需求，及时对电子档案进行更新和整理；6.合规使用原则：合法、规范使用电子档案，确保档案的完整性和真实性。
第二章电子档案的创建和采集第五条电子档案的创建和采集应符合以下要求：1.电子档案的创建应与相关业务活动同步进行，确保原始信息的准确性和真实性；2.采集的电子档案应当包括相应的元数据，包括文件名称、创建时间、文件大小等信息；3.采集的电子档案应标注相关的业务流程和环节，便于查询和溯源。
第六条电子档案的格式应当符合相关规范和标准，避免使用与业务无关的格式。
第七条采集的电子档案应当经过合法授权，确保合法合规。
第八条采集的电子档案应及时进行备份，确保数据可靠性和安全。
第三章电子档案的存储和归档第九条电子档案的存储应遵循以下要求：1.电子档案的存储应采用可靠、安全的存储介质，保证档案的完整性和可用性；2.电子档案的存储系统应具备防火、防水、防尘、防震等功能；3.电子档案的存储系统应定期进行维护和检查，确保系统的运行稳定。
第十条电子档案的归档应遵循以下要求：1.根据业务流程和档案保管期限，对电子档案进行归类和整理；2.电子档案的归档应标注相应的元数据和索引信息，便于查询和管理；3.电子档案的归档应定期进行备份和存储，确保档案的保存期限和安全性。
电子文件管理元数据
数据格式与转换
建立元数据格式转换机制 ，实现不同格式元数据之 间的转换和兼容。
互操作技术
研究和应用互操作技术， 提高元数据在不同系统和 平台之间的互操作性和共 享性。
元数据安全保护
加密技术与访问控制
对元数据进行加密处理，确保数据在传输和存储过程中的安全性。 同时，实施访问控制策略，限制对元数据的访问权限。
电子文件管理元数据
汇报人： 日期:
目录
• 电子文件管理概述 • 元数据概述 • 电子文件管理元数据标准 • 电子文件管理元数据的应用 • 电子文件管理元数据的挑战与
解决方案 • 未来发展趋势与展望
01
电子文件管理概述
电子文件定义与特点
定义
电子文件是利用计算机技术生成 、传输、存储和处理的文件，包 括文本、图像、音频、视频等多 种形式。
作用
电子文件检索与利用可以提高文件检索效率和准 确性，降低文件管理成本，提高文件利用价值。
3
应用场景
电子文件检索与利用广泛应用于图书馆、档案馆 、博物馆等领域，也适用于企业内部的文档管理 和知识共享。
电子文件长期保存
定义
01
电子文件长期保存是指确保电子文件在长时间内能够保持其真
实性、完整性和可用性，防止文件损坏或丢失。
规范化元数据应用
制定元数据应用规范，明确元数据的定义、分类、属性、应用场景等，提高元数 据管理的规范性和效率。
智能化与自动化应用
智能化元数据采集
利用人工智能技术，自动识别、提取、分类和存储电子文件中的元数据，降低 人工干预成本。
自动化元数据管理
通过自动化工具和系统，实现元数据的自动更新、维护和备份，提高管理效率 。
数据备份与恢复
电子文件管理元数据
子文件的真实性和完整性。
提高电子文件检索效率
03
通过元数据，用户可以快速定位和检索符合特定条件的电子文
件，提高检索效率。
元数据在数字图书馆中的应用
01
描述和组织数字图书馆资源
元数据用于描述数字图书馆资源的属性、特征和关系，帮助组织和管理
资源，提高检索效率。
02
保障数字图书馆资源真实性和完整性
元数据可以记录数字图书馆资源的版本、修改历史等，确保资源的真实
的创建、管理和利用。
元数据方案设计流程
需求分析
明确电子文件管理的需求和目标，了 解相关业务领域的特点和要求。
概念设计
设计元数据的概念模型，包括元数据 的元素、属性和关系等。
逻辑设计
确定元数据的逻辑结构，包括元数据 的层次、分类和组织方式等。
物理设计
确定元数据的物理存储和访问方式， 包括元数据的存储格式、存储介质和 访问接口等。
元数据方案实施步骤
数据收集与整理
收集相关业务领域的元数据需 求和现有元数据资源，进行整 理和分析。
培训与推广
对相关人员进行元数据知识的 培训和指导，促进其在电子文 件管理中的实际应用。
制定实施计划
明确实施目标、任务分解、时 间安排和人员分工等。
系统开发与部署
根据元数据方案，开发相应的 系统或工具，并进行部署和配 置。
性和完整性。
03
提高数字图书馆服务水平
通过元数据，数字图书馆可以提供更加个性化、智能化的服务，满足用
户需求。
元数据在文化遗产保护中的应用
描述和组织文化遗产资源
保障文化遗产资源真实性和 完整性
元数据可以记录文化遗产资源的修复历史、鉴定结 果等，确保资源的真实性和完整性。
某某省档案馆照片类电子档案元数据方案
某某省档案馆照片类电子档案元数据方案某某省档案馆是一个重要的文化遗产保护的机构，不仅收藏有大量珍贵的档案文献，还保留着许多历史文化的照片，拓片等文件。
为了更好地保管和使用这些资料，该档案馆决定建立照片类电子档案，便于管理、阅览和研究。
本文就是为此编写的照片类电子档案元数据方案，以期更好地满足该档案馆的保护和利用需求。
一、项目概述某省档案馆照片类电子档案元数据方案主要应用于该机构照片的数字化存储和管理。
该方案具有以下特点：1. 采用元数据标准化格式，方便进行信息检索和管理。
2. 基于数字化技术，实现照片的高质量数字化处理和快速存储。
3. 根据照片的属性特征，对照片进行分类、组织与标注，提高了照片检索的精度和效率。
4. 提供了覆盖整个档案馆中所有照片类型的元数据方案，扩展了档案馆数字化存储管理的能力。
5. 优化档案馆资源的利用，提升文化遗产保护的效果。
二、电子档案元数据方案1. 元数据标准格式包括元数据选项和元数据分类。
元数据选项包括：标题、作者、描述、关键词、批次号、拍摄日期、地点、物料类型、照片人物等属性选项。
元数据分类分为基本描述（描述基本的照片元素）、技术属性、版权管理、统计信息和管理属性五大类。
2. 照片数字化处理流程（1）使用高像素度数的照相机将纸质照片进行拍摄，保证照片的清晰度和真实性。
（2）图像处理软件进行样本数据校验和添补图像。
（3）对于老照片进行数码修复和颜色还原，保证数字化照片的质量。
（4）结合档案馆管理系统，将数字照片有序地流入档案馆的数字库。
3. 照片属性分类（1）按照照片的内容特征进行分类，包括人物类、风景类、历史事件类、文物文化类等。
（2）按照照片采集与形成时间进行分类，包括以年份、季节等为标准进行分类。
（3）按照照片格式进行分类，如胶片照片、底片照片、数字照片。
（4）按照照片的主题内容进行分类，包括影像艺术、建筑、自然、历史、人物等。
4. 其他数据元素新增的数据元素包括：1）. 基于档案的语义词汇表（AAT）标准化术语，如“人物形象档案”、“文化遗产数字档案”、“艺术品收藏数字档案”等；2）. 根据国际档案理事会（ICA）标准规范文件与科技文件（ISDF）规范制定的元数据；3）. 用户反馈，用于补充完善元数据。
探究电子档案元数据管理方案策略
探究电子档案元数据管理方案策略文/金彩平摘要：电子档案元数据管理方法与水平直接影响着保存电子档案的真实性。
为充分发挥出元数据的优势，本文对电子档案元数据管理方案进行深入分析，在明确管理系统技术架构、功能模块、数据库以及元数据管理设计的基础上，对元数据管理方案展开对比与评价，希望为电子档案元数据管理方案的实施提供科学参考与借鉴。
关键词：电子档案；元数据；数据库；管理方案前言电子档案具有十分重要的保存价值，是指实体档案数字化过程中产生的一类文件，具有体积小、容量大、检索便捷等特点。
在实际应用过程中，元数据管理成为电子档案有效保存应重点解决的问题。
在大数据、云计算、互联网等技术快速发展的背景下，有必要应用成本效益、工作效能、可操作性优良的元数据管理方案，以此实现电子档案管理系统的优化。
1电子档案元数据管理系统设计1.1元数据管理原则元数据的功能定位与模型描述是整合电子档案资源、创建档案利用服务的关键，在从整体角度分析电子档案元数据这一核心系统时，首先，尊重档案、尊重客观、尊重元数据与整体间的有机联系，以此保证元数据与档案内容信息间的关系，可通过可视化、可理解的形式展现出来。
其次，注重电子档案不同生命阶段中内容信息的著录，坚持前端控制与全过程管理原则，实现档案数字化管理系统有效运行。
最后，注重元数据扩展性、互操作性、标准化功能的运用，使得元数据与电子档案内容信息间构建起有效的逻辑关系，从而实现信息共享与数据交换。
1.2系统技术架构电子档案元数据管理系统是以JAVA为开发语言、MYSQL为后台数据库系统、XML为系统配置技术，在JE22平台上创建起来的，严格按照文档一体化理念进行设计，各功能模块、业务层独立且协同工作，具有较强的互操作性与扩展性。
前台展现层、系统业务层、系统服务层、数据访问层、数据存储层构成了电子档案元数据管理技术架构，强大的用户展示、档案数字化业务管理、系统开发服务、数据存储与转移功能，极大地提高了元数据的利用效率。
电子档案元数据标准化管理方案探讨
标准实践电子档案元数据标准化管理方案探讨■ 尹 洁（河北省标准化研究院）摘 要：隶属于电子文件的电子档案需要元数据的标准化管理，而在电子文件中，元数据管理占据着非常重要的作用，可以说元数据是电子文件的核心系统。
为了保证电子档案可以长时间保存又不会失去本身的特性，比如真实性，所以在安全角度上寻找和制定功能完整的元数据标准化管理方案，对于电子文件的整理具有重要的作用；其次因为电子文件比较广泛，我们应该对元数据的管理进行分类分析，并深入了解电子文档元数据的概念以及学习管理理念，根据我们整理的元数据标准化管理分类结果，制定相应、有效而且切实可行的方案，为了更好地长期使用电子文档元数据，我们还要追求科学和标准化的管理。
关键字：元数据标准化管理，电子文档，科学分类，有效方案DOI编码：10.3969/j.issn.1002-5944.2021.07.014Discussion on Metadata Standardization Management Scheme ofElectronic ArchivesYIN Jie（Hebei Standardization Institute）Abstract: The standardized management of metadata is needed in the management of electronic archives belonging to electronic documents. Metadata management plays a very important role in electronic documents, as it is the core system. In order to ensure that electronic files can be kept for a long time without losing their own characteristics such as authenticity, it is important to develop a metadata standardized management scheme with complete functions from the perspective of security, which plays an important role in the collation of electronic documents. As electronic documents are relatively extensive, we should classify and analyze the management of metadata and deeply understand the concept of electronic document metadata and learning management idea. Based on the classification results of metadata standardization management, corresponding, effective and feasible scheme is formulated. The scientific and standardized management is also needed in order to use electronic document metadata for a long time.Keywords: metadata standardization management, electronic documents, scientific classification, effective scheme1 引 言元数据，顾名思义，是将一个电子文件从最基础的背景开始，然后描述文件的内容，之后确定整个电子文件的整体结构，最后统计整个过程中整理的数据。
某省档案馆照片类电子档案元数据方案
某省档案馆照片类电子档案元数据方案某省档案馆照片类电子档案元数据方案随着数字化时代的到来，档案馆作为文化遗产和历史记忆的守护者，也需要适应数字化的发展趋势进行改革和创新。
其中，电子档案的数字化处理和管理一直是档案馆中比较重要的部分。
对于照片类电子档案的管理，除了对原始档案进行数字化处理之外，还需要制定一套相应的元数据方案，以便更好地保护和管理档案。
一、照片类电子档案的基本特点照片类电子档案作为档案馆中重要的数字化资料之一，其具有以下特点：1.多媒体内容：不同于纯文本或数字形式的资料，照片类电子档案具有图像、音、视频等多媒体内容，包含丰富的视觉和听觉效果，更能够呈现历史和文化的生动性。
2.多样性和复杂性：照片类电子档案来源广泛，内容复杂，可能来自各种载体，例如照片、摄影底片、贺卡等等，这些资料体裁形式多样，大小不一，处理难度较大。
3.易受损害：由于照片质量和存储环境等原因，电子档案的损害和丢失率比较高，需要建立起专业的数字档案保护措施。
二、元数据方案的重要意义照片类电子档案的数字处理和管理离不开元数据的支撑和补充。
元数据是描述数字档案内容、属性和结构的一种数据集合，帮助用户更好地理解和使用档案。
照片类电子档案的元数据方案可以从以下几个方面加强档案的管理：1.提高检索效率：照片类电子档案元数据方案定义了来源、时间、主题、地区等多个属性，可以准确描述每一个档案，帮助用户快速定位检索相关档案。
2.规范市场交易：数字档案成为了文化市场交易中最常见的交易产品之一，照片类电子档案元数据方案为市场交易提供标准规范，保证了数字档案的可信度和可靠性。
3.便于长期保存：照片类电子档案元数据方案记录了档案的多个属性，使得电子档案更容易长期保存，避免数据丢失和流失，保证了档案的完整性和真实性。
三、某省档案馆照片类电子档案元数据方案某省档案馆照片类电子档案元数据方案包括六个方面的内容：1.档案基础信息：记录了照片类电子档案的名称、编号、撰写时间、来源及责任者等基础信息。
中华人民共和国档案行业标准文书类电子文件元数据方案
国家 档 案 局 ２０ — ２ １ 布 ０ ９ １— ６发
２ １— ６ ０ 实 施 ０００— １
（ 上期） 接
５７ 文档创 建程 序 ．． ４
编 号 Ｍ５ Ｏ
中文名称 英 文名称 定 义 目的
文件 创建 程序 ｄｃｍ ｎ ｃｅｔ ｇａｐｉ ｔｎ ｏｕ ｅｔ ｒａｉ ｐ ｌａｉ ｎ ｃ ｏ 形成 和处 理文 档 的程 序名 称和 版本 描述 电子 文件 创建环 境 。 利于 电子文 件 的管理 和利 用
『 可重复性
元素类 型 数据类 型
可重复
简单型 字 符型
编码修 饰体 系
ｉ 值域 ｆ 缺省值 Ｉ 子元素
信息来源 Ｉ 相关元素
注 释
由形成 、 管理电子文件的系统通过预定义值 自动生成或手工著录
著 录信 息 系统 的名称 、 版本 、 功能 、 开发 商名称
５８ 数 字化属 性 ． 编 号 中文名称 英 文名 称 Ｍ５ ２ 数字化 属性 ｄｇ ｉ ｔ ｎａ ｒ ｕｅ ｉｉｚ ｉ ｔ ｉ ｔｓ ｔａ ｏ ｔｂ
法甫 建 设 Ⅱ
中华 人 民共 和 国档 案 行业 标准
ＤＡ／ ４６ ２ ０ Ｔ － ０ ９
文 书类 电子 文 件 元数 据 方案
Ｍｅ ａ ａａ Ｓ ａ ｄ ｒ ｏ ｍｉ ｉｔａ ｉ ｅ Ｅｌ ｃｒ ｎ ｃ Ｒｅ ｏ ｄ ｔ ｄ ｔ ｔｎ ａ ｄ ｆ ｒＡｄ ｎ ｓｒ ｔ ｅ ｔｏ ｉ ｃ 化 的一 组关键 特 征描述
目的 约束性 可重复 性
元 素类 型 数 据类 型
记录电子文件来源的客观性和合法性信息 ， 利于电子文件 的利用 条件 选 不可 重复
容器 型
编码修 饰体 系 值域
电子档案管理办法
电子档案管理办法第一章总则第一条本办法所称电子文件，是指企业在工作过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。
本办法所称元数据，是指描述电子文件内容、结构、背景和管理过程的数据。
第二条电子文件管理应坚持以下原则：（一）统一管理。
对电子文件管理工作实行统筹规划，统一管理，对具有保存价值的电子文件实行集中管理；（二）全程管理。
对电子文件形成、办理、传输、保存、利用、销毁等实行全过程管理，确保电子文件始终处于受控状态；（三）规范管理。
执行国家和行业的统一标准和规范，对电子文件实行规范化管理；（四）便于利用。
发挥电子文件高效、便捷的优势，对有价值的电子文件提供分层次、分类别共享应用；（五）安全保密。
按照国家有关法律法规和规范标准的要求，采取有效技术手段和管理措施，确保电子文件信息安全。
第二章管理机构及职责第三条电子文件管理是对各类电子文件的全过程进行系统、有效管理，其目的是形成和建立电子文件客观凭证体系，促进电子文件共享使用，实现电子文件长期保管。
第四条办公室是公司电子文件的归口管理部门，负责电子文件日常处理，以及电子文件的归档管理，负责涉密电子文件的保密监督管理；第五条信息化管理部门负责为电子文件管理提供信息化支持；相关业务部门负责本部门职责及业务范围有关电子文件日常处理和业务管理工作。
第三章电子文件的形成与办理第六条电子文件在形成和办理过程中，应当具备国家法律法规规定的原件形式，并符合下列要求：（一）能够有效表现所载内容并可供调取查用；（二）能够保证电子文件及其元数据自形成起完整无缺、来源可靠，未被非法更改；（三）在信息交换、存储和显示过程中发生的形式变化不影响电子文件内容真实、完整。
涉密电子文件的原件形式应当符合国家有关保密法律法规的规定。
第七条电子文件应当采用符合国家标准的文件存储格式，确保能够长期有效读取。
（一）文本文件以XML、RTF、TXT、PDF为通用格式。
地方性建设电子档案元数据方案构建——以苏州市为例
58ARCHIVES & CONSTRUCTION地方性建设电子档案元数据方案构建*——以苏州市为例谢 锋1 徐 悦1 王 磊1 王 密2，3 毕建新2，3（1.苏州市城乡建设档案馆，江苏苏州，215000；2.苏州大学社会学院，江苏苏州，215000； 3.中国人民大学电子文件管理研究中心，北京，100872）为应对数字时代的挑战，档案馆纷纷向数字化、智慧化转型，面向社会多元需求提供智慧服务。
［1］中共中央办公厅、国务院办公厅印发《“十四五”全国档案事业发展规划》，指出要“深入推进档案资源体系建设，加快档案资源数字转型，大力推进增量电子化”［2］，电子档案在档案资源体系中占比明显提升。
建设电子档案是指具有参考和利用价值并作为档案保存的建设电子文件及其元数据，主要包括建设系统业务管理电子档案和建设工程电子档案。
［3］为提升建设档案服务水平，促进智慧城市建设，苏州市城建档案馆通过数字化和电子档案接收工作，形成了多类型、全方位的建设电子档案资源体系。
在数字环境中，元数据对维护建设文件与建设档案的真实性、完整性、可用性和安全性起着至关重要的作用。
2012年，住房和城乡建设部发布《建设电子档案元数据标准》（CJJ/T 187—2012，以下简称CJJ/T 187—2012），旨在“加强建设电子档案的全过程管理，建立真实、完整、有效的建设电子档案，保障建设电子档案的安全保管与有效开发利用”。
［4］然而，随着数字转型进程不断加快，CJJ/T 187—2012逐渐显现出其不适之处。
苏州数字化转型成果位于全国前列，力争“建成全国数字化引领转型升级标杆城市”［5］，强调城市服务智能化与精准化，显现出建设电子档案高效管理的急迫性。
因此，为推动苏州建设电子档案的精准查询、真实有效性确认、线上利用等档案管理和利用活动，促进苏州城市信息模型和智慧城市建设，苏州市住建局组织苏州市城建档案馆和苏州大学共同研制了一套适应当前苏州数字化转型趋势与建设电子档案高效管理的建设电子档案元数据管理方案。
电子文件元数据规范
电⼦⽂件元数据规范电⼦⽂件元数据规范1 范围本规范适⽤于九省区各级国家档案馆、各级党政机关、社会团体、企事业单位对电⼦⽂件进⾏以保证凭证性为⽬的的管理活动。
其他社会组织可参照执⾏在电⼦⽂件管理过程中使⽤元数据可实现以下⽬的：——确保并证明归档电⼦⽂件的真实性、完整性与有效性，从⽽保证其凭证价值；——有利于归档电⼦⽂件的保护，实现长期保存；——在异构的信息系统中对归档电⼦⽂件进⾏规范、有效的管理，保证归档电⼦⽂件的可捕获、可收集、查长期利⽤；——对归档电⼦⽂件及馆（室）藏档案数字化资源进⾏集成管理,实现有效、⽅便地查询、检索与利⽤。
2 规范性引⽤⽂件下列⽂件中的条款通过本规范的引⽤⽽成为本规范的条款。
凡是注明⽇期的引⽤⽂件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适⽤于本规范，然⽽，⿎励根据本规范达成协议的各⽅研究是否可使⽤这些⽂件的最新版本。
GB 2312-1980 信息交换⽤汉字编码字符集基本集GB/T 3760-1995 ⽂献叙词标引规则GB/T 3792.1-1983 ⽂献著录总则GB/T 7156-2003 ⽂献保密等级代码GB/T 7408-2005 数据元和交换格式信息交换⽇期和时间表⽰法GB/T 9704-1999 国家⾏政机关公⽂格式GB/T 11714-1997 全国组织机构代码编制规则GB/T 11821－2002 照⽚档案管理规范GB/T 13959-1992 ⽂件格式与代码编制⽅法GB/T 13967-1992 全宗单GB/T 15418-1994 档案分类标引规则GB 18030-2000 信息技术信息交换⽤汉字编码字符集基本集的扩充GB/T 18894-2002 电⼦⽂件归档与管理规范DA/T 1-2000 档案⼯作基本术语DA/T 12-1994 全宗卷规范DA/T 13-1994 档号编制规则DA/T 18-1999 档案著录规则DA/T 19-1999 档案主题标引规则DA/T 22-2000 归档⽂件整理规则DA/T 31-2005 纸质档案数字化技术规范《中华⼈民共和国电⼦签名法》中办发[1996]14号中国共产党机关公⽂处理条例国发﹝2000﹞23号关于发布《国家⾏政机关公⽂处理办法》的通知国档发[1987]4号关于颁发《编制全国档案馆名称代码实施细则》的通知国家档案局第6号令《电⼦公⽂归档管理暂⾏办法》，2003年7⽉28⽇国家档案局第8号令《机关⽂件材料归档范围和⽂书档案保管期限规定》，2006年12⽉19⽇ISO 15489 Information and documentation—Records managementISO 23081-1 Information and documentation – Records Management Processes – Metadata for Records—Part 1: Principles ISO 14721 Open archives information system (OAIS)ISO/IEC 11179-3 :2004 INFORMATION TECHNOLOGY - SPECIFICATION AND STANDARDIZATION OF DATAELEMENTS - PART 3: BASIC ATTRIBUTES OF DATA ELEMENTSGUIDE FOR MANAGING ELECTRONIC RECORDS FROM AN ARCHIVAL PERSPECTIVE, COMMITTEE ON ELECTRONIC RECORDS,ICA(国际档案理事会电⼦⽂件管理委员会《电⼦⽂件管理指南》)，1997 W3C Namespaces in XML XML的命名空间(Namespaces)3 术语与定义3.1电⼦⽂件（Electronic Records）电⼦⽂件是指在数字设备及环境中⽣成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信⽹络上传送的⽂件。
电子档案元数据的管理方案
电子档案元数据的管理方案作者：暂无来源：《经营者》 2018年第6期元数据的准确定义为：对各种信息资源进行结构化的描述，提供关于信息资源或数据的一种结构化数据。
它可以对各种电子数据本身的特征和属性进行描述，具有发现、检索、管理、描述等功能。
目前基于元数据的电子档案管理已经广泛应用于各行各业。
本文对元数据在电子档案管理中的功能、电子档案元数据管理方案等几个方面进行研究和探讨。
一、元数据在电子档案管理中的作用（一）保证电子档案的真实性和完整性因为电子档案与实体分离，并且可以通过相关的操作进行变更，所以它的真实性往往会受到怀疑。
但是，如果电子档案有了元数据，就可以将整个电子档案的形成、利用、处理的过程记录下来，从而保证整个电子档案的真实性和完整性。
（二）确保电子档案的长期可读性我们知道，电子档案的生成和保存主要是依靠电脑和一些软件，一旦电脑或者是软件运行出现问题，电子档案就无法识别。
在这种情况下，就可以利用元数据建立相应的模型对电子档案的格式信息、制作信息、转换方式等进行详细的记录与描述，这样就可以在电子档案迁移过程中保证其完整性和可读性。
（三）具有发现、检索、管理、描述等基本功能元数据最基本的功能就是描述功能，它可以对档案信息对象的属性和位置进行详细的描述，从而将所找对象的基本信息呈现在人们面前。
此外，因为元数据将主要信息展示出来了，所以就便于人们快速查找所需信息。
同时，元数据还可以对各种资源对象的各个部件之间的结构和关联模式进行管理。
二、电子档案元数据的管理方案电子档案元数据的管理方案有四种，即内封装、半封装、不封装、特定封装。
以下对电子档案元数据的这四种管理方案作介绍。
（一）内封装内封装主要就是指将电子档案的内容信息和相应的元数据进行绑定，使其形成一个完整的对象，目前我国常用的数据封装方法就是VEO和Mets。
VEO内封装常用的方法有两种，一种是在不对电子档案的内容信息作任何处理的前提下，将元数据封装到内容信息里面的特定位置；另一种就是将存储在电子档案内容中的文件进行编码转换，然后和元数据一起封装到特定结构当中。
基于元数据的电子档案存储方案探讨
2018.5兰台内外基于元数据的电子档案存储方案探讨文/王国涛电子档案是实体档案数字化过程中产生的电子文件，具有较高的归档保存价值。
和实体档案相比，电子档案的优势主要体现在：容量大，体积小，节省了库房存储空间，检索快捷，提高利用率；容易分类组合，便于档案管理。
但在实际应用中，电子档案也存在着一些较难克服的问题。
现在一种比较普遍的信息存储方案是使用数据库系统存储标引信息，数据库中每一条或多条记录指向一个电子档案原文在硬盘中的路径。
这种电子档案存储方案可以较为详细地记录档案的著录信息，也便于电子档案的利用，很容易实现和理解，在电子档案管理的起步阶段比较适用，基本能够达到内部人员对电子档案管理的目的。
但这种方法依赖于操作系统，文件管理和数据库系统的映射还需要固定软件支持，档案数据备份、恢复、移交、迁移都比较困难，而且电子档案的存储是基于默认的规则，结构化不强，不利于检索、维护和扩展不够灵活。
为了解决这些问题，可以改进“数据库—电子档案原文”这种存储结构，将电子档案原文和其标引信息独立存储。
如电子档案原文用PDF 格式存储，标引信息以元数据的形式使用xml 格式存储。
数据文件的存储位置和联系由文件资源管理系统分配和确定，另外，文件资源管理系统还负责向数据库系统通知数据文件的相应位置，由数据库系统记录。
数据库系统通过xml 的元数据记录导入或更新数据表，再通过这些数据表向不同功能的应用系统提供数据服务，如检索查询系统等，当用户通过应用系统改变电子档案的某些信息时，再由数据库系统对相应电子档案的数据文件进行更新。
如图1：由图1可以看出，与“数据库———电子档案原文”这种存储结构不同的是将电子档案的标引信息单独以文件形式存储，并与电子档案原文相对应，这样会使一份电子档案形成两个文件。
为了更好地给电子档案分配物理存储空间，确保标引文件和相应档案原文间的关系不发生错乱或丢失，在整个结构中加入一个文件资源管理系统模块。
电子档案元数据管理方案探索
电⼦档案元数据管理⽅案探索2019-05-25摘要：元数据是电⼦档案的重要组成部分，其管理⽅法、管理⽔平将直接影响电⼦档案长期保存的真实性和凭证性。
本⽂在分析、测试4种电⼦档案元数据管理⽅法的基础上，从功能性和安全性⾓度对⽐了管理⽅法的特点，以当前信息技术条件为基础，分析并设计了常见电⼦档案类型元数据管理的统⼀⽅案，以实现对不同电⼦档案类型元数据管理⽅案的⼀致性策略，在电⼦档案元数据管理策略的可实现技术路线⽅⾯具有⼀定的参考价值。
关键词：电⼦档案；元数据；管理；⽅案DOI：10.16065/ki.issn1002-1620.2016.02.0161四种电⼦档案元数据的管理⽅法及其分析1.1内封装内封装指的是将电⼦档案的内容信息和其元数据“绑定”成⼀个完整对象。
从国际范围看，出现了多种数据封装⽅法，如VEO、Mets、FoxML、MPEG-21和Bueketsl等。
VEO和Mets在国际⽂件和档案管理领域较具代表性。
VEO封装⽅法对我国档案界的影响相对较⼤，国家档案局的⾏业标准《DAT/48-2009基于XML的电⼦⽂件封装规范》就是基于VEO封装⽅法对⽂本类和图像类（仅静态图像）电⼦档案的封装规范进⾏了约定。
内封装存在两种⽅法：⼀是将电⼦档案的内容信息（指存储电⼦档案内容的数据⽂件，下同）转换为Base64编码，与元数据⼀并封装到XML结构中；⼆是将电⼦档案的元数据直接封装到内容信息，内容信息不做编码处理，将元数据直接写到数据⽂件中的特定位置。
1.1.1XML内封装采取VEO封装⽅法，将电⼦档案的内容信息进⾏Base64编码，并将内容信息编码与元数据⼀并封装到XML结构中。
Base64是将⼆进制数据编码为64个可打印字符形式的表达⽅法，它⽤64个可打印字符能够表⽰⼆进制所有的数据。
由于严格来说计算机系统中存储的所有数据⽂件均以⼆进制储存，所以理论上⽂本、图形、图像、影像和声⾳类的电⼦档案内容信息均可以做Base64编码并封装在XML结构中。
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电子档案元数据的管理方案
作者：陈兰
来源：《经营者》2018年第06期
摘要随着社会的进步和信息技术的不断发展，越来越多的电子文件在其归档后就形成了电子档案，这种电子档案是保存各种电子文件的重要工具。
其中，元数据是这种电子档案的基础，它又被叫作“关于数据的数据”，是记录各种电子文件全部信息的重要工具，通过元数据可以实现对各种重要的电子文件的完整性、真实性的保护。
关键词电子档案元数据管理方案
元数据的准确定义为：对各种信息资源进行结构化的描述，提供关于信息资源或数据的一种结构化数据。
它可以对各种电子数据本身的特征和属性进行描述，具有发现、检索、管理、描述等功能。
目前基于元数据的电子档案管理已经广泛应用于各行各业。
本文对元数据在电子档案管理中的功能、电子档案元数据管理方案等几个方面进行研究和探讨。
一、元数据在电子档案管理中的作用
（一）保证电子档案的真实性和完整性
因为电子档案与实体分离，并且可以通过相关的操作进行变更，所以它的真实性往往会受到怀疑。
但是，如果电子档案有了元数据，就可以将整个电子档案的形成、利用、处理的过程记录下来，从而保证整个电子档案的真实性和完整性。
（二）确保电子档案的长期可读性
我们知道，电子档案的生成和保存主要是依靠电脑和一些软件，一旦电脑或者是软件运行出现问题，电子档案就无法识别。
在这种情况下，就可以利用元数据建立相应的模型对电子档案的格式信息、制作信息、转换方式等进行详细的记录与描述，这样就可以在电子档案迁移过程中保证其完整性和可读性。
（三）具有发现、检索、管理、描述等基本功能
元数据最基本的功能就是描述功能，它可以对档案信息对象的属性和位置进行详细的描述，从而将所找对象的基本信息呈现在人们面前。
此外，因为元数据将主要信息展示出来了，所以就便于人们快速查找所需信息。
同时，元数据还可以对各种资源对象的各个部件之间的结构和关联模式进行管理。
二、电子档案元数据的管理方案
电子档案元数据的管理方案有四种，即内封装、半封装、不封装、特定封装。
以下对电子档案元数据的这四种管理方案作介绍。
（一）内封装
内封装主要就是指将电子档案的内容信息和相应的元数据进行绑定，使其形成一个完整的对象，目前我国常用的数据封装方法就是VEO和Mets。
VEO内封装常用的方法有两种，一种是在不对电子档案的内容信息作任何处理的前提下，将元数据封装到内容信息里面的特定位置；另一种就是将存储在电子档案内容中的文件进行编码转换，然后和元数据一起封装到特定结构当中。
其中第一种方法在现有的技术条件下很难实现，所以应用较少。
（二）半封装
半封装就是指将电子数据独自做成XML结构后进行封装，这时候电子档案的内容信息不作处理直接储存，并且将它的储存位置写进元数据封装包中，从而实现两者的有效联系。
但是，这种半封装方案并没有将元数据和内容信息整合为一个对象，而且如果单单是进行这种逻辑关联，那就有更简单的方法，所以该方案没有什么实际操作和应用价值。
（三）不封装
不封装就是指不对内容信息和元数据进行封装处理，也就是内容信息不进行编码处理并且以非结构的形态进行独自存储，而将元数据以结构化的数据形态进行管理，通过这种方式实现两者的有效连接。
这种电子档案元数据管理方案简单可行，易于实施，但是这种不封装方案没有将两者的真实性和完整性进行严密的捆绑，因此这种方案是否能保证整个电子档案内容信息的长期可读性还有待观察。
（四）特定封装
特定封装就是指将电子档案身份证和电子档案元数据进行封装，并将封装包进行相应的处理后以结构化的数据形态放入数据库中，而电子档案的内容信息以非结构化的数据形态独立储存，不作编码处理。
通过这种方式实现电子档案元数据和身份证封装包与相应的内容信息之间的相互连接。
这种特定封装的电子元数据的档案管理方案可行性高、管理方便，达到了将元数据和内容信息直接进行封装的目的。
综上所述，元数据能够对各种电子文件和档案进行有效的控制，保护电子文件的真实性、完整性和有效性，它是进行电子档案管理的重要工具，所以一定要选择合适的元数据管理方法，这对于保证电子档案长期可读性、真实性、凭证性具有重要意义。
综合分析以上四种管理方案，特定封装方案具有较好的可实施性、便于管理，能够实现电子档案的真实性和有效性保
存，对于提升元数据处理效率和元数据变更时的管理效率具有重要意义，拥有广阔的发展前景。
（作者单位为长江武汉航道局）
参考文献
[1] 陶水龙.电子档案元数据分开管理研究[J].中国档案，2014（09）.
[2] 毛义春.电子文件元数据管理[J].秘书，2011（02）.
[3] 刘鹤.论电子文件元数据管理[J].兰台世界，2009（S1）.。