word文档使用技巧

◆Word的个性设置

◆文档的默认打开和保存路径

一般来说，Word文件默认的保存路径是C:\My Documents文件夹，修改其默认保存路径，可以执行主菜单“工具/选项”命令，在“选项”对话框中切换到“文件位置”选项卡，在“文件类型”选项卡中选中“文档”，然后单击“更改”按钮，并将其指定为自己所要保存的路径就可以了。

◆列出最近所用文件数量

可以执行主菜单“工具/选项”命令，在“选项”对话框中切换到“常规”选项卡，在“列出最近所用文件”选项卡中选择文档个数，然后单击“选项”菜单的“确定”按钮即可。

◆默认字号设置

一般在Word2003中新建Word文档时，默认字号为五号。用户可以根据使用习惯将Word2003默认字号修改为自己常用的字号，操作步骤如下所述：

第1步，打开Word2003窗口，在菜单栏依次单击“格式”→“字体”菜单命令。

第2步，在打开的“字体”对话框中设置字体、字号等选项，设置完毕单击“默认”按钮，并单击“确定”按钮即可，如图2008071204所示。

◆取消文本录入中的自动编号

可执行菜单“工具/自动更正”命令，在打开的“自动更正”对话框中，切换到“键入时自动套用格式”选项卡，然后取消选择“自动编号列表”复选框中的复选标志，然后单击“确定”按钮完成即可。

◆禁用“开始工作”任务窗

操作步骤如下所述：

第1步，打开Word2003文档窗口，在菜单栏依次单击“工具”→“选项”菜单命令。

第2步，在打开的“选项”对话框中切换到“视图”选项卡，在“显示”区域取消“启动任务窗格”复选框，并单击“确定”按钮即可。

◆缩进为厘米或字符的设置

在Word2003中设置段落缩进时，用户可以根据实际需要设置使用厘米或字符为缩进单位，设置步骤如下所述：

第1步，打开Word2003文档窗口，在菜单栏依次单击“工具”→“选项”菜单命令。

第2步，在“选项”对话框中切换到“常规”选项卡，在“度量单位”下拉菜单中选择“厘米”作为度量单位。如果选中“使用字符单位”复选框，则在设置段落缩进时使用“字符”作为缩进单位；如果取消“使用字符单位”复选框，则在设置段落缩进时使用“厘米”作为缩进单位。设置完毕单击“确定”按钮，如图2008072307所示。

图2008072307 选中“使用字符单位”复选框

◆显示整个菜单

在Word默认设置中，每个工具菜单下面只列出常用的工具，如果想显示所有的工具，就要点击菜单下面最下面的展开符号，这对常用电脑的人挺不方便，因此我们可以设置菜单下面的工具全部显示，方法：

1、进入“工具”—“自定义”—“选项”；

2、钩选“始终显示整个菜单”；

3、点击“确定”即可。

◆操作技巧

◆首行缩进

在WORD的默认设置中，没有按照我们中国人的习惯来设置文章段落的首行缩进两个字符，因此我们编辑文档时基本上要手工操作，给文章首行缩进两个字符。

手工操作有多种方法，但使用输入空格和标尺定位杆来操作的精度还不是很好，使文章格式不够齐整，建议采用如下方法操作：

1、将光标定位在要操作的段落

2、点击“格式”—“段落”—“缩进和间距”

3、在“特殊字符”里选择“首行缩进”，在“度量值”里选择或输入“2个字符”，点击“确定”即可。

◆“双行合一”功能

编辑Word文档的过程中，有时需要在一行中显示两行文字，然后在相同的行中继续显示单行文字，实现单行、双行文字的混排效果。这时可以使用Word2003提供的“双行合一”功能实现这个目的，操作步骤如下所述：

第1步，打开Word2003文档窗口，选中准备在一行中双行显示的

文字（被选中的文字只能是同一段落中的部分或全部文字）。

第2步，在菜单栏依次选择“格式”→“中文版式”→“双行合一”菜单命令。

◆将已有文字设置为文本框

在Word2003文档中，我们也可以将Word文档中的已有内容设置为文本框，操作步骤如下所述：

第1步，选中需要设置为文本框的内容。

第2步，在菜单栏依次单击“插入”→“文本框”→“横排”或“竖排”命令，

◆使用“选择性粘贴”功能粘贴Excel数据

用户在将Excel中的数据复制到Word2003文档中时，会遇到丢失小数位数或格式不符合要求的情况。

例如：将Excel中的整数数字设置为带2位小数的格式，如果仅选中数字并将其复制到Word中，则小数点后的数字将消失；如果选中数字所在的单元格并将其复制到Word中，则会连同在Excel中设置的格式一同被粘贴。为避免这种情况，可以借助Word2003的“选择性粘贴”功能进行有选择地粘贴，以Excel2003和Word2003为例，操作步骤如下所述：

第1步，在Excel2003中选中数据所在的单元格，并依次单击“编辑”→“复制”菜单命令，如图2008110301所示。

图2008110301 单击“复制”菜单命令

第2步，打开Word2003文档窗口，依次单击“编辑”→“选择性粘贴”菜单命令，如图2008110302所示。

图2008110302 单击“选择性粘贴”菜单命令第3步，在打开的“选择性粘贴”对话框中，选中“形式”列表中的“无格式文本”选项，并单击“确定”按钮即可，如图2008110303所示。

图2008110303 选中“无格式文本”选项

◆删除空行

对于文章中的多个空行，手工删除是一件很麻烦的事情，因此可以通过操作一次性删除所有空行，方法如下：

打开“编辑”菜单中的“替换”对话框，把光标定位在“查找内容”输入框中，按下“高级”按钮，选择“特殊字符”中的“段落标记”两次，在输入框中会显示为“＾p＾p”，在“替换为”输入框中用上面的方法插入一个“段落标记”，即“＾p”，然后按下“全部替换”按键，可删除单行的空行，对于多行空行，可进行重复替换，直到删除全部的空行为止。