秘书基础知识教程 第一章文书基础

国家职业资格培训教程秘书基础知识
课本精华（文书基础）
文书基础
目录：
第一节：应用文书的概念与制发程序
一、应用文书的含义与分类
二、通用公文的制发程序
三、事务文书、商务文书的制发程序第二节：应用文书的格式
一、通用公文的格式
二、事务文书、商务文书的格式
第三节：应用文书的要素
一、材料
二、主题
三、结构
四、语言
第四节：应用文书的表达方式
一、叙述
二、议论
三、说明
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应用文书的概念与制发程序第一节
应用文书的含义与分类一、是各级机关、企事业单位、社会团体以及个人处理事务中经常应用的具1、应用文书：有一定格式的文体总称。

2、应用文书的分
类：行政公文、事务文书、商务文书
公文类别定义包含种类
命令（令）是指行政机关在行政管理、决定、公告、通告、行政公文
通知、通报、议案、报告、请示、过程中形成的具有法定效力和
批复、意见、函、会议纪要规范体式的文书，是依法行政（共13种）和进行公务活动的重要工具。

是指机关、单位、团体和个事务文书传真稿、备忘录、请柬、邀请信、贺人为处理日常事务所使用的文信（贺电）、感谢信、启事、简报、会书。

议记录、计划、总结、述职报告、讲话稿等
商务文书是指机关、单位、团体为处意向书、订货单、商品说明书、市场调查报告、招标书、投标书、合同、可理商务业务所使用的文书。

行性研究报告等。

二、通用公文的制发程序（发文办理）
草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序
（一）草拟草拟公文的主要要求是
（1）符合国家的法律、法规及其他有关规定；
（2）情况确实、观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短；
（3）人名、地名、数字、引文准确。

引用公文应当先引标题，后引发文字号。

引用外文应当注明中文含义；
（4）结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（二）”，第三层为“1”，第四层“（1）”；
（5）应当使用国家法定计量单位；
（6）文内使用简称，应当先用全称，并注明简称；
（7）文内中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、rainbow
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具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

（二）审核（审查核定）
审核的重点是：行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，
公文格式是否符合《办法》的规定等。

（三）签发（予以审定、签字、准予印发）
（四）复核（再一次对公文制发的工作环节进行审查核对）
复核的重点是：审核、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。

复核是发文过程的最后一道把关环节。

（五）完成以上工作后，公文就可以进行缮印、用印、登记、分发了。

三、事务文书、商务文书的制发程序
都具有草拟、审核、定稿、公布及操作的制发程序。

私事文书不具制发程序。

第二节应用文书的格式
一、通用公文的格式
我国目前学习、运用公文格式的唯一标准是：国家质量技术监督局于1999年12月27日发布的《国家行政机关公文格式》（国家标GB/T9704-1999）。

（一）通用公文用纸和印装规格
1、采用国际标准A4型纸，其幅面尺寸为210m m×297mm。

2、公文页边与版心尺寸：
（上白边）37mm±1mm
1mm
±×156mm225mm （右白边）26mm（版心）±（左白边）28mm1mm （不含页码）
1mm
（下白边）±35mm 行，每行排、公文符号从左至右横写、横排。

一般每面排32228个字。

、公文左侧骑马订或平订，不掉页，后背平整、不空。

4 部分格式要素可分为眉首、主体、版记（二）通用公文中各要素标识规则：3如下表：rainbow
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包含要素定义样式字体书写位置
阿拉伯数码如印制100份是将同一文稿印制于若干顶格标识在版心左上角第1行公文第一份：份时每份公文的顺序编号0001；第100份：0100 份数序
顶格标识在版心右上角是指划分公文保密的级别两字之间空一字秘密等级机密★一黑如要保密期限◆分为：绝密、机密、秘保密期限急件3号①顶格标识在版心右上角第1行是指对文件送达和承办的时两字之间空一字，紧急程
度黑体②要求同时标秘密等级的：限要求。

◆分为：特急和急
顶格标识在版心右上角第2件两种；有的文件要求限时行（秘密等级之下）送到，则在文件封套上标注：限×月×日×时前送达。

(高×宽)应小于22mm×15mm 红色平行文、上边缘至版心上边缘为由发文机关全称或规范化25mm 发文机关小标下行文简称后面加“文件”组成。

联合行文时，主办机关名称放在标识眉宋体前面，“文件”2字置于发文机关◆对一些特定的公文可只上行文上边缘至版心上边缘为80mm
首字名称右侧，上下居中排布；必须标识发文机关全称或规范保证公文首页显示正文。

化简称。

3号[2006]5号国办发平行文、发文机关标识下
空2行，如：由发文机关代字、年份和序发文字号仿宋下行文居中排布号组成
只标识文件◆联合行文时，上行文发文机关标识下空2行，
主办机关的发文字号居左空1字
签发人：张三3号平行排列于发文字号右侧，上行文指最后审定公文文稿签字签发人仿宋：李四印发的机关领导人。

1 字居右空号3发文字号与红色反线相距4mm
最后行，联合主办机关的签发人置于第1楷体一个签发人与左侧的发文字号处于上行文
同一行在发文字号之下的4mm处，其长度与版心等宽，即156mm
红色反线rainbow
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包含要素定义样式字体书写位置
2号小标宋体字规章名称加标题中除法规、行，可分为一行或多
行居中2红色反线下空一般不使用标书名号以外，公文标排点符号号仿宋体（注：同类机关、单位行，左侧顶格，回行时仍然在标题下是指公文的主要受理机关格（联合行文时，主送机关名称按党、政应当使用全称或者规范间用顿号不同类别机关单位之间用逗号主送机关军、群的性质顺序排列）末端标全角冒号）
称、统称3号仿宋体字位于主送机关下1行3号小标宋体字黑体2或字，回行顶格（文中小标题）每自然段左空正文数字和年份数目字不能回
行号仿宋体字附件3标识2字正文下空是指附属于公文正件的有1行，左空附件不能与公文一起装订时，应在附件左关文件或材料。

附件行顶格标识公文的发文字号，并在1上角第其后标识“附件）或者“附件”
及序号。

主体二○一○年十一月五日成文日期2mm~4mm 上距正文印章和正文之间不添加任印章何内容联合行文时，以最后一个机关签字日②①机关领导人或秘书长、办公厅（室）主任签发的，以签发日期为准；成文日期应掌握的原则：须经会议讨论通过的，以通过日期为准；④须经上级机关或立法机关批准的，以批准日期为准。

期为准；③仅以下弧压在成文日期上；4字；印章下弧无文字时，成文日期书写与印章的排布：①单一机关制发公文不署发文机关，成文日期右空7②两个机关联合行文时，不署发文机关名称，将成文日期交接班开，左右各空若印章下弧有文字时，印章中心线压在成文日期上。

个以上机3③字，主办机关印章在前，两印章均压成文日期，并采用两种加盖印章方式，两章之间不相交或相切，相距不超过3mm。

个印章，两端不得3关联合行文时，应将各发文机关名称（可用简称），排在发文日期和正文之间，主办机关印章在前，每排最多排2超过版心；最后如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切，在最后一排印章之下右空字标识成文日期。

1居左空2字加圆括号标识在成文日期下行3是用来注明就是附带说明，（号仿宋体字）传达范围和行文件的阅读、附注文有关的事项。

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包含要素定义样式字体书写位置
居左顶格标识是指经过规范处理的用来主题词：农业水土保持通知
标引公文主题内容的词或3号黑体字：3号小标宋体字说明：①一份文件的主题词标引，除类别标引顺序是先标类词组个。

②主题词的标引，外，最多不超词，再标类属词，在标类主题先标反映公文主题词时坚持“谁办文，谁标引”
的原则。

最后标反映文种的容的词，词抄送：××××，×××，××××。

位于主题词下1是指抄送给除主送机关之行，左空1字3号仿宋体字：3号仿宋体字版外还需要执行或知晓公文抄送机关记内容的其他机关。

××××2010年11月5日印发机关和印发日期同占一行：一般是指发文机关的办公印发机关印发机关左空1字厅（室）3号仿宋体字
阿拉伯数字印发日期右空1字是指公文的付印日期印发日期
在版记各要素（即主题词、抄送、印发机关和印发日期）之下，均加一条黑色间隔横线，即反线，其宽度同版心。

版记中的反线（三）通用公文的特定格式
1、信函格式：发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，用小标宋体字，
字号大小不超过22mm×15mm；发文机关名称后不加“文件”二字。

发文机关全称下4mm处为一条横线（称武文线），线长170mm。

距下页边20mm处为一条横线（称文武线），线长亦为170mm 。

发文机关名称及双线均印红色。

两线之间其他格式要素的标识方法同于前述公文。

××××会议纪要”，用红色小标宋体字。

不加盖公章，但注明成文日期。

、会议纪要式格式：会议纪要眉首部分由“2三、事务文书、商务文书的格式：与
通用公文相比，事务文书与商务文书有表格式、文章式、书信式、条款式等多种形式，灵活、多样性。

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第三节应用文书的要素
应用文书的四要素：材料、主题、结构、语言
四要素之间的关系：材料是血肉，主题是灵魂，结构是骨骼，语言是细胞。

一、材料材料的四个环节：占有、鉴别、选择和使用。

（一）材料的占有
1、材料占有途径：①亲身经历所获；②调查阅读所获。

2、占有材料的要求：时间不分古今；地域不分中外；性质不分正反；类别不分点面。

（二）材料的鉴别是对材料进行分析、比较的研究过程。

（三）材料的选择
选择材料的4项原则：①围绕主题选择材料②选择典型材料
③选择真实准确的材料④选择生动新颖的材料
（四）材料的使用
1、恰当安排材料的先后顺序：或依据时间的先后；或根据材料的重要程度；或照顾事件之间内部的逻辑联系；或依从说理的顺序；或考虑作者行文的方便等。

总之是宜于读者的思维习惯所接爱。

2、确定材料的详略程度：①根据主题的需要确定材料的详略；②根据文体的特点确定材料的详略。

二、主题
（一）主题即作者在说明问题、发表主张或反映生活现象时，通过文章全部内容所表达出来的基本观点或中心思想
（二）确立主题的依据
确立主题，也被称为“立意”，应依据以下两点：
1、以写作目的为立意依据；
2、以材料本身的意义为立意依据。

（三）对主题的要求：正确、深刻、新颖、集中
三、结构
（一）结构的内容：标题、开头、结尾、层次、段落、过渡、照应等。

1、标题种类：公文式标题、一般文章式标题（单标题、双标题）
2、开头常用方式有：
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①概述式：报告、会议纪要、总结、述职报告、调查报告等。

②目的式：通告、通知、计划、招标书、投标书等。

③开门见山式：决定、意向书，有些招标书、投标书也采用此种。

④引述来文式：函、批复等回复性公文。

3、层次常用方式有
①总分（总）式：论文、调查报告、报告、总结、会议纪要等
②并列式：合同、意向书、招标书、投标书等。

③递进式：
④因果式：请示
⑤时序式：市场调查报告、总结、会议纪要、报告等。

⑥三段式（3层次结构形式，即发文缘由、事项与尾语）：
通知、通报、报告、请示、计划、总结、述职报告等。

4、段落常用方式有：
①提行式：指以另起行表示内容转换的方式，如会议纪要常以“会议认为”、“会议指出”、“会议强调”作为不同段落的区分。

②条款式：报告、通告、公告、调查报告、总结、合同、可行性研究报告等。

③篇段合一式：批复、转发、印发通知等。

5、过渡常用方式有：
①过渡词：因此、总之、由此可见、综上所述、既然、那么、尽管、但是、相反地等。

②过渡句：现将具体要求通知如下；现就有关问题请示如下等。

③过渡段：以一个独立的自然段来承转过渡。

6、照应常用方式有：
①首尾照应：总结、述职报告、市场调查报告等。

②文题照应：分为文章内容或文章主题或文章开头或文章结尾与标题照应等。

③行文前后照应：
7、结尾常用方式有：
①强调式②期求式③希望式④说明式⑤秃尾
（二）对结构的要求：严谨、自然、完整、统一
四、语言是文章的表现工具
（一）运用语言的标准：准确、简洁、平实
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（二）应用文书专用语言序号类型常用语言
开头用为、为了；根据、按照、遵照、依照；鉴于、关于、由于；目前、1
前；兹（指现在、兹有、兹将、兹介绍、兹派、兹
2 承启用语根据……决定，根据……特通知如下，依据……公告如下，
为了……现决定，为……通报如下，现就……问题请示如下；
现将……（情况）报告如下，现就……问题提出如下意见，
经……批准（同意）将有关事项通知如下；
拟采取如下措施；经……研究，答复如下。

3 引述用语悉（知道），收悉，电悉，文悉，敬悉，欣悉。

批转用语批示，阅批，审批，批转，转发，印发。

4
称谓用语我（部），贵（局），你（省），本（部门），该（处）。

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经办用语 6
经，业经，兹经，未经；拟，拟办，拟定；施行，暂行，试行，
可行，执行，参照执行，贯彻执行，研究执行；审定，审议，
审发，审批；会议听取了，会议讨论了，会议认为，会议指出，
会议强调指出，会议通过了，会议决定，会议希望，会议号召，
会议要求，会议恳切呼吁。

7 表态用语不同意，原则同意，同意；不可，可办，照办；批准，原则批准。

结尾用语（1）用于请示，如：当否，请批示；如无不妥，请批转各地执行；8 妥否，请批复。

（2）用于函，如：请研究函复，盼复；请予复函；不知尊意如何，盼函告；望协助办理，并尽快见复。

（3）用于报告，如：请指正，请审阅。

（4）用于批复、复函，如：此复，特此专复；特函复。

（5）用于知照性公文，如：特此公告（通告、通知、通报）。

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应用文书的表达方式第四节
以实用为目的，以陈述情况、阐述观点或说明问题，表达方式主要有：叙述、说明、议论等。

应用文概要类型方
叙述的方式：叙述是把人物的经历、行为或叙述时间、地点、人物、叙述的人称：
事物发展变化的过程表述出来的事件、原因、结果①第一人称用于：报告、请示、函、①顺序，主要用于：市场调查报告、计划、总结、邀请函、感谢信、述职总结、报告等；方式
报告等。

②倒叙，形式有倒在结局上，其二，②第二人称用于：通报、会议纪要、倒在某个片断上。

会议记录、合同等。

议论议论是作者通过事实材料和论点、论据、论证议论的类型：论证的方法：①立论（证明）：应用于可行性研究报逻辑推理，来阐明自己的观点，例证法、分析法、引证法、
告、市场调查报告、通报、请示等；表明赞成什么或反对什么的表达对比法、因果法
，常从反驳论据、反：方式。

②反驳（驳论）反驳论点驳论证、3种角度进行反驳。

说明说明是对事物的形状、性质、说明的方法：
定议和表述；特征、成因、功能，或对人物的
分类和比较；经历、特征、状况等进行客观解数字和图表释、介绍的表达方式rainbow
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