烟草企业档案管理工作存在的问题及有效措施分析

烟草企业档案管理工作存在的问题及有效措施分析

发表时间：2018-12-18T11:00:40.363Z 来源：《基层建设》2018年第31期作者：郭红

[导读] 摘要：档案管理作为企业重要组成部分，对企业经营发展、经济效益提高具有重要作用。

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摘要：档案管理作为企业重要组成部分，对企业经营发展、经济效益提高具有重要作用。但是烟草企业不同于常规企业；因而在档案管理上也具有的一定特殊性。但是，根据现阶段烟草企业档案管理工作状态，存在诸多不足，有待进一步完善，企业应立足于多方面、全过程加强档案管理重视，制定可行性管理办法，才能提高档案管理效果，更好的推动企业发展。

关键词：烟草企业；档案管理；存在的问题；解决方法

烟草企业在激烈的市场竞争中应加大档案管理重视，多方面搜集国内外烟草行业数据信息，及时整合总结，这对企业自身发展具有裨益。但目前很多烟草企业并未认识到这一点，对档案管理缺少重视、管理方法落后企业发展。因此，怎样创新方法、提高档案管理水平、管理效果成为企业建设发展当务之急。

一、烟草企业档案管理现状

（一）管理制度缺失

尽管部分烟草企业制定了档案管理制度，但管理制度内容宽泛、缺乏具体落实、管理细则规定，落实过程中缺少有利依据。例如：搜集归档制度存在制度内容片面、执行松懈、收集归档被动、材料搜集不完整、不准确等问题，难以全面反映出个人实际状态。

（二）企业缺少对档案管理的重视

企业缺少档案管理重视集中体现在几方面：首先，思想认知偏差。一些烟草企业未将档案管理落实到基层工作中，在人员分配、设施完善上无法满足档案管理工作要求，使得档案管理落后。其次，管理人员没有认识到档案管理的价值意义，片面的认为档案管理仅是文件资料的搜集，对企业建设发展并没有实质性作用，无需投入过多人力、物力、财力。因为缺少对档案管理的重视导致档案价值意义得不到发挥。

（三）管理水平有待提升

伴随着计算机、互联网的普及与推广应用，为人们生活、工作提供了便利条件。烟草企业作为国家宏观调控、经济发展重要部分，必须要引进先进技术，尤其是档案管理实现信息化迫在眉睫。不过，现阶段烟草企业档案管理人员由于信息技术水平较差，进而对档案信息化管理显得手足无措。首先，多数管理人员并非专业出身。管理人员缺乏系统培训与档案知识学习，缺乏档案管理价值意义认识与工作内容了解。其次，一人身兼多职，管理人员并非本部门人员，因而无法在档案管理中投入过多时间与精力，仅局限于材料存档、归档管理，抑制着档案管理水平提高。

二、烟草企业档案管理可行性方法

烟草企业经营建设中不断的生成档案材料，不同的档案材料也折射出企业各阶段发展状态、不同的管理理念、经营活动。同时，档案资料也为企业经营发展提供依据，帮助正确决策。因此，企业应加大对档案管理的重视，立足于多方面、全过程展开档案管理，使档案管理生成完成、系统的总体。

（一）提高管理人员专业水平

档案管理工作可以分为建立、管理、功用，功用是重要环节，是凸显档案工作的服务价值。管理人员作为档案管理组成部分，影响着档案管理质量，引进专业人才、优化管理队伍就成为烟草企业关注的问题。管理人员应深刻认识到档案管理的重要作用，懂得合理利用档案信息推动烟草企业建设，提高服务质量。此外，重视与其他部门的沟通，掌握各部门材料管理工作进度，更好的控制档案管理工作。首先，烟草企业统一对档案管理人员培训，提倡主动学习档案管理知识，进行信息技术培养与业务指导。其次，档案主管部门人员与业务专家提供专业指导，定期组织管理人员参观学习，提高管理水平、积累经验，提高档案管理效果。

（二）健全管理制度，提升管理质量

首先，做好档案材料搜集。健全档案资料搜集体制，要求管理人员严格根据材料分类方案、归档范围、储存时间等要求搜集。创新搜集方法的，通过监控收发文件、上门搜集等方法实现全范围搜集。结合时间差异遵循不同类型档案生成规律，适时搜集。扩大手机范围，包含纸质材料、图片、影音等档案材料。其次，做好档案整理。结合材料类型、载体、内容做好整理工作、认真归档储存。企业制定严格的规范流程，要求管理人员严格执行。材料整理时结合预立卷制度规程，确保材料完整性；不合格材料及时改正。移交时，做好材料完整性控制，确保材料归档率。最后，加强档案管理。采取档案集中管理，便于后续档案查找、储存；提高档案储存环境与基础设施完善，实行档案库房、办公、阅档室分离，注意防火、防潮、防虫等安全储存保护。

（三）创新管理理念，提高服务效率

其一，引进先进技术，创建档案资料数据库、目录数据库等现代化管理，实现档案信息化管理，提高档案管理效率。其二，重视档案编研。做好编纂大事记、组织机构沿革、文件汇总等，深入企业内部掌握工作动态、分析档案使用需求，挖掘更多档案信息资源，达到主动服务管理。其三，创新档案服务方法。结合档案管理特征与规律健全检索方法，创建多形式检索体系、打破单一、狭隘的案卷目录，遵循多样化服务理念。其四，重视档案的开发与应用。档案对烟草企业建设发展具有间接促进作用，为正确决策提供依据。因此，管理人员应掌握档案应用特殊功能，全面提高档案使用率，为企业发展做好后勤工作。另一方面，企业也要将档案管理列至日常工作落实中，提高档案储存环境、完善基础设施、引进先进技术，立足于新时期档案管理需求使档案工作更好的适应烟草企业业务要求。

结语：

总而言之，档案管理作为烟草企业工作核心，其影响作用不言而喻。在今后发展中，烟草企业应以创新理念、创新方法为入手点，以提高管理质量、服务效率为目标，主动探索档案管理新管理方法，使档案管理更好的推动烟草企业进步发展，同时实现档案管理信息化。不管是管理人员还是职工都应尊重档案管理规律、特点，踏实工作、不断创新继而实现企业长久、稳定发展。

参考文献：

[1]张倩.新形势下高校图书馆档案管理工作初探[J].档案管理,2017(06):93-94+44.

[2]张丽波.互联网时代信息化建设上面临的问题及对策——基于档案管理工作[J].现代商业,2017(18):96-97.