文书档案管理制度(3篇)

文书档案管理制度
文书档案管理是企业规范化管理的重要内容，也是企业发展过程中的重要见证资料。

文书档案的规范化管理是企业走向规范和成熟的重要条件，为进一步完善文书档案管理工作，结合本公司实际，制订本制度。

一、收文制度
1、凡公司收到的文件、函、电报均由收发人员统一签收、拆封、编号、登记(函、电报直接分送有关部门)，及时送质管部主管领导签批后，分送有关领导阅批，部门阅办，并在文件传阅、处理单上签字。

文件阅后及时收回归档，送各部门的文件，由各部门指定专人保管，阅后及时送还。

2、公司领导及有关部门及时阅文，凡需收回的文件如数退回，不得积压、丢失。

3、外出参加会议带回的公文应交文书登记，个人不得保存任何文件。

二、发文制度
1、凡以公司名义发出的公文，拟稿人必须用规定文稿纸撰稿，由部门领导签字，统一送秘书核稿，经领导审核签发(属董事会的由董事长签发，属公司的由总经理签发)，由文书统一登记、统一印制。

凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)交两份给文书统一收集管理。

2、公司会签外单位文件，经相关部门和领导审核后会签。

外单位会签公司的文稿，由相关部门起草，秘书核稿，公司领导签发后，再送有关部门会签。

3、联合发文经公司领导及联合发文单位领导分别签批后由文书统一编号、印发。

三、档案管理制度
(一)归档范围
1、本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

2、重要会议材料，包括会议____通知、报告、决议、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。

3、公司在发展过程中获得的被国家或社会认证或认可的证明其实力和相关资格的证书材料等。

4、公司经营管理活动中产生的各种文件材料(即内____文件)，如规章制度、调研材料、机构调整、人事任免、部门管理职能性文件、部门岗位职责等。

5、上级机关发来的与本公司有关____决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。

6、公司在经营管理活动中产生的与上级领导部门间的往来文件(即外____文件)，包括请示与上级机关的批复、报告、项目立项、重要函件。

7、公司及各部门的年度工作计划、总结。

8、本公司的各种统计报表。

9、信访工作材料。

10、本公司与有关单位签订的合同、协议书，房屋买卖、租赁协议，资产登记等凭证性文件材料。

11、本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。

12、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

13、专业技术职称评审材料。

(二)归档时间
1、各部门应主动在每年元月底将上年度具有保存价值的文件资料移送文书档案室。

任何部门或个人不能把具有保存价值的文件资料据为已有，或者拒绝归档。

2、每年____月份之前，各部门向档案室移交已归档完毕的上一年度的部门文书档案，并办理移交手续。

3、凡是有法律效用的文件材料，一生效就归档。

4、基建、工程项目竣工验收后，三个月内归档。

(三)归档要求
1、归档的文件资料不论采用手稿、印刷件、复印件、图片、软盘、录音带、录像带，都必须齐全、完整、系统、条理，保持有机联系。

2、归档的书面文件资料手写文稿，不得用圆珠笔、复写笔、彩色笔书写，不得采用红墨水书写。

出现上述情况，文书应及时要求有关部门或人员进行重抄或复制。

(四)档案管理
1、档案管理。

依据档案、来源、时间、内容、形式分成若干层次和类别，案卷排列并编制案卷目录。

2、档案保管。

公司设立专用文件库保存档案，定期检查存放档案室内的档案资料状况，对字迹模糊、变质、损坏、破碎的档案资料必须及时进行恢复、修补或复制。

做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防高温工作，定期检查档案保管工作。

3、档案的鉴定。

从档案的内容、来源、时间、程序、名称鉴别、档案价值，确定各类档案的保管期限，编制成表。

4、档案的销毁。

文书档案保管期限分为永久、长期、短期三种，超过保管期限的文书档案经公司质管部及相关领导批准后，编制销毁清册，办理销毁手续，方能销毁。

销毁要有二人以上监销，并在清册上签字。

(五)档案利用
1、凡需调阅档案，均须填写档案借阅单，并在“档案借阅登记簿”上登记，注明借阅档案的名称、密级、借阅方式、数量、期限及利用目的。

2、档案利用方式有。

提供档案原件、提供档案复印件、提供文献索引资料。

3、借阅人员不准随意拆卷和任意抽、换卷内文件或剪贴涂改字句，不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经公司领导批准后才能摘抄和复制。

4、依据国家统计和有关法律法规，做好企业档案统计工作。

文书档案管理制度（2）
一、背景介绍
文书档案是组织或个人在工作、交流和活动中产生的各类书面记录和档案材料，包括公文、会议纪要、报告、合同、函件等。

对文书档案进行管理和归档，可以有效维护组织的信息安全与知识积累，便于查询和利用。

为了确保文书档案的有效管理和利用，制定一套科学、规范的文书档案管理制度是非常必要的。

二、目的与原则
1. 目的：建立文书档案管理制度，旨在规范组织内的文书档案管理工作，确保文书档案的完整性、可靠性和保密性，提高文书档案的管理效率和利用效益。

2. 原则：
a. 科学性原则：制定科学、合理的管理规范和流程，确保文书档案的规范管理。

b. 公开透明原则：文书档案应对有关人员公开透明，接受监督。

c. 资源合理利用原则：合理配置文书档案管理资源，提高资源利用效率。

d. 安全保密原则：严格文书档案的保密措施，确保文书档案的安全性。

e. 整体化原则：将文书档案管理纳入组织整体管理体系，与其他管理工作相衔接。

f. 持续改进原则：不断总结经验，完善文书档案管理制度，提高管理水平。

三、文书档案管理的组织架构和职责
1. 组织架构：
a. 设置文书档案管理委员会，由相关部门和人员组成，负责制定和调整文书档案管理制度。

b. 设立文书档案管理部门或岗位，负责日常文书档案管理工作。

c. 文书档案管理工作与行政管理、信息化建设等相关部门之间建立密切的协作关系。

2. 职责：
a. 文书档案管理委员会：负责制定和调整文书档案管理制度，协调相关部门之间的工作。

b. 文书档案管理部门或岗位：负责制定文书档案管理的具体操作规程，指导和协调各部门的文书档案管理工作。

c. 相关部门：负责按照管理制度和操作规程进行文书档案的创建、传输、存储、查询和销毁等工作。

四、文书档案管理流程
1. 文书档案的创建：
a. 根据管理制度和操作规程的要求，正确填写各类文书档案的相关信息，并进行审批。

b. 对于重要文书档案，应进行二级审批，确保文件的真实性和可靠性。

c. 对于会议纪要、函件等日常文书档案，应设立明确的写作规范和审批流程，以确保制度的执行。

2. 文书档案的传输：
a. 采用安全可靠的传输方式，如电子邮件、网络共享等，确保文书档案的完整性和保密性。

b. 对于涉密文书档案，应根据国家相关法律法规和保密管理制度进行加密和传输。

3. 文书档案的存储：
a. 建立文书档案的电子存储库，对文书档案进行分类、编号和归档。

b. 对于纸质文书档案，应设立专门的存放区域，进行分类、编号和档案盒管理。

c. 对于电子文书档案，应进行定期的数据备份和存储，确保数据的安全可靠。

4. 文书档案的查询与利用：
a. 设立文书档案查询和利用服务，为相关人员提供便捷的查询和利用服务，确保信息的及时准确传达。

b. 根据管理制度和操作规程的要求，设定权限，确保文书档案的安全性和权限控制。

5. 文书档案的销毁：
a. 根据相关法律法规和管理制度的要求，对于无效的文书档案进行销毁处理。

b. 对于涉密文书档案，应按照保密管理制度进行销毁处理。

五、文书档案管理的监督与评估
1. 建立文书档案管理的监督机制，包括内部审计、外部考核等，确保管理制度的执行。

2. 进行定期的文书档案管理评估，对管理工作进行总结和改进，并及时调整管理制度和操作规程。

六、附则
本制度自发布之日起生效，如有需要修改，需经过管理委员会审批并进行修订。

文书档案管理制度的具体操作规程由相关部门进行制定和调整，并按照本制度的要求进行执行。

文书档案管理制度（3）
一、目的
文书档案管理制度的目的是为了规范和有效管理机构的文书档案，确保文书档案的安全、完整和便捷的使用，保证机构工作的顺利进行。

二、适用范围
本制度适用于机构内所有的文书档案管理工作。

三、管理原则
1.安全性原则：文书档案的存储、传递和使用必须符合机构的信息安全政策，保护文书档案的机密性和完整性。

2.合规性原则：文书档案的管理必须遵守国家法律法规和机构的相关规定，确保文书档案的合法性和合规性。

3.便捷性原则：文书档案的存储和检索必须方便快捷，确保相关人员能够及时获取所需的文书档案。

四、主要内容
1.文书档案管理责任
（1）机构领导负责整体的文书档案管理工作，指定专人负责具体的操作和管理。

（2）文书档案管理员负责具体的文书档案的管理和归档工作。

2.文书档案的分类和归档
（1）文书档案按照类型进行分类，分为计划、报告、协议、合同等不同类型。

（2）文书档案按照时间顺序进行归档，确保文书档案的完整性和可追溯性。

3.文书档案的存储和传递
（1）文书档案必须存储在安全、稳定的环境中，防止意外丢失或损坏。

（2）文书档案的传递必须通过合法、安全的方式进行，防止信息泄露和篡改。

4.文书档案的保密和销毁
（1）机构内的文书档案必须按照机密级别进行保密，严禁非授权人员查看或复制文书档案。

（2）文书档案的保管期限到期后，必须按照相关规定进行销毁，确保文书档案的安全性。

五、监督检查
机构领导可以委托内部或外部的专业机构进行文书档案管理的监督和检查，确保制度的执行情况和文书档案管理的质量。

六、制度的修改和补充
根据机构的需要，本制度可以根据实际情况进行修改和补充，但必须经过机构领导的批准和备案。