小议城建档案信息化工作的主要内容

小议城建档案信息化工作的主要内容摘要：城市建设档案是指在城市规划、建设和管理活动过程中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。面对新形势，城建档案工作如何运用现代信息技术，加快数字化城建档案馆建设的步伐，全面推进信息化、数字化和网络化，最大限度地发挥其特有的经济效益、社会效益，有效地为社会各界提供服务，我们必须加快推进城建档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程，为城市规划、建设和管理提供科学决策依据，为城市经济、社会、文化发展提供高效、优质的公共服务。为此，探讨城建档案问题是至关重要的。

关键词：城建档案信息化工作建设思考

我国城建档案信息化建设经过多年的发展，信息技术在城建档案中的应用已得到广泛认可，通过对全国城建档案信息化现状的理性审视，可以认为，城建档案馆在信息化建设过程中，存在信息资源开发不足，信息交流与共享程度低的问题，对信息化重要性的认识有待普及和深化，信息服务水平和质量有待进一步提高，城建档案信息化总体应用水平低，信息化建设还处于初步发展阶段。

1 城建档案信息化的内涵

城建档案信息化的内涵，这是启动信息化工作之前应明确的问题。目前理论界对此并无系统的分析研究，也无明确统一的结论。作者认为，围绕城建档案的任何管理工作都是为了“利用”这一最终目的，利用是档案管理工作的价值所在。那么，城建档案信息化

就是在新的时代背景下，为了达到有效利用城建档案信息资源的目的而进行的系列的综合的科学的管理工作。具体来说，城建档案信息化是指:通过运用现代信息技术，配置城建档案计算机辅助管理的基础设施，建立和完善城建档案信息资源库，依据城建档案信息化的标准规范体系，以城建档案网络为平台，依托高素质的信息人才，有效地开发和利用城建档案信息，实现城建档案管理与服务的现代化和高效化，为城市建设、规划和管理活动提供优质服务的动态的系统化的管理工作。

2 城建档案信息化工作的主要内容

2.1 做好城建档案的计算机辅助管理工作，此为技术支撑和基础保障因素。

①应有符合计算机设备运行要求的工作场地及满足城建档案管理软件运行性能要求的计算机设备与相应的辅助设备。

②城建档案管理软件的开发研制与功能设计必须符合国家有关城建档案工作和计算机信息系统管理的法律法规和业务技术标准；城建档案管理软件的研制、安装和使用，必须符合国家有关安全保密法规与标准。

③城建档案管理软件应具备数据管理、整理编目、检索查询、实体管理、安全保密、系统维护等基本功能，覆盖城建档案管理的接收、整理、保管、利用、鉴定、统计六大环节。

④城建档案管理软件应具有良好的实用性、通用性及可扩展性，并做到界面友好，用语规范，操作简单，使用方便；城建档案管理

软件应考虑档案管理电子化、远程化、协同化、图文一体化的趋势，扩充电子档案管理、与地理信息系统相结合、远程管理等其他功能或预留相应接口。

⑤城建档案管理软件应具备较强的数据独立性，确保在软、硬件环境发生变化时数据的完整、安全迁移及有效利用。

2.2 逐步建立和完善城建档案信息数据库，此为物质基础因素。

①通过文字信息著录、文件及图纸扫描、声像档案数字化、电子文件转换与装载等多种手段，做好城建档案信息基本数据库的建库工作，构建城建档案目录库、城建档案基本信息库、城建档案原件库、城建档案多媒体库等各种基础数据库。

②在基础数据库的基础上进行数据的挖掘、提炼与整合，形成各种专题数据库，提高城建档案信息的针对性与效用度。

③数据库中的城建档案信息应保持真实性、完整性与有效性，提高城建档案信息的权威性。

④城建档案信息库数据结构设计应符合检索优先的原则，能够以dbf文件格式或通过xml及其他通用格式文档进行数据交换，并具备安全、合理、高效、灵活等特性。各种不同类型的城建档案数据，其文件格式均应尽量采用通用文件格式。推荐的通用文件格式为:文字型数据采用xml文档和rtf、txt格式；扫描图像数据采用jpeg、tiff格式；视频数据采用mpeg、avi格式；音频数据采用mp3、wav等格式。

2.3 通过信息化手段，做好城建档案利用工作，充分发挥城建

档案信息的作用。此为目的因素。

①应提供简单易用的档案信息检索系统，对常用检索途径进行优化，满足用户对查全率、查准率的要求。

②应实现由单一的文字信息向图文声像一体化信息利用的转变，设置目录检索、全文检索、图文声像一体化检索等功能。

③应实现由封闭型利用向开放型利用的转变，改专用检索查询系统为通用检索系统，改专用设备定点查询为远程查询利用。

2.4 探索对城建电子档案的接收与管理，加速城建档案信息化进程，此为当前信息化工作的重要内容。

①提前介入城建电子文件的管理，对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档实行全过程的管理与监控，保证城建电子档案的质量。

②根据城建电子档案载体的特性，创造适宜的库房保管条件，做好保管工作，并根据信息技术的发展情况，做好城建电子档案的迁移工作。

③充分利用城建电子档案的数字化优势，通过直接复制数据及数据转换等手段和必要的安全措施，缩短档案接收到档案利用之间的时间，做好利用工作。

④探索利用互联网进行远程城建电子档案接收与管理，增加档案接收途径。

2.5 研究城建档案信息与地理信息系统的结合，拓宽城建档案信息的应用前景，此为目的因素的派生因素。

①做好一般的城建档案信息与地理信息系统的结合，发挥城建档案的历史记载功能与地理信息系统的综合分析优势，对城建档案信息进行分析与整合，形成针对性强、综合性高的专题信息，提高城建档案信息的权威性。

②做好地下管线档案信息等与地理信息系统密不可分的城建档案信息的分析与整合，使之得到更有效的应用。

2.6 加强领导与组织、交流与沟通，发展壮大自身。

①加快制订信息化工作的法规政策、标准规范，统一思想，综合协调，大力推进信息化工作的进程。

②加强城建档案管理部门与归口管理部门之间、城建档案管理部门与建设单位之间的纵向沟通联系，争取更多的支持与理解，同时也通过信息化建设提供更有效的服务，提升自身的作用与地位。

③加强各级城建档案管理部门之间、城建档案管理部门与相关政府机关及企事业单位之间的横向交流与合作，通过资源共享、业务协同、优势互补等措施，形成合力，共同推进信息化工作的顺利开展。

④利用互联网的信息沟通优势，加强对外宣传，扩大自身影响，提高全社会对城建档案事业的关注。

建设数字化档案馆是档案信息化发展到一定程度必然进入的轨道，也是城建档案馆发展的方向，数字化档案馆建设是一项复杂的系统工程，需要长期细致的工作并有待于在实践中不断发展和完善，在开发和应用过程中应该坚持统筹规划，量力而行、循序渐进、