采购、销售及库存管理讲义

第7章采购、销售、库存管理

7.1 采购管理

采购模块是金算盘软件购销存中的一个重要部分，其主要的功能有采购管理及采购核算。

通过采购业务管理，用户可在经营计划中拟订采购计划，合理配置采购资金和人力资源，实时监控计划的执行情况，同时，用户可对供应渠道、商品质量、价格、优惠条件进行管理，选择优秀的合作伙伴，提高商品采购的性价比；当然，用户也可对业务部门及业务人员进行业绩考评。而采购核算的功能则是处理商品或材料的购进业务，以及在过程中发生的各种费用的摊销，系统通过采购单据来记载采购的过程，并根据这些采购单据形成对供应商的应付账款。

在金算盘软件“流程图”界面中选择“采购管理”，即出现商品采购处理的业务流程图，如图7－1所示：

图7－1 采购业务流程图

其中网上采购是与电子商务相集成的功能，点击该功能直接进入亿禧网中的供应信息页面，如图7－2所示：

图7－2 网上采购

该功能的具体用法见电子商务网站登录的搜索求购信息帮助。

7.1.1采购订单

采购订单主要反映业务部门与供应商签定的采购和受托代销合同，它是统计采购合同执行情况的依据；可生成采购单和受托入库单，监督到货情况，随时了解订单的执行情况。

在实际工作中，如果需要记录购货合同（或订单），或需要查询订单明细及到货信息时，就可以利用采购订单功能来管理采购业务。这里需要注意的是，采购订单反映的只是一种合同或采购计划，因此，采购订单不记入任何库存账，系统提供订单汇总及明细表供查询订单的执行情况，即商品的到货信息，而不反映库存数量的增减变化。所以，可以通过采购订单制作商品采购单及受托代销入库单。当然，商品采购单和受托入库单也可不通过采购订单而直接填制。

单击“流程图－采购管理”窗口中的“采购订单”，出现采购订单窗口，如图7－3所

示：

图7－3 采购订单录入窗口

1.选择单位

在“基础设置－往来单位”中所记录的具有“供应商”、“供销”或“其它”等单位性质、并且已指定应付账款科目的单位，此时将出现在“单位”下拉框中供你选择。如果是下拉框中没有的新单位，也可在此点击“新增”命令，动态增加单位。

2.选择模板

进入采购订单后，系统将自动默认为采购订单模板，也可根据需要选择其他的模板，单据的显示与打印格式将随模板的不同而发生改变。

3.单据头的填制

根据需要选择采购部门及业务员，业务员信息是在职员设置中具有“采购”业务范围的职员。这些信息是可以动态增加的。

输入日期、单据号。日期、单据号均可由系统自动生成，也可根据需要进行修改。特别地，单据号可根据分类的需要加前缀（数字或字符）。单据号总长十位，前缀为六位。

选择收发地址。若在单位信息中没有定义收发地址，可在此动态增加。

选择付款条件。系统根据付款条件中的优惠日和折扣率自动计算折扣金额，并根据付款条件和开票日期自动计算后填列“到期日”

4.填制单据体

选择商品劳务、计量单位。对于新商品劳务和计量单位可进行动态增加。

输入订货数量、单价、金额。其中，只需输入任意两项，可自动计算出另一项。需要提醒的是，商品如果采用了多种计量单位，且各计量单位之间的是非十进制的换算关系，如：1 箱=24 瓶。在输入数量时，系统有提示信息自动将十进制转换成为实际单位进制，只需输入十进制的数量（如输入10.25 箱），系统将自动把24 进制的数量计算出来（10 箱6 瓶），免去了人为计算的繁琐，如图7－4所示：

图7－4 不同计量单位间的自动换算

单据体中的“已到数量”栏，反映采购订单中该商品实际到货数量，当采购单根据采购订单生成时，该栏目由系统通过采购单自动产生，且不允许修改。

另外，在单据体下方，还可以输入备注信息，对该张采购订单进行说明或详细注释。

5.关闭

关闭分为两种情况。一种是关闭订单，即该采购订单不再使用；一种是关闭订单中的某一具体商品，即该种商品在订单中暂时不执行。

如果商品采购单由订单生成，当某种商品的入库数量与订单中该商品数量相等时，系统会自动关闭该商品；当采购单的所有商品入库数量与订单中所有商品的数量相等时，系统会自动关闭该张订单。

6.单击“确认”按钮，完成并存盘退出订单。

采购订单录入完成后，可以对已经执行的订单，查询其执行情况，即进入到某一具体订单的“采购订单”窗口，单击“执行情况”按钮，查询该订单涉及到商品采购单，以及具体的货物数量是多少。

7.1.2 商品采购单

商品采购单主要记载购货过程中发生的经济业务，是产生库存账、现金/银行账和应付

账款的依据，其操作界面如图7－5所示：

图7－5 商品采购单录入窗口

当收到一批货物时，无论发票是否随货同行，都要填制商品采购单进行入库处理：

1.“票货同到”：

当采购发票与货物同时到达，在填制商品采购单的同时必须选择“开票标志”，直接进行发票填制，如图7－6所示：

图7－6 填写发票信息

若该笔采购付款采用现金结算，选择“开票标志”后可选择“现金结算”，进行付款操作，如图7－7所示：

图7－7 现金结算操作窗口

2.“票到货未到”

如果采购的商品发票先行到达，而货物尚未到达时，可先填制采购发票，系统自动记入单到货未到报表。当商品到达时再填制采购单入库，此时系统自动记入货到单未到报表，然后单击“选择发票”按钮，进行采购单和采购发票的核销。需要提醒的是，只要商品单价一致，可以将对应的采购单与采购发票进行核销操作，其对应方式有：一对一（一张采购单对应一张发票）、一对多（一张采购单对应多张发票）、多对一（多张采购单对应一张发票）、多对多（多张采购单对应多张发票）。

3.“货到票未到”

如果采购的货物先到而采购发票未送到，此时可以采用估价入库的方式，根据与供应商约定的价格填制采购单，待发票到后，首先根据收到的发票填制采购发票单据，然后在发票录入窗口中使用选择单据功能，以便确定本张发票所对应的入库单据。如果两种单据的数量、金额都一致，可以立即核销货到票未到商品；如果商品价格不一致（无论数量是否全部到齐），可以采取两种方式进行处理：

（1）采购入库单据已经生成凭证：为了保证财务数据与业务数据的一致性，此时不能修改暂估入库的采购单据，可以根据收到的实际发票直接填制采购发票单据，然后单击“选