费用开支管理办法

费用开支管理办法

第一章：总则

第一条：为了加强协会内部管理，规范协会财务报销行为,合理控制费用支出，特制定本办法。

第二条：本办法适用于协会各部门各项费用开支。各部门及全体员工必须严格遵守，财务部门必须严格审核控制，财务部以及秘书处办公室必须加强检查办法的实际执行与落实情况。

第三条：本办法根据协会的实际情况，将报销分为差旅费、办公费、招待费、交通费、通讯费、教育经费及培训费、会议费、活动费等,以下分别说明相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程。

第二章费用开支管理原则

第四条费用管理遵循“制定预算、合规管理、流程审批、标准控制”的管理原则。

第五条费用开支遵循“合理、节约、真实”的原则，各报销部门及费用发生经办人须对费用报销的真实性、合法性、完整性负责。

第三章费用预算管理

第六条各项重大费用实行“先预算后开支，以预算管理为基础”的管理原则。合理安排费用开支，控制费用开支节奏，以达成年度费用预算控制目标。

某项费用因实际情况发生变化，需要增加或调整预算时，由

负责人提出“追加费用预算申请”，申请必须包括费用项目、全年预算指标、已使用指标、实际开支情况、追加申请原因和用途等内容。追加预算申请经批准后，财务部按新的预算指标进行控制。

第七条大额费用开支，例如大型会议、大型广告宣传方案和大型客户活动方案等大型支出项目应根据年度预算编制的要求在年初预算方案中做详细说明。年初预算中未加以说明的，实际发生前需单独编制项目预算使用报告，经副秘书长或以上级别理事以及财务部审批后方可实施。

第四章差旅费报销

第八条因公非本市出差的职员必须填写“出差费用报销单”，注明出差随同人员、时间、地点、事由、天数、差旅费用，经副秘书长或以上级别理事审批签字。出差填写“出差费用报销单”，注明出差随同人员、时间、地点、事由、天数、差旅费用，同时后附会议纪要或者活动议程或者邀请函等文件作为出差凭证，经审批合适报销。

第九条出差人员借款需经秘书处办公室批准后填写“出差报销单”，副秘书长或以上级别理事审批，财务负责人核准后方可借款，原则上前次出差未结清款项，本次出差不予借款。

第十条凭证与出差报销单规定的地点、天数、人数、交通工具不符的差旅费不予报销，因特殊原因或情况变化需改变路线、增加天数、人数、改乘交通工具需填写情况说明单，经副秘书长或以上级别理事以及秘书处办公室审批同意后可报销。

第十一条出差期间发生的共同费用报销，报销单需有同行人员签名确认。

第十二条出差人员应在回协会后20个工作日内办理报销事宜。

第十三条差旅费标准

项目副秘书长或以上级别理事一般员工

交通工具火车（含高铁、

动车、全列软席

列车）

据实报销

遵循“合理、节约、真实”的原则

普通座、动车二等座、硬卧

特殊情况经秘书长审批同意轮船（不包括旅

游船）

二等舱二等舱

飞机经济舱经济舱

其他交通工具据实报销据实报销

住宿一般城市500元/天400元/天

北京、上海、广

州、深圳

600元/天500元/天

伙食补助60元/人/天（北上广深80元/人/天）

交通补助40元/人/天（北上广深50元/人/天）

（一）表中所列均为执行的最高标准；住宿费为单房标准，

一般出差2人一间（公司理事人员除外），单人出差或因不同性别人员一同出差的允许按单人单间标准报销；乘坐其他交通工具不包括包乘长途出租车；往返机场、高铁站原则上应乘坐民航班

车或地铁等公共交通，确需乘坐出租车的必须经副秘书长或以上级别理事同意，发生的费用据实报销。

（二）协会全体员工事先经批准，趁出差之便就近回家省亲或非因公办事的，其绕道的费用由个人自理。

（三）自带车辆出差的，允许报销来往出差地的过路过桥费，合理的汽油费，需在在汽油费发票背后注明出发地点、目的地、事由，不再享受交通补助。

（四）参加由主办单位统一安排食宿并收取相关费用的会议，需提供会议通知交财务部门审核，所发生的住宿和伙食费据实报销，不再享受伙食费补助。

第十四条非本市的出差旅费在上述标准内凭发票据实报销，超出标准部分由出差人个人承担。

第十五条交通补助和伙食补助可在不超上限的情况下，由实际票据据实报销。

第四章境外出差

第十六条公司境外出差费用包括：国际旅费、国外城市间交通费、住宿费、伙食费、公杂费和其他费用。

（一）国际旅费，是指出境口岸至入境口岸旅费。

（二）国外城市间交通费，是指为完成工作任务所必须发生的，在出访国家的城市与城市之间的交通费用。

（三）住宿费是指出国人员在国外发生的住宿费用。

（四）伙食费是指出国人员在国外期间的日常伙食费用。

（五）公杂费是指出国人员在国外期间的市内交通、邮电、办公用品及必要的小费等费用。

（六）其他费用主要是指出国签证费用、必需的保险费用、防疫费用及国际会议注册费用等。

第十七条境外出差经费实行财务先行审核管理，事前填写《境外出差经费先行审核审批表》（附件1），由财务总部核定费用预算，副秘书长或以上级别理事批准后方可成行。秘书长出差需经同级别秘书长审核或理事长审批。

第十八条办理境外出差业务报销时，各种报销凭证须用中文注明开支内容、日期、数量、金额等，经办人签字确认。报销时，除填写《差旅费报销单》、提供《境外出差经费先行审核审批表》外，还应提供《汇率计算表》（附件2），出差发生的相关费用应按照出差当月1号国家外管局公布的汇率折算为人民币金额。

超出财务部核定费用预算的部分，由出差人个人承担。

第五章：办公费以及纪念品报销

第十九条秘书处办公室负责办公用品统一采购，需经秘书长同意后采购，并在填写报销单时后附实际票据，经审核与批准数量价格相同后报销，借款购买时填写购买借款单，填写购买物品数量价格等，经秘书长同意，财务部审批后，执行协会借款流程。