什么是物业设施档案管理规程Microsoft Word 文档

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物业档案管理和管理制度

物业档案管理和管理制度一、引言物业档案管理是指对物业管理过程中产生的各类文件、资料进行规范化、系统化的管理工作。

物业管理制度是指为了规范物业管理行为，保障物业管理工作的顺利进行而制定的一系列规章制度。

本文将详细介绍物业档案管理和管理制度的相关内容。

二、物业档案管理1. 档案分类根据物业管理的不同需求，将档案分为基础档案、业务档案和管理档案三类。

基础档案包括物业项目的基本信息、权属证明、建筑图纸等；业务档案包括物业管理合同、租赁合同、维修记录等；管理档案包括物业管理规章制度、会议记录、投诉处理记录等。

2. 档案存储建立统一的档案室，对档案进行分类、编号和归档。

采用电子化管理系统，将档案进行数字化存储，方便检索和管理。

同时，要确保档案的安全性和保密性，设置权限控制，限制档案的访问范围。

3. 档案整理与归档定期对档案进行整理和归档，确保档案的完整性和准确性。

制定档案整理和归档的流程，明确责任人和时间节点。

对于过期或无效的档案，及时进行淘汰和销毁，避免占用空间和资源。

4. 档案检索与利用建立档案检索系统，方便用户查询和利用档案信息。

制定档案借阅和归还的规定，确保档案的安全和完整。

同时，要加强档案利用的宣传和培训，提高员工对档案管理的重视和认识。

三、物业管理制度1. 建立管理制度体系制定物业管理制度体系，包括组织架构、岗位职责、工作流程等。

明确各级管理人员的职责和权限，确保管理工作的顺利进行。

制定制度执行的考核和奖惩机制，激励员工积极履行职责。

2. 物业服务规范制定物业服务规范，明确物业服务的内容和标准。

包括物业维修、保洁、安全等方面的规定。

建立服务投诉处理制度，及时解决业主的投诉和问题，提高物业服务质量。

3. 财务管理制度建立财务管理制度，包括收支管理、资金监管、财务报表等方面的规定。

确保物业费用的合理使用和透明度。

制定财务审计制度，定期对物业财务进行审计，确保财务的准确性和合规性。

4. 安全管理制度制定安全管理制度，包括消防安全、物业安全、人员安全等方面的规定。

物业档案管理

物业档案管理物业档案管理是指对物业管理过程中产生的各类档案进行收集、整理、归档和管理的工作。

物业档案管理的目的是确保物业管理工作的规范性、高效性和可追溯性，为物业管理提供有力的支持和依据。

下面将详细介绍物业档案管理的标准格式。

一、档案管理责任部门和人员1.1 档案管理责任部门：物业公司或物业管理部门。

1.2 档案管理责任人员：由物业公司或物业管理部门指定专门的档案管理员负责物业档案的管理工作。

二、档案管理流程2.1 档案收集2.1.1 物业档案应按照一定的分类标准进行收集，包括但不限于合同档案、业主档案、设备档案、维修档案等。

2.1.2 档案收集应及时、准确地记录相关信息，包括档案名称、档案编号、归档日期、归档人员等。

2.2 档案整理2.2.1 档案整理应按照一定的分类标准和规范进行，确保档案的有序性和易查性。

2.2.2 档案整理应根据档案的内容和重要性确定档案的保管期限，及时进行档案的归档或销毁。

2.3 档案归档2.3.1 档案归档应按照一定的顺序和规范进行，确保档案的完整性和可追溯性。

2.3.2 档案归档应将档案编号、归档日期、归档人员等信息记录在档案封面或标签上，以便于查阅和管理。

2.4 档案管理2.4.1 档案管理应建立健全的档案管理制度和流程，明确档案管理的责任和权限。

2.4.2 档案管理应定期进行档案的盘点和检查，确保档案的安全性和完整性。

2.4.3 档案管理应建立档案借阅制度，确保档案的合法、合规借阅，借阅记录应详细记录借阅人员、借阅日期、借阅目的等信息。

三、档案管理要求3.1 档案管理应遵循法律法规的规定，确保档案的合法性和合规性。

3.2 档案管理应保护档案的安全性和机密性，设立相应的安全防护措施，防止档案的丢失、损毁或泄露。

3.3 档案管理应建立档案的备份和恢复机制，确保档案数据的可靠性和完整性。

3.4 档案管理应建立档案的电子化管理系统，提高档案管理的效率和便捷性。

3.5 档案管理应建立档案的定期更新机制，及时更新档案内容和信息，确保档案的准确性和时效性。

物业公司档案管理工作规程制度标准(标准版本)

物业公司档案管理工作规程制度标准一、目的使中心的档案管理规范化、程序化以方便工作中的查找、使用及保密。

二、适用范围客户服务中心所有档案及对业主档案的管理。

三、职责1、行政人事部是客服中心档案管理的主管部门，需设立中心统一档案客服中心，每三个月组织各部门档案员进行档案互检，每半年组织各部门档案员档案资料移交工作。

2、行政人事部负责中心行政档案、人事档案、中心证照、中心对外往来的各类公文、中心内部重要文件；中心内部重大活动、事件记录；物业管理相关政策、法规等等的管理工作。

3、管家部负责业户档案资料、物业资料、出租房屋资料、车辆资料、收费资料、业主委员会资料等的管理工作。

4、工程部负责工程设计、施工资料、维修、保养计划、外委工作记录等技术档案及工程图纸等的管理工作。

5、保安部负责治安、消防、保卫、安全、秩序等相关资料的管理工作。

6、社区文化部负责社区文化资料的管理工作。

四、档案管理范围1、行政档案资料2、人事管理相关材料。

客户服务中心人员设置、招聘、培训、定岗定编、调配、变迁文件、人事劳资文件、技术职称等文件。

3、中心证照及其他相关资料。

4、中心对外往来的各类公文、中心内部重要文件等。

5、中心内部重大活动、事件记录。

包括但不限于奖状、奖旗、奖杯、证书、纪念品。

6、物业管理相关政策、法规等。

7、业户档案资料。

主要有入住通知书、住户家庭情况登记表、房屋交接单、住户入住合约、身份证明材料以及装修申请表等。

8、物业资料。

9、物业经营管理资料。

各客户服务中心经营发展文件、小区管理文件、小区建设文件、委外、合作文件。

10、出租房屋资料。

11、车辆资料。

12、收费资料。

13、业主委员会资料。

14、工程技术档案。

包括工程设计、施工资料、维修、保养计划、外委工作记录等。

15、工程图纸资料。

可分为：建筑施工图、结构施工图、给排水施工图、供配电施工图、消防施工图、空调系统图、智能化系统图等。

16、治安资料。

17、消防资料。

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物业档案管理制度
1、公司各物业项目的档案资料规定由物业管理公司主管（包括代理主管）负责监督保管，由文员专职文件存档、注记工作。

2、有关物业管理公司验收档案、图则、业主及住户资料、管理制度、合约及附件设备设施及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档，文件
柜要求上锁，未经主管许可，他人不得动用。

3、物业管理公司档案资料必须按公司规定要求存档，做到图有袋、文有夹，报告类文件编目录索引，档案类文件有存档文件清单及编号目录。

4、物业管理公司档案目录及存档文件清单每季度上报公司备案。

5、物业管理公司档案在历任主管调职、任职时应向公司或接任者办理移交手续、经确认后方可离任。

6、物业管理公司档案日常需经常使用部分应复印备份，原件存放在档案中不得随意使用。

7、因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的，需经主管书面确认，如有违反的作泄密处理。

8、公司将定期巡查上述规定所提及之要求落实情况，对不符要求的保管责任人将作适当处分。

9、物业管理公司档案资料因保管不当而导致遗失、泄密的，对物业管理公司有重大影响及损害物业管理公司公司利益的，公司将视情节轻重追究当事人责任，并保留追究其法律责任的权利。

物业档案管理制度

物业档案管理制度一、概述物业档案管理制度是为了规范物业档案的建立、归档、保管和利用，确保物业档案的完整性、准确性和安全性，提高物业管理工作的效率和质量。

二、档案建立1. 物业档案的种类：包括建筑物档案、设备档案、合同档案、人事档案等。

2. 档案编制：根据物业管理的不同需求，对各类档案进行编制，并确保档案编号的唯一性。

3. 档案内容：档案应包含相关物业信息，如建筑物平面图、设备清单、合同文件、人员信息等。

4. 档案整理：对已建立的档案进行整理、分类和归档，确保档案的有序性和易查性。

三、档案归档1. 归档程序：档案归档应按照一定的程序进行，包括申请归档、审核归档、归档登记等步骤。

2. 归档要求：归档文件应按照相关规定进行装订和标识，确保档案的完整性和可读性。

3. 归档存储：归档文件应存放在专门的档案室或档案柜中，确保档案的安全和防火防潮。

四、档案保管1. 保管责任人：设立专门的档案保管人，负责档案的保管、借阅和维护工作。

2. 保管措施：采取有效措施确保档案的安全，如安装监控设备、设置密码锁等。

3. 保管期限：根据法律法规的规定，对不同类型的档案确定相应的保管期限，并及时进行档案的销毁或移交。

五、档案利用1. 档案借阅：对需要使用档案的人员，按照规定的程序进行借阅登记和管理，确保档案的安全和追溯性。

2. 档案查询：提供方便快捷的档案查询服务，减少查询时间，提高工作效率。

3. 档案复制：对需要复制的档案，按照规定的程序进行复制，并确保复制品的准确性和完整性。

六、档案管理评估定期对物业档案管理工作进行评估，包括档案的完整性、准确性、安全性等方面，及时发现问题并采取相应的改进措施。

七、档案管理培训定期组织档案管理培训，提高物业管理人员的档案管理意识和能力，确保档案管理工作的规范和高效。

八、附则1. 本制度自发布之日起生效，如有需要修改，应经相关部门批准。

2. 本制度解释权归物业管理部门所有。

以上为物业档案管理制度的内容，旨在规范物业档案的建立、归档、保管和利用，确保物业管理工作的高效性和质量。

物业档案管理

物业档案管理物业档案管理是指对物业管理中产生的各类档案进行分类、整理、存储、检索和利用的一项重要工作。

通过有效的物业档案管理，可以提高物业管理的效率和质量，确保物业管理工作的顺利进行。

一、档案分类和整理1. 根据物业管理的不同方面，将档案进行分类，如建筑物档案、业主档案、合同档案等。

2. 对每个分类的档案进行整理，按照一定的顺序和规范进行编号、归档和标注。

二、档案存储1. 选择合适的存储设施，如文件柜、档案柜等，确保档案的安全和完整性。

2. 制定存储方案，将档案按照分类和时间顺序进行存放，便于检索和利用。

三、档案检索和利用1. 建立档案索引系统，包括档案名称、编号、存放位置等信息，方便快速检索。

2. 建立档案借阅制度，明确借阅的目的、期限和责任人，确保档案的安全和及时归还。

3. 根据需要，提供档案复印、扫描等服务，方便档案的利用和共享。

四、档案保管和销毁1. 制定档案保管制度，明确档案的保管责任和时限，确保档案的安全和完整性。

2. 定期进行档案清理，将无用的档案进行销毁，确保档案存储空间的有效利用。

五、档案管理系统1. 建立物业档案管理系统，包括档案信息录入、查询、统计等功能，提高档案管理的效率和准确性。

2. 确保档案管理系统的安全和稳定运行，备份重要的档案数据，防止数据丢失和损坏。

六、档案管理人员培训1. 对物业档案管理人员进行培训，提高其档案管理的专业知识和技能。

2. 定期组织档案管理人员进行培训和交流，分享经验和解决问题。

七、档案管理质量评估1. 建立档案管理质量评估制度，对档案管理工作进行评估和监督，及时发现和纠正问题。

2. 鼓励业主和相关部门对档案管理工作提出建议和意见，不断改进档案管理的质量和效果。

总结：物业档案管理是物业管理工作中不可或缺的一环，通过合理的分类、整理、存储、检索和利用，可以提高物业管理的效率和质量。

建立档案管理制度、档案管理系统以及培训档案管理人员是实现物业档案管理的关键。

物业档案管理制度

物业档案管理制度一、背景和目的物业档案是指物业管理工作中所涉及的各类文件、资料和记录，包括合同、协议、证件、报告、备忘录等。

物业档案管理制度的目的是建立起一套科学、规范、高效的档案管理体系，确保物业档案的完整性、准确性和安全性，提高物业管理工作的效率和质量。

二、适合范围本制度适合于物业管理公司及其所管理的各类物业项目，包括住宅小区、商业综合体、办公楼等。

三、档案管理的基本原则1. 完整性原则：物业档案应包括项目的全部重要文件和资料，确保档案的完整性。

2. 准确性原则：物业档案应准确记录项目的各项信息，确保档案的真实性和准确性。

3. 保密性原则：物业档案应严格保密，未经授权人员许可，不得泄露档案内容。

4. 便捷性原则：物业档案应便于查阅和使用，方便相关人员获取所需信息。

四、档案管理的主要内容1. 档案分类：根据档案的性质和用途，将物业档案进行分类，例如合同档案、证件档案、报告档案等。

2. 档案归档：对新的物业档案进行归档，包括整理、编号、封存等工作，确保档案的有序性和易查性。

3. 档案借阅：规定档案的借阅程序和要求，确保档案的安全性和使用的合法性。

4. 档案保管：确保档案的安全存放，采取措施防止档案遭到损坏或者丢失，如防火、防潮、防虫等。

5. 档案销毁：对于再也不需要保留的档案，按照规定的程序进行销毁处理，确保档案的安全和隐私。

五、档案管理的责任和权限1. 物业档案管理员：负责物业档案管理工作的组织、协调和监督，包括档案的归档、借阅、保管等。

2. 相关部门负责人：负责本部门档案的整理、归档和借阅，确保档案的完整性和准确性。

3. 档案使用人员：按照规定的程序和要求进行档案的借阅和使用，不得私自更改档案内容。

4. 档案审查人员：定期对物业档案进行审查，确保档案的合规性和准确性。

六、档案管理的流程1. 档案采集：及时采集物业管理工作中产生的各类文件、资料和记录，并进行初步整理。

2. 档案归档：对采集到的文件、资料和记录进行分类和编号，并进行归档封存。

物业管理档案管理制度

一、目的和依据为规范物业管理档案的管理工作，确保档案的完整、准确、安全，充分发挥档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》及国家有关档案管理的法规、规章，结合本物业管理实际情况，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于本物业管理区域内所有物业档案的管理工作。

三、档案管理职责1. 物业管理档案由物业管理公司档案室负责统一管理。

2. 档案管理员负责档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。

3. 各部门负责人对本部门产生的档案负有收集、整理、归档的责任。

四、档案分类与归档1. 档案分类：按照档案的内容、形式、形成时间等，将档案分为以下类别：（1）物业基础资料档案：包括土地证、房产证、规划许可证、施工许可证等。

（2）物业管理合同档案：包括物业服务合同、维修基金合同、租赁合同等。

（3）物业维修保养档案：包括维修保养记录、设备台账、验收报告等。

（4）物业收费档案：包括物业费收据、水电气费收据、其他费用收据等。

（5）物业投诉处理档案：包括投诉记录、处理意见、整改措施等。

（6）物业人力资源档案：包括员工档案、劳动合同、培训记录等。

2. 归档要求：（1）档案资料应齐全、完整、准确，符合档案管理的有关规定。

（2）档案资料归档时应注明档案名称、编号、归档日期等。

（3）档案资料归档后，应按照类别、编号顺序排列，便于查阅。

五、档案保管与利用1. 档案保管：（1）档案室应配备必要的档案保管设施，确保档案的安全。

（2）档案管理员应定期对档案进行检查，确保档案的完好。

（3）档案室应制定档案保密制度，防止档案泄密。

2. 档案利用：（1）档案利用者应凭有效证件向档案管理员申请查阅档案。

（2）档案管理员应根据档案利用者的需求，提供相应的档案服务。

（3）档案利用者应爱护档案，不得擅自涂改、损毁、伪造档案。

六、档案销毁1. 档案销毁应严格按照国家有关档案管理的法规、规章执行。

2. 档案销毁前，应经档案管理员审核，并报物业管理公司领导批准。

物业管理公司档案管理标准作业规程

物业管理公司档案管理标准作业规程一、背景随着城市化进程的不断推进，物业管理行业不断发展壮大。

物业管理公司作为服务业的重要组成部分，不仅仅需要提供高质量的服务，在管理方面也要持续创新，提高效率和质量。

档案管理作为物业管理公司的重要管理职能之一，对于保护公司信息和提高管理效率具有非常重要的意义。

因此，制定一份适用于物业管理行业的档案管理标准作业规程对于保障公司信息安全、提高管理效率、规范公司管理行为具有重要意义。

二、定义档案管理是指在物业管理公司内部，对公司产生的各类文件、电子文档等信息资源进行收集、整理、保管、利用和销毁的一系列工作。

档案管理的目的是为物业管理公司提供有效的信息资源，提高工作效率和管理水平，保证公司信息安全，促进公司长期稳定发展。

三、档案管理标准作业规程1. 档案的收集物业管理公司应当对公司产生的各类文件、电子文档等信息资源进行及时收集。

主要方法包括收集邮寄过来的文件、人工收集和自动收集。

2. 档案的归档物业管理公司在收集文件、电子文档等信息资源后，应当进行归档。

归档标准应当按照不同种类的文件、电子文档制定，包括文件夹、标签或者内部编号等方式。

3. 档案的保管物业管理公司应当为档案设置合适的保管措施，确保档案的完整性和安全性，保护公司的知识产权和商业信息。

主要措施包括建立存储设施、制定保管制度、保安巡逻和监控等。

4. 档案的利用物业管理公司可以利用档案进行调阅和查询，以及运用档案数据开展统计分析、决策支持和管理信息的传递等。

公司内部应当经过许可才能够利用档案，以避免发生泄密等风险。

5. 档案的更新物业管理公司应当及时更新档案，更新标准应当按照文件、电子文档制定。

在文件、电子文档发生变化时，应当按照新的标准进行归档和保管。

6. 档案的销毁物业管理公司应当按照档案管理规定，定期对档案进行销毁。

销毁的方式主要有人工销毁和机器销毁。

需要注意的是，销毁前要经过相关授权和鉴定，防止销毁过程中出现意外。

物业档案管理制度

第一章总则第一条为加强物业管理档案的管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，结合本公司的实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于本公司所有物业项目的档案管理工作。

第三条物业档案管理工作应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保档案资料齐全，无缺失。

2. 准确性原则：档案资料内容真实、准确。

3. 安全性原则：确保档案资料的安全，防止丢失、损坏、泄密。

4. 有效性原则：确保档案资料便于查询、利用。

第二章档案管理范围第四条物业档案管理范围包括：1. 工程档案：包括工程项目的设计、施工、验收、维修等资料。

2. 业主档案：包括业主的基本信息、购房合同、租赁合同等。

3. 财务档案：包括物业收费、支出、收益等财务资料。

4. 文件档案：包括物业管理规章制度、通知、公告等。

5. 设施设备档案：包括设施设备的采购、安装、维修、更换等资料。

6. 其他档案：包括与物业管理相关的其他资料。

第三章档案管理职责第五条公司设立档案管理部门，负责物业档案的统一管理和监督。

第六条档案管理部门的主要职责：1. 制定档案管理制度，组织实施档案管理工作。

2. 对档案管理人员进行业务培训，提高档案管理人员的业务素质。

3. 对档案资料进行分类、整理、归档、保管、借阅、销毁等工作。

4. 对档案资料的安全进行检查，确保档案资料不受损失。

5. 向公司领导及相关部门提供档案资料查询服务。

第七条各部门应按照档案管理制度，做好本部门档案的收集、整理、归档、保管等工作。

第四章档案管理流程第八条档案资料收集：1. 档案资料收集应确保完整、准确、及时。

2. 档案资料收集后，应及时整理、归档。

第九条档案资料整理：1. 档案资料整理应遵循分类、编号、编目、装订等原则。

2. 档案资料整理后，应建立档案目录，便于查询。

第十条档案资料归档：1. 档案资料归档应按照档案管理制度执行。

2. 档案资料归档后，应建立档案档案，便于查询。

物业管理公司档案管理作业规程(范文)

物业管理公司档案管理作业规程（范文）物业管理公司档案管理作业规程一、档案管理的基本原则1. 信息化原则：积极推行电子档案管理，提高档案管理的效率和质量。

2. 统一原则：按照统一的标准和流程进行档案管理，保证档案管理的一致性。

3. 规范原则：严格按照法律法规和相关规定进行档案管理，确保档案的合法性和规范性。

4. 安全原则：加强档案的安全保密工作，保护档案的完整性和机密性。

二、档案管理的主要内容1. 档案收集：建立档案收集制度，及时收集和整理相关档案材料。

2. 档案整理：对收集到的档案材料进行分类整理，并编制档案目录。

3. 档案登记：建立档案登记制度，每个档案都需要进行登记，包括档案编号、档案名称、存放位置等信息。

4. 档案存储：建立档案存储制度，确保档案的安全存放和定期维护。

5. 档案借阅：建立档案借阅制度，每个借阅者需要填写借阅申请，并按规定时间归还档案。

6. 档案销毁：建立档案销毁制度，对于过期或无用的档案按照规定进行销毁，以节约存储空间。

三、档案管理的具体步骤1. 档案收集和整理（1）明确收集范围：确定需要收集和管理的档案范围，包括业务档案、财务档案、人事档案等。

（2）分类整理：根据档案的性质和内容进行分类整理，设立相应的档案分类目录。

（3）建立档案编号：为每个档案设立唯一的编号，便于查找和管理。

（4）编制档案目录：根据档案编号和内容，编制档案目录，记录档案的基本信息。

2. 档案登记和存储（1）登记档案信息：在档案登记簿上记录每个档案的基本信息，包括档案编号、档案名称、存放位置等。

（2）建立档案存放区域：设置专门的档案存放区域，对档案按照分类进行存放，并做好防潮、防火、防虫等措施。

（3）定期检查和维护：定期检查档案的保存状况，及时处理档案损坏和遗失问题，确保档案的完整性和安全性。

3. 档案借阅和销毁（1）借阅申请：借阅者需填写借阅申请，包括借阅目的、借阅期限等，经审批后方可借阅档案。

（2）档案借阅登记：在档案借阅登记簿上记录每个档案的借阅信息，包括借阅者、借阅时间等。

物业档案管理制度物档案管理制度

物业档案管理制度物档案管理制度物业档案管理制度总则根据物业实际情况制定本办法。

二、档案归档原则按国家档案馆的整理规则，公司归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒。

(件：归档文件的整理单位。

一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册(本)为一件，来文与复文可为一件)。

三、档案编号细则档案基本编号由年度编号、一级类目编号、二级类目编号、三级类目编号和流水号共5部分组成。

一级类目是指将公司档案进行第一次分类，比如分为行政、质量、项目、人事、财会、声像、电子、实物共七大类，大类编号用类别档案名称拼音的声母大写组合表示，比如行政档案为XZ，人事档案为RS、财务档案为CK，电子档案为DZ等（详见档案编号图）。

二级类目是指在是对一级类目的细分，比如行政档案分为外部文件类、内部文件类，二级类目档案用两位数字表示，比如11.12，依次类推不能用带0的编号。

三级类目是指最后在二级类档案内部进行的第三次分类，采用顺序号进行编号比如会计凭证类档案分为原始凭证、记账凭证和科目汇总表等小类，小类档案用一到多位数字表示。

4、全宗号：七星海棠项目（LS）；年度编号由年份号和一个“（）”组成，如2010年的档案的年度编号为“（2010）”。

流水号按档案资料形成的规律性从1开始编制。

将各类编号如下依次排列：全宗号（2010）ZX11·1-12，则某一档案资料的编号就完成了。

其中，“（2010”为年度编号，“ZX”为一级类目编号，“11”二级类目编号，“1”为三级类目编号，“12”为流水号。

全宗号（七星海棠项目——LS；）附图：四、行政类档案内容1．公司重要会议原始记录、纪要和决定（包括发布的通知、通报、机构调整、全公司的规章制度）。

2．上级单位发来的与公司有关的文件材料。

3．公司对外的发文与有关单位来往的文书。

4．公司的请示与上级单位的批复。

物业档案管理制度

物业档案管理制度第一章总则第一条目的与依据为规范企业物业档案的管理，确保物业档案的安全、完整和准确性，提高工作效率和管理水平，订立本制度。

本制度的编制依据有相关法律法规和企业管理的实际要求。

第二条适用范围本制度适用于企业内全部物业档案的管理工作，包含但不限于合同档案、设备档案、维护和修理档案等各类物业档案。

第三条名词解释•物业档案：指企业内全部与物业相关的文件、记录、合同等资料。

•档案管理员：指负责物业档案管理工作的专职人员。

•归档：指对物业档案进行整理、分类、编号并存放到适当的储存介质中。

•借阅：指因工作需要，短时间借出档案给有关部门或人员使用，并在肯定时间内归还。

第二章档案管理职责第四条档案管理机构公司设立档案管理中心，负责全面管理物业档案的收集、整理、存储、借阅和销毁工作。

第五条档案管理员职责档案管理员是公司档案管理的具体责任人，具体职责包含但不限于：1.负责物业档案的归档和存储工作，确保档案的完整性和安全性；2.组织档案的检索和借阅，确保使用部门能够及时取得需要的档案资料；3.订立档案管理制度和流程，引导档案工作的规范化开展；4.定期对档案进行盘点和整理，确保档案的准确性和时效性；5.对档案进行分类和标注，使其易于查找和使用；6.负责销毁过期、无效的档案，保证档案库空间的有效利用；7.供应档案管理相关的培训和引导，提升员工的档案管理水平。

第三章档案的收集与归档第六条档案的收集1.档案管理员负责向相关部门征集物业档案，并进行初步筛选和分类；2.新产生的物业档案必需及时归档，确保信息的完整性和真实性；3.公司内全部部门都有义务及时供应相关的物业档案。

第七条档案的归档与编号1.档案管理员负责对物业档案进行归档和编号，并记录档案的基本信息；2.档案的归档要依据文件的性质、主题和时间进行分类存放；3.档案编号要遵从统一的编号规定，确保编号的唯一性和长期性。

第八条档案的存储和保管1.档案要存放在特地的档案库房中，并依照文件种类和紧要性进行分区存储；2.档案库房要保持干燥、防潮、防火和安全，定期进行消毒和清理；3.档案要做好防火和防盗措施，禁止擅自移动和拆动档案架；4.档案库房要进行定期的温湿度检测和灭火器等设备的维护保养。

物业项目档案管理制度

物业项目档案管理制度一、引言随着城市化进程的不断推进和房地产业的迅速发展，物业项目档案管理越来越受到重视。

物业管理单位需要对物业项目的各种档案进行科学的管理，以便于随时查阅和使用。

本文档旨在制定物业项目档案管理制度，规范物业项目档案管理工作，提高管理效率。

二、定义1. 物业项目档案物业项目档案指用于记录和反映物业项目历史、现状和发展情况的各种材料，包括合同、策划方案、建设方案、设计方案、竣工图纸、验收报告、修缮记录、巡检记录、投诉记录等。

2. 物业项目档案管理物业项目档案管理是指对物业项目档案的收集、整理、保管、利用和更新等过程的全过程管理。

三、管理职责和管理流程1. 物业项目档案的管理职责物业管理单位是物业项目档案的管理者，主要负责以下工作：•组织制定和修订物业项目档案管理制度；•统一领导和管理物业项目档案工作；•指导各部门做好物业项目档案管理工作；•负责对各类物业项目档案资料的征集、整理、保管和利用；•负责对物业项目档案管理过程中出现的问题进行处理。

2. 物业项目档案管理流程物业项目档案的管理流程主要包括：•档案征集：各部门根据职责和工作任务，对和物业项目相关的档案进行征集；•档案整理：对于征集来的资料进行整理、分类、编号，建立档案目录；•档案保管：对物业项目档案进行安全保管，防止遗失、损坏、灭失和泄露；•档案利用：对物业项目档案进行查询和借阅，以满足各种需要。

四、物业项目档案的归档要求1. 合同类资料对于物业项目建设、运营中的合同、协议等文件，应当按照时间顺序进行归档，建立合同档案。

2. 工程设计类资料对于物业项目的工程设计文件，应当按照建筑设计、施工图、竣工图等阶段进行归档，建立设计档案。

3. 工程建设类资料对于物业项目的开发建设、验收报告、竣工验收报告等文件，应当按照时间顺序进行归档，建立工程档案。

4. 运营管理类资料包括巡查记录、维护记录、投诉处理记录等，这些文件应按照年度或月份进行归档，建立运营管理档案。

物业档案管理规程

物业档案管理规程1.0 目的加强档案管理工作，落实档案管理各项目标。

2.0 适用范围本程序适用于在管理服务活动中形成的各种档案。

（人事类、财务档案除外）3.0 职责3.1 执行总经理负责外单位（个人）查、借阅档案的审批。

3.2 行政人事部经理负责公司员工查、借阅档案的审批及外单位（个人）查、借阅的审核工作。

3.3 档案员（公司由行政助理兼）职责3.3.1 负责档案的接收、整理、编号、装订、存放；3.3.2 档案资料的移交；3.3.3 档案的借阅、登记、统计；3.3.4 保密；3.3.5 档案室设备、设施的保管维护等。

3.4 各部门负责人负责指定专人配合公司档案员做好本部门档案资料的收集、整理及交接及资料归档前的保管等工作。

3.5 人力资源主管负责保管人事类档案，财务部经理负责保管财务类档案。

4.0 程序4.1 档案资料的确定,凡属下列几类资料均属归档资料：4.1.1 物业项目基本情况资料，包括工业区规划、建设、发展现状资料及图纸等；4.1.2 物业项目业户基本资料情况，包括业主接房资料、装修资料及二次装修验收资料，房屋租赁合同，供水、供电合同以及治安、消防等资料；4.1.3 本公司基本情况资料，包括批文、营业执照、代码本、财产登记台帐、管理制度、承包合同、工作基本情况描述等资料；4.1.4 公司行文，包括发文、发函、会议纪要、报告、请示等；4.1.5 各部门资料，包括业务、行政管理等材料；4.1.6 外来资料，包括中央、省、市、区、置业公司来文、友邻单位及其它单位、组织来文等；4.1.7 图书等参考资料，包括参考书籍、期刊、报纸及其它宣传资料等；4.1.8 其它。

4.2 档案编号4.2.1 档案分划为便于系统化管理，根据档案的内容和形式特征，将公司档案划分为十四大类（为一级分类），每一大类下再划分出若干子类（为二、三、四级分类）。

具体分划详见《档案分划编号表》。

各部门档案的一级类目、二级类目均按本办法规定设置，三级和三级以下类目由各部门根据实际情况自行设置。

物业服务中心档案管理规程

物业服务中心档案管理规程1目的对重要资料文件等进行有效保管，以便查阅。

2范围适用于EE物业服务中心档案管理工作。

3标准作业要求3.1归档范围包括但不限于下列具有保存价值的各种载体形式的文件：a)管理文件：各部门在经营活动中产生的质量记录文件。

b)证照文件：经营活动中产生的各类证、照等。

c)合同文件：经营活动中产生的各类合同等。

d)员工人事档案：包括劳动合同、身份证复印件、应聘信息登记表、廉政承诺书(后勤员工)、照片、学历证书复印件、体检报告、职称/技能证书、原单位劳动合同解除证明，包括但不限于在司期间各阶段性考评资料以及违纪行为过失的处罚等;特殊岗位、职务人员档案还应包括家访记录表、政审表、保密协议、竞业限制协议等。

3.2档案的收集整理3.2.1质量记录文件3.2.1.1质量记录表单按照规定时限，每月5号前由各部门负责人整理归档，行政人事专员每月检查;3.2.1.2质量管理文件由行政人事专员归档保存;3.2.1.3与物业管理相关的外来文件由行政人事专员收集整理，并保存。

3.2.2其他档案文件由行政人事部及时整理归档。

3.3档案保存3.3.1须做好防火、防潮、防蛀、防盗工作，保证档案完好无缺;一旦出现险情，须立即向部门经理或公司领导报告。

3.3.2严禁无关人员参阅档案，非档案管理人员不得干涉档案管理工作。

3.3.3档案发生损毁、丢失时，根据损失程度追究有关人员责任。

3.3.4离职员工的档案须保存2年以上，关键岗位保存3年以上，并建立《离职员工档案登记表》，以便查询。

3.4档案借阅3.4.1外部门人员借阅或借出档案原件(包括复印件)，须经物业服务中心经理同意后办理登记手续;使用完毕须及时、完整地归还档案，不得私自留存;使用过程中注意不遗漏、不丢失原件，否则须承担相应责任。

3.4.2任何人借阅档案原件，原则上不准拆散案卷、折页、摘抄、复制;不准在档案上作记号、涂改、污损;确因工作确需摘抄、复制，须经借出部门的负责人同意方可。

物业设施档案管理规程

物业设施档案管理规程一、目的为了保证物业设施资料的完整性，真实记录设施的状况以及档案的统一规范，特制定本规程。

二、适用范围本规程适用于广东银厦设备工程有限公司所管辖的物业设施。

三、职责1.0各工程部负责台帐的建立、登记、管理工作。

2.0公司技术项目部负责对各工程部建立的台帐进行监管工作。

四、程序⑴、物业设施档案由物业设施台账、物业设施年度综合评价、维修记录和附属资料四部分组成。

⑵、物业设施系统的分类依据专业用途进行分类：供配电系统、空调系统、给排水系统、消防系统、公共安全技术防范系统（简称安防系统）、电梯系统、楼宇机电设备自动控制系统（简称楼宇自控系统）、通讯系统、计算机与网络系统、音响视频系统、土木建筑设施系统等。

1.0供配电系统：1.1供电子系统主要包括：变压器、发电机、高压配电柜、直流屏、高压配电设备的保护（辅助）装置及高压送（配）线缆（槽）。

1.2配电子系统主要包括：低压配电柜（箱）、用户配电柜（箱）、低压配电设备的保护（辅助）装置、低压送（配）线缆（槽）。

1.3照明子系统1.3.1户外的灯具：彩灯、霓虹灯、广告灯、喷泉灯、顶灯、外围射灯、水池灯、航标灯等；1.3.2户内的灯具：大厅、过廊、楼梯、停车场、会议室舞台灯光设备以及警示灯或临时需求电光源等。

2.0空调系统：2.1中央空调子系统主要包括：制冷主机、二次热交换、及附属水泵（冷冻泵、冷却泵）、冷却塔、空气处理机（空调机）、送风机（新风机）、抽风机、送（通）风诱导器、空调管网、空调介质的处理设备、配套电气控制设备等。

2.2专用空调子系统主要包括：恒温恒湿空调机、医疗专用净化空调、窗式空调机、分体空调机、配套电气控制设备。

2.3专用空气处理系统主要包括：正负压系统、氧气系统、配套电气控制设备。

2.4暖通子系统：锅炉、配套电气控制设备。

3.0给排水系统：3.1给水子系统3.1.1升压和贮水设备：水泵、气压装置、水箱、水池、及配套电气控制；3.1.2给水附件：闸阀、减压阀、止回阀、各式水龙头、开水器、仪器仪表及配套电气控制；3.1.3管道。

物业档案管理

物业档案管理物业档案管理是指对物业项目的相关档案进行有效的整理、归档和管理的过程。

它涵盖了物业项目的各个方面，包括建造结构、设备设施、合同文件、维修记录等信息。

通过有效的物业档案管理，可以提高物业管理的效率和质量，保障物业项目的正常运营和维护。

一、档案整理与归档1. 档案分类：根据物业项目的特点，将档案按照建造结构、设备设施、合同文件等方面进行分类。

2. 文件整理：对每一个分类下的档案进行整理，确保文件的完整性和准确性。

包括文件的排序、打孔、装订等工作。

3. 档案编目：为每一个档案建立编目，包括档案名称、编号、归档日期等信息。

编目可以采用电子化管理方式，方便档案的检索和更新。

4. 档案归档：将整理好的档案按照编目进行归档，确保档案的有序存放。

归档地点可以采用专门的档案室或者文件柜。

二、档案管理与维护1. 档案借阅：建立档案借阅制度，确保档案的安全和可控。

借阅人需要填写借阅申请并由相关责任人审批后方可借阅档案。

2. 档案检索：建立档案检索系统，方便用户快速找到所需档案。

可以根据档案名称、编号、归档日期等信息进行检索。

3. 档案更新：对档案进行定期的更新和维护，确保档案的及时性和准确性。

包括更新合同文件、设备维修记录等信息。

4. 档案销毁：对于已经过期或者无效的档案，按照规定的流程进行销毁。

销毁前需要进行备案并由相关责任人审批。

三、档案安全与保密1. 档案存储：建立安全可靠的档案存储环境，包括防火、防潮、防尘等措施。

可以采用专门的档案室或者保险柜进行存储。

2. 档案备份：定期对重要档案进行备份，确保档案的安全性和可恢复性。

备份可以采用电子化方式或者纸质复制方式。

3. 档案保密：建立档案保密制度，对涉及个人隐私、商业机密等敏感信息的档案进行保护。

惟独经过授权的人员才干查阅相关档案。

四、档案利用与价值1. 决策支持：通过对档案的分析和利用，为物业管理决策提供依据和支持。

可以根据档案数据进行趋势分析、成本控制等工作。

物业档案管理制度

物业档案管理制度一、总则第一条为了加强xxx的档案管理工作，确保档案资料的完整、准确、及时和保密，根据《中华人民共和国档案法》、《物业管理条例》等法律法规，结合本小区实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于xxxx物业管理范围内所有档案资料的管理。

第三条物业档案管理工作的目的是为了更好地服务于小区业主，提高物业管理的质量和效率。

第四条物业档案管理工作应遵循真实性、完整性、及时性、保密性的原则。

二、档案管理流程2.1 档案收集与整理物业管理服务档案的收集包括对各类物业管理合同、业主信息、设备维修记录等相关文件的收集。

整理过程中，应按照文件的种类、时间顺序等进行分类和整理，确保档案的完整性和易查性。

2.2 档案分类与归档根据物业管理的不同部门和业务范围，将档案进行分类，如人事档案、财务档案、设备档案等。

在归档过程中，需要制定明确的归档规范和标准，确保档案的有序存放和易于查找。

2.3 档案借阅与归还为方便物业管理人员的工作，需要建立档案借阅制度，明确借阅手续和借阅期限。

借阅人应填写借阅登记表，并按时归还档案，以确保档案的安全和完整。

三、档案管理职责档案管理人员负责档案管理工作，负责档案的收集、整理、归档、保管、查询等工作。

档案管理人员：xxxxxxxxxx。

档案管理人员应履行以下职责：3.1 负责档案的收集、整理、归档、保管、查询等工作；3.2 定期对档案进行检查、维护，确保档案的完整、准确、及时；3.3 负责档案的保密工作，不得泄露档案内容；3.4 负责档案的查阅、借阅、复制等工作，按照相关规定办理；四、档案查阅与借阅4.1 业主或其他相关人员需要查阅、借阅档案时，应向档案管理人员提出申请，并说明查阅、借阅的目的和范围。

4.2 档案管理人员收到查阅、借阅申请后，应进行审核，确认申请人具备查阅、借阅资格。

4.3 档案管理人员应按照申请人的要求，提供相应的档案资料。

申请人不得擅自复制、摘抄档案内容。

4.4 档案管理人员应做好档案查阅、借阅的记录，并按照相关规定进行保管。

物业档案管理

物业档案管理一、概述物业档案管理是指对物业管理过程中产生的各类档案进行有效的整理、归档、保存和利用的管理工作。

通过建立科学的物业档案管理制度，可以提高物业管理的效率和服务质量，保障物业管理工作的规范性和可持续发展。

二、档案分类和整理1. 按照物业管理的不同方面进行分类，如合同档案、客户档案、设备档案、维修记录档案等。

2. 每一个档案都应有惟一的编号，便于查找和管理。

3. 档案应按照一定的顺序进行整理，如按照时间顺序或者按照字母顺序。

三、档案归档和保存1. 档案应存放在专门的档案室中，确保环境适宜、安全可靠。

2. 档案应按照一定的规则进行归档，如按照档案编号、档案种类等进行分类归档。

3. 档案室应定期进行清理和整理，确保档案的完整性和可用性。

4. 针对重要档案，应进行备份和电子化管理，以防止档案的丢失和损坏。

四、档案利用和借阅1. 档案利用应遵循合法合规的原则，不得违反相关法律法规。

2. 档案借阅应有明确的程序和要求，借阅人员应进行登记和签字确认。

3. 档案借阅应限制在必要范围内，不得泄露和滥用档案信息。

五、档案销毁1. 档案应按照一定的期限进行保留，过期的档案应及时进行销毁。

2. 档案销毁应有明确的程序和要求，销毁记录应进行备案。

3. 档案销毁应采取安全可靠的方式，如纸质档案应进行机密销毁，电子档案应进行彻底删除。

六、档案管理制度1. 建立完善的档案管理制度，明确各项管理职责和流程。

2. 定期进行档案管理培训，提高员工的档案管理意识和能力。

3. 配备专业的档案管理人员，负责档案的整理、归档、保存和利用工作。

4. 定期进行档案管理的评估和审核，及时发现问题并进行改进。

七、档案管理软件1. 可以借助档案管理软件进行档案的电子化管理，提高档案管理的效率和准确性。

2. 档案管理软件应具备良好的界面和操作性，方便员工进行使用。

3. 档案管理软件应具备权限管理功能，确保档案信息的安全性和保密性。

总结：物业档案管理是物业管理中不可忽视的重要环节，通过科学的档案分类、整理、归档、保存和利用，可以提高物业管理的效率和服务质量。