物业项目(住宅小区)档案管理制度(二)
物业规章制度档案管理
物业规章制度档案管理一、总则为了规范物业管理工作，保障业主和居民的合法权益，提高物业服务质量，制定本规章制度档案管理办法。
二、档案管理的基本原则1、依法依规管理。
遵循国家法律法规和相关制度规定进行档案管理，保证档案的真实、完整、可靠、安全。
2、严格保密。
对于涉及个人隐私和商业秘密的档案信息，必须严格保密，严禁泄露。
3、专人专管。
设立专门的档案管理部门，由专人负责档案管理工作，实行专人专岗，确保档案管理工作的高效、规范进行。
4、定期审核。
对档案资料进行定期审核，保证档案的更新、完善和规范。
5、科学利用。
档案不仅是文书资料，更是管理工作的重要参考依据，要科学利用档案信息，为物业管理提供支持。
三、档案管理的内容及程序1、档案的建立（1）物业管理档案应当按照规范要求，将物业管理工作的各项文件、资料、凭证等进行分类整理，建立档案目录，确保档案的清晰明了。
（2）建立档案的过程中，应当按照时间顺序进行编号和归档，确保档案的完整和连贯。
2、档案的归档和存储（1）建立一定的档案存储和归档制度，确保档案的安全性和完整性。
（2）对于重要的档案，应当采取加密存储和备份措施，以防丢失或损坏。
（3）对于长期保存的档案，应当进行分类和归档，妥善保管，以备需要时查阅。
3、档案的借阅和利用（1）对于需要借阅和利用档案的情况，应当提出书面申请，并经过相关部门的批准和审核，严格按照程序进行操作。
（2）借阅和利用档案的时限应当明确规定，避免超时使用或滥用档案。
4、档案的销毁（1）在档案保管期限届满或者档案内容已经失去效力的情况下，应当及时对档案进行鉴定和销毁，确保档案的整洁和及时性。
（2）对于涉及个人隐私和商业秘密的档案，应当经过合法程序进行销毁，避免泄露。
四、档案管理的责任和义务1、物业管理公司应当认真执行档案管理相关政策和法规，严格要求档案人员执行档案管理制度，确保档案管理工作的正常进行。
2、档案管理部门负责人应当严格执行档案管理规章制度，定期对档案管理工作进行检查和评估，确保档案管理工作的科学性和规范性。
物业管理公司档案管理制度
物业管理公司档案管理制度标题：物业管理公司档案管理制度引言概述：物业管理公司作为管理多户物业的机构，其档案管理制度对于保障业主权益、提高工作效率至关重要。
本文将从档案管理的重要性、档案管理制度的建立、档案分类与整理、档案保密措施、档案管理的监督与评估等五个方面进行详细阐述。
一、档案管理的重要性1.1 保障业主权益：档案管理可以记录物业管理过程中的重要信息，确保业主权益不受侵犯。
1.2 提高工作效率：规范的档案管理制度可以提高工作效率，避免信息混乱和重复劳动。
1.3 法律合规：合理的档案管理可以确保物业管理公司在法律法规的框架下运作，避免违法行为。
二、档案管理制度的建立2.1 设立档案管理部门：物业管理公司应设立专门的档案管理部门负责档案管理工作。
2.2 制定档案管理规章制度：制定档案管理规章制度，明确档案管理的流程、责任人和权限。
2.3 培训员工：对员工进行档案管理培训，提高员工对档案管理的重视和专业水平。
三、档案分类与整理3.1 按照内容分类：将档案按照内容进行分类，如合同档案、维修档案、财务档案等。
3.2 按照时间分类：将档案按照时间顺序进行分类，方便查阅和管理。
3.3 定期整理：定期对档案进行整理和清理，保持档案的整洁和完整性。
四、档案保密措施4.1 设立权限管理制度：对档案的查阅和修改进行权限管理，确保档案的安全性。
4.2 数据加密：对电子档案进行加密处理，防止信息泄露。
4.3 定期备份：定期对档案进行备份，以防止档案丢失或损坏。
五、档案管理的监督与评估5.1 定期检查：定期对档案管理工作进行检查，确保档案管理制度的执行情况。
5.2 建立评估机制：建立档案管理的评估机制，对档案管理工作进行评估和改进。
5.3 及时反馈：对评估结果进行及时反馈，及时纠正存在的问题，提高档案管理效率和质量。
结语：物业管理公司档案管理制度的建立和执行对于提高公司管理水平和服务质量至关重要。
只有建立完善的档案管理制度，才能更好地保障业主权益，提高工作效率，确保公司的合法合规运作。
住宅小区_档案管理制度
第一章总则第一条为规范住宅小区档案管理工作，保障档案的完整、安全与有效利用，根据国家档案管理法律法规，结合本小区实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于住宅小区内所有与物业管理相关的各类档案资料的管理。
第三条住宅小区档案管理工作应遵循以下原则：（一）真实性原则：档案资料应真实反映小区管理活动；（二）完整性原则：档案资料应全面、系统；（三）安全性原则：确保档案资料不丢失、不损坏；（四）利用性原则：便于档案资料的有效查询和利用。
第二章档案管理机构与职责第四条住宅小区档案管理工作由物业管理公司负责，设立档案室，配备专职或兼职档案管理员。
第五条档案管理员职责：（一）负责档案的收集、整理、归档、保管和利用；（二）负责档案资料的分类、编目、归档和统计；（三）负责档案的鉴定、销毁和归档；（四）负责档案资料的借阅、复制和保密；（五）负责档案管理的培训和指导。
第三章档案资料分类与归档第六条住宅小区档案资料分为以下类别：（一）物业管理类：包括物业管理合同、业主大会决议、物业服务方案等；（二）工程类：包括房屋建筑工程施工图、验收报告、维修记录等；（三）财务类：包括财务报表、收支凭证、审计报告等；（四）人力资源类：包括员工档案、劳动合同、培训记录等；（五）公共安全类：包括消防安全、电梯安全、环境卫生等；（六）其他类：包括小区活动、宣传资料、历史沿革等。
第七条档案资料归档要求：（一）按照档案资料类别和归档范围进行分类整理；（二）归档文件应完整、真实、准确；（三）归档文件应按照时间顺序排列；（四）归档文件应标注文件编号、归档日期、归档人等信息。
第四章档案保管与利用第八条档案保管要求：（一）档案室应保持整洁、通风、干燥，避免阳光直射；（二）档案资料应按照类别和保管期限进行分类存放；（三）档案资料应定期检查、保养，防止虫蛀、霉变、破损；（四）档案资料应定期进行备份，确保数据安全。
第九条档案利用要求：（一）档案资料的借阅需填写借阅单，经档案管理员批准后方可借阅；（二）借阅人应妥善保管借阅的档案资料，不得擅自涂改、损毁或泄露；（三）借阅期限一般为15个工作日，如需延长，需经档案管理员批准；（四）档案资料归档后，原则上不再外借。
物业公司业主档案管理规定
物业公司业主档案管理规定业主档案管理规定1.0目的为建立完善物业项目的业主/住户档案资料，保证日常物业管理服务的及时性、准确性。
2.0适用范围适用于各项目客服部的日常业主/住户所有档案资料的管理。
3.0职责客户服务部主管负责业主档案管理流程的制订、执行、监督工作。
客户服务部其它员工负责业主档案资料的具体管理工作。
4.0管理规定4．1为便于掌握小区内业主的基本情况，各项目实行建立业主一户一档案资料。
档案建立采用纸质与电脑建档相结合的管理模式。
4．2本着“统一管理、严格保密”的原则，业主档案统一由客服部从业主收楼起开始建立并规范管理，客服部应指定专人负责业主档案柜钥匙的管理。
4．3业户档案包括：业主个人资料、业主入住资料、装修资料、业主给物业公司的书面信件（包括投诉、表扬、建议）、物业公司的书面回复、业主产权变更或出租（商住）资料、费用支付情况等。
4．4业主档案资料应分类分户建立、保存（一户一档），建立统一目录，各类目录上要列明一切应保存的业主资料名称，如果有该资料，则在该内容前画勾。
以显示目前业主都有哪些档案在册。
4．5客服助理应及时跟进业主资料的变更，保证资料的更新及有效性。
4．6业主档案必须严密保管，严禁非客服部人员查看，其他部门人员若需查看。
必须经项目经理许可，并填写《业主档案借阅表》。
4．7业主档案需锁放在指定档案柜中，钥匙由客服部指定专人负责保管。
存放地址四周要包管干净、干净，档案存放地制止吸烟，以避免杂物引发的火灾。
4．8前台接待在日常工作中，严禁将业户任何信息透露给其他人，以保护业主的隐私，同时也要协助客服部更新完善业户资料。
4．9严格做好出租屋及商业用房的管理，凡是出租或商住房屋，客服助理应及时跟进业主将房屋的出租情况或商住情况到客服部管理备案登记等手续,并填写《租户情况登记表》。
4．10业主档案建立后，应将所有情况输入电脑，形成《业主基本情况汇总表》。
物业档案管理制度
物业档案管理制度一、引言物业档案管理制度是为了规范和管理物业档案，确保物业档案的完整性、准确性和安全性，提高物业管理工作效率和服务质量。
本制度旨在规范物业档案的建立、归档、借阅、保管等流程，保障物业档案的合规性和可追溯性。
二、适用范围本制度适用于物业管理公司及其所管理的各类物业项目，包括住宅小区、商业办公楼、工业园区等。
三、档案分类与建立1. 档案分类物业档案按照项目、建筑物、业主等进行分类，确保档案的组织结构清晰明确。
2. 档案建立（1）项目档案：每个物业项目建立一个项目档案，包括项目规划、设计图纸、工程施工合同、竣工验收资料等。
（2）建筑物档案：每栋建筑物建立一个建筑物档案，包括建筑物的基本信息、使用权证书、竣工验收报告、维修记录等。
（3）业主档案：每个业主建立一个业主档案，包括业主的身份证明、购房合同、业主委员会相关文件等。
四、档案归档与借阅1. 档案归档（1）归档责任人：由物业管理公司指定专人负责档案的归档工作。
（2）归档流程：按照档案分类进行归档，先制作档案目录，再进行文件整理和装订，最后将档案存放于专门的档案柜或库中。
（3）归档记录：每份档案归档时需填写归档记录，包括档案名称、归档日期、归档责任人等信息。
2. 档案借阅（1）借阅申请：借阅人需填写借阅申请表，并注明借阅目的和预计借阅时间。
（2）借阅审批：由物业管理公司指定人员进行借阅申请的审批，确保借阅符合规定和需要。
（3）借阅记录：每次借阅需填写借阅记录，包括借阅人、借阅时间、归还时间等信息。
五、档案保管与安全1. 档案保管（1）保管责任人：由物业管理公司指定专人负责档案的保管工作。
（2）保管环境：档案室应保持干燥、通风、防潮，并定期清理和消毒，确保档案的安全性和完整性。
（3）保管期限：根据法律法规和业务需要，设定不同的保管期限，过期档案按规定进行处理。
2. 档案安全（1）档案备份：定期对重要档案进行备份，确保档案的安全性和可恢复性。
物业工程档案管理制度范本
物业工程档案管理制度范本第一章总则第一条为加强物业工程档案管理工作，规范文件管理流程，提高管理效率，制定本制度。
第二条本制度适用于物业工程档案管理单位及相关人员。
第三条物业工程档案管理应遵循依法、依规、依规范原则，坚持全面贯彻落实文件管理制度。
第四条物业工程档案管理应做到分类存档、备份保管、定期清理、安全保密。
第五条物业工程档案管理的内容包括建设工程档案管理、物业管理档案管理及其他相关档案管理。
第六条相关人员要认真履行物业工程档案管理职责，依法合规开展工作，不得私自篡改、销毁或外泄档案信息。
第七条相关人员应加强对物业工程档案管理的学习和培训，提高档案管理水平和能力。
第八条物业工程档案管理单位应配备专业化的档案管理人员，确保档案管理工作的顺利进行。
第二章档案管理第九条物业工程档案管理单位需设立完善的档案管理制度，包括档案管理规范、档案管理流程、档案管理责任、档案管理监督等方面。
第十条物业工程档案管理单位应建立档案资源库，对所有相关档案进行分类存放，方便查阅和管理。
第十一条物业工程档案管理单位应定期对档案进行清理整理，删除无用信息，保留有价值的档案。
第十二条物业工程档案管理单位应建立档案安全保密制度，加强档案信息的保护，防止档案泄露。
第十三条物业工程档案管理单位应建立档案备份制度，确保档案信息的安全性和完整性。
第十四条物业工程档案管理单位应建立档案借阅制度，规范档案借阅流程，审核借阅权限，及时追踪借阅情况。
第十五条物业工程档案管理单位应建立档案检索制度，对档案信息进行标注、索引、分类，便于快速检索。
第十六条物业工程档案管理单位应建立档案销毁制度，对已经完成任务、无需保留的档案进行安全销毁。
第十七条物业工程档案管理单位应建立档案著录制度，对所有档案进行著录，确保档案信息的完整性和准确性。
第三章管理流程第十八条仓库保密责任人应负责档案仓库的日常管理工作，严格遵守物业工程档案管理制度的相关规定。
第十九条仓库保密责任人应核实档案信息的真实性，对档案进行定期检查，及时发现并纠正问题。
住宅小区物业档案管理制度
第一章总则第一条为加强住宅小区物业档案的管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，结合本小区实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于本小区内所有物业档案的管理工作，包括房屋及附属设施设备档案、业主档案、财务档案、合同档案、管理文件档案等。
第三条物业档案管理应遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）依法管理，科学规范；（三）安全保密，方便利用；（四）持续改进，提高效率。
第二章档案管理职责第四条小区物业管理委员会负责小区物业档案管理的监督和指导工作。
第五条物业服务企业应设立档案管理部门，配备专职或兼职档案管理人员，负责小区物业档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
第三章档案收集与整理第六条物业档案的收集应做到全面、准确、及时，确保档案的完整性。
（一）房屋及附属设施设备档案：包括房屋验收报告、设计图纸、设备清单、保修卡、维修记录等；（二）业主档案：包括业主身份证明、购房合同、装修申请、缴费记录等；（三）财务档案：包括财务报表、收支凭证、预决算报告等；（四）合同档案：包括物业服务合同、租赁合同、装修合同等；（五）管理文件档案：包括管理制度、通知、会议纪要、验收报告等。
第七条物业档案的整理应遵循以下要求：（一）分类整理，按时间顺序排列；（二）编制目录，便于查阅；（三）填写档案盒标签，注明档案名称、编号、页数等；（四）确保档案的整洁、规范。
第四章档案保管与利用第八条物业档案的保管应做到安全、保密、防潮、防霉、防虫蛀、防鼠咬。
（一）档案室应保持通风、干燥，温度控制在18-25℃；（二）档案柜应定期清洁、除锈；（三）重要档案应进行加密、复制备份；（四）严格执行档案借阅制度。
第九条物业档案的利用应遵循以下规定：（一）查阅档案应填写《档案查阅登记表》；（二）查阅档案应在档案室内进行，不得带出档案室；（三）查阅档案应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容；（四）查阅档案后，应及时归还，保持档案整洁。
物业住宅小区档案管理制度
物业住宅小区档案管理制度一、总则第一条为了加强物业住宅小区的档案管理工作，确保档案资料的完整、准确、及时和保密，根据《中华人民共和国档案法》、《物业管理条例》等法律法规，结合本小区实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本小区物业管理范围内所有档案资料的管理。
第三条物业档案管理工作的目的是为了更好地服务于小区业主，提高物业管理的质量和效率，维护小区业主的合法权益。
第四条物业档案管理工作应遵循真实性、完整性、及时性、保密性的原则。
二、档案分类与归档第五条物业档案分为以下几类：1. 业主档案：包括业主的基本信息、购房合同、物业服务合同等；2. 物业设施设备档案：包括各类设施设备的购买、安装、维修、保养等资料；3. 物业管理档案：包括物业管理规约、物业管理计划、物业管理报告等；4. 财务管理档案：包括物业服务费用的收取、使用、管理等资料；5. 社区活动档案：包括社区文化活动、业主大会、业主委员会会议等资料；6. 其他相关档案。
第六条各类档案应按照以下要求归档：1. 业主档案：业主入住时，物业公司应收集业主的基本信息，包括业主姓名、性别、年龄、联系方式等，并建立业主档案。
业主档案应按照业主的姓名或房号进行归档。
2. 物业设施设备档案：物业公司应定期对小区内的设施设备进行检查、维修、保养，并记录相关资料。
物业设施设备档案应按照设施设备的类型进行归档。
3. 物业管理档案：物业公司应制定物业管理规约，明确物业管理的目标、任务、措施等。
物业管理档案应按照物业管理阶段进行归档。
4. 财务管理档案：物业公司应定期对物业服务费用进行收取、使用和管理，并记录相关资料。
财务管理档案应按照财务年度进行归档。
5. 社区活动档案：物业公司应定期组织社区文化活动，并记录相关资料。
社区活动档案应按照活动类型进行归档。
6. 其他相关档案：物业公司应根据实际情况，对其他相关档案进行归档。
三、档案管理职责第七条物业公司应指定专人负责档案管理工作，负责档案的收集、整理、归档、保管、查询等工作。
物业管理档案方案
物业管理档案方案1.引言作为一个综合性的物业管理公司，我们致力于提供高质量的物业管理服务，以满足客户的需求。
为了更好地维护和管理物业，我们制定了物业管理档案方案，旨在规范化和系统化物业管理工作，提高管理效率和服务质量。
本方案包括档案管理的流程、内容、权限和安全保障等内容，以确保物业管理档案的完整性和保密性。
2.档案管理的流程物业管理档案的管理流程包括档案的收集、整理、存储、利用和销毁等环节。
具体的流程如下：(1) 收集：物业管理公司应收集和整理各类与物业管理相关的文件、资料和信息，包括建筑图纸、合同协议、维修记录、投诉建议等。
(2) 整理：对收集到的信息进行分类整理，建立档案目录并归档，确保每个档案都有清晰的标识和编号。
(3) 存储：将整理好的档案存放在指定的档案室中，并建立档案借阅登记簿，记录每次档案的借阅和归还情况。
(4) 利用：对于需要使用档案的情况，按规定流程进行审批和借阅，并在使用后及时归还，保证档案的完整性。
(5) 销毁：对于已经过期或无用的档案，严格按照规定的销毁程序进行处理，确保档案的安全和保密。
3.档案管理的内容物业管理档案的内容包括建筑档案、设备档案、合同档案、维修档案、投诉建议档案等，具体的内容要求如下：(1) 建筑档案：包括建筑图纸、验收合格证、装修设计图纸、建设规划许可证等文件。
(2) 设备档案：包括设备保养维修记录、设备购买合同、设备检测报告等。
(3) 合同档案：包括租赁合同、物业管理合同、服务合同、维修合同等。
(4) 维修档案：包括设备维修记录、建筑维修记录、维修合同等。
(5) 投诉建议档案：包括业主投诉建议记录、处理情况通报、解决方案等。
4.档案管理的权限为了确保档案的安全和保密，物业管理公司对档案的使用和管理设置一定的权限和限制，具体如下：(1) 管理权限：物业管理公司应指定专人负责档案管理工作，设立档案管理岗位，确保相关工作的专业化和规范化。
(2) 使用权限：对于需要使用档案的人员，应按照相关规定进行审批和借阅，保证档案的安全和完整。
物业档案资料管理
物业档案资料管理
标题：物业档案资料管理
引言概述：
物业档案资料管理是物业管理工作中至关重要的一环，它涉及到物业管理的各个方面，包括建筑物管理、人员管理、财务管理等。
合理、规范的物业档案资料管理可以提高物业管理效率，保障物业管理工作的顺利进行。
一、建立完善的档案管理制度
1.1 制定档案管理规定和流程
1.2 确定档案管理责任人
1.3 建立档案管理档案分类体系
二、规范档案资料的收集和整理
2.1 确保档案资料的完整性和准确性
2.2 统一规范档案资料的命名和存储格式
2.3 定期对档案资料进行清理和整理
三、保障档案资料的安全性和保密性
3.1 设立档案管理权限和访问控制
3.2 建立档案资料备份和灾难恢复机制
3.3 加强档案资料的保密意识和培训
四、利用信息化技术提升档案管理效率
4.1 建立物业档案管理系统
4.2 实现档案资料的电子化管理
4.3 利用大数据技术分析档案资料，优化物业管理决策
五、加强档案管理的监督和评估
5.1 定期进行档案管理工作评估和检查
5.2 推行档案管理的内部审计和外部审查
5.3 不断完善档案管理制度，提高管理水平和效率
结语：
物业档案资料管理是物业管理工作中不可或缺的一部分，只有建立完善的档案管理制度，规范档案资料的收集和整理，保障档案资料的安全性和保密性，利用信息化技术提升管理效率，加强监督和评估，才能有效提高物业管理工作的质量和效率，为业主提供更优质的服务。
住宅小区物业档案管理措施【物业管理经验分享】
住宅小区物业档案管理措施【物业管理经验分享】引言概述：住宅小区物业档案管理是保障小区运营顺利进行的重要环节，合理的档案管理措施能够提高物业管理效率，保障业主权益。
本文将从五个方面介绍住宅小区物业档案管理的措施。
一、建立完善的档案管理制度1.1 规范档案分类：将物业档案按照功能、性质、用途等进行分类，如建筑档案、业主档案、设备档案等，确保档案的有序存放。
1.2 设立档案管理部门：成立专门的档案管理部门，负责档案的整理、归档和查询工作，确保档案管理的专业性和高效性。
1.3 制定档案管理流程：建立档案管理的工作流程，明确档案的流转路径和责任人，确保档案的安全性和可追溯性。
二、做好档案的整理和归档工作2.1 档案整理：对已有的档案进行整理，清理无效档案，确保档案的真实性和完整性。
2.2 档案归档：按照档案分类，将整理好的档案进行归档，采用编号和索引的方式进行管理，方便后续查询和使用。
2.3 档案保管：制定档案保管制度，确保档案的安全性，采取适当的防火、防潮、防虫等措施，定期进行档案检查和维护。
三、建立档案查询和借阅机制3.1 档案查询：建立档案查询系统，业主和相关部门可以通过系统查询需要的档案信息，提高查询效率和准确性。
3.2 档案借阅：对需要借阅档案的人员，建立借阅申请和审批制度，明确借阅期限和责任人，确保档案的安全性和追溯性。
3.3 档案追溯：建立档案追溯机制，记录档案的查询和借阅情况，方便后续的追溯和责任追究。
四、建立档案更新和销毁机制4.1 档案更新：定期对档案进行更新，及时更新小区的建筑、设备等档案信息，确保档案的准确性和时效性。
4.2 档案销毁：对于无效的档案，建立档案销毁制度，按照规定的程序和方式进行销毁，确保档案的安全性和保密性。
4.3 档案备份：建立档案备份制度，将重要档案进行备份，防止档案遗失或损坏的情况发生。
五、加强档案管理的监督和评估5.1 监督检查：定期进行档案管理的监督检查，发现问题及时纠正，确保档案管理工作的规范性和有效性。
2024年物业项目档案管理制度
3、电脑文件必须由专人按照规定设置子目录进行分类管理,并定期清除过期无效文件。
4、原始文件按照文件的使用性质及重要性进行分类,并编制相应的文件目录,文件状况有所变动时,应及时调整目录的有关数据,以保证查阅者及时找到有效的文件。
5、档案的鉴定必须由经理或其他指定人员负责,对档案是否有效、作废、复印份数、保存期限、保存数量等作出决定,其他未经授权者无权决定。
2.2.6作到档案分类科学化。档案按内容分类，逐一编号，登记造册，编辑目录，按工作部门分柜保存。
2.2.7实行档案管理工作检查经常化。每季度对档案文件的形成、积累、整理、归类要进行一次全面的检查。
物业项目档案管理制度2
一、各类技术资料必须装订成册，由工程部内勤保管并编制详细目录。
二、资料室要有两套完整的竣工验收后的图纸和设备技术资料，其中一套存档作备用，另一套分发给工程部各主管工程师作管理之用。
2、业主/住户及员工资料统一存放在办公室文件柜内,由内务管理员专人管理。
3、公司文件柜备用钥匙由经理保管,内务管理员休假时,由经理指定者方可代为执行以上事务。
4、因工作所需而放置在办公室、监控室的业主/住户的联系电话、地址等,必须隐蔽放置,不得张贴于显眼处,不得外泄。
5、公司制定的各类规章制度及工作指引,严禁任何形式的抄袭和复印,严禁外泄。
●小区档案资料
1、小区验收档案:
1)小区土建、设备安装竣工资料(图纸、设备资料)。
2)小区各类设备的质检、消防、劳动局等部门验收合格文件。
3)小区机电设备保养合约。
4)小区公共区域设施设备验收记录。
5)小区公共区域设施设备移交记录。
6)单元验收及移交记录。
物业工程部维修档案管理制度
物业工程部维修档案管理制度第一章总则第一条为规范物业工程部维修档案管理工作，加强维修档案的管理、保护和利用，提高物业服务质量，保障物业建筑设施的正常运转，根据国家有关法律、法规，结合本单位实际，制定本制度。
第二条本制度适用于物业工程部维修档案的管理工作，包括维修档案的归档、整理、存储、利用及销毁等工作内容。
第三条物业工程部维修档案应当按照国家法律、法规的规定进行管理，确保档案的完整性、安全性和准确性。
第四条物业工程部维修档案应当按照相关规定定期清理，保持档案室的整洁和秩序。
第五条物业工程部维修档案的管理责任人应当严格执行本制度，加强对维修档案管理工作的监督和检查，确保管理工作的规范和有效进行。
第二章维修档案管理流程第六条物业工程部维修档案的管理流程包括维修档案的归档、整理、存储、利用和销毁等环节。
第七条维修档案的归档工作应当认真做好档案的编号、分类和登记工作，确保档案的准确性和完整性。
第八条维修档案的整理工作应当按照文件大小、时间顺序等原则进行整理，保证档案的清晰和便于查找。
第九条维修档案的存储工作应当按照保密级别、档案种类等原则进行存储，确保档案的安全性和保存期限。
第十条维修档案的利用工作应当加强档案的利用价值，便于管理人员查阅和参考，提高工作效率。
第十一条维修档案的销毁工作应当按照规定的销毁期限和程序进行销毁，保证档案的安全和保密。
第三章维修档案管理制度第十二条物业工程部维修档案管理人员应当熟悉有关档案管理相关法律、法规，做好维修档案管理工作。
第十三条物业工程部维修档案管理人员应当认真做好档案的装订、封存和标识等工作，确保档案的完整性和安全性。
第十四条物业工程部维修档案管理人员应当加强对档案的查阅和利用，提高档案的利用价值。
第十五条物业工程部维修档案管理人员应当做好档案的迁移和整理工作，保持档案室的整洁和秩序。
第十六条物业工程部维修档案管理人员应当按照有关规定进行档案的销毁工作，确保档案的安全和保密。
物业业主档案管理制度
物业业主档案管理制度物业业主档案管理制度是指为了规范物业管理工作，确保物业业主信息的真实、准确和保密性，方便物业管理人员进行业主服务和管理工作所制定的一套文件。
下面是一个关于物业业主档案管理制度的参考内容：一、总则1.1 目的本制度的目的是为了规范物业业主档案管理工作，确保业主档案的完整性、准确性和保密性，提高物业管理工作效率和服务质量。
1.2 适用范围本制度适用于物业管理公司所有管理的小区或物业项目，包括住宅小区、商业物业、写字楼等。
二、档案建立与更新2.1 档案建立2.1.1 每一个业主在办理入住手续时，物业管理公司应当建立相应的业主档案。
2.1.2 业主档案包括业主基本信息、房产证复印件、身份证复印件、联系方式、家庭成员信息等内容。
2.2 档案更新2.2.1 当业主信息发生变动时，物业管理公司应及时更新相应业主档案。
2.2.2 业主迁出或其他情况解除与小区或项目的关系时，应将其档案进行归档处理。
三、档案管理与保存3.1 档案分类3.1.1 按小区或项目进行分类管理，每个小区或项目设立相应的档案库，并进行编号管理。
3.1.2 业主档案应按照入住时间顺序进行归档，确保档案可追溯。
3.2 档案管理3.2.1 档案管理人员应负责对业主档案的存档、归档和借阅管理，并保持档案的完整性和安全性。
3.2.2 借阅档案需要填写借阅申请表，并经过相关主管人员审核才可借阅，并在借阅期限内归还。
3.3 档案保存3.3.1 档案保存应当采用专门的存档室或仓库，并防止灾害、盗窃等事件对档案的损害。
3.3.2 档案保存应按照相关法律法规的要求进行，并定期进行备份和归档，确保档案的安全性和可持续性保存。
四、档案查阅与使用4.1 档案查阅4.1.1 业主有权通过书面申请方式查阅自己的档案，并在规定时间内提供相关支持和服务。
4.1.2 除业主本人外，其他人员查阅档案需要经过合法合规的申请和审核程序。
4.2 档案使用4.2.1 物业管理人员应在业主同意的情况下使用业主档案，且仅限于为业主提供相应的服务和管理工作。
住宅小区物业项目部档案管理制度
第一章总则第一条为加强住宅小区物业项目部档案管理，确保档案资料的真实性、完整性和安全性，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本小区实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于住宅小区物业项目部所有档案资料的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第三条住宅小区物业项目部档案管理应遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）真实记录，全面完整；（三）便于检索，提高效率；（四）安全保管，防止丢失。
第二章档案分类与编号第四条住宅小区物业项目部档案分为以下类别：（一）行政管理档案；（二）物业管理档案；（三）财务档案；（四）人力资源档案；（五）工程技术档案；（六）客户服务档案；（七）法律法规及合同档案；（八）其他档案。
第五条档案编号采用统一编号方法，编号格式为：“档案类别代码+年份+顺序号”。
第三章档案收集与整理第六条档案收集应做到及时、准确、完整，确保档案资料的连续性和系统性。
第七条档案收集渠道包括：（一）项目部内部文件、资料；（二）物业管理活动产生的各类文件、资料；（三）政府相关部门、企业、社会团体提供的文件、资料；（四）客户投诉、建议、表扬等反馈信息。
第八条档案整理应按照档案分类、编号、装订、编目等要求进行，确保档案资料便于检索和利用。
第四章档案保管与利用第九条档案保管应按照以下要求进行：（一）档案库房应保持通风、干燥、防潮、防尘、防虫、防火、防盗；（二）档案柜、架应定期检查、维护，确保档案安全；（三）档案资料应分类存放，定期检查，确保档案资料完好无损。
第十条档案利用应遵循以下规定：（一）档案查阅需填写《档案查阅申请表》，经相关部门负责人批准后方可查阅；（二）查阅档案时，需遵守档案保管规定，爱护档案资料；（三）查阅档案不得擅自复制、摘抄、拍照等；（四）档案利用结束后，需及时归还档案。
第五章档案销毁第十一条档案销毁应遵循以下规定：（一）档案销毁前，需进行鉴定，确定无保存价值后方可销毁；（二）档案销毁需经档案管理部门负责人批准，并报相关部门备案；（三）档案销毁应采用焚烧、碎纸机等方式，确保档案资料无法恢复；（四）档案销毁后，需填写《档案销毁登记表》，并由销毁人、监销人签字确认。
物业档案管管理制度
物业档案管管理制度一、制度背景随着城市化进程的加快和住宅小区的迅速增加，物业管理行业也在不断壮大和发展。
良好的物业档案管理制度是物业管理服务水平的重要保障。
未来，物业管理行业将继续朝着规范化、专业化、信息化发展方向努力，物业档案管理制度将成为业内的重要标准之一。
二、制度构建1. 规章制度（1）物业档案管理制度应明确规范物业档案的分类、命名、存储和利用等方面的要求。
（2）物业档案管理制度应规定物业档案的责任管理人员和具体管理流程，确保物业档案的安全和保密。
2. 流程管理（1）建立完善的物业档案管理流程，包括物业档案的采集、整理、存储、归档和销毁等环节。
（2）物业档案管理流程中应设置专门负责物业档案管理的岗位和人员，确保每个环节都有专人负责。
3. 技术支持（1）引入物业档案管理软件，利用信息化技术提升物业档案管理的效率和便捷性。
（2）建立物业档案管理系统，实现物业档案的电子化管理和查询，提高管理效率。
三、制度实施1. 培训教育（1）全面培训物业档案管理人员，提升他们的业务水平和管理能力。
（2）定期组织物业档案管理相关的培训和学习活动，不断提升管理人员的业务水平。
2. 监督检查（1）建立健全的内部监督机制，定期进行物业档案管理的检查和评估。
（2）加强对物业档案管理流程的监督和审核，确保制度的落实和执行效果。
3. 风险防范（1）加强物业档案管理的风险意识，建立完善的安全措施和应急预案。
（2）定期进行物业档案的备份和归档，避免物业档案的丢失和泄露。
四、制度优势1. 规范管理通过建立物业档案管理制度，可以规范物业档案的管理流程和操作规范，提高管理效率和服务质量。
2. 信息共享物业档案管理制度的建立可以促进物业档案的信息共享和交流，实现信息的互通互联，为物业管理提供更加便捷的管理手段。
3. 资源整合物业档案管理制度的实施可以实现物业档案的资源整合和利用，最大限度地节约物业管理成本，提高管理绩效。
五、实施效果1. 提高管理效率通过物业档案管理制度的建立和实施，可以提高物业管理工作的效率和精确度，降低管理风险。
物业档案管理制度
物业档案管理制度一、背景介绍物业档案管理制度是为了规范和优化物业档案的管理，确保物业档案的完整性、安全性和可访问性，提高物业管理工作的效率和质量。
本制度旨在明确物业档案的分类、整理、存储、借阅和销毁等方面的要求，确保物业档案管理工作的规范性和可持续性。
二、适用范围本制度适用于物业公司及其所管理的各类物业档案，包括但不限于合同档案、业主档案、维修记录、投诉处理记录等。
三、档案分类与编号1. 档案分类：（1）合同档案：包括租赁合同、服务合同等；（2）业主档案：包括业主个人信息、住户登记表、购房合同等；（3）维修记录：包括设备维修记录、维修合同等；（4）投诉处理记录：包括业主投诉记录、处理结果等。
2. 档案编号：（1）合同档案编号：合同类型+年份+流水号；（2）业主档案编号：业主姓名+房屋编号；（3）维修记录编号：设备名称+维修日期+流水号；（4）投诉处理记录编号：投诉日期+流水号。
四、档案整理与存储1. 档案整理：（1）按照档案分类要求，将各类档案进行分类整理；（2）每份档案应标注清晰的档案编号、文件标题、制作日期等信息；（3）对于合同档案，应按照合同起止日期进行归档。
2. 档案存储：（1）档案应存放在专门的档案室或档案柜中，保证环境干燥、通风、防火、防潮；（2）档案室或档案柜应设置专门的防火、防盗设施，并定期进行检查和维护；（3）档案室或档案柜应设立访问控制措施，只有经过授权的人员才能进入。
五、档案借阅与归还1. 借阅申请：（1）借阅人员应填写借阅申请表，并注明借阅的档案名称、编号、借阅目的等信息；（2）借阅申请表需经主管部门批准后方可借阅。
2. 档案借阅：（1）借阅人员应携带有效证件到档案室领取借阅的档案；（2）借阅期限一般不超过7天，如需延期应提前申请并经主管部门批准。
3. 档案归还：（1）借阅人员应按时归还档案，并填写归还登记表；（2）归还的档案应经过检查，确保完整无损。
六、档案销毁与备份1. 档案销毁：（1）对于已过期或无效的档案，应及时进行销毁；（2）销毁前应进行备案，并由主管部门审批。
物业项目(住宅小区)档案管理制度
物业项目（住宅小区）档案管理制度物业项目（住宅小区）档案管理制度提要：档案资料的建立应与今后的创优结合起来，按照《全国优秀示范小区评分标准》的分类标准建立档案资料。
自建筑施工资料物业项目（住宅小区）档案管理制度1整体档案管理档案资料的建立应与今后的创优结合起来，按照《全国优秀示范小区评分标准》的分类标准建立档案资料。
第一节基础管理资料1.按规划要求建设、住宅及配套建设设施投入使用1)工程规划许可证2)施工许可证3)工程总平面图4)建设工程规划管理竣工验收合格证5)国有土地使用证2.办理接管验收手续1)委托物业管理合同2)工程建设施工建档移交清单⑴幢建施、结施竣工图，建材合格证、分项分部评定资料；⑵水施、电施、讯施、地下管网竣工图，分项、分部质检平定资料（复印件）；3)商品房质量保证书4)房屋移交验收资料5)设施设备移交清单及档案资料3.由一家物业管理企业实施统一专业化管理1)物业管理有限公司企业法人营业执照（正副本）2)物业管理有限公司组织机构代码证（正副本）3)物管企业资质证书4)物业管理有限公司税务登记证（正副本）5)上级批文（文件）4.建设单位在销售房屋前与选聘的物业管理企业签定物业管理合同，双方的责、权、利分明1)物业委托管理合同2)前期物业管理方案3)物业移交及实施意见5.购房人与物业管理企业签定物业管理合同，双方责、权、利明确总户数户，入住户，入住率为，签定的前期物业管理服务合同为份。
（文件柜放置于）6. 建立维修资金的管理、使用、续筹等符合有关规定 1)物业管理有限公司代管维修资金的财务管理制度a）代管维修资金的使用范围b）代管维修资金的和筹集方法c）代管维修资金的管理与使用办法d）代管维修资金的移交7.房屋使用手册、装饰装修管理规定及业主公约等各项公众制度完善1)房屋使用说明书2)公共管理制度⑴治安管理制度⑵消防管理制度⑶门卫管理制度⑷机动车停车场管理制度⑸非机动车管理制度⑹装修管理规定3)政府有关文件8.业主委员会按规定程序成立，并按规章制度履行职责1)业主委员会筹备工作资料⑴关于组建业主委员会实施方案⑵业主委员会资料（详见业主意见调查表）⑶业主委员会章程9.物业管理企业制定创优规划和共体实施方案，并经业主委员会同意1)创优规划2)创优实施方案（附物业管理质量目标书）3)物业管理优秀住宅小区达标申报资料资料10.小区物业管理建立健全各项管理制度、各岗位的工作标准并指定具体的落实措施和考核标准。
物业项目档案管理制度
物业项目档案管理制度物业项目档案管理制度范本（精选5篇）在当下社会，越来越多地方需要用到制度，制度泛指以规则或运作模式，规范个体行动的一种社会结构。
这些规则蕴含着社会的价值，其运行表彰着一个社会的秩序。
想必许多人都在为如何制定制度而烦恼吧，下面是小编为大家整理的物业项目档案管理制度范本（精选5篇），仅供参考，大家一起来看看吧。
物业项目档案管理制度1加强档案资料管理，有助于保存住宅小区(大厦)的历史资料，维护管理的连续性和规范化，便于房屋及设施设备的检查、维护、更新和与业主的沟通、联系。
(一)管理内容：1、工程档案：从接管开始的.所有工程技术、维修、改造资料、各种竣工图及各类设施设备资料等;2、业主档案：所有业主购、租房合同(复印件)，业主基本情况登记表、装修申请表等;3、财务档案：逐年形成的财务收支报表、物业维修基金使用报表等;4、文件档案：有关物业管理法规政策、公司文件等;5、管理资料：绿化资料、日常巡查(清洁、维修、保安)记录、值班记录，车辆管理记录、监控记录、荣誉资料等。
(二)管理措施：1、制定档案制度，并严格执行;2、专人管理(由负责内勤的管理员担任)，专室专柜，编目造册，存放有序并且尊重业主隐私，保守秘密;3、科学管理，确保档案资料完整、齐全，确保档案完好率达100%;4、逐步实现智能化管理，计时可靠的掌握相关信息，提高管理水平。
物业项目档案管理制度21.客户档案的管理工作由客务部负责。
2.客户资料按单元号一户一档建立，按楼层统一存放在客户档案文件柜内。
3.每个客户档案内由入住资料、二装资料、往来函和房门锁、电话、车位、水牌、客户加班等申请单等组成，退租客户的资料须及时装订另存。
4.每个客户档案均按日期顺序排列，将最新的文件摆在最前面。
5.客户档案的标牌须与档案内现客户的公司名称吻合。
6.客务部每年整理一次退租客户档案，对已装订好的退租客户资料打印目录后按楼层装入文件盒内存放。
7.客户档案查阅可向客务主管借出，经客务部经理批准后在客务部办公室阅览。
(物业服务)住宅小区业委会会议、档案管理、印章管理等相关制度
住宅小区业委会会议、档案管理、印章管理等相关制度业主委员会会议制度一、业委会会议每月召开一次，时间为每月的1日到10日间。
由主任负责召集，如主任外出或生病，由副主任负责召集，如主任、副主任届时均因故不能召集会议，由委员按以下顺序负责召集会议：张三——李四——王二。
二、业委会主任、副主任因生病或长期外出等原因不能履职达6个月以上的，业委会会议应重新讨论选出主任、副主任。
三、经三分之一以上委员提议或者主任认为有必要时，应当及时召开会议。
四、全体委员同意，如业委会定期会议不能正常召开超过2次（含2次，不能正常召开的含义是到每月的30日仍然不能召开），或三分之一以上委员递交书面提议的5天内主任不召集会议时，可由居委会指定一名委员负责召集会议，并在小区内进行公告。
五、全体委员会议应现场召开，并在召开前7日将会议通知及有关材料送达每位委员。
如需讨论事项较为紧急，至少应提前1天发送会议通知。
如发生电梯停运、水管爆裂、门口道闸损坏等严重影响小区业主日常生活的紧急事项，业委会主任应先通过短信或微信向所有委员发送需通过事项的基本情况，然后在居委会2名人员的见证下，通过电话向委员征询意见，但事后应在现场会议中补会议决议。
如主任不在本地或生病等原因不能征询意见，由副主任负责。
六、业委会会议情况应由业委会主任在会议后3天内在小区公告栏公告（无论是否产生决议），并书面抄送居委会、房管办事处。
如其他原因由其他委员召集会议的，由召集会议的委员负责张贴。
张贴完后应交档案保管专员存档。
七、涉及小区物业选聘、委员增补及重大工程项目，业委会主任应负责向社区四位一体会议通报情况，并把讨论情况在业委会会议上传达。
业主委员会档案管理制度业主大会档案资料，由委员担任档案保管员。
一、档案资料应当编号造册，档案管理人员要忠于职守，自觉遵守档案制度，做好档案收集、整理、归档等工作。
二、各委员在工作当中收到的各类文件，应及时移交档案管理人员存档。
三、档案资料包括一切文字资料、音像资料和实物；委员同意签字的各类原始文件和盖章文件。
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物业项目（住宅小区）档案管理制度(二) 物业项目（住宅小区）档案管理制度提要：共用设施设备管理1.共用配套设施完好，无随意改变用途。
2.共用设施设备运行、使用及维护按规定要求有记录
第二节房屋管理与维修养护
1.主出入口设有小区平面示意图，主要路口设有路标、组图及幢、单元、户门标号标志明显。
2.无违反规划乱搭乱建，无擅自改变房屋用途现象。
3.房屋外观完好、整洁，外墙面砖、涂料等装饰材料无脱落、无污迹。
4.户外招牌、广告牌、霓虹灯按规定设置,保持整洁、统一、美观，无安全隐患或破损。
5.封闭阳台统一有序，色调一致，不超出外墙面，除建筑设计有要求外，不得安装
户外防盗网、晾衣架、遮阳蓬等。
6.空调安装位置统一，冷凝水集中收集，支架无锈蚀。
7.房屋装饰装修符合规定，未发生危及房屋结构安全及拆改管线和损害他人利益的现象。
1)住户装修申请表、装修责任书（见业主分户档案）
2)装修现场巡查记录表（见工程巡查记录）
第三节共用设施设备管理
1.共用配套设施完好，无随意改变用途。
2.共用设施设备运行、使用及维护按规定要求有记录，无事故隐患,专业技术人员和维护人员严格遵守操作规程与保养规范。
1)设备运行维修工作程序
2)设备巡查记录
3)设备保养记录
3.室外共用管线统一入地或公共管道，无架空管线，无碍观瞻。
4.排水、排污管道通畅，无堵塞、外溢现象。
5.道路通畅，路面平整，井盖无缺块，无丢失，路面井盖不影响车辆行人通行。
6.制定供电系统管理措施并严格执行，记录完整，供电设备正常，配电室管理符合规定，路灯、楼道等公共照明完好。
1)电室管理规定
2)配电系统工作内容及操作程序
3)路灯、楼道等公共照明设备完好
第四节安防、消防、车辆管理
1.小区基本实行封闭式管理
1)小区实行24小时封闭管理资料
2)治安管理规定
3)门卫管理规定
2.有专业护卫队实行24小时值班及巡逻制度，护卫熟悉小区的环境，文明值勤，训练有素、言语规范、认真负责。
1)护卫部工作、内务条令
2)护卫岗位职责
3)各种工作记录、资料照片
⑴护卫值班记录
⑵护卫训练记录
⑶夜间巡查记录
⑷来访登记表
⑸护卫培训日程、训练记录及资料
⑹护卫工作考核、巡查、评分统计资料
⑺护卫基础知识考核答卷
⑻护卫文明值勤，装修巡查等资料
3.危及人身安全处有明显标识和具体的防范措施
1)警示牌标识卡等
2)突发事件及异常情况处理措施
3)常见治安刑事案件及处理措施
4)常见的几种可疑情况及处理措施
5)紧急情况记录表
4.消防设备设施完好无损，可随时起用，消防通道畅通，制定消防应急方案
1)消防管理制度
2)火警、火灾应急方案
3)消防通道畅通
4)定期进行消防巡视，检查维护消防设施、器材等资料
5)护卫随时巡查营业房消防设施
6)义务消防队员消防演练
5.机动车停车场管理制度完善，管理责任明确，车辆进出有登记。
1)机动车停车场管理规定
2)机动车停车场登记
3)护卫巡逻记录
4)护卫工作考核标准
5)交通指挥管理规范有序
6.非机动车辆管理制度完善，按规定位置停放，管理有序。
1)非机动车管理规定
2)按规定位置停放、管理有序
3)护卫工作考核标准
第五节环境卫生管理
1.环卫设备完备，设有垃圾箱、果皮箱、垃圾中转站。
1)环卫设备台帐
2)垃圾箱、果皮箱
3)清洁工作清洁小区环境卫生资料
2.清洁卫生实行责任制，有专职的清洁人员明确的责任范围，实行标准化保洁。
1)清洁卫生工作标准及考核办法
2)清洁卫生工作考核表
3.垃圾日产日清，定期进行卫生消毒灭杀
1)消毒灭蝇工作资料
2)定期投鼠药资料
4.房屋共用部位共用设施设备无蚁害。
5.小区内道路等共用场地无纸屑、烟头等废弃物，小区内卫生照片等资料。
6.房屋共用部位保持清洁，无乱贴、乱画、无擅自占用和堆放杂物现象、楼梯扶栏、天台、公共玻璃等保持清洁。
7.商业网点管理有序，符合卫生标准，无乱设摊点、广告牌和无乱贴、乱画现象。
8.无违反规
物业项目（住宅小区）档案管理制度提要：共用设施设备管理1.共用配套设施完好，无随意改变用途。
2.共用设施设备运行、使用及维护按规定要求有记录
定饲养宠物、家禽、家畜。
9.排放油烟、噪音等符合国家环保标准、外墙无污染。
第六节绿化管理
1.小区内绿地布局合理，花草树木与建筑小品配置恰当。
2.绿地无改变使用用途和破坏、践踏、占用等现象。
3.花草树木长势良好，修缮整齐美观，无病虫害，无折损现象、
无斑秃。
4.绿地无纸屑、烟头、石块等杂物。
第七节精神文明建设
1.意义,健康向上的社区文化活动,创造条件,积极配合,支持并参与社区文化建设。
A提高业主自治自律行为宣传教育资料
1）经常进行政府有关法律法规宣传教育资料
2）建立业主产权区域建设，爱护小区公共设施资料
B小区安全文明消防宣传栏告示档案资料
c小区住户参与文化娱乐活动资料
D培训护卫消防安全知识，培训资料
第八节管理效益
1.管理服务费收缴率为98%以上
1)20XX年3月至，收费报表
2.提供便民有偿服务，开展多种经营，便民服务项目资料及照片。
1)20XX年3月--20XX年月的财务报告
3.本小区物业管理经营状况。
向小区住户公布物管费收支报告资料
A业主档案资料的内容
1]业主情况登记表、照片、身份证复印件
2]业主临时公约承诺件
3]前期物业管理服务协议
4]室内装修管理协议书
5]消防安全责任书
6]业主装修检查记录表
7]室内装修申报表
8]装修申报所提供的平面图、管线图等
9]装修违规的整改通知书
10]业主与物业管理处达成的书面协议
11]业主在物业使用过程中产生的重要的有影响的事件的记录
12]其它
B客户档案资料的填写要求。