办公室文员操作规程

1 目的

规范文印工作，确保文印、复印文件资料符合要求。

2 适用范围

职适用于宾馆文件资料打印。

3 引用文件

WHQB01-26 《行政管理控制程序》

4 规程要求

4.1 文员承担宾馆文件、资料的打印、复印工作。

4.2 文员负责宾馆对外发文和对内行文的文字规范达到要求。

4.3 文员应严格执行保密制度。

4.4宾馆文件的打印、印制

4.4.1凡属宾馆发放的文件打印须经宾馆领导签批。

4.4.2宾馆文件的校核严格按程序进行。属宾馆一级的发文，如“办字号”、“党字号”、“财字号”、“人字号”、“安字号”、“工字号”、“团字号”等由文件主办部门校核。“办字号”、“财字号”、“人字号”、“安字号”文件由总经办审核，“党字号”、“工字号”、“团字号”由党工团审核。

4.4.3文件统一使用宾馆文件专用纸格式。文件号为五号字，文件标题加粗3号字，文件内容字号视内容量而定，常规为四号字。

4.4.4 文件印制份数严格按文件要求办理。

4.5 各部门资料、表单的打印

4.5.1 部门打印材料需按要求递交打印“通知单”，写明内容、要求、份数、使用日期，并有部门负责人签字。

4.5.2 打印资料由各部门计算机通过网络提供，根据打印“通知单”要求，按先后、缓急进行打印。

4.5.3 部门取件时，要核对打印资料，进行签收。

杭州望湖宾馆2001-03-28批准2001-03-28实施QC26-01/3-1

4.5.3 打印要求：字迹清楚，排版美观。

4.6 文件、资料的复印

4.6.1 上级文件及宾馆的行政文件需经总经理办公室同意方可进行复印。

4.6.2 其它资料复印根据工作需要视情况由文员确认。

4.6.3 部门复印材料要按要求递交复印“通知单”，写明内容、要求、份数、使用日期，并有部门负责人签字。

4.6.4 部门要对复印件进行签收。

4.7 办公设备

4.7.1 文员负责文印室打印机、油印机、复印机、计算机、粉碎机、扫瞄仪等设备管理。

4.7.2 各类设备非经文员同意，外来人员不得使用或操作。

4.7.3 各类设备日清日擦，每两周保养一次。

4.7.4 打印机的日常使用与维护

1)要适当控制好针头与纸的距离，注意用纸的厚薄，避免卡纸卡色带；

2)随时注意色带皱、破，根据印制要求更换色带。

4.7.5 油印机的日常使用与维护

1)对滚桶两边轴承处要经常上油；

2)每次油印完毕擦干净油墨，关拢箱体，盖上布。

4.7.6 复印机的日常使用与维护

1)根据文件材料裁体，调节处理好色差；

2)控制复印时间，注意复印机内的温度；

3)复印按要求使用统一复印纸，以保护钴的表面，防止钴损坏；

4)经常擦洗镜面，给纸滚桶上油。

4.7.7 计算机的日常使用与维护

1)计算机按操作要求开关机；

2)计算机不得使用外来软盘，不得使用软盘拷贝重要资料；

3)计算机每周进行磁盘清理；

4)计算机每周进行两次查毒、杀毒，并按期进行杀毒软件升级。

杭州望湖宾馆2001-03-28批准2001-03-28实施QC26-01/3-2

4.7.8 粉碎机的日常使用与维护

1)确认被粉碎纸张中无钉书针等杂质材料；

2)粉碎机切勿粉碎厚层纸；

3)粉碎机使用较长时间受热时，应切断电源待粉碎机冷却后再使用。

4)粉碎机内堆积的碎纸不超过三分之二。

*4.8 严格控制纸张使用，做好节约、降低消耗工作。

*4.9 打印、油印腊纸按垃圾分类要求进行处理。

5相关文件

WHQD01-01 《打印机、油印机使用与保养操作细则》

WHQD01-02 《复印机操作细则》

WHQD01-03 《碎纸机操作细则》

6 记录

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