关于乡镇政府和学校资料整理归档工作意见

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学校文件资料归档管理制度

第一章总则第一条为加强学校文件资料归档管理，确保文件资料的完整、准确、系统和安全，提高文件资料利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合学校实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于学校各部门、各单位及教职工在日常工作、教学、科研、管理等方面形成的各类文件资料的归档工作。

第三条学校文件资料归档工作应遵循以下原则：（一）依法归档原则：严格按照国家档案法律法规和学校相关规定，确保文件资料归档的合法性、合规性。

（二）真实性原则：归档的文件资料必须真实反映学校各项工作情况，不得伪造、篡改。

（三）完整性原则：归档的文件资料应齐全、完整，不得遗漏重要内容。

（四）系统化原则：归档的文件资料应按照一定的分类和编号方法进行整理，便于查阅和利用。

（五）安全性原则：加强文件资料保管，确保文件资料安全、保密。

第二章归档范围第四条学校文件资料归档范围包括：（一）文书档案：学校各部门、各单位形成的文件、函件、报告、请示、批复、通知、通报、纪要等。

（二）教学档案：学校教学计划、教案、学生作业、试卷、考试结果、教学成果等。

（三）科研档案：学校科研项目、论文、专著、专利、实验数据等。

（四）基建档案：学校建设项目、工程设计、施工图纸、验收报告等。

（五）会计档案：学校财务报表、凭证、账簿、审计报告等。

（六）人事档案：教职工履历、职务任免、职称评定、考核等。

（七）声像档案：学校活动照片、视频、录音等。

（八）其他有保存价值的文件资料。

第三章归档程序第五条文件资料归档程序：（一）收集整理：各部门、各单位在文件资料形成过程中，应做好收集、整理工作，确保文件资料的完整、准确。

（二）立卷归档：文件资料整理完成后，按照规定立卷归档，填写归档目录。

（三）移交归档：各部门、各单位将立好的卷宗移交学校档案室，办理移交手续。

（四）归档审核：档案室对移交的卷宗进行审核，确保文件资料符合归档要求。

（五）归档保管：档案室对归档的文件资料进行分类、编号、存放，确保文件资料安全、完整。

文档资料整理与归档工作计划三篇

本文资料整理与归档工作计划三篇《篇一》随着公司业务的不断发展和壮大，本文资料的管理工作变得越来越重要。

为了提高工作效率，确保本文资料的完整性和可追溯性，我制定了这份本文资料整理与归档工作计划。

本计划将详细阐述工作内容、工作规划、工作设想、工作计划、工作要点、工作方案、工作安排，并对重点事项进行突出强调。

1.本文资料的整理：对现有的本文资料进行分类、整理、筛选，确保资料的完整性和准确性。

2.本文资料的归档：将整理好的本文资料按照规定的分类和命名规则进行归档，便于查找和追溯。

3.本文资料的管理：制定本文资料的管理制度，包括资料的借阅、复制、销毁等，确保资料的安全性和保密性。

4.本文资料的更新：定期对本文资料进行更新，删除过时、无效的资料，增加新的、有用的资料。

5.第一阶段：对现有的本文资料进行全面的整理和归档，预计耗时1个月。

6.第二阶段：制定本文资料管理制度，并对员工进行培训，预计耗时1个月。

7.第三阶段：定期更新本文资料，并进行检查和维护，预计耗时2个月。

8.建立一个本文资料管理系统，实现资料的电子化、网络化，提高工作效率。

9.设立专门的本文资料管理岗位，负责资料的整理、归档、更新等工作。

10.建立本文资料的索引体系，便于快速查找和追溯。

11.每周五对现有的本文资料进行整理和归档。

12.每月末对本文资料进行一次全面检查，确保资料的完整性和准确性。

13.每季度对本文资料进行一次更新，删除过时、无效的资料，增加新的、有用的资料。

14.资料的整理和归档要严格按照规定的分类和命名规则进行，确保资料的有序性和可追溯性。

15.加强本文资料的保密工作，防止资料的泄露和丢失。

16.定期对本文资料进行检查和维护，确保系统的稳定性和可靠性。

17.整理和归档工作：每人每周五负责整理和归档自己负责的本文资料。

18.管理制度制定：由专门的本文资料管理岗位负责制定和更新本文资料管理制度。

19.索引体系建立：由本文资料管理岗位和相关部门共同参与建立本文资料的索引体系。

资料整理归档实施方案

资料整理归档实施方案在现代社会，各种形式的资料和信息层出不穷，对于企业、机构和个人来说，如何有效地整理和归档这些资料显得尤为重要。

良好的资料整理归档实施方案不仅可以提高工作效率，还能够保障信息的安全和可靠性。

因此，本文将针对资料整理归档实施方案进行探讨和总结。

首先，资料整理归档的目的在于建立一个清晰、系统的档案体系，使得各类资料能够得到有效的管理和利用。

为了实现这一目标，我们需要进行以下几个步骤：1. 分类整理，首先，需要对各类资料进行分类整理，例如按照文档类型、时间顺序、重要性等进行分类。

这样可以让资料更容易被找到和利用，避免信息杂乱无章的情况发生。

2. 设立标准，在整理归档过程中，需要建立一套标准化的档案命名规范和文件夹结构。

这样可以使得每个人都能够按照相同的标准来进行整理归档工作，提高工作效率，避免混乱。

3. 采用专业工具，为了更好地实施资料整理归档方案，可以考虑采用专业的归档工具或软件，如文档管理系统、电子档案管理系统等。

这些工具能够帮助我们更加高效地管理和利用各类资料。

4. 定期清理，资料整理归档并不是一次性的工作，而是需要定期进行的。

因此，我们需要建立定期清理和更新档案的机制，及时处理过期或无用的资料，保持档案的整洁和有效性。

在实施资料整理归档方案的过程中，我们还需要注意以下几个方面：1. 重视培训，在推行资料整理归档方案之前，需要对相关人员进行培训，使他们能够充分理解和掌握整理归档的方法和技巧，提高工作效率。

2. 强化管理，需要建立一套完善的档案管理制度，明确各类资料的保管责任和权限，防止信息泄露和丢失的发生。

3. 定期评估，定期对资料整理归档方案进行评估和调整，及时发现问题并进行改进，保持方案的有效性和适应性。

总之，资料整理归档实施方案对于各类组织和个人来说都是非常重要的。

通过建立清晰的档案体系、规范的管理制度和有效的工具支持，可以使得资料整理归档工作更加高效和可靠。

希望本文提出的方案能够对大家在实际工作中有所帮助。

文件资料的整理和归档存在的问题和建议

文件资料的整理和归档存在的问题和建议
文件资料的整理和归档是一个重要的管理任务，但在实际操作中，可能会遇到一些问题。

以下是一些常见的问题和建议：
问题1：文件资料整理不及时，导致文件堆积如山，难以查找。

建议：应该及时整理文件资料，按照一定的规则分类，并放入相应的文件夹中。

对于暂时不需要处理的文件，可以暂时存放在一边，但应该定期清理，避免堆积。

问题2：文件资料归档混乱，导致难以查找。

建议：应该建立一套合理的归档制度，按照一定的规则对文件资料进行分类、编号和归档。

同时，应该使用合适的档案盒、标签等工具，让归档的文件资料一目了然。

问题3：文件资料容易损坏或丢失。

建议：应该保护好文件资料，避免损坏或丢失。

对于重要的文件资料，应该备份并存储在安全的地方。

此外，应该定期检查文件的完整性，发现问题及时处理。

问题4：电子文件资料管理混乱。

建议：应该建立一套电子文件资料管理制度，包括文件的命名、存储、备份、加密等环节。

同时，应该使用可靠的电子文件管理软件，对电子文件资料进行分类、标签、搜索等管理。

问题5：缺乏文件资料的定期维护和更新。

建议：应该定期对文件资料进行维护和更新，包括清理过期文件、更新重要文件、补充新文件等。

同时，应该建立一套动态的文件资料管理制度，及时应对各种变化。

总之，文件资料的整理和归档是一项长期而持续的工作，需要建立一套科学的管理制度，并不断改进和完善。

只有这样，才能保证文件资料的有效性和完整性，为企业的发展提供有力的支持。

学校档案整理归档制度

一、总则为加强学校档案管理工作，确保档案资料的完整、准确、系统和安全，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合学校实际情况，特制定本制度。

二、归档范围1. 学校行政管理、教育教学、科研、基建、财务、人事等方面的文件、资料、图表、照片、录音、录像等。

2. 学生学籍、成绩、奖惩、就业等方面的档案。

3. 教师个人档案，包括任职资格、职称评定、工作总结、科研成果等。

4. 学校举办的各种活动、竞赛、培训等产生的文件、资料。

5. 学校与其他单位、个人签订的合同、协议、备忘录等。

三、归档要求1. 归档文件材料必须完整、准确、真实，字迹清楚，格式规范。

2. 归档文件材料应当分类整理，按照文件材料形成的时间、性质、内容等进行归档。

3. 归档文件材料应当进行编号、编目、登记，确保档案的有序管理和查询。

4. 归档文件材料应当进行保密处理，涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的，应当严格按照保密规定进行管理。

四、归档程序1. 归档部门按照归档范围和归档要求，对形成的文件材料进行收集、整理、立卷。

2. 归档部门将整理好的文件材料报送给学校档案室，由档案室进行审核、验收。

3. 档案室对审核合格的文件材料进行归档，对不合格的文件材料退回归档部门进行补充、修改。

4. 档案室对归档文件材料进行编号、编目、登记，建立档案目录。

五、档案保管1. 档案室负责对归档文件材料进行保管，确保档案的完整、安全。

2. 档案室应当建立健全档案保管制度，定期对档案进行检查、清理、消毒。

3. 档案室应当根据档案的保存要求，采用适当的保管设施和措施，确保档案的长期保存。

六、档案利用1. 学校内部人员查阅档案，应当遵守档案保密规定，不得擅自复制、摘抄、传播档案内容。

2. 学校外部单位或个人查阅档案，应当经过学校档案室审核批准，并按照规定办理相关手续。

3. 档案室应当及时为学校内部人员提供档案查询服务，提高档案利用效率。

七、附则1. 本制度由学校档案室负责解释。

乡镇文件材料归档范围和文书档案保管期限规定

永定县仙师乡机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定第一条为便于本乡及所属各单位正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映本乡镇主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和国家档案局第8号令颁布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，现制定本规定。

第二条本规定中的机关文件材料是指本乡在工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。

第三条机关文件材料归档范围是：（一）反映本乡主要职能活动和基本历史面貌的，对本乡镇工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；（二）本乡工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；（三）本乡需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下属单位报送的重要文件材料；（四）其他对本乡工作具有查考价值的文件材料。

第四条机关文件材料不归档范围是：（一）上级机关的文件材料中，普发性不需本乡办理的文件材料，任免、奖惩非本乡工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；（二）本乡文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿；无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，镇内部互相抄送的文件材料，本乡负责人兼任外单位职务形成的与本乡无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；（三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；（四）下属单位的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

第五条凡属归档范围的文件材料，必须按有关规定向镇综合档案室移交，实行集中统一管理。

任何个人不得据为己有或拒绝归档。

第六条本乡文书档案的保管期限定为永久、定期两种。

定期分为30年、10年。

第七条永久保管的文书档案主要包括：（一）本乡制定的政策性、规范性文件材料；（二）本乡召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；（三）本乡履行工作职能活动中形成的重要业务文件材料；（四）本乡关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；（五）本乡机构演变、人事任免等文件材料；（六）本乡房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；（七）上级机关制发的属于本乡主管业务的重要文件材料；（八）同级机关、下级单位关于重要业务问题的来函、请示与本乡的复函、批复等文件材料。

乡镇档案工作办法-国家档案局令2021年第18号

乡镇档案工作办法正文：----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------国家档案局令第18号《乡镇档案工作办法》已经2021年8月20日国家档案局局务会议审议通过，现予公布，自2022年1月1日起施行。

2021年9月22日乡镇档案工作办法第一章总则第一条为加强乡镇档案工作，推进乡镇档案工作法治化、规范化、科学化，根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，结合乡镇工作实际，制定本办法。

第二条乡镇档案是指乡镇党委、政府、人大、群团组织（以下简称乡镇机关）及企业事业单位在各项活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条乡镇档案工作是乡镇工作的重要组成部分，是一项基础性、支撑性工作，在推进乡镇治理体系和治理能力现代化建设中具有重要作用。

第四条乡镇党委、政府应当把档案工作纳入乡镇发展规划、工作计划和考核体系，纳入领导目标管理责任制，纳入乡镇各部门和履行公共服务职能等机构职责范围，切实解决设施设备、人员和经费等实际问题。

第五条乡镇档案工作在上级档案主管部门监督、指导下，实行统一领导、科学管理的原则，维护档案的完整与安全，便于利用。

第六条乡镇档案工作所需经费列入乡镇财政预算。

第七条县级以上地方档案主管部门根据本地区实际，协调有关部门对乡镇档案工作给予政策、资金、项目等方面的支持。

第二章机构、人员及其职责第八条乡镇应当明确分管档案工作领导，建立档案工作协调机制，处理乡镇档案工作重要事项。

第九条乡镇应当确定档案机构或部门（以下简称乡镇档案部门），主管本乡镇档案工作，其职责包括：（一）贯彻执行档案工作的法律法规和方针政策；（二）建立健全档案工作规章制度；（三）对乡镇机关文件材料的收集、整理、归档等工作进行指导和监督；（四）集中管理本乡镇机关的档案；（五）开发档案资源并提供利用；（六）加强档案信息化建设；（七）按照规定向县级综合档案馆移交档案；（八）开展档案宣传、培训，做好档案统计等工作；（九）对乡镇企业事业单位及村级组织的档案工作进行监督、指导；（十）掌握本行政区域档案工作情况，维护档案安全。

村级资料归档实施方案

村级资料归档实施方案一、背景。

随着农村信息化建设的不断推进，村级资料归档工作显得尤为重要。

村级资料作为村务管理的重要组成部分，对于村级工作的开展和发展起着至关重要的作用。

然而，目前许多农村地区的村级资料管理工作还存在着不规范、不完善的情况，亟需建立起一套科学、规范的资料归档实施方案。

二、目标。

1.建立健全村级资料归档制度，确保村级资料的安全、完整、准确；2.提高村级工作效率，便于查阅和利用相关资料；3.规范村级资料管理流程，提高村级管理水平。

三、实施方案。

1.建立村级资料归档制度。

-明确村级资料的归档范围和归档标准，确保资料的全面归档；-制定村级资料归档责任制，明确各相关工作人员的职责和权限；-建立村级资料归档档案库，对各类资料进行分类、整理、归档。

2.规范村级资料管理流程。

-建立村级资料管理流程，包括资料的采集、整理、归档、借阅等环节；-制定村级资料管理规定，明确资料的保管期限、借阅手续等；-加强村级资料管理的监督和检查，确保资料的安全和完整。

3.提高村级资料管理水平。

-开展村级资料管理培训，提高工作人员的资料管理意识和能力；-推广利用信息化技术，建立电子档案管理系统，便于资料的检索和利用；-建立村级资料管理考核制度，激励和约束相关工作人员，提高管理水平。

四、保障措施。

1.加强宣传，提高村级工作人员对资料归档工作的重视程度；2.建立健全的资料管理制度，确保资料的安全和完整；3.加强监督和检查，及时发现和解决资料管理中的问题；4.不断完善资料管理制度，根据实际情况进行调整和优化。

五、预期效果。

1.村级资料管理工作得到规范和提高，资料的安全和完整得到有效保障；2.村级工作效率得到提高，便于查阅和利用相关资料，提高工作效率；3.村级资料管理水平得到提升，为村级工作的开展和发展提供有力支持。

六、结语。

村级资料归档实施方案的制定和实施，对于提高村级资料管理水平，推动村级工作的开展和发展具有重要意义。

希望全体村级工作人员能够认真执行该方案，不断完善和提高村级资料管理工作，为农村的发展和建设贡献自己的力量。

资料整理归档要求

资料整理归档要求
资料整理归档主要有以下要求：
1. 完整性：资料必须全面，不能有遗漏。

每份资料都应包含其应有的信息，不应有任何信息的缺失。

2. 准确性：资料的内容必须真实、准确，能够反映事物的真实情况。

不能有任何错误或模糊的信息。

3. 规范性：资料的格式、内容、表达方式等都应符合规范，以便于查阅和使用。

4. 及时性：资料的整理和归档应及时，不能拖延太久，以免影响后续工作的开展。

5. 安全性：资料应妥善保管，防止丢失和泄露，确保其安全性和保密性。

6. 可追溯性：对于重要的资料，应保留其原始记录和来源，以便于后续的追溯和查证。

7. 分类清晰：资料应按照一定的分类标准进行分类，以便于查找和使用。

分类应科学、合理、易于操作。

8. 标识明确：每份资料都应有明确的标识，包括文件名、日期、编号等，以便于识别和使用。

9. 电子化管理：对于电子化的资料，应建立电子化管理系统，实现资料的电子化管理，便于存储、检索和使用。

10. 遵循法律法规：资料的整理和归档应遵循相关的法律法规和标准，确保合法合规。

以上是资料整理归档的基本要求，具体要求可能会根据不同的行业、不同的部门、不同的用途有所差异。

在实际工作中，应根据具体情况制定相应的整理和归档要求。

如何做好乡村振兴档案资料的形成和收集工作

如何做好乡村振兴档案资料的形成和收集工作作者：贺敏来源：《办公室业务（上半月）》 2021年第6期文/乌鲁木齐市水磨沟区商务服务中心贺敏【摘要】近年来，乡村振兴工作一直是国家重点开展的一项工作，国家出台了许多相关的政策来为贫困地区的人民和政府提供经济支持以及政治保障，从而为实现社会的共同富裕打下良好的基础。

持续巩固脱贫攻坚成果，促进脱贫攻坚成果与乡村振兴有效衔接，进行乡村振兴档案资料的形成和收集工作是必不可少的，同时做好档案管理的工作能够为后续乡村振兴工作的开展提供记录和支持。

因此，在进行乡村振兴工作之前，一定要注重对档案的管理工作，把握好对档案资料进行管理的方式和方法。

【关键词】乡村振兴；档案资料；形成和收集工作持续巩固脱贫攻坚成果，促进脱贫攻坚成果与乡村振兴有效衔接，在促进贫困地区的发展、增加贫困农户的收入的有效途径等方面发挥着重要的作用，这也是国家进行乡村振兴开发工作的重点内容。

乡村振兴档案资料的形成和收集工作的良好开展，可以更好地对贫困农户进行识别，把握好乡村振兴工作的实际，促进乡村振兴工作高效、有序地进行。

本文对如何进行该项工作的良好开展进行研究，并提出几点建议。

一、乡村振兴档案资料的形成和收集工作的意义乡村振兴工作需要相应的档案资料提供支持，而档案资料涉及内容包括各种相关部门、帮扶村组以及单位机构，贫困地区的帮扶对象记录，社会、行业的具体情况。

乡村振兴档案资料的内容多、涉及范围广、数量大、样式多，做好乡村振兴档案资料的形成和收集工作，可以全面、客观、真实地记录好乡村振兴工作的进度，为乡村振兴工作的发展和落实提供基础，同时也为对乡村振兴工作的成效评估和检验提供重要依据。

在进行乡村振兴工作时，要以乡村振兴档案资料作为数据依据进行乡村振兴工作，精准进行贫困户的乡村振兴工作，通过乡村振兴档案资料进行后续效果的评估和检验，保证乡村振兴工作沿着正确的轨道开展。

二、乡村振兴档案资料的形成和收集过程中存在的问题（一）认识工作不到位。

档案整理规范及要求

档案整理规范及要求为了进一步加强我镇各中小学及幼儿园和成教中心的档案建设和管理工作，确保我镇高标准通过山东省教育工作示范市验收，特制定本档案整理规范及要求，望各单位遵照执行。

一、档案建设原则教育工作档案的建立必须坚持完整性、真实性、准确性的原则。

1、首先做到“四个统一”，即统一档案盒；统一档案标签；统一档案索引（包括档案总索引、盒内目录、卷内目录）;统一卷宗格式。

2、档案内容要严格按照《省教育工作示范市自评汇总表》中的评估要点来整理，每个评估要点尽量做到有三项内容验证：⑴、有文件。

包括上级和本单位制定的规章制度、通知、计划、细则及方案等。

⑵、有过程性资料。

包括组织领导、实施方案、检查记录、活动资料、图片录像。

⑶、有结果。

包括评比结果、本级和上级的表彰奖励资料、现场照片、讲话稿、荣誉证书等。

二、档案编排和填写标准（一）材料内容编排1、所有装订入盒的档案，除原始材料外，必须用A4纸打印。

2、单项材料标题分两行，第一行为单位名称如：“汶南镇第一初级中学”，第二行为具体的材料名称，如“养成教育活动实施方案”。

题目一律用二号宋体并加粗居中，行间距以30磅为宜。

3、正文一般用4号宋体，首行缩进2字符，段前段后0行，小标题要加加粗突出，行间距以25—30磅为宜，（表格18磅），默认字距，页脚居中标注“1”、“2”“3”格式页码。

4、材料要有时间落款，单位名称落款。

5、打印方向：除表格外一律用竖向打印。

6、卷内文件无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编写一个页号。

7、每一卷材料要按照一定的顺序编排好，并做到纸张整齐划一。

（二）档案目录总索引设置详见《汶南镇学校创建示范市档案总索引》，按照此格式并根据本单位实际情况、办学特色进行内容调整和补充。

（三）档案盒标签设置1、档案盒统一用顺盛文具DC89型号档案盒。

2、档案盒左侧面标签已统一制定并下发至****************，请各单位下载后到文印社印制。

3、档案盒正面标签如下设置：注意：标签打印时使用黑体五号，第一行加粗，标签大小自定，纸张选择使用190克名片纸。

学校整理资料工作计划范文

学校整理资料工作计划范文一、背景随着学校发展壮大和规模不断扩大，学校的各种资料文档也在不断增加，包括学生档案、教职工档案、行政文书、财务资料等。

这些资料对学校的管理和发展至关重要，因此，对学校资料进行及时整理和归档工作显得尤为重要。

通过对学校资料的整理和归档，可以更加有效地管理学校的信息资源，提高办公效率，为学校的未来发展打下良好的基础。

二、工作目标1. 将学校的各类资料进行分类整理，建立起科学合理的归档体系；2. 对学校的资料进行定期清理和更新，保持资料的完整和准确性；3. 提高学校资料管理的效率和安全性，防止资料丢失或泄露；4. 为学校的各项管理工作提供全面的资料支持，提升学校整体管理水平。

三、工作内容和计划1. 资料整理和分类：（1）建立资料整理小组，明确各组员的任务分工和工作时间安排；（2）确定资料整理的优先顺序，首先对学生档案和教职工档案进行整理分类；（3）根据各类资料的内容和用途，制定相应的分类标准和文件夹命名规范；（4）利用电脑软件和网络资源，对资料进行数字化储存和管理，建立起便于查找和使用的电子档案资料库。

2. 资料清理和更新：（1）对过期和无用的资料进行淘汰清理，减少无效信息的存储；（2）定期对学校各部门的资料进行更新和补充，确保资料的实时性和完整性；（3）建立资料借阅和归还制度，加强对重要资料的保管和监控。

3. 安全性管理：（1）建立学校资料管理制度，规范资料的采集、整理、存储、使用和销毁流程；（2）加强对学校网络和服务器的安全防护措施，防范信息泄露和恶意攻击；（3）对学校各类资料进行备份和定期复盘，确保资料的安全性和可靠性。

4. 资料支持和服务：（1）优化学校资料查询和借阅流程，提高管理工作效率；（2）及时为学校领导和各部门提供所需的资料支持和服务，满足管理需求；（3）建立学校资料储备库，收集整理学校相关的历史、文化和发展资料，为学校宣传和推广提供支持。

四、工作进展和考核1. 工作进展：（1）每季度对资料整理小组进行工作进展和成果的评估；（2）定期召开资料管理工作会议，总结经验和交流问题，推进工作进展；（3）根据工作进展情况，适时调整工作计划和任务分工，保证工作顺利进行。

归档案文件整理规则

归档案文件整理规则
以下是 6 条关于归档案文件整理规则：
1. 每件文件都要有它的“家”呀！就像你的鞋子都放在鞋柜里一样，把文件分类放好，别乱丢哦！比如合同就放在合同那一类里。

2. 标记要清晰明白呀！这可不能马虎，就像你给你的宝贝玩具贴上专属标签一样，让人一眼能认出它是什么，不然后面找起来得多费劲呀，对吧？比如在文件上清楚写好文件名。

3. 顺序很重要哇！别把文件放得乱七八糟的，得按一定的次序来，就像排队一样整齐，这多清爽呀！比如说按时间顺序排列文件。

4. 定期清理一下嘛！就像你定期打扫房间一样，把那些没用的文件扔掉，别让它们占着地方啦！比如过期的通知文件就该果断舍弃。

5. 保护好文件呀！可别让它们受损了，这可不是开玩笑的，就像保护你最喜欢的书一样，要爱护它们哟！要是重要文件被弄坏了那可糟糕了，对吧？比如用文件夹装好文件。

6. 遵守这些规则能省好多事儿呢！你想想看，当你需要找文件的时候一下子就能找到，那多棒呀！这难道不比到处乱翻强多了？所以要好好执行这些归档案文件整理规则呀！
我的观点结论就是：只要大家认真对待归档案文件整理，按照这些规则来做，一定能让文件整理工作轻松又高效！。

乡新农村建设档案工作情况汇报

乡新农村建设档案工作情况汇报尊敬的领导，大家好！我是某乡镇的档案工作人员，今天向大家汇报一下我们在乡新农村建设档案工作方面的情况。

一、整理归档乡新农村建设档案我们首先深入到乡镇社区，对乡新农村建设的各个环节展开全面的调查和搜集工作，以此为基础，对各部门提交的相关文件资料进行整理归档。

同时，我们还对相关行业规划、改造方案、建设情况、投资缴费情况等进行详细收集，建立健全了档案管理体系。

在档案归档的过程中，我们严格按照文件编号、日期、事项、部门等规范要求进行归类，以便于未来文件调阅。

二、档案数字化在纸质档案整理完毕后，我们又进一步推进了数字化档案的建设，将已经整理出来的纸质档案进行扫描，转化为电子档案，并结合乡镇电子档案管理系统进行存储，实现档案的全过程电子化管理。

数字化档案管理系统不仅加快了档案的归档速度和查询效率，还为乡新农村建设的管理提供了更为准确、快捷的数据支持。

三、资料保密我们在日常工作中始终保持高度的保密意识和行动，对档案资料进行严格管理，做到“三重保密”，即：制度层面的保密措施、管理层面的保密措施、技术层面的保密措施。

必要的档案资料查询必须在有关的外部人员签署保密协议的前提下进行。

四、监督管理和服务支持在档案工作中，我们时刻关注着各条线的建设进程，对于发现的问题和缺陷，我们及时向乡镇政府、相关部门汇报并提出改进意见，确保建设进度的顺畅进行。

同时，我们还积极为政府和部门提供更加准确的数据支持和服务，为乡新农村建设提供更加有力的智力支持和保障。

总之，在乡新农村建设档案工作方面，我们一直坚持以高度的责任感和敬业精神为基础，不断完善自己的工作机制和技能，为农村建设事业的发展贡献了自己的辛勤劳动和智慧。

我们将继续加强档案工作，确保为乡新农村建设提供更完善、更优质的服务和保障。

谢谢！。

乡镇档案管理实施细则

乡镇档案管理实施细则第一章总则第一条根据《中华人民共和国档案法》、《省乡镇档案管理暂行办法》及国家有关档案工作的规定，为加强我市乡镇档案工作，有效地保护和利用档案，更好地为乡镇各项工作和经济建设服务，制定本细则。

第二条本细则适用于XX市县区所属各乡镇。

第三条乡镇档案工作是乡镇机关工作的重要基础工作之一，是维护乡镇历史面貌的一项重要工作。

第四条乡镇党委、政府、群团组织及其职能部门和直属单位形成的全部档案实行集中统一管理。

第五条乡镇要设综合档案室。

在乡镇党委、政府领导下进行工作，成立档案工作领导小组。

要配备专兼职档案工作人员，档案人员要具备高中以上文化程度，政治素质好，忠于职守，热爱档案工作并熟悉乡镇情况。

第六条乡镇综合档案室的业务工作受上级档案行政管理部门的监督与指导。

第七条乡镇综合档案室的基本任务是：1、负责各种门类、不同载体的文件材料的收集和立卷归档工作。

2、负责管理本乡镇机关及直属单位各种门类和载体的档案，做好档案开发利用工作，为乡镇各项工作服务。

3、负责向上级业务部门移交档案。

4、负责对区域内档案工作实行监督和指导。

第二章档案的管理第八条乡镇档案必须集中统一管理，任何组织不得以任何借口拒不向档案室移交，任何个人不得据为己有。

第九条乡镇的综合档案室要有专用的档案库房，配备必需的档案装具和其它设备。

库房要有防盗、防火、防潮、防虫、防鼠、防强光、防高温等措施，确保档案的安全。

要严格控制温度、湿度。

使库内温度保持在14℃—24℃之间，相对湿度保持在45%—60%之间。

第十条档案室库房与阅览室应分设。

专用设备要在指定地点存放，保持整洁。

库房内严禁存放其他物品。

第十一条对档案的保管情况，要随时进行检查，每年结合新卷上架，进行一次全面清点，发现问题及时解决。

第十二条全宗划分：1、按县、区档案部门确定的全宗号执行。

2、人民公社时期形成的档案全宗，要与改为乡镇后的全宗相衔接。

第十三条档案分类与案卷排列：1、乡镇档案应按照门类和载体的不同，制定统一的分类方案，前后一致，不能随意变动。

乡镇文件材料归档范围和文书档案保管期限表

六龙镇文件材料归档范围和文书档案保管期限表规定县档案局:为加强六龙镇档案管理工作,更好地为本镇工作和农民服务,正确界定本镇文件材料的归档范围,准确划分档案保管期限,使所保存的档案能反映机关主要职能活动情况,维护其历史面貌,又便于保管和利用,结合本镇实际,特制定本规定。

六龙镇人民政府 2012年2月15日六龙镇文件材料归档范围和文书档案保管期限表1 、党群工作类1.1 乡镇召开党代会,工会、共青团、妇联代表大会文件材料1.1.1 请示、批复、通知、名单、议程、报告、领导人讲话、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、公报、主席团会议记录、开闭幕词,大会发言,简报,快报,重要的声像材料永久1.1.2 重要的贺信、贺电,筹备工作、选举过程中形成的文件,小组会议记录、会议服务机构的计划、总结等文件材料30年1.1.3 讨论未通过的文件材料、会议参考文件等文件材料10年1.2 乡镇党委、机关支委(部)、纪律检查委员会、团委、妇联会议文件材料1.2.1 决议、决定、记录、纪要、议程、领导人讲话、讨论通过的文件、参加人员名册永久1.2.2 讨论未通过的文件10年1.3 乡镇党委、机关支委(部)、纪律检查委员会、工会、团委的年度工作计划、总结、年度报表及人员名册永久1.4 关于乡镇党委隶属的机构设置、撤并,启用和作废印章,人员编制,职务任免的请示、批复、通知永久1.5 乡镇党委关于建立基层组织,接收党员、党员转正的请示、批复、通知永久1.6 乡镇党委关于对隶属单位、街道、村干部的任免报告、批复、通知永久1.7 受到警告以上处分工作中形成的综合性报告、调查材料永久1.7.2 受到警告处分工作中形成的综合性报告、调查材料30年1.8 表彰、奖励优秀党团员及党务工作者、先进党团支部,工作、妇联工作先进集体及先进个人的决定、通报1.8.1 县级(含县级)以上的永久1.8.2 县级以下的30年1.9 乡镇党委召开三级干部、经济工作会议文件材料1.9.1 通知、日程、工作报告、领导讲话及大会记录永久1.9.2 小组会议记录和典型经验交流材料10年1.10 乡镇党委召开的关于党建、基层组织整建、共青团、妇联工作会议的通知、领导讲话、会议记录永久1.11 乡镇关于党员教育、民主评议党员、政治理论学习和宣传工作、党风廉政建设、精神文明建设的安排、总结报告、制度30年1.12 乡镇党员、团员、工会会员组织关系介绍信及存根永久1.13 乡镇关于统战工作的年度工作计划、总结,重要专题报告永久1.14 乡镇关于民兵组织建设、军训工作的年度计划、总结、统计表永久1.15 乡镇关于征兵、基干民兵登记等工作的通知、登记表30年1.16 乡镇党委收发文登记簿、电话记录10年1.17 乡镇全体党员生活会、政治学习会议记录30年1.18 乡镇人民来信来访文件材料1.18.1 有上级机关或本机关领导重要批示和处理结果的永久1.18.2 无处理结果的10年1.19 上级颁发的关于乡镇党建、共青团、妇联、工会、武装工作文件材料1.19.1 方针、政策性的30年1.19.2 普法性的10年1.20 同级制发的并要贯彻执行的有关党建、共青团、妇联、工会、武装工作需要贯彻执行的文件材料10年1.21 下级党团组织、工会、妇妇年度工作计划、总结、报表、重要的典型材料10年2 、人大政协类2.1 乡镇召开的人代会议材料2.1.1 请示、批复、通知、名单、议程、报告、领导人讲话、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、公报、主席团会议记录、开闭幕词、大会发言、简报、快报、重要的声像材料永久2.1.2 代表建议和意见、人大议案及答复材料永久2.1.3 重要的贺信、贺电,筹备工作、选举过程中形成的文件,小组会议记录、会议服务机构的计划、总结等文件材料30年2.1.4 未通过的文件材料及选民登记表10年2.2 召开人大、政协工作会议的文件材料2.2.1 会议纪要、会议记录、决议、领导讲话、参加人员名册等文件材料永久2.2.2 讨论未通过的文件10年2.3 人大、政协年度工作计划、总结、专题调查、典型材料永久2.4 以人大、政协名议制发的文件材料2.4.1 重要的永久2.4.2 一般的10年2.5 乡镇对县人大、政协议案答复文件材料永久2.6 民主评议、执法监督、代表视察工作形成的文件材料2.6.1 重要的永久2.6.2 一般的10年2.7 乡镇关于村委会选举工作的安排,方案及各选区的情况报告、统计表30年3、行政综合类3.4 上级关于本乡镇政府所属单位人员编制、机构设立、撤并及干部年报表、花名册永久3.5 乡镇工作计划、要点、总结、统计材料3.5.1 年度或年度以上的永久3.5.2 年度以下的10年3.6 乡镇政务会议,乡镇长办公会议记录、纪要永久3.7 乡镇关于国民经济、社会发展的方针、政策及有关规定、计划永久3.8 乡镇机关建设征用土地、基建计划、协议、许可证、竣工图等材料永久3.9 乡镇关于人事、文秘、档案、保密、安全管理工作总结、制度30年3.10 乡镇机关行政经费、房屋财产管理文件、表册30年3.11 上级机关及本乡镇关于干部调配、考核、职称评聘、学历、工龄、调资、晋级、离休、退休、招工、招干、复转军人安置的报告、批复、介绍信存根永久3.12 乡镇及上级政府关于基层政协建设、行政区划、地名管理的意见、方案、决定、批复永久3.13 乡镇关于优抚、救灾救济、社会福利、养老保险、残疾人工作的通知、报告、表册30年3.14 乡镇关于法制建设、社会治安综合治理的计划、总结及突发性事故处理的决定、报告、统计表30年3.15 乡镇机关房产、土地所有权和使用权的证书、合同、协议等材料永久3.16 乡镇与有关单位签订的合同、协议3.16.1 涉及人事、关系民生、资金数额大的永久3.16.2 一般事务性的10年3.17 上级领导检查、视察本乡镇工作时形成的文件材料3.17.1 市级及以上领导检查、视察形成的永久3.17.2 市级以下领导检查、视察并解决重要问题形成的永久3.17.3 市级以下领导一些般性工作检查、视察形成的30年3.17.4 乡镇工作汇报材料30年3.18 上级一般工作人员检查乡镇工作并解决重要问题形成的以及乡镇工作汇报文件材料30年3.19 乡镇接待上级人员工作的计划、方案3.19.1 县级及县级以上的30年3.19.2 县级以下的10年3.20 乡镇机关财务预算30年3.21 乡镇机关物资(办公设备及用品、交通设备等)采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件材料,机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料30年3.22 乡镇国有资产登记、统计、核查清算、交接等文件材料3.22.1 规模、数量、价值大的永久3.22.2 价值小的10年3.23 乡镇职工承租、购置本单位住房的合同、协议和有关手续永久3.24 乡镇职工住房分配、出售的规定、方案、细则,职工住房情况统计、调查表、职工住房申请30年3.25 乡镇行政管理工作制度、程序、规定等文件材料永久3.26 乡镇执法检查情况汇总、通报,整改通知等永久3.27 乡镇关于固定资产投资、科技计划等项目的审批(核准)、管理、验收(评估)等文件材料永久3.28 乡镇关于不动产、自然资源的所有权、使用权确认的文件材料永久3.29 乡镇关于许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料3.29.1 20年(含)以上有效或未注明有效期的永久3.29.2 20年以下有效的30年3.30 乡镇关于行政管理工作中形成的备案文件材料10年3.31 行政处分的文件材料3.31.1 警告以上永久3.31.2 警告30年3.32 行政处罚、复议、国家赔偿等工作中形成的文件材料3.32.1 关系民生的永久3.32.2 一般事务的30年3.33 乡镇政府收发文登记簿、电话记录10年3.34 乡镇政府召开的街道、村组、机关干部例会记录30年3.35 乡镇编辑、编写的材料3.35.1 大事记、组织沿革等永久3.35.2 简报、情况反映、工作信息等10年3.36 乡镇的长远规划,与上级签订的主要经济工作责任书永久3.37 乡镇印发的事务性文件和便函存根10年3.38 上级颁发的并要贯彻执行的行政事务性文件材料10年3.39 同级机关制发的并要贯彻执行的行政事务性的文件材料10年3.40 下级报送行政事务方面的年度工作计划、总结、报表、重要的典型材料10年4、科教文卫类4.1 乡镇人口年报表及计生年度报表永久4.2 乡镇关于人口计划、计生指标下达的通知永久4.3 乡镇政府与上级签订的计划生育责任书,关于计划生育工作的请示、与村居委会签订的责任书30年4.4 乡镇有关计划生育的季度、月报表10年4.5 乡镇关于科技、医疗卫生、计划生育、广播电视、文化、教育体育工作文件材料4.5.1 方针、政策性的永久4.5.2 基础性、技术性的30年4.5.3 一般事务性的10年4.6 乡镇学校布点,教师招录、使用文件材料永久4.7 上级颁发的针对本乡镇有关科技、计划生育、医疗卫生、文教体育工作文件材料4.7.1 方针、政策性的30年4.7.2 计划、指标分配的30年4.7.3 技术性的10年4.8 同级制发的并要贯彻执行的有关科技、计划生育、医疗卫生、文教体育、合作医疗工作文件材料10年4.9 各村居的报送的年度科技、计划生育、医疗卫生、文教体育工作的计划、总结、报表10年5、工交财贸类5.1 乡镇关于工业、交通、通讯、电力建设、城建环保、请示、批复及图纸、照片永久5.2 乡镇关于工业、道路交通、城镇建设的技术性、事务性的文件材料30年5.3 乡镇关于工业、企业新建项目的可行性报告、立项建议书及上级的批复永久5.4 乡镇关于工业、交通、环保、城建的统计年报永久5.5 乡镇关于地质测绘、矿藏资源的调查报告、图纸永久5.6 乡镇与企业签订的责任书及年终考核兑现方案30年5.7 乡镇财源建设规划、财政、税收任务下达,年度财政预决算报表永久5.8 上级及本乡(乡镇)关于减免税的请示、报告、批复30年5.9 乡镇关于工业、交通、财税、贸易、通讯、电力建设及城乡环保、村乡镇建设工作文件材料5.9.1 方针、政策性的永久5.9.2 技术性的30年5.9.3 事务性的10年5.10 乡镇关于财源建设、增收节支、审计工作的通知30年5.11 乡镇有关财、税、物的检查、市场建设与管理、活跃市场经济的通知、统计表30年5.12 乡镇关于财政税收、市场物价等事务性的文件材料10年5.13 乡镇农副产品收购、农资供应的决定、通知、统计表30年。

乡镇档案工作办法

乡镇档案工作办法乡镇档案工作办法第一章总则第一条为健全和加强乡镇档案工作，更好地为乡镇工作和农民服务，根据《中华人民共和国档案法》及国家有关法律规定，结合乡镇实际情况，制定本办法。

第二条乡镇档案是指乡镇党委、政府、人大主席团、社会团体(以下简称乡镇机关)、企业事业单位在工作、业务活动中直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条乡镇档案工作即乡镇档案工作行政管理和档案管理，是乡镇党委、政府工作必不可少的环节，是乡镇建设的一项重要基础工作。

乡镇党委、人民政府应切实加强领导，把档案工作列入乡镇工作计划和发展规划，纳入分管领导目标管理责任制，切实解决档案库房、设备和工作人员等实际问题。

第四条乡镇档案工作在上级档案行政管理部门监督、指导下，实行统筹规划、分别管理，维护档案的完整与，便于乡镇机关、企业事业单位和农民等方面利用的原则。

第五条乡镇档案部门所需经费列入乡镇财政预算。

第二章机构、人员及其职责第六条乡镇档案部门是乡镇党委和人民政府的职能部门，主管全乡镇档案工作，对全乡镇档案工作实行规划、协调、监督和指导;管理本乡镇机关的档案。

(一)贯彻上级党委、政府及档案行政管理部门有关档案工作的方针、政策和工作规划、部署;执行档案工作的`法律、规章和技术标准;(二)对乡镇所属企业、事业单位及村民委员会的档案工作进行监督和指导;(三)掌握所辖范围档案工作情况，向县(市)档案行政管理部门报送档案工作基本情况统计表和案卷目录;(四)集中管理本乡镇机关档案;(五)对乡镇机关文件材料的收集、整理、立卷、归档等工作进行指导和监督;(六)收集与档案有关的资料;(七)根据自愿和可能代管直属企业、事业单位及村民委员会具有永久、长期保存价值的档案;(八)开发档案信息资源，提供档案利用。

第七条加强乡镇机关综合档案室的工作，有条件的乡镇可建立乡镇档案馆，接收、保管乡镇直属机关单位永久、长期档案，按规定逐步开放档案，为社会各方面和农民提供档案资料利用。

年全镇档案工作计划

年全镇档案工作计划引言在新的一年里，全镇档案工作将以服务大局、服务社会、服务群众为核心目标，全面提升档案管理水平，推动档案事业的创新发展。

为此，特制定以下档案工作计划，以确保全年档案工作有序、高效、安全地推进。

一、工作目标设定本年度全镇档案工作的总体目标是实现档案工作的规范化、信息化、高效化和安全化。

具体目标包括：完善档案管理制度，确保档案工作有章可循、有规可依。

推动档案数字化管理进程，提高档案利用效率。

加强档案安全保护工作，确保档案安全无虞。

提升档案管理人员业务素质，打造专业、高效的档案管理队伍。

加大档案法规宣传力度，提高全社会对档案工作的认识和重视程度。

二、档案整理与分类对全镇档案进行全面梳理和整理，确保档案分类清晰、归档准确。

根据档案的重要性和利用频率，制定合理的档案存储和保管策略。

加强对新生成档案的管理，确保及时归档、分类和保存。

三、档案数字化管理推进档案数字化管理系统的建设和完善，实现档案数字化存储、检索和利用。

制定档案数字化管理规范，明确数字化标准、操作流程和安全要求。

开展档案数字化培训，提高档案管理人员的数字化操作能力和水平。

四、档案利用与服务建立完善的档案利用制度，规范档案利用流程，提高档案利用效率。

拓宽档案服务领域，为政府决策、企业发展和社会公众提供多样化、个性化的档案服务。

加强与其他档案机构的合作与交流，实现档案资源共享和优势互补。

五、档案安全保护建立健全档案安全保护制度，完善档案防火、防盗、防虫等措施。

定期开展档案安全检查，及时发现和排除安全隐患。

加强档案备份和容灾工作，确保档案数据安全可靠。

六、人员培训与素质提升制定档案管理培训计划，定期组织档案管理人员参加专业培训和学习。

鼓励档案管理人员自学和进修，提高业务水平和综合素质。

建立档案管理绩效考核机制，激励档案管理人员积极进取、不断创新。

七、档案法规宣传加大档案法规宣传力度，提高全社会对档案法规的认识和重视程度。

通过举办讲座、展览、宣传栏等多种形式，普及档案法规和档案知识。

乡镇档案工作计划

乡镇档案工作计划工作目标1.完善乡镇档案管理体系构建一套完善、高效的乡镇档案管理体系，实现档案的规范化、科学化、信息化管理。

对档案的收集、整理、保管、利用等各个环节进行细致规划，确保档案的安全与完整。

2.提高档案利用效率提升档案的利用效率，让档案真正服务于乡镇的各项决策和管理工作。

通过优化档案检索系统，加强档案信息化建设，实现档案的快速检索和高效利用。

3.加强档案队伍建设培养一支专业、高效、有责任心的档案管理队伍，提高档案管理人员的业务能力和服务水平。

定期组织培训和学习，确保档案管理人员能够跟上时代的步伐，不断提升自身素质。

工作任务1.开展档案清理工作对现有的乡镇档案进行全面的清理，对档案的完整性、准确性进行审核。

对丢失、损坏的档案进行补救，对重复、无效的档案进行清理，确保档案的质量。

2.推进档案数字化工作积极推进档案数字化进程，将纸质档案转化为电子档案，提高档案的保存和利用效率。

同时，加强档案信息检索系统的建设，实现档案的信息化管理。

3.加强档案安全保护工作加强对档案的安全保护，制定严格的档案管理制度和保密措施，防止档案的丢失、损坏和泄露。

同时，定期对档案进行检查和维护，确保档案的安全与完整。

任务措施1.开展档案清理工作对现有的乡镇档案进行全面的清理，对档案的完整性、准确性进行审核。

成立专门的档案清理小组，制定详细的清理计划和流程，明确各个环节的责任人。

对丢失、损坏的档案进行补救，对重复、无效的档案进行清理，确保档案的质量。

2.推进档案数字化工作积极推进档案数字化进程，将纸质档案转化为电子档案，提高档案的保存和利用效率。

成立专门的档案数字化小组，选择合适的数字化设备和软件，对档案进行扫描和数字化处理。

同时，加强档案信息检索系统的建设，实现档案的信息化管理。

3.加强档案安全保护工作加强对档案的安全保护，制定严格的档案管理制度和保密措施，防止档案的丢失、损坏和泄露。

对档案管理人员进行安全培训，提高他们的安全意识和服务水平。

学校归档文件整理细则

学校归档文件整理细则第一条为了适应档案管理现代化的需要，规范归档文件的整理，根据档案行业标准DA/T22-2000《归档文件整理规则》，结合我校实际，制定本细则。

第二条归档文件的定义。

归档文件是指本校在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

第三条件的确定。

件是归档文件的整理单位。

一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件，同保管期限与同密级的一事有多份文件（或多个单位、或多人）的组成一件，并建立件内目录。

顺序号：以文件排列先后顺序填写的序号。

文号：文件制发机关的发文字号。

责任者：指制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。

题名：即文件标题，一般应照实抄录。

没有文件标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“[]”号。

日期：指文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如20120526。

页号：件内文件起止之页的编号。

文件中有图文的页面为一页。

页码统一用铅笔编写，正面编写在文件材料的右下角，反面编写在文件材料的左下角。

备注：注释归档文件需要说明的情况。

第四条归档文件的整理原则。

归档文件的整理要遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

第五条归档文件的质量要求（一）归档文件应归原件，若无原件，则可归一份复印件（复印件上要加盖制发单位红章）。

（二）归档文件应齐全完整，已破损的文件应予以修整，字迹模糊或易褪变的文件应及时予以复制。

（三）整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

（四）文件材料的形成时间（年月日）、签字、盖章等手续必须齐全。

第六条归档文件年度的划分。

分年度时，一般来说应以文件签发日期（即落款日期）为准，据以断定文件所属年度。

此外，划分年度时应注意：（一）文件有多个时间特征。

对于计划、规划、总结、预决算、统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期（即落款日期）判定文件所属年度。