新奥集团员工人事档案管理办法

新奥集团员工人事档案管理办法

（试行）

1 总则

1.1 为加强集团员工人事档案管理工作，有效地保护和利用人事档案，充分发挥档案的作用，根据国家《档案法》及相关法规，结合我集团实际情况，制订本办法。

1.2 员工人事档案是记载集团员工个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料，是历史地、全面地考察了解和正确使用员工的重要依据。员工人事档案的管理工作，是集团人力资源管理工作的重要组成部分。

1.3本管理办法适用于集团公司及各成员企业。

2 管理权限

2.1 员工人事档案由集团公司人力资源部和各成员企业人力资源管理部门分级统一管理。

2.2 集团公司各部门人员及外派人员的人事档案由集团公司人力资源部管理。

2.3各成员企业的员工人事档案由本单位人力资源管理部门指定专人负责管理。

2.4集团公司人力资源部负责指导、监督成员企业进行员工人事档案管理工作。

3 档案管理人员工作职责

3.1 收集、鉴别、整理和保管员工人事档案材料。

3.2 登记有关员工人事变动情况。

3.3 为集团的管理决策部门提供有关员工人事方面的基本信息。3.4 做好人事档案的安全、保密及保护工作。

3.5 办理人事档案的查阅、借阅和转递工作。

4 档案材料的分类

每位员工自录用之日起即应为其建立员工人事档案，其中包括以下各类材料：

4.1 履历材料、自传材料。

4.2 鉴定、考核、考察材料。

4.3 学历和评聘专业技术职务材料，包括毕业证书、学位证书复印件、学绩、培训结业成绩和评聘专业技术职务、考绩、审批材料等。

4.4 参加中国共产党、共青团、民主党派的材料及政治历史情况的审查材料，包括甄别、复查材料和依据材料，党籍、参加工作时间等问题的审查材料。

4.5 奖励材料（包括科学技术、业务奖励及其他奖励）。

4.6 处分材料（包括甄别、复查材料，免予处分的处理意见）。4.7 录用（包括劳动合同书）、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退（离）休、退职材料及各种代表会议登记表等材料。

4.8其它可供组织参考的材料。

5 档案材料的收集、鉴别与归档

5.1对接收员工原单位转递而来的人事档案材料内容，一概不得加以删除或销毁，不得擅自向外扩散。

5.2 人事档案管理人员须通过有关部门及时全面收集员工工作中新形成的反映员工德、能、勤、绩等方面的材料，充实档案内容。

5.3 人事档案管理人员要在形成人事材料后的一个月内，按要求将其归入员工人事档案。

5.4 对收集的材料，必须进行认真鉴别。属于归档的材料应真实，完整齐全，文字清楚，对象明确，手续完备，需经主管部门审查盖章或本人签字的，必须盖章签字后方能归入人事档案。不属于归档范围的材料，不得擅自归档，经过鉴别可分情况予以处理。凡销毁材料，必须详细登记，并报请本单位主管负责人审查批准，指定专人监销。

5.5 对伪造材料，涂改档案内容的，一经发现，要清除伪造、涂改材料，对当事人要严格查处。

5.6 归入员工档案的材料，应按照国家规定的立卷标准进行整理。

5.7人事档案材料，统一使用16开规格的办公用纸或表格书写。

文字必须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、碳素墨水、墨汁书写，除电传材料需复印存档外，一般不得用复印件代替原件存档。

5.8员工人事档案归档按部门、姓氏笔划顺序排列，每个员工档案夹（或档案袋）清楚标明姓名，以便查找。

6 档案的保管与维护

6.1 员工人事档案的管理，既要贯彻执行国家颁布的安全保密制度，又要便于查找利用，使档案的保管严密、科学。

6.2 档案库房必须坚固适用，配置铁质的档案柜。库房内应设置空调、去湿、灭火等设备。

6.3 库房的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施和安全措施要经常检查，要保持库房的清洁和库内适宜的温度和湿度。

6.4 要建立员工人事档案名册，每年全面检查核对一次档案，发现问题及时解决。

6.5 档案库房、阅档室和档案人员办公室原则上应做到三室分开；各成员企业要做到库房、档案人员办公室（包括阅档室）二室分开。

6.6 严禁任何个人私自保存他人档案。对利用档案材料营私舞弊的，要予以严肃处理。对违犯《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》的，要依法处理。

7 档案的提供利用

7.1 因工作需要查阅人事档案的部门须填写《查阅员工档案审批表》，办理审批手续；不得只凭调查证明材料、介绍信查阅员工人事档案。

7.2 人事档案管理部门根据实际情况，确定是否提供和提供什么材料。

7.3 员工人事档案一般不外借。必须借出使用时，要说明理由，经过主管部门负责人批准，并严格履行登记手续，借阅期限不得超过一星期，不得擅自转借他人。

7.4 任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。

7.5 查阅档案，必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈

划、抽取、撤换档案材料，查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容，违犯者应视情节轻重，予以批评教育直至纪律处分。属于假公济私者，按违犯《档案法》处理。

7.6 借用、查阅档案的单位或个人，不得擅自摘抄、复制（拍摄）档案内容。因工作需要从档案中取证的，必须经人事档案主管部门负责人审查批准后才能摘抄、复制。

8 档案的转递

8.1 员工工作调动及时转递档案。

8.2 人事档案应通过机要交通转递或派专人送取，不准交由员工本人自带。

8.3转出的档案必须齐全，符合整理要求，不得扣留材料或分批转出，否则，接收单位拒绝接收。

8.4 转递档案必须按统一规定的《员工档案转递通知单》的项目详细登记，严格包装，加盖密封章。

8.5 接收单位收到档案核对无误后，将回执签名盖章立即退回。逾期一个月未退回执者，转出单位应马上写信催问，以防丢失。

8.6对离职人员档案,原则上是转递到离职人员新接收单位或当地

人才交流中心。

9 附则

本办法自2001年7月25日起执行。解释权归人力资源部与集团办公室。

附件： 1.《查(借)阅员工档案审批表》

2．《档案转递通知单》