档案学基础理论

档案管理专题讲座

----档案学基础理论与人事档案管理

♦主要参考教材：

♦李洪合赵爱国主编：《新编档案管理概论》

♦中央文史出版社2011年版

♦王云庆编著：《现代档案管理学》

♦青岛出版社2013年版

♦冯惠玲张辑哲主编：《档案学概论》第二版

♦中国人民大学出版社2008年版

♦陈智为邓绍兴编著：《档案管理学》第三版

♦中国人民大学出版社2008年版

♦华林编著：《档案管理学新论》

♦中国社科出版社2010年版

♦序言档案的起源与发展

♦第一讲档案的价值与作用

♦第二讲档案管理工作基本内容

♦第三讲档案管理理论—传统与创新

♦第四讲新型档案机构

♦第五讲人事档案管理的问题与对策

序言档案的起源与发展

♦第一讲档案的价值与作用

一、档案与文件的关系

二、档案的价值形态

三、档案的积极作用构成

四、实现档案价值的规律性

一、档案与文件的关系

1、什么是文件？文件是国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。

2、什么是档案？档案是国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、音像等不同形式的历史记录。（档案是社会组织或个人在社会实践活动中直接形成的具有清晰、确定的原始记录作用的固化信息。）

3、二者关系：档案是经过人们有意识地挑选、整理和归档工作，集中保存起来的文件。文件转化成为档案是有条件的。

二档案的价值形态

档案的价值：是指档案对社会存在和发展所具有的有用性和有益性。

档案的作用通常是指档案对人们所从事的社会实践活动的影响。“但价值具有较高的抽象性，作用则是比较具体的。”

价值形态就是档案价值的具体表现形式。

主要包括：

（一）凭证价值和情报价值

1、凭证价值的概念：档案是历史的真凭实据，它的这种特性，构成了档案的基本价值之一——凭证价值。

档案为什么具有凭证价值？

（1）从它的形成过程来看

（2）从它的形成结果来看

2、档案情报价值的概念：档案是事实、知识和经验的记录，它的这种可靠的广泛的可资参考的特征，构成了它的基本价值之一——情报价值。

（二）现实价值和长远价值

1、档案的现实价值：又称现行价值，是指档案对现实的社会实践活动所具有的有用性。

2、档案的长远价值：是指档案价值的时效性可扩展到遥远的未来，在相当长的时间中能满足社会各方面利用者需要的性质。

（三）第一价值和第二价值

1、档案的第一价值：是指档案对于其形成者所具有的价值，其价值主体是档案形成者。

2、档案的第二价值：是指档案对社会即除档案形成者之外的其他利用者所具有的价值，其价值主体是社会利用者。

♦三档案的积极作用构成

（一）行政作用

档案对各种机构和社会组织行使职能、从事管理活动所具有的广泛的凭证和参考作用。这种作用又称“资治作用”或“行政作用”。

（二）业务作用

档案记载了各行各业的运营、发展的有关情况、成果、经验和教训，是以往业务活动的记录和继续开展业务活动的条件，它的这种凭证和参考作用，就是其业务作用

（三）文化作用

是指档案是人类所创造的一种宝贵的精神文化财富，以及对于人类社会文化的积累、传播、发展与进步所发挥的各种作用。

（四）法律作用

是指档案在解决争端、处理案件等活动中所发挥的证据作用。

（五）教育作用

档案是进行宣传教育的生动素材，它以和其独特的历史性、直观性和原始性见长。它的这种作用大多是通过展览的形式发挥出来的。

♦四实现档案价值的规律与条件

（一）档案价值的扩展律

1、由于主体扩展而导致档案的价值扩展

造成档案价值主体扩展的原因：

第一，档案作用从形成机关扩展到全社会。

第二，档案机密程度的递减。

2、由于档案作用性质的变化而导致价值扩展

——政治作用向文化作用过渡。

（二）档案价值的时效律

档案价值的时效性是指档案对社会的有用性是有时限的，某些档案在一定时期内对利用

者有价值，超过这个时间限制后则降低或丧失了价值。这一规律可称为档案价值的时效律。

主要表现在两个方面：

1、档案与利用者需求之间关系的时效性。

2、档案价值形态的时效性。档案的各种作用是在不同的时段表现出来的。

（三）实现档案价值的条件性

1、社会环境；

2、社会档案意识；

3、档案管理水平。

第二讲档案管理工作基本内容

档案管理的地位与作用

档案管理的（现状）对象与任务

档案管理工作的内容可划分为以下两个基本方面：

（一）档案的实体管理

包括收集、整理、保管、鉴定

（二）档案内容信息的开发利用

包括检索、提供利用、编研

●统计登记具有双重性质

♦档案实体管理与档案内容信息开发利用的关系

♦第三讲档案管理理论—传统与创新

♦一、来源原则与全宗理论

♦二、文件生命周期理论

♦三、档案价值鉴定与利用理论

♦四、其他可资参考的档案管理理论

文档一体化管理理论

档案的物理管理与逻辑管理理论

前端控制理论

全程管理理论

♦一、来源原则与全宗理论

1、来源原则含义：是指档案馆按照档案的来源进行整理和分类，要求保持同一来源的档案不可分散、不同来源的档案不得混淆的整理原则。

2、来源原则的形成与发展过程

起源——法国的尊重全宗原则

形成——德国的登记室原则

理论论证——荷兰手册的贡献

普遍认可——布鲁塞尔大会

灵活运用——英国和美国的“组合”思想

修正——德国的自由来源原则

丰富和发展——苏联和我国的全宗理论

3、来源原则的基本内容

尊重来源

档案馆首先应按来源标准整理档案，保持档案与其形成者之间的来源联系。

尊重全宗的完整性