实验项目09 会计档案的装订与保管 20101214
会计档案的整理与保管实验报告
会计档案的整理与保管实验报告一、实验目的1. 学习会计档案整理与保管的相关知识；2. 掌握会计档案整理与保管的方法和技巧；3. 了解会计档案的重要性及保护措施。
二、实验原理会计档案是企业经营管理的记录。
档案的整理与保管是企业会计工作中非常重要的一个环节，对于保护企业经济利益、归档记载、片面调查、统计决策等有着非常重要的作用。
合适的整理与保管方法能够保证会计档案的完好性，使得企业的会计档案管理系统化。
1. 会计档案的整理会计档案的整理是指将公司的日常会计资料按照一定的时间顺序、内容结构进行搜集、归档、编制，使其综合反映公司会计核算信息的流程。
档案的整理应该指导以下几点：①会计档案的按照时间顺序放置。
②将同一项业务内容的相关材料进行分类，存放在一起。
③在档案顶部或其他显著的地方加上编号和标签，便于查阅。
④通过建立档案日志，记录每次出入档案的细节，加强对档案流向的管控。
2. 会计档案的保管会计档案的保管是指根据会计法规及档案馆的标准，对持续记录的会计资料物品进行妥善保护和管理。
保管的目的主要是为了：①防止档案遗失或损毁，造成不良经济损失；②保密重要的会计资料；③促进行政管理和经济调查。
保管的准则与方法应履行以下原则：①安全：保管环境要具有足够的安全能力，如防盗，防火等。
②顺序：档案由时间、领域、文件号等方式加以标识，在加强档案柜关闭和标识上注重顺序。
③整洁：档案内容的放置、展示及移动时应避免造成损坏，有较强的整洁性。
④应用：档案应用于重大决策、调查时，必需遵从程序，将档案保护好。
三、实验步骤1. 认真梳理会计档案将公司的会计档案按照时间顺序分类整理，将同一类别的单据放在一起，按照规定的格式编写档案号，将档案号贴在文件夹上。
2. 建立会计档案日志建立会计档案日志，每次出入档案，都需要记录具体细节，加强对档案流程的管控，提高会计档案管理的效率。
3. 操作档案柜将整理好的档案放入档案柜中，将柜门关好，注意档案柜的防盗、防火等安全措施。
会计档案的装订及保管
《会计档案管理办法》规定，会计档案的保管期限分为永久、定期两类， 定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。
《中华人民共和国档案法》规定，机关、团体、企业事业单位和其他组织 应当加强对档案的管理，为档案工作提供必要的条件和保障。
档案保管的制度建设
制定档案保管制 度的意义
档案保管制度的 主要内容
档案保管制度的 实施与监督
档案保管制度的 发展与完善
档案保管的安全与保密
档案库房的安全 管理：确保档案 库房的物理安全， 防止盗窃和破坏。
档案信息的保密： 对档案信息进行 加密处理，限制 访问权限，防止 信息泄露。
档案的备份与恢 复：定期对档案 进行备份，确保 档案数据的安全 可靠。
会计档案的复制与摘录
复制：会计档案的副本可作为审计、诉讼 等用途的证据
摘录：摘录会计档案中的重要信息，如摘 要、金额等，以便快速查阅和使用
会计档案的销毁程序
确定销毁范围：根据会计档案的保管期限和重要性，确定 需要销毁的档案范围
编制销毁清册：详细记录需要销毁的档案名称、编号、数 量、保管期限等信息
审批与授权：销毁清册需经过审批，并由授权人员执行销 毁工作
销毁方式：采用碎纸机、焚烧等方式进行销毁，确保档案 信息无法被恢复或泄露
监销与签字：销毁过程中需有专人进行监销，确保销毁工 作按照规定程序进行，并在销毁清册上签字确认
归档与备案：销毁工作完成后，需将销毁清册归档备案， 以便日后查证
销毁过程中的安全与环保
档案的销毁与销 毁方式：对过期 或不再需要的档 案进行销毁处理 ，确保其永久消 失。
会计档案的装订工作标准
会计档案的装订工作标准会计档案的装订主要包括会计凭证、会计账簿、会计报表及其他文字资料的装订。
1.会计凭证的装订。
一般每月装订一次，装订好的凭证按年分月妥善保管归档。
会计凭证装订前的准备工作：分类整理，按顺序排列，检查日数、编号是否齐全；按凭证汇总日期归集（如按上、中、下旬汇总归集）确定装订成册的本数；摘除凭证内的金属物（如订书钉、大头针、回形针），对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小，且要避开装订线，以便翻阅保持数字完整；整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因。
再检查附件有否漏缺，领料单、入库单、工资、奖金发放单是否随附齐全；记账凭证上有关人员（如财务主管、复核、记账、制单等）的印章是否齐全。
会计凭证装订时的要求：①用“三针引线法”装订，装订凭证应使用棉线，在左上角部位打上三个针眼，实行三眼一线打结，结扣应是活的，并放在凭证封皮的里面，装订时尽可能缩小所占部位，使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露面，以便于事后查阅；②凭证外面要加封面，封面纸用尚好的牛皮纸印制，封面规格略大于所附记账凭证；③装订凭证厚度一般1.5厘米，方可保证装订牢固，美观大方。
会计凭证装订后的注意事项：①每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章；②在封面上编好卷号，按编号顺序入柜，并要在显露处标明凭证种类编号，以便于调阅。
2.会计账簿的装订。
各种会计账簿年度结账后，除跨年使用的账簿外，其他账簿应按时整理立卷。
基本要求是：（1）账簿装订前，首先按账簿启用表的使用页数核对各个账户是否相符，账页数是否齐全，序号排列是否连续；然后按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录、该账簿按页数顺序排列的账页、会计账簿装订封底的顺序装订。
（2）活页账簿装订要求。
第一，保留已使用过的账页，将账页数填写齐全，去除空白页和撤掉账夹，用质好的牛皮纸做封面、封底，装订成册。
第二，多栏式活页账、三栏式活页账、数量金额式活页账等不得混装，应按同类业务、同类账页装订在一起。
会计档案装订要求
**-**-+**-+*■*-咲口***********会计档案的装订要求一、会计凭证的装订1、凭证的整理会计凭证登记完毕后，应将记账凭证连同所附的原始凭证或者原始凭证汇总表，按照编号顺序折叠整齐，准备装订。
会计凭证在装订之前，必须进行适当的整理，以便于装订。
会计凭证的整理主要是对记账凭证所附的原始凭证进行整理。
会计实务中收到的原始凭证纸张往往大小不一，因此，需要按照记账凭证的大小进行折叠或粘贴。
具体方法：⑴、对面积大于记账凭证的原始凭证采用折叠的方法，按照记账凭证的面积尺寸，将原始凭证先自右向左，再自下向上两次折叠。
折叠时应注意将凭证的左上角或左侧面空出，以便于装订后的展开查阅。
⑵、对于纸张面积过小的原始凭证，则采用粘贴的方法，即按一定次序和类别将原始凭证粘贴在一张与记账凭证大小相同的白纸上。
粘贴时要注意，应尽量将同类同金额的单据粘在一起；如果是板状票证，可以将票面票底轻轻撕开，厚纸板弃之不用。
粘贴完成后，应在白纸一旁注明原始凭证的张数和合计金额。
⑶、对于纸张面积略小于记账凭证的原始凭证，则可以用回形针或大头针别在记账凭证后面，待装订凭证时，抽去回形针或大头针。
⑷、对于数量过多的原始凭证，如工资结算表、领料单等，可以单独装订保管，但应在封面上注明原始凭证的张数、金额，所属记账凭证的日期、编号、种类。
封面应一式两份，一份作为原始凭证装订成册的封面，封面上注明“附件”字样，另一份附在记账凭证的后面，同时在记账凭证上注明“附件另订”，以备查考。
⑸、此外，各种经济合同、存出保证金收据以及文件等重要原始凭证，应当另编目录，单独登记保管，并在有关的记账凭证和原始凭证上相互注明日期和编号。
2、凭证的装订凭证装订是指将整理完毕的会计凭证加上封面和封底，装订成册，并在装订线上加贴封签的一系列工作。
会计凭证不得跨月装订。
记账凭证少的，可以一个月装订一本; 一个月内凭证数量较多的，可装订成若干册。
并在凭证封面上注明本月总计册数和本册数。
最新会计实务教案——会计档案的装订与保管
项目理论内容（1学时）知识点一：会计人员的相关规定1.会计人员的任职资格1）会计人员从业资格必须取得会计从业资格证书，简称会计证。
2）会计机构负责人、会计主管人员的任职资格3）总会计师的任职资格2.会计专业职务1）初级会计师。
2）会计师（中级职称）。
3）高级会计师。
3.会计人员的职责1）进行会计核算2)实行会计监督3）拟定本单位办理会计事务的具体办法4）参与拟定经济计划、业务计划、编制预算和财务计划，并考核分析其执行情况5）办理其他会计事项知识点二：会计工作组织及会计法体系1.会计工作的组织方式会计工作的组织方式与企业规模大小、会计机构设置和会计人员的配备有关，以企业为例，一般有集中核算和分散核算两种方式2.会计工作岗位的设置综合组、财务组、工资核算组、固定资产核算组、材料核算组、成本费用核算组、销售和利润核算组、资金组3.会计法体系以《中华人民共和国会计法》(以下简称《会计法》)为中心形成的较为完备的会计法规体系。
包括《会计法》、《会计准则》、《企业会计制度》等会计核算方面法规制度。
知识点三：会计档案的管理1.会计档案的重要作用:1）是总结经验、揭露责任事故、打击经济领域犯罪、分析和判断事故原因的重要依据和证据；2）有助于各单位进行经济前景的预测、进行经营决策、编制财务、成本计划；3）利用会计档案资料，可以为解决经济纠纷，处理遗留的经济事务提供依据。
2.会计档案的保管期限永久定期：3年、5年、10年、15年、25年五类。
3.会计档案的归档和保管会计档案应由会计部门负责整理立卷或装订成册。
当年的会计档案在会计年度终了后，可暂时由会计部门保管1年，然后编造清册移交本单位的档案部门保管。
4.会计档案的的借阅会计档案为本单位提供使用，原则上不得借出，有特殊需要须经上级主管单位或单位领导、会计主管人员批准。
只能复印，不能借阅原件。
5.会计档案的销毁保管期满的会计档案，需要销毁时，由本单位档案部门提出销毁意见，与财会部门共同鉴定、审查，编制会计档案销毁清册。
会计档案的装订工作标准
会计档案的装订工作标准会计档案的装订主要包括会计凭证、会计账簿、会计报表及其他文字资料的装订。
1.会计凭证的装订。
一般每月装订一次，装订好的凭证按年分月妥善保管归档。
会计凭证装订前的准备工作：分类整理，按顺序排列，检查日数、编号是否齐全；按凭证汇总日期归集（如按上、中、下旬汇总归集）确定装订成册的本数；摘除凭证内的金属物（如订书钉、大头针、回形针），对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小，且要避开装订线，以便翻阅保持数字完整；整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因。
再检查附件有否漏缺，领料单、入库单、工资、奖金发放单是否随附齐全；记账凭证上有关人员（如财务主管、复核、记账、制单等）的印章是否齐全。
会计凭证装订时的要求：①用“三针引线法”装订，装订凭证应使用棉线，在左上角部位打上三个针眼，实行三眼一线打结，结扣应是活的，并放在凭证封皮的里面，装订时尽可能缩小所占部位，使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露面，以便于事后查阅；②凭证外面要加封面，封面纸用尚好的牛皮纸印制，封面规格略大于所附记账凭证；③装订凭证厚度一般1.5厘米，方可保证装订牢固，美观大方。
会计凭证装订后的注意事项：①每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章；②在封面上编好卷号，按编号顺序入柜，并要在显露处标明凭证种类编号，以便于调阅。
2.会计账簿的装订。
各种会计账簿年度结账后，除跨年使用的账簿外，其他账簿应按时整理立卷。
基本要求是：（1）账簿装订前，首先按账簿启用表的使用页数核对各个账户是否相符，账页数是否齐全，序号排列是否连续；然后按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录、该账簿按页数顺序排列的账页、会计账簿装订封底的顺序装订。
（2）活页账簿装订要求。
第一，保留已使用过的账页，将账页数填写齐全，去除空白页和撤掉账夹，用质好的牛皮纸做封面、封底，装订成册。
第二，多栏式活页账、三栏式活页账、数量金额式活页账等不得混装，应按同类业务、同类账页装订在一起。
会计档案的装订
会计档案的装订一、会计凭证的装订要求（一）凭证按日装订。
1、一般情况下一个营业机构一天的凭证装订成一册传票；2、如果一天凭证过多的可分若干册装订，过少的可将同一月份若干日（一般不超过10个工作日）的凭证合并装订（用封面隔开），但须按日期序时排列。
用封面隔开时，每天的封面也应进行统计，最后再做一个汇总封面。
注意：不同月份的会计凭证不能装订在一册内（二）按柜员顺序排列一天的传票中，柜员按先库柜员后其他柜员排列，其他柜员按柜员号从小到大排列。
网点汇总记账凭证排列所有柜员传票的后面，按凭证号码从小到大顺序排列。
（三）同一柜员的会计凭证按流水号从小到大顺序排列。
(四)加编顺序号，也就是说的卡号卡号的作用在于，一是表明本册传票共多少张，二是可以和封面填写的凭证、原始凭证及附件张数进行核对。
（五）必须加装统一规格的传票封面，封皮和封底1、传票封面应规范填写。
凭证日期要填全，如从某日到某日，即使一册传票只装订了一天的凭证，也应填写为从某日到某日。
2、保管编号从年初开始到本册的编号，如果一天凭证装订两册以上，则该两册传票顺序编号，不能编成相同号或相同号“-1”“-2”区别。
3、分册装订的必须注明“第几册、共几册”要素。
4、共几册指的是本日传票共几册，第几册指的是本册传票在本日本次的排号。
5、如一天的凭证装订了三本传票，则第一本应填写为“第一册、共三册”，第二本应填写为“第二册、共三册”，第三本应填写为“第三册、共三册”。
二、账簿的装订要求（一）总账按月打印，按月装订。
（二）分户账按月打印，按月装订，账页过多的可分若干本装订，账页过少的营业机构可采用按季或按年的方法装订，排列顺序以账号从小到大排列。
（三）装订成册的账页，在装订处加封，登记账簿封面，注明账簿名称、年度及编号，由装订人员和会计主管人员在加封处盖章，登记《会计档案保管登记簿》入库（柜）保管。
（四）手工登记簿1、连续使用、永久保管的登记簿以一本使用完了为立卷装订时间，封面注明**年**月**日至**年**月**日。
会计凭证的装订与保管
会计凭证的装订与保管一、概念解释根据财政部《会计基础工作规范》第五十五条的规定，记账凭证登记完毕后，应当按照分类和编号顺序进行保管，不得散乱或丢失。
为此，必须对会计凭证进行装订，对于记账凭证，应当连同所附的原始凭证或者原始凭证汇总表，按照编号顺序，折叠整齐；按期装订成册，加具封面，在封面上编好卷号，并在明显处标明凭证种类编号，由装订人在装订线封签处签名或者盖章；最后按编号顺序入柜，以便调阅。
二、业务要点1.装订前的准备工作会计凭证装订前，应做好相关的准备工作，即对会计凭证进行排序、粘贴和折叠。
具体如图3-3所示。
2．会计凭证的保管会计凭证是重要的会计档案和经济资料，每个企业都要建立保管制度，对其进行妥善保管。
对各种会计凭证要分门别类、按照编号顺序进行整理并装订成册。
封面上须有会计凭证的名称、起讫号、时间以及有关人员的签章。
对于会计凭证，应妥善保管，存保管期间，会计凭证不得外借; 对于超过规定期限（一般是15年）的会计凭证，要严格依照有关程序进行销毁；对于需永久保留的有关会计凭证，不得销毁。
(1)传递会计凭证的传递是指会计凭证从编制时起到归档时止，在企业内部各有关部门及人员之间的传递程序和传递时间。
为了使会计凭证能够及时地反映各项经济业务、提供会计信息、发挥会计监督的作用，必须正确、及时地进行会计凭证的传递，不得积压。
《会计基础工作规范》第五十四条规定：各企业会计凭证的传递程序应当科学、合理，具体办法由各企业根据会汁业务需要自行规定。
正确组织会计凭证的传递，对及时处理和登记经济业务、明确经济责任以及实行会计监督具有重要的作用。
从某种意义上说，会计凭证的传递在企业内部经营管理的各环节中起着协调和组织的作用。
会计凭证传递程序是企业管理规章制度的重要组成部分，其主要作用有以下两点。
①有利于完善经济责任制度。
经济业务的发生、完成及记录是由若干责任人共同负责、分工完成的。
会计凭证作为记录经济业务、明确经济责任的书而证明，体现了经济责任制度的执行情况。
装订和保管会计凭证-PPT模板
（二）会计凭证定期装订成册
会计凭证装订成册后，应将其放入凭证档案盒内，以方便保存。
第6页
（三）会计凭证封面的填写
第7页
应注明单位名称、凭证种类、凭证张数起止号数、年度、月份、会计主管人员、装订人 员等有关事项，会计主管和保管人员应在封面上签章。
会计凭证封面
单位 名称：
日期 ：自 年 月 日起 至 年 月 日止
原原原原原原原
金额： 单据： 张
装 订 线
（一）会计凭证的整理
第4页
（二）会计凭证定期装订成册
第5页
对于整理完毕的会计凭证，应加具封面、封底，装订成册，并在装订线上加贴封签。会 计凭证装订一般采用“角订法”，用包角纸装订。
“包角纸”为边长8 cm的正方形，对折为四块，剪掉右下角，左上角正方形中由左下角 至右上角画对角线，并与会计凭证的左上角对齐，然后用两点将对角线均分，在两点处将包 角纸和会计凭证一起打两个装订孔，穿入装订线绕两圈在封底打结，最后将包角纸左下角和 右上角两小块反折到会计凭证封底，粘在打好的结上，把结压在里面。
凭证 号数：自 号至 号 凭证 类别：
册数 ： 本月 共： 册 本册 是第 册
原始 凭证、汇总 凭证张 数：共
张
全宗 号：
目录 号：
案卷 号：
会计：
复核：
装订 人：
年 月 日装订
（三）会计凭证贴封条，防止抽换凭证。 原始凭证不得外借，其他单位如有特殊原因确实需要使用时，经本单位领导同意后可以复制。 但应在专设的登记簿上登记，并由提供人员和收取人员共同签名，并盖章。
会计档案的保管期限分为永久、定期两类。 会计凭证的保管期限为30年。保管期满的会计 凭证可按规定程序销毁。
基础会计实务课件——会计档案的装订与保管
会计工作的组织方式与企业规模大小、 会计机构设置和会计人员的配备有关，以 企业为例，一般有集中核算和分散核算两 种方式
（二）会计工作岗位的设置
资金组
销售和利 润核算组
综合组
会计工作 岗位设置
财务组 工资核算组
成本费用核算组
材料核算组
固定资产核算组
（三）会计法体系
我国企业会计法规制度是一个以 《中华人民共和国会计法》(以下简称 《会计法》)为中心形成的较为完备的 会计法规体系。
（二）会计专业职务
高级 会计师 会计师 （中级职称）
初级会计师
（三）会计人员的职责
1.进行会计核算 2.实行会计监督 3.拟定本单位办理会计事务的具体办法 4.参与拟定经济计划、业务计划、编制预算
和财务计划，并考核分析其执行情况 5.办理其他会计事项
知识点二： 会计工作组织及会计法体系
（一）会计工作的组织方式
（五）会计档案的销毁
保管期满的会计档案，需要销毁时，由本 单位档案部门提出销毁意见，与财会部门共 同鉴定、审查，编制会计档案销毁清册
四、项目实训指导及操作
1.对记账凭证及原始凭证进行装订成册 并归档管理
2.对明细账整理、装订成册并归档
五、项目实训用具
凭证封皮、装订线、装订机等
六、项目实训资料
前面所做项目的凭证、装簿等
包括《会计法》、《会计准则》、 《企业会计制度》等会计核算方面法 规制度。
知识点三：会计档案的管理
（一）会计档案的重要作用:
1．是总结经验、揭露责任事故、打击经济领 域犯罪、分析和判断事故原因的重要依据 和证据
2．有助于各单位进行经济前景的预测、进行 经营决策、编制财务、成本计划
3．利用会计档案资料，可以为解决经济纠 纷，处理遗留的经济事务提供依据
会计档案装订
会计档案装订会计档案的装订主要包括会计凭证、会计账簿、会计报表及其他文字资料的装订。
（一）会计凭证的装订一般每月装订一次，装订好的凭证按年分月妥善保管归档。
1．会计凭证装订前的准备工作：（1）分类整理，按顺序排列，检查日数、编号是否齐全；（2）按凭证汇总日期归集（如按上、中、下旬汇总归集）确定装订成册的本数；（3）摘除凭证内的金属物（如订书针、大头针、回形针），对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小，且要避开装订线，以便翻阅保持数字完整；（4）整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因。
再检查附件有否漏缺，领料单、入库单、工资、奖金发放单是否随附齐全；（5）记账凭证上有关人员（如财务主管、复核、记账、制单等）的印章是否齐全。
2. 会计凭证装订时的要求：（1）用“三针引线法”装订，装订凭证应使用棉线，在左上角部位打上三个针眼，实行三眼一线打结，结扣应是活的，并放在凭证封皮的里面，装订时尽可能缩小所占部位，使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露面，以便于事后查阅；（2）凭证外面要加封面，封面纸用尚好的牛皮纸印制，封面规格略大于所附记账凭证；（3）装订凭证厚度一般1.5厘米，方可保证装订牢固，美观大方。
3．会计凭证的装订程序会计凭证装订是指将整理完毕的会计凭证加上封面和封底，装订成册，并在装订线上加贴封签的一系列工作。
科目汇总表的工作底稿也可以装订在内，作为科目汇总表的附件。
使用计算机的企业，还应将转账凭证清单等装订在内。
【提示】会计凭证不得跨月装订。
记账凭证少的单位，可以一个月装订一本；记账凭证较多的单位，一个月内可装订成若干册。
采用科目汇总表会计核算形式的企业，原则上以一张科目汇总表及所附的记账凭证、原始凭证装订成一册。
但凭证较少的单位，也可将若干张科目汇总表及相关记账凭证、原始凭证合并装订成一册。
序号每月一编。
装订好的会计凭证厚度通常在2厘米至3厘米之间。
装订成册的会计凭证必须加盖封面，封面上应注明单位名称、年度、月份和起讫日期、凭证种类、起讫号码，由装订人在装订线封签外签名或者盖章。
基础会计项目教学—装订和保管会计档案
项目十二
二、会计档案的管理
3.会计档案的保管期限 根据《会计档案管理办法》，会 计档案的保管期限分为永久、定期
序号 一 1 2
企业和其他组织会计档案保管期限表
档案名称 会计凭证 原始凭证 记账凭证 保管期限 30年 30年 备注
二
3 4 5 6 7 三 8 9 四 10 11
会计账簿
总账 明细账 日记账 固定资产卡片 其他辅助性账簿 财务会计报告 月度、季度、半年度财务会计报告 年度财务会计报告 其他会计资料 银行存款余额调节表 银行对账单 纳税申报表 会计档案移交清册 会计档案保管清册 会计档案销毁清册 会计档案鉴定意见书 10年 10年 10年 30年 永久 永久 永久 10年 永久 30年 30年 30年 30年 固定资产报废清理后保管5年
项目十二
二、会计档案的管理
2.会计档案的借阅 （1）单位应当严格按照相关制度利用会计档案，在进行会计档案查阅、 复制、借出时履行登记手续，严禁篡改和损坏。
（2）单位保存的会计档案一般不得对外借出。确因工作需要且根据国家
有关规定必须借出的，应当严格按照规定办理相关手续。会计档案借用单位 应当妥善保管和利用借入的会计档案，确保借入会计档案的安全完整，并在 规定时间内归还。
项目十二
一、会计档案的范围
根据《会计档案管理办法》，会计资料应按下列内容进行归档： 1.会计凭证 会计凭证类包括原始凭证和记账凭证。
2.会计账簿
会计账簿类包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿。 3.财务会计报告 财务会计报告类包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告。
项目十二
一、会计档案的范围
项目十二
了解会计档案的概念和归档种类。
实验会计档案装订及保管
〔三〕会计报表的装订
会计报表编制完成及时报送后，留存的报表按月装订成册 谨防丧失。小企业可按季装订成册。
1、会计报表装订前要按编报目录核对是否齐全，整理报 表页数，上边和左边对齐压平，防止折角，如有损坏部位 修补后，完整无缺地装订。
2、会计报表装订顺序为：会计报表封面、会计报表编制 说明、各种会计报表按会计报表的编号顺序排列、会计报 表的封底。
实验会计档案装订及 保管
【实验指导】
一、会计档案的装订 P151
会计档案是记录和反映单位经济业务的重要史 料和证据，一般包括会计凭证、会计账簿、财 务报告以及其他会计资料。会计档案的装订主 要包括会计凭证、会计账簿、会计报表及其他 文字资料的装订。
〔一〕会计凭证的装订 P153
1、会计凭证装订前的准备工作
(2)采用透明塑料膜作防尘罩、防尘布，遮盖所有档案架和 堵塞鼠洞；
(3)会计档案室内应经常用消毒药剂喷洒，经常保持清洁 卫生，以防虫蛀；
(4)会计档案室保持通风透光，并有适当的空间、通道和 查阅地方，以利查阅，并防止潮湿；
(5)设置归档登记簿、档案目录登记簿、档案借阅登记簿 ，严防毁坏损失、散失和泄密；(6)会计电算化档案保管 要注意防盗、防磁等平安措施。
〔二〕会计账簿的装订 P152
各种会计账簿年度结账后，除跨年使用的账簿外，其 他账簿应按时整理立卷。
1、账簿装订前的要求
〔1〕按账簿启用表的使用页数核对各个账户是否相符 ，账页数是否齐全，序号排列是否连续。
〔2〕按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录、该账 簿按页数顺序排列的账页、会计账簿装订封底的顺序 装订。
3、按保管期限编制卷号。
二、会计档案的保管 P153 〔一〕会计档案的归档要求。
初始建账及会计档案的整理与保管的实验步骤及结果
初始建账及会计档案的整理与保管的实验步骤及结果原始凭证管理原始凭证应附在记账凭证后面，要求粘贴的原始凭证应真实、合法、完整、正确，粘贴要干净整洁，排列有序。
对于纸张面积过小的原始凭证，可先按一定次序和类别排列，再粘在一张同记账凭证大小相同的白纸上，粘贴时宜用胶水。
证票应分张排列，同类、同金额的单据尽量粘在一起，并在一旁注明张数和合计金额。
如果是板状票证，可以将票面票底轻轻撕开。
对于纸张面积略小于记账凭证的原始凭证，可先用回形针或大头针别在记账凭证后面，待装订时再抽去回形针或大头针。
对于纸张面积大于记账凭证的原始凭证，可按记账凭证的面积尺寸，先自右向后，再自下向后两次折叠。
注意应把凭证的左上角或左侧面让出来，以便装订后，还可以展开查阅。
记账凭证管理记账凭证应按月整理。
月末，要将本月各种记账凭证加以整理，检查有无缺号和附件是否齐全，然后按顺序号排列，加具封面封底，装订成册。
如果在一个月内，凭证数过多，可分装若干册，在封面上加注共几册字样。
封面上应注明：单位的名称、所属的年度和月份、起讫的日期、记账凭证的种类、起讫号数。
封面上应由会计主管、保管签章。
装订凭证的厚度以1．5至2．ocm为宜，一般为三十张记账凭证装订一本，装订时要考虑到凭证的整齐均匀，特别是装订线的位置，如果太薄时可用纸折一些三角形纸条，均匀地垫在此处，以保证它的厚度与凭证中间的厚度一致。
在装订线上加贴封签，并在封签处加盖会计主管的骑缝图章。
在装订好的凭证本的脊背上面写上“某年某月第几册共几册的字样。
现金凭证、银行凭证和转账凭证应依次顺序编号，一个月从头编一次序号，如果单位的凭证少，可以全年顺序编号。
如果某些记账凭证所附原始凭证数量过多，也可以单独装订保管，但应在其封面及有关记账凭证上加注说明。
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移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上 应当保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整 理的，档案机构应当会同会计机构和经办人共 同拆封整理，以分清责任。 对会计档案应当科学管理，做到妥善保管、存 放有序、查找方便。同时，严格执行安全和保 密制度，不得随意堆放，严防毁损、散失和泄 密。
《会计学专业综合实验课》 18
二、会计档案的保管
会计档案的概念 会计档案的内容 会计档案的归档和保管 会计档案的查阅和复制 会计档案的保管期限 会计档案的销毁
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《会计学专业综合实验课》 19
会计档案的概念
会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务会计 报告等会计核算专业材料，它是记录和反映单 位经济业务的重要史料和证据。 会计档案对于总结经济工作，指导各单位的经 营管理或事业管理，查验经济财务问题，防止 贪污舞弊，研究经济发展的方针、战略等都具 有重要作用。因此各单位必须加强对会计档案 管理工作的领导，建立和健全会计档案归档、 保管、调阅和销毁等管理制度，管理好会计档 案。
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《会计学专业综合实验课》 23
会计档案的查阅和复制
各单位应建立健全会计档案的查阅、复制登 记制度。 各单位保存的会计档案不得借出。 如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提 供查阅或者复制，并办理登记手续。 查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档 案上涂画、拆封和抽换。 借出的会计档案，会计档案管理人员要按期如 数收回，并办理注销借阅手续。
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《会计学专业综合实验课》 12
凭证的整理装订
凭证装订就是将一札一札的会计凭证装订成册，以方 便保管和使用。装订之前，要设计一下，看一个月的 记账凭证究竟订成几册为好(一册厚度在1.5cm左右）。 每册的厚薄应基本保持相同，不能把几张一份的记账 凭证拆开装订在两册之中，要做到既美观大方又便于 翻阅。 会计凭证装订之前，还要再次检查一遍所附原始凭证 是否都经过加工折叠、整理。凡超过记账凭证宽度和 长度的原始凭证，都要整齐的折叠进去。要尤其注意 装订线眼处的折叠方法，避免装订以后再也翻不开了。
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《会计学专业综合实验课》 9
图1：装订机
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图1：装订机
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装订机常见故障处理
主轴卡死：调整商标内的主轴紧定螺丝。 钢针偏料：检查装订件是否整齐，钢针是否弯损， 夹头将钢针是否夹正。 手柄不回位：加紧手柄弹簧（2）强度或加主轴（4） 润滑油。 线带不上：调整钢针钩糟方向。 断线：检查线源或调松压线板（15）弹簧压力。 引线臂失灵：调整引线臂上的软轴丝或弹簧拉力。
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会计档案的销毁
会计档案保管期满需要销毁时，由本单位档 案机构提出销毁意见，会同会计机构共同鉴定 和审查，编制会计档案销毁清册。 会计档案销毁清册是销毁会计档案的记录和报 批文件，一般应包括：会计档案的名称、卷号、 册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已 保管期限、销毁日期等内容。 单位负责人应当在会计档案销毁清册上签署意 见。
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全部会计凭证都要加具封面，如图2。封面应 用较为结实耐磨耐拉扯的牛皮纸为宜。 封面内容: 1、本单位的名称和会计凭证的名称，比 如“广东立竣机床股份有限公司记账凭证”或 “广东立竣机床股份有限公司收款凭证”等。 2、凭证所反映的经济业务发生的年月份， 凭证的起止号码，本札凭证为几分之几册或本 月共几册，本册为第几册。 3、在记账凭证封面上加盖单位负责人、 财务负责人和装订人的印章，由装订人在装订 线封签处签名或盖章。
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《会计学专业综合实验课》 24
会计档案的保管期限
会计档案的重要程度不同，其保管期限也有所 不同。 各种会计档案的保管期限，根据其特点，分为 永久和定期两类。定期保管期限分为3年、5年、 10年、15年、25年5类。 会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第 一天算起。 《会计档案管理办法》规定了我国企业和其他 组织、预算单位等会计档案的具体保管期限。 返回
《会计学专业综合实验课》 21
会计档案的归档和保管
根据财政部、国家档案局联合发布的《会计档 案管理办法》，各单位对会计档案的归档和保 管应做到以下几个方面： 每年形成的会计档案，都应由会计机构按照归 档的要求，负责整理立卷，装订成册，编制会 计档案保管清册。 当年形成的会计档案，在会计年度终了后， 可暂由本单位会计机构保管1年。期满之后， 应由会计机构编制移交清册，移交本单位的档 案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在 会计机构内部指定专人保管。
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《会计学专业综合实验课》 14
凭证装订常用方法 1、包角法 2、包边法
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图2：凭证封面
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《会计学专业综合实验课》 16
会计账簿的整理装订
会计账簿同会计凭证和会计报表一样，都属于会计档 案，是重要的经济档案，各单位必须按规定妥善保管， 确保其安全和完整，并充分加以利用。 会计账簿的装订整理 在年度终了更换新账簿后，应将使用过的各种账 簿(跨年度使用的账簿除外)按时装订整理立卷。 装订前，首先要按账户目录核对各个账户是否相 符，账页数是否齐全，序号排列是否连续； 然后按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录、 该账簿按页数顺序排列的账页、装订封底的顺序装订。
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对于保管期满但未结清的债权债务原始凭证以 及涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁， 应单独抽出，另行立卷，由档案机构保管到未 了事项完结为止。 单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销 毁清册和会计档案保管清册中列明。
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各单位按规定销毁会计档案时，应由档案机构 和会计机构共同派员监销。 国家机关销毁会计档案时，还应由同级财政部 门、审计部门派员参加监销。 各级财政部门销毁会计档案时，由同级审计机 关派员参加监销。 监销人在销毁会计档案以前，应当按照会计档 案销毁清册所列内容认真进行清点核对所要销 毁的会计档案；销毁后，应当在销毁清册上签 名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。
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对活页账，要保留已使用过的账页，将账 页数填写齐全，去除空白页并撤掉账夹，用质 好的牛皮纸做封面和封底，装订成册。 多栏式、三栏式、数量金额式等活页账簿 不得混装，应按同类业务、同类账页装订在一 起。 装订好后，应在封面上填明账目的种类， 编好卷号，并由会计主管人员和装订人签章。 装订后会计账簿的封口要严密，封口处要 加盖有关印章。封面应齐全，平整，并注明所 属年度和账簿名称及编号，不得有折角、缺角、 错页、掉页、加空白纸的现象。 会计账簿要按保管期限分别编制卷号。返回
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《会计学专业综合实验课》 4
装订机的构造
A02型凭证装订机由22个机件构成：(1)机头； (2)手柄弹簧；(3)手柄；(4)主轴；(5)线球盒； (6)夹头；(7)钢针；(8)紧手轮；(9)压手轮； (10)压脚；(11)靠架；(12)底盆；(13)工具盒； (14)切纸刀；(15)夹线板；(16)引线臂；(17)软 轴；(18)弹簧；(19)装订线；(20)球线合架； (21)后孔；(22)线引。如图1所示。
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《会计学专业综合实验课》 5
图1：装订机
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《会计学专业综合实验课》 6
图1：装订机
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《会计学专业综合实验课》 7
装订机的使用方法
先将线球盒（5）装上球台架（20）。 带线法：将装订线从球盒中抽出穿过底座后 孔，经过夹线板（15），由下而上穿过引线 臂小孔（16），再由底孔抽出线头。按照被 装订件需要长度留出线头向左拉直，按定位 线方向放好。 将钢针装入夹头（6），钢针钩槽朝正机身夹 紧，进行试机带线；一边试机一边调整夹线 板（15）螺母压力，使带线达到钩线引线灵 活自如为止。
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将整理好的装订凭证夹入压脚（10）下面， 转动右边压手轮（9）压紧，再转紧左边紧手 轮（8）固定好，稍拉紧订线两头，继续操作 手柄（3）将钢针缓缓穿透装订资料听到“喀” 响声时，下穿已挂上钓槽。退出钢针，下线 就自动带上，然后将线头穿过线孔（22）拉 紧后线，就完成一次穿孔带线，孔距和孔数 随意选择，装订宽度不受限制。 穿物件放在压脚下面压紧。 操作手柄（3）就能冲出光洁的圆孔。再用螺 丝或铁皮账夹装订成册即成。
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《会计学专业综合实验课》 20
会计档案的内容
会计档案具体包括以下四大类： 会计凭证类，包括原始凭证、记账凭证、汇总 凭证和其他会计凭证。 会计账簿类，包括总账、明细账、日记账、固 定资产卡片、辅助账簿以及其他会计账簿。 财务会计报告类，包括月度、季度、年度财务 会计报告和其他财务会计报告。 其他会计资料类，包括银行存款余额调节表、 银行对账单、其他应当保存的会计核算专业资 料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、 返回 会计档案销毁清册等。
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实验项目十
会计档案的装订与保管
主要内容
一、会计档案的装订 二、会计档案的保管
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一、会计档案的装订
装订机的使用 凭证的整理装订 会计账簿的整理装订
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《会计学专业综合实验课》 3
装订机的使用
A02型凭证装订机的构造 型凭证装订机的构造 凭证装订机的使用方法 常见故障处理