化妆品公司人事档案管理规定

化妆品公司人事档案管
理规定
集团文件版本号：（M928-T898-M248-WU2669-I2896-DQ586-M1988）
1.0总则1.1为确保人事档案的机密完整，使人事档案管理工作规范化和标准化，根据市场
管理部实际情况，制定本制度。

1.2人事档案管理工作由人力资源中心负责，人力资源科负责员工人事档案的建立
与完善及保管。

1.3档案管理遵循以下原则：
1.3.1 借阅层级审批原则。

1.3.2个人情况相对保密原则。

1.3.3确保真实，不断丰富完善的原则。

1.4本制度适用于市场管理部全体员工，不含外派（副）总经理、财务经理。

2.0建档
2.1建档时间
2.1.1人力资源科在员工入职后2个工作日内建立员工人事档案。

2.2档案内容
2.2.1人事档案内容要求如下：
2.2.1.1真实全面反映员工个人情况和在公司的工作经历；
2.2.1.2使用蓝（黑）钢笔工整书写；
2.2.1.3除员工证件外，其它资料必须为原件。

2.3人事档案由初始资料和后续资料两部分组成。

2.3.1员工入职前须提供人事档案初始资料,内容包括：
2.3.1.1职员级以上员工：个人简历、职位申请表、面试考核表、与原单位解除劳动关系证明、体检表、担保书、学历证书验证证明和毕业证书、学位证书、职称证书及身份证的复印件等。

2.3.1.2美容护肤顾问：《职位申请表》、《担保书》、体检表/健康证复印件、学历证书及身份证的复印件、存折账号复印件等。

2.3.2员工入职后根据需要对其人事档案应予以补充和完善，后续资料包括：
2.3.2.1职员级以上员工：劳动合同书、就业证、员工劳动手册、转正考核表、个人总结、人事异动申请报告、人事谈话笔录、培训记录、奖惩记录、交接清单等。

2.3.2.2美容护肤顾问：劳动合同书、岗位变动通知单、奖惩记录、交接清单等。

2.4每年6月和12 月，人力资源科组织员工填写《个人基本情况登记表》（见附件一），并存入员工人事档案。

3.0归档及管理
3.1档案管理要求
3.1.1人事档案由人力资源科安排专人管理，其他人员不得随意翻阅。

3.1.2人事档案统一存放，按工号顺序排列，专人专号。

3.1.3档案管理人员必须严格遵守保密原则，不得议论和泄露档案内容，更不得私自将人事档案提供他人查阅，违者予以开除。

3.1.4任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。

3.2对于发生霉变、虫蛀等不能继续使用的档案材料，由人力资源科通知员工及时补办。

3.3离职人员档案保存期限
3.3.1职员级（含职员级）以下员工离职，办理完毕相关手续后，档案材料至少继续保存半年以上；
3.3.2主管级（含主管）以上员工离职，办理完毕相关手续后，档案材料至少继续保存一年以上；
3.3.3对于未办理离职手续，私自离职的员工，档案材料至少继续保存二年以上；
4.0借阅档案
4.1借阅原则
4.1.1客户代表、业务/超市代表和终端督导可查阅分管美容护肤顾问的人事档
案；
4.1.2主管或经理级可查阅下级员工的人事档案；
4.1.3总经理/副总经理可查阅经理级（含）以下员工的人事档案；
4.2借阅审批权限
4.2.1本部门员工：由查阅人所在部门负责人和人力资源科负责人审批；
4.2.2非本部门员工：由查阅人所在部门负责人和人力资源科负责人审定，总经理/副总经理审批。

4.3借阅人事档案，填写《人事档案借阅申请单》（见附件二），经审批同意后，到人力资源科办理相关手续。

4.4其它
4.4.1人事档案借阅人应注意档案材料的保密存放，并按时归还。

4.4.2不能按时归还的，借阅人应及时补办借阅手续，并通知人力资源科。

4.4.3 人力资源科负责登记档案借阅时间、借阅人及档案名称等，并在归还时核
对档案是否完好。

4.4.4
5.0附则
5.1本制度由人力资源中心制定并负责解释。

5.2本制度自****年1月1日起执行，凡与本制度相抵触的，同时废止。

附件一：《个人基本情况登记表》
附件二：《人事档案借阅申请单》。