《归档文件整理规则》
归档文件整理规则
归档文件整理：将归档文件以件为单位进行装 订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有 序化的过程。
件：归档文件的整理单位。
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归档文件
在其职能活动中形成的，“以我为主”的原则， 我产生的东西是最重要的。
办理完毕：是指文件相应的文书处理程序已经 完成，而不论文件本身在实际工作中是否还在 发挥作用。比如请示与批复，在复文发出或收 到以后，在文书处理上就算已办理完毕；一份 通知收到后经相关人员传阅，也算是办理完毕； 本机关的发文，经过起草、审核、缮印、盖章 等环节，文件印发后也算是办理完毕。 返回
归档文件整理规则的适用范围
没有按《工业企业档案分类试行规则》进行实 体分类的企业，其管理性的文书档案可参照执 行《归档文件整理规则》。
科技档案仍执行《科学技术档案案卷构成一般 要求》的规定，按“卷”整理。
会计档案、职工档案分别按《会计档案管理办
法》（财会字[1998]32号）、《企业职工档案
一般来说，文件的正本与定稿为一件，但定稿法规等）须保留历次修改稿的， 其正本与历次稿（包括定稿）各为一件。 返回
正文与附件怎样确定件数？
附件是指附属于正文之后的其他文件材 料，作为正文的补充说明或参考材料， 如附带的图表、统计数字，正文批准或 发布的法规文件等等。
“件”即归档文件整理单位。 在实际工作中，不同情况如何确定件数？ 一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一
件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件， 转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册 等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。
返回
文件正本与不同稿本怎样确定件数？
同一文件除正本外，在撰写、印刷过程中形成 的不同稿本，包括历次修改稿、讨论稿、征求 意见稿、定稿等，也可能需要留存。
《归档文件整理规则》
甘肃省档案干部培训系列讲座之二《归档文件整理规则》讲座第一讲《归档文件整理规则》的出台背景编制原则和我省的实施情况一、《归档文件整理规则》的出台背景《归档文件整理规则》（以下简称《规则》）是中华人民共和国行业标准，代号为DA/T22-2000。
由国家档案局于2000年12月6日颁布，并自2001年1月1日起正式实施，这是我国机关档案工作改革的一项重大举措。
《规则》在充分调研国内外归档文件整理方法的基础上，适应档案管理现代化的需要，提出了完全不同于以往“立卷”方法的“文件级”整理方法，它是新形势下实现归档文件整理规范化、档案管理科学化的一项重要标准。
我国以往采用“立卷”作为归档文件整理的方法，以“案卷”作为文书档案的基本保管单位。
这种方法50年代自苏联学习而来，沿用了近半个世纪。
在手工模式下进行档案管理和检索，“立卷”不失为一种好的文件整理方式，为实现手工检索目的，提高手工检索效率提供了便利。
但是，这种方法也有许多不足，比如：方法繁琐复杂，新手学习掌握难度大；立卷中人为因素影响大，案卷质量不好把握评价；等等。
这些问题必然在实际工作中经常地、反复地表现出来，于是理论界和广大实际工作者便不断地提出和尝试立卷改革。
与此同时，档案管理现代化的加速，也向原来的文件整理方法提出了挑战，推动了文件整理方法改革的深化。
计算机技术越来越多地应用于档案管理，其高效、快捷、灵活的检索、编辑功能，为归档文件整理改革提供了技术条件和前进方向。
我们知道，对文件进行整理的目的，就是要方便查阅利用，而计算机强大的随机多途径自由检索编辑功能，可使这一目的轻松实现。
科学技术的进步既为文件整理改革提供了条件，又对原来的整理方法提出了改革的要求。
在这种形势下，简化归档文件整理方法，适应档案管理现代化需要，提高机关档案工作效率，便成了广大档案工作者的共同呼声和机关档案工作改革的迫切需要。
《规则》的出台，是国家档案行政管理部门对此做出的明确回答。
归档文件整理规则
（一）、机关文件材料归档范围：
1、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国 家建设和历史研究具有利用价值的文件材料 2、机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有 凭证价值的文件材料 3、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料以及下级 机关报送的重要文件材料 4、其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
容
期限
永久 长期
永久 短期
永久 短期 永久
本机关机构设置、撤并、名称更改、组织简则、工作条例、人员编制、启用印信 交件材料 干部任免的文件材料 本机关领导人，本机关对直属单位领导人任免的文件材料
永久
17.2
本机关内部机构负责人的任免材料
长期
内
18 18.1 18.2 19 19.1 19.2 20 21 22
（21）本机关与其他单位或个人签订的各种合同、协议； （22）本机关与外国签订的条约、协定、合同、议定书、换文（正本、副本） 和机关外事活动形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪 要、记录、往来文件； （23）各种普查工作形成的文件材料； （24）死亡干部档案材料
3、应归档的同级机关和无隶属关系机关的文件材料，主要有3个 方面：
三、文件的修整
1、修裱破损文件，这主要是针对有重要保存价值的归档 文件； 2、复制字迹模糊或易褪变的文件，包括不符合要求的书 写材料、传真件等，要进行复印； 3、超大纸张的折叠； 4、去除金属物。
四、归档文件的装订
㈠、装订前的准备工作
1. 技术加工； 2. 系统排列；
㈡、装订方法
1. 10年保管的文件，可保持原貌，不再拆开重新装订； 2. 永久、30年保管的文件，可根据本单位实际情况采取下列两种方 法中的一种：一是不锈钢夹装订法，二是线绳装订法； 3.太薄或过厚文件的处理。
归档文件整理规则
（2）整理归档文件所使用的书写材料、纸张、 装订材料等应符合档案保护要求。
五、整理方法（六个部分，三十三条）。 （一）装订 （二）分类 （三）排列 （四）编号 （五）编目 （六）装盒
（一） 装订
装订是归档文件文件整理的基础环节，即采用符合档案保护要求的装订 材料，将归档文件以“件”为单位固定在一起。通过装订，从实体上将归档 文件整理的基本单位——“件”确定下来，为后续工作的开展提供条件。
◆《意见》第五条：没有按《工业企业档案分类试行规
则》进行实体分类的企业，其管理性的文书档案可参 照执行《规则》。根据《工业企业档案分类试行规则》 进行实体分类的企业，其党群工作、行政管理、经营 管理和生产技术管理四大类的文件材料可参照执行 《规则》的规定，按“件”进行整理。具体操作中四 大类 可以继续保留，不再设置二级类目；也可以四 大类合并为“管理类”，划断年度重新调整分类编号， 制定新的分类方案。
四、质量要求 （1）归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，
字迹模糊或易退变的文件应予复制。 归档文件应齐全完整
反映本单位职能活动全过程的文件必须齐全完整。即本单 位各部门各项工作中形成的应归档文件必须齐全，不能缺 少某个部门或某项工作的文件。 一组有密切联系的文件必须齐全完整。如召开某会议，应 有会议通知、日程安排、领导讲话、大会发言等反映这次 会议全貌的主要文件，若缺少会议通知，就视为不齐全。 文件正本与定稿、正文与附件、原件与复制件、转发文与 被转发文、请示与批复、报告与批示、函与复函应齐全完 整.
（7）重要文件的正文与历次修改稿可各为一件。 （8）来文与复文是指不同单位之间就某一问题的往 来文书。从文种上看包括请示与批复、报告与批 示、函与复函、通知与报告等。 来文与复文可以作为一件，也可以分别各为一件， 故《规则》中采用“可为一件”的表述方式。 我省规定：来文与复文各为一件。
归档文件整理规则
归档文件整理规则（DA/T22-2000）1 范围本标准规定了归档文件整理的原则和方法。
本标准适用于各级机关、团体和其他社会组织。
2 定义本标准采用下列定义。
2.1归档文件立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
2.2归档文件整理将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
2.3件归档文件的整理单位。
一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册(本)为一件，来文与复文可为一件。
3 整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
4 质量要求4.1归档文件应齐全完整。
已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。
4.2整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
5 整理方法5.1装订归档文件应按件装订。
装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。
5.2分类归档文件可以采用年度—机构(问题)—保管期限或保管期限—年度—机构(问题)等方法进行分类。
同一全宗应保持分类方案的稳定。
5.2.1按年度分类将文件按其形成年度分类。
5.2.2按保管期限分类将文件按划定的保管期限分类。
5.2.3按机构(问题)分类将文件按其形成或承办机构(问题)分类(本项可以视情况予以取舍)。
5.3排列归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。
会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
5.4编号归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。
归档章设全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构(问题)等选择项(见图A1。
图中“*”号栏为选择项，不选用时无须设置。
归档文件整理规则
– 全宗原则：
一个全宗是一个不可分散的有机整体， 在管理中不容分散，不同全宗的档案不 允许混淆。即同一个全宗的档案具有不 可分散性和同一性。
▲文书档案：是指反映党务、行政管理等 活动的档案。（《档案工作基本术语》 中华人民共和国档案行业标准）
★（二）归档文件整理：将归档文件以件为 单位进行装订、分类、排列、编号、编目、 装盒，使之有序化的过程。 明确了“以件为单位”的基本原则，并概 述了归档文件整理工作的基本环节。
★（六）装盒：将归档文件按室编件号顺序
装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备 考表项目。 归档文件应严格按照室编件号的顺序装入档 案盒，与归档文件目录中相应条目的排列顺 序相一致，以保证检索到文件条目后能对应 地找到文件实体。 装盒时，应按照分类方法的不同，将不同类 别的归档文件装入不同的档案盒中。
理、生产技术管理）档案的整理应该符 合 《归档文件整理规则》DA/T22的要求
◆科技档案（产品、科研、基本建设、 设备仪器）执行《科学技术档案案卷 构成一般要求》(GB/T11822—2008) ◆基本建设项目文件的整理应该符合或 参照执行《国家重大建设项目文件归 档要求与档案整理规范》DA/T28
改革的原则与宗旨——
（八字方针）
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简化整理 深化检索
《规则》的特点概括为: 简化 、兼容 、灵活。
第三部分：《归档文件整理规则》解读
主要内容—— 《规则》共分5个部分， 1个附录（7个图示） 一、范围 二、定义 三、整理原则 四、质量要求 五、整理方法
一、范围
★本标准规定了归档文件整理的原则 和方法。 ★本标准适用于各级机关、团体和其 他社会组织。
《归档文件整理规则》解读
转自四川省档案局
4 中华人民共和国档案行业标准归档文件整理规则
中华人民共和国档案行业标准归档文件整理规则（国家档案局2000年12月6日发布，自2001年1月1日起施行)1、范围本标准规定了归档文件整理的原则和方法。
本标准适用各级机关、团体和其他社会组织。
2、定义本标准采用下列定义。
2.1归档文件立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存和各种纸质文件材料。
2.2归档文件整理并归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
2.3件归档文件的整理单位。
一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。
3、整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
4、质量要求4.1归档文件应齐全完整。
已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。
4.2整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
5、整理方法5.1装订归档文件应按件装订。
装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文件在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。
5.2分类归档文件可以采用年度－－机构（问题）－－保管期限或保管期限－－年度－机构（问题）等方法进行分类。
同一全宗保持分类方案的稳定。
5.2.1按年度分类将文件按其形成年度分类。
5.2.2按保管期限分类将文件按划定的保管期限分类。
将文件按其形成或承办机构（问题）分类（本项可以视情况予以取舍）。
5.3排列归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。
会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
5.4编号归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。
归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项5.4.1全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。
《归档文件整理规则》
五、数码照片档案的存储
1、整理好的数码照片档案应脱机保存。推荐采用只 读光盘（一次写光盘）为存储载体。软磁盘不能作 为数码照片的载体。
2、同一个年度的数码照片档案应刻录在一张或多张 光盘中。不同年度的数码照片档案不应存储在同一 张光盘中。
3、每一个年度建立一个文件夹，每个活动再建立一 个文件夹，标明活动名称。荣誉类单独建文件夹。
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2、档案排列：先排文书档案，可选择年度— 保管期限排架法。即将归档文件按年度、再 按保管期限永久、30年、10年的顺序排架， 这种排架方法的优点是不用倒架，节省空间。 之后再排声像、会计、设备、实物、资料等。 每类之间留足够的空箱。
也可选择保管期限—年度排架法，即将归档
文件按永久、30年、10年的保管期限分箱按
年度顺序排列，每各保管期限之间留足够的
空箱。之后再排声像、会计、设备、实物、
资料等。每类之间留足够的空箱。
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6、单位组织或个人参加的重要外事活动的照 片
7、记录本单位重大事件、重大事故、重大自 然灾害及其他异常情况和现象的照片
8、记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工 程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和 著名人物的照片
9、其他具有保存价值的照片
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三、数码照片的整理
１、鉴定：归档的数码照片原则上为原件， 以确保其原始性。经过修改的照片不能作 为档案归档。
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装订前应将“件”内的各页按一定方 式对齐。一般来说，采用左上角装订 的，应将左上角对齐；采用左侧装订 的，应将左下角对齐。
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装订方式和用品的选择 ▪ 不锈钢钉装 ▪ 三角封套
归档文件整理规则解读及实务
3. 保管期限：保管期限分为永久、定期30年、定期10年，分 别以代码“Y”、“D30”、“D10”标识。
4. 机构（问题）代码：机构（问题）代码采用3位汉语拼音字 母或阿拉伯数字标识，如办公室代码“BGS”等。归档文件 未按照机构（问题）分类的，应省略机构（问题）代码。
《归档文件整理规则》 （DA/T 22— 2015），国家档案局 2015年10月25日发 布，2016年6月1日 起正式实施。总体编 排和结构按GB/T 1.1-2009进行修改。
二．增加归档文件组件 和纸质归档文件修整、 装订、编页、排架要 求。将标准适用范围 由纸质文件材料扩展 为纸质和电子文件材 料。
归档文件一般采用年度—机构（问 题）—保管期限、年度—保管期限—机 构（问题）等方法进行三级分类，并且 提出了“年度—保管期限”分类法的应 用。改变了原来的 “保管期限—年度— 机构”分类法，有利于机关档案和日常 管理和利用。
分类就是将全宗内归档文件按其来源（一般对应于单位全 宗内的机构）、时间（一般对应于文件形成年度）、内容 （一般应用于问题或保管期限）和形式（一般应用于照片 等特殊载体）等方面的特征，分为若干类别，并将各类别 按照层次关系组合为一个有机整体的过程。对归档文件进 行合理的分类，不但能有效揭示归档文件之间的内在联系， 使全宗成为一个有机整体，便于系统地提供利用，对于归 档文件的排列、编号、编目、排架等也有重要意义。
5. 件号：件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排 列顺序号，用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0” 补足，如“0026”。
《归档文件整理规则》
DA/T22-2015 代替DA/T22-2000
《归档文件整理规则》解读
DA/T22-2015 2017.3
《归档文件整理规则》DA/T22-2015与 DA/T22-2000的区别：
1、标准的总体编排和结构按GB/T 1.1-2009 进行了修改； 2、将标准适用范围由纸质文件材料扩展为 纸质和电子文件材料； 3、调整归档文件分类方法； 4、增加归档文件组件和纸质归档文件修整、 装订、编页、排架要求； 5、增加归档文件档号结构和编制要求； 6、将室编件号、馆编件号统一为件号； 7、在附录中增加归档章示例、直角装订方 法。
《归档文件整理规则》的内容
一、基本概念 二、整理原则 三、一般要求：组件、分类、排列、 编号、编目 四、纸质归档文件的修整、装订、 编页、装盒和排架 五、归档电子文件的整理要求 六、附录：归档章、档案盒、目录、 备考表的式样
• 一、基本概念 • 归档文件：立档单位在其职能活动中 形成的、办理完毕、应作为文书档案 保存的文件材料，包括纸质和电子文 件材料。 • 整理 ：将归档文件以件为单位进行组 件、分类、排列、编号、编目等（纸 质归档文件还包括修整、装订、编页 、装盒、排架；电子文件还包括格式 转换、元数据收集、归档数据包组织 、存储等），使之有序化的过程。 • 件：归档文件的整理单位。 • 档号：在归档文件整理过程中赋予其 的一组字符代码，以体现归档文件的 类别和排列顺序。
• （2）按机构(问题)分类 • 将文件按其形成或承办机构(问题) 分类。机构分类法与问题分类法应 选择其一适用，不能同时采用。 • a、采用机构分类的，应根据文件形 成或承办机构对归档文件进行分类 ，涉及多部门形成的归档文件，归 入文件主办部门。 • b、采用问题分类的，应按照文件内 容所反映的问题对归档文件进行分 类。
文书档案归档文件整理规范
文书档案归档文件整理规范第一节《归档文件整理规则》的特点《归档文件整理规则》采用与传统立卷方法完全不同的思路，从“简化整理，深化检索”出发，对归档文件整理工作的许多环节进行了调整或简化，特点是：简化、兼容、灵活。
第二节整理原则归档文件整理原则：1、遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。
2、区分不同价值。
3、便于保管利用。
第三节归档文件整理程序归档文件是指各级机关、团体、企业事业单位和其他组织在其职能活动中形成的，具有保存价值，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
归档文件整理程序：分类----确定整理单位----装订----排列----编号----装盒----编目。
一、分类分类包括确定分类方法和制定分类方案两项工作。
1、确定分类方法①采用“保管期限---年度---问题”的分类方法进行，其中“问题”按职能设置党群工作、行政管理、业务管理三个类。
此分类方法适用较大的单位。
②小单位或县级单位，每年形成的文件数量少，或者内部机构设置简单，采用“保管期限---年度”的分类方法进行。
③保管期限划定的“短期”的，统一采用“保管期限---年度”的分类方法进行。
2、编制分类方案在确定了分类方法的基础上，各立档单位应结合自身工作实际，编制全部档案分类方案。
一般单位有：党群工作、行政管理、业务管理、基本建设、设备档案、会计档案、声像档案、实物档案、人事档案和职能档案（亦叫专门档案）。
但学校档案，业务管理类为教学管理。
事业单位档案，业务管理类为经营管理。
其中，党群工作、行政管理、业务管理类属文书档案。
二、确定整理单位归档文件确定以“件”为整理单位，进行文件级整理。
即一般以每份文件为1件。
针对部分文件在文本、文种等方面关联性强的因素，将下列各组文件视作“为一件”1、正本与定稿；2、正本与附件。
当附件较多，为独立文本时，自行为一件。
3、正文与文件处理单；4、转发文与被转发文；5、原件与复制件；6、复文与来文。
上级单位的复文与立档单位的请示，因其重要的因素，应分别为一件；7、不同文字的同一文本；8、同一个人的人事调动的各种介绍信；9、组织、人事、机关工委等部门形成的全区域内的介绍信存根，按自然册的时间断分别为一件；10、会议记录：一般单位的会议记录全年为一件；三、装订装订包括确定装订方法、用品及装订前文件的取齐、纸幅要求和质量要求四项工作。
归档文件整理规则
单位，进行文件级整理。 “件”即归档文件整理单位。 在实际工作中，不同情况如何确定件数？ 一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一 件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件， 转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册 等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。 返回
文件正本与不同稿本怎样确定件数？
者往往包括贯彻意见及执行要求，后者则是具 体内容，它们在发挥文件效力方面难以分割， 因此也应作为一件。 返回
报表、名册、图册等怎样确定件数？
报表、名册、图册等一般每册（本）内容都相
对完整，具有独立的检索价值，因此应按照其 本来的装订方式，一册（本）作为一件。 相同责任者的同一事由的名册为一件，如某单 位的职工名册、党员名册、退休人员名册各为 一件。 返回
《归档文件整理规则》的特点
对内容规定的灵活性：各单位可以根据自身的
实际选择适宜的整理方式，例如，分类只限定 基本分类方法，允许各机关以不同方式组合， 制定切合本机关实际的分类方案； 实施《规则》时间的灵活性：《规则》作为推 荐性行业标准，放宽对实施《规则》过渡期的 要求，各地档案行政管理部门根据本地区实际 情况，在积极推进档案工作现代化的同时，灵 活掌握《规则》的推广时间和推广进度。返回
《归档文件整理规则》简介
《归档文件整理规则》于2000年12月6日，由国家档案
局正式以中华人民共和国行业标准（DA/T22--2000） 颁布，并于2001年1月1日起实施。 《归档文件整理规则》共五个部分： 1、适用范围； 2、定义（归档文件、归档文件整理、件）； 3、整理原则（一句话）； 4、质量要求（二条）； 5、整理方法（六个小部分，三十三条）。 结束
来文与复文怎样确定件数？
DA_T 22-2015《 归档文件整理规则》
ICS01.140.20A14中华人民共和国档案行业标准DA/T22—2015代替DA/T22—2000归档文件整理规则The arrangement rule of archival documents2015-10-25发布2016-06-01实施国家档案局发布前言本标准代替DA/T22-2000《归档文件整理规则》。
本标准与DA/T22-2000相比主要变化如下：——标准的总体编排和结构按GB/T1.1-2009进行了修改；——将标准适用范围由纸质文件材料扩展为纸质和电子文件材料；——调整归档文件分类方法；——增加归档文件组件和纸质归档文件修整、装订、编页、排架要求；——增加归档文件档号结构和编制要求；——将室编件号、馆编件号统一为件号；——在附录中增加归档章示例、直角装订方法。
本标准的附录A是规范性附录，附录B、附录C、附录D、附录E是资料性附录。
本标准由国家档案局提出并归口。
本标准起草单位：国家档案局档案馆（室）业务指导司。
本标准主要起草人：许卿卿丁德胜张会琴张红吴惠敏刘峰王勤宋涌本标准于2000年12月6日首次发布。
归档文件整理规则1范围本标准规定了应作为文书档案保存的归档文件的整理原则和方法。
本标准适用于各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织对应作为文书档案保存的归档文件的整理。
其他门类档案可以参照执行。
企业单位有其他特殊规定的，从其规定。
2规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。
凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。
GB/T18894电子文件归档与管理规范DA/T1-2000档案工作基本术语DA/T13-1994档号编制规则DA/T25-2000档案修裱技术规范DA/T38-2008电子文件归档光盘技术要求和应用规范3术语和定义下列术语和定义适用于本标准。
3.1归档文件archival document(s)立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。
归档文件的整理规则
归档文件的整理规则第一节归档文件的整理原则与基本概念归档文件的整理原则是:遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。
广义上的归档文件是一个泛指性概念，可以包括机关形成的须归档保存的所有文件材料，《归档文件整理规则》对这一概念的定义是：“立档单位在其职能活动中形成的办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料”。
归档文件整理是与传统的“立卷”相对应提出的一个概念。
即将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
第二节文件归档整理的组织工作归档文件整理工作是公文处理工作的最后一个环节，也是档案管理工作的开始，这是一项承前启后的工作，它关系到文件材料归档后的安全保管和有效利用，直接影响档案的质量和档案工作的开展，因此对归档文件整理必须进行周密地组织和有效地监督，以确保这项工作能高质高效地完成。
文件归档整理的组织工作包括：确定整理环节，重视归档文件的平时积累，建立相关制度，加强整理工作的指导、监督、检查。
一、确定整理环节确定整理环节也就是确定由哪一级机构，由哪些人员来完成文件归档整理工作。
一般有3种组织形式：1、集中式：也就是将归档文件整理工作集中在综合部门或档案部门统一进行。
这种形式一般适用于小机关和基层单位。
2、分散式：也就是整理工作分散在形成归档文件的各部门进行。
这种形式一般适用于大中型机关单位。
3、集中与分散结合式：是将整理工作一部分集中在综合部门或档案部门，一部分由业务部门分散整理。
此种形式一般适用于中型机关和单位。
二、重视归档文件的平时积累1、严格收发文登记。
通过登记，对来往行文、内部文件、会议文件等做到登记建帐，确保文件的齐全完整。
2、及时收集。
只要是办理完毕、属归档范围的文件材料，应做到办完一件收集一件，或者按月或季根据收发文登记定期清理。
3、严格检查。
检查收集的文件是否是办理完毕的，文件材料是否齐全完整，文件材料是否符合归档要求等等。
归档文件整理规则
（长度为3×15，宽度为2×8）mm 长度为3 15，宽度为2
（五）归档文件的编目 归档文件目录包括件号、 责任者、 文号、 归档文件目录包括件号 、 责任者 、 文号 、 题名、日期、页数和备注七个项目。 题名、日期、页数和备注七个项目。
（六）归档文件的装盒 装盒包括将归档文件按件号顺序装入档 案盒、填写备考表、 案盒、填写备考表、编制档案封面及盒脊等 工作内容。 工作内容。
三、新规则的整理原则
◆新规则的整理原则为“遵循文件的形成 规律，保持文件之间的有机联系，区分不同 价值，便于保管和利用”。
四、归档文件的整理
（一）装订 （二）分类 （三）排列 （四）归档文件的编号 （五）归档文件的编目 （六）归档文件的装盒
（一）装订 新规则对装订的材料和方式方法都没有 做硬性的规定， 只笼统地规定“ 做硬性的规定 ， 只笼统地规定 “ 装订材料应 符合档案保护要求” 符合档案保护要求 ” ， 在实际工作中我们在 装订时不仅要符合档案保护要求， 装订时不仅要符合档案保护要求 ， 而且装订 方式应简便易行， 装订用品应尽量降低成本。 方式应简便易行 ， 装订用品应尽量降低成本 。
6、归档章的位置不限于首页右上角，首页上端空白处皆可， 、归档章的位置不限于首页右上角，首页上端空白处皆可， 同时对章上项目加以调整，只保留检索必备项目。 同时对章上项目加以调整，只保留检索必备项目。 7、取消案卷、卷内文件两级目录，只编写以“件”为单位的 、取消案卷、卷内文件两级目录，只编写以“ 归档文件目录。 归档文件目录。 8、无需编页号，目录改设为“页数”。 、无需编页号，目录改设为“页数” 9、归档文件直接装盒保管。 、归档文件直接装盒保管。 10、 无需拟写案卷题名和填写案卷封面 ， 只需填写档案盒盒 、 无需拟写案卷题名和填写案卷封面， 脊。 11、 档案盒的项目设置有了较大变化 。 封面只设 “ 全宗名称 ” 、 档案盒的项目设置有了较大变化。封面只设“ 全宗名称” 一项，取消了“类目名称、 案卷题名、 起止时间、 保管期限、 一项 ， 取消了 “ 类目名称 、 案卷题名 、 起止时间 、 保管期限 、 件页数量、 全宗号、 目录号、 案卷号、 归档号” 等项目。 件页数量 、 全宗号 、 目录号 、 案卷号 、 归档号 ” 等项目 。 而 盒脊取消“ 目录号、案卷号” 等项， 保留了“ 全宗号、 年度” 盒脊取消 “ 目录号 、 案卷号 ” 等项 ， 保留了 “ 全宗号 、 年度 ” 增设了“ 保管期限、 机构（ 问题） 起止件号、 盒号” 项 ， 增设了 “ 保管期限 、 机构 （ 问题 ） 、 起止件号 、 盒号 ” 项。
归档文件整理规则和照片档案管理规范
（三）件 “件”是归档文件的整理单位。一般
以每份文件为一件，文件正本与定稿为一 件，正文与附件为一件，原件与复制件为 一件，转发文与被转发文为一件，报表、 名册、图册等一册（本）为一件。来文与 复文可为一件。
（二）分类
归档文件的分类，是指全宗内归档文件 的实体分类。同一个全宗应保持分类方案 的稳定。
四川省档案局规定，我省可采用以下三种 分类法：
1、保管期限——年度分类法 2、保管期限——年度——机构分类法 3、保管期限——年度——问题分类法
目前，成都市采用了以下两种分类法： 1、“保管期限—年度”分类法 2、“保管期限—年度—机构”分类法
1、文件的正本与定稿 定稿，又称原稿，是经领导人审阅签发或经会议 讨论通过的最后完成稿，是印制正本的依据。正 本，是根据定稿印制的、用于向外发出的正式文 本。一般来说，文件正本与定稿为一件。定稿过 厚不易装订的，也可单独作为一件。
2、正文与附件 附件是指属于正文之后的其它文件材料，作为 正文的补充说明或参考材料，如附带的图表、统 计数字等，正文与附件为一件，如果附件量太多 或者太厚不易装订，也可各为一件。
什么叫“保管期限—年度”分类法？ 先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限
下按年度分类。
什么叫“保管期限—年度—机构”分类法？ 先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限
下按年度分类，再在年度下按机构分类，此种分类 法适合档案数量特别多的单位。
如何正确判断文件日期
1、文件有多个时间特征。
一份文件往往有多个时间特征，包括成文 日期、签发日期、批准日期、会议通过日期、 公布日期、发文和收文日期等等。分年度时， 一般来说应以文件签发日期（即落款日期） 为准，据以判定文件所属年度。例如2014年 形成的《2014——2015年工作规划》，应 归入2014年度；2014年形成的《2013年度 工作总结》，应归入2014年；2013年制定， 2014年生效的法律法规，应归入2013年。
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（1）按年度分类 将文件按其形成年度分类。 跨年度一般应以文件签发日期为准。 a、对于计划、总结、预算、统计报表、
表彰先进以及法规性文件等内容涉及 不同年度的文件，统一按文件签发日 期判定所属年度。 b、跨年度形成的会议文件归入闭幕年。 c、跨年度办理的文件归入办结年。 d、当形成年度无法考证时，年度为其 归档年度，并在附注项加以说明。
《归档文件整理规则》
xx单位文书档案分类图
年度
保管期限
办
综
机
专
企
项农
公
合
关
业
业
目业
室
处
处
处
处
处处
《归档文件整理规则》
年度——保管期限——组织机构分类
2016年：永久——办公室、综合处、机关处、专业 处······ 定期30年——办公室、综合处、机关处、专业 处······ 定期10年——办公室、综合处、机关处、专业 处······
《归档文件整理规则》
三、一般要求：组件、分类、排列、编号、编目 （一）组件（件的组织） 1、件的构成 归档文件一般以每份文件为一件。正文、附件为一
件；文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的 历次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件； 原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文 本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本） 为一件（作为文件附件时除外）；简报、周报等材 料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议 为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文 与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等） 一般独立成件，也可为一件。有文件处理单或发文 稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。
《归档文件整理规则》
执行时间：
2016-06-01 范围：
1、规定了作为文书档案保存的归档文 件的整理原则和方法。 2、适用于各级机关、团体、企事业单 位和其他社会组织对应作为文书档案保 存的归档文件的整理。其他门类档案可 以参照执行。企业单位有其他特殊规定 的，从其规定。 注意：对2016年的文件材料整理按新规 则执行。
《归档文件整理规则》
（2）按机构(问题)分类 将文件按其形成或承办机构(问题)分
类。机构分类法与问题分类法应选 择其一适用，不能同时采用。 a、采用机构分类的，应根据文件形 成或承办机构对归档文件进行分类， 涉及多部门形成的归档文件，归入 文件主办部门。 b、采用问题分类的，应按照文件内 容所反映的问题对归档文件进行分 类。
《归档文件整理规则》
2、 件内文件排序 归档文件排序时，正文在前，附件在后；正
本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文 在后；原件在前，复制件在后；不同文字的 文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数 民族文字文本在后；中文本在前，外文本在 后；来文与复文作为一件时，复文在前，来 文在后。有文件处理单或发文稿纸的，文件 处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿 纸和定稿在后。
中华人民共和国档案行业标准
DA/T22-2015
代替DA/T22-2000
《归档文件整理规则》
DA/T22-2015
2017.3
《归档文件整理规则》
《归档文件整理规则》DA/T22-2015与 DA/T22-2000的区别：
1、标准的总体编排和结构按GB/T 1.1-2009 进行了修改； 2、将标准适用范围由纸质文件材料扩展为 纸质和电子文件材料； 3、调整归档文件分类方法； 4、增加归档文件组件和纸质归档文件修整 、装订、编页、排架要求； 5、增加归档文件档号结构和编制要求； 6、将室编件号、馆编件号统一为件号； 7、在附录中增加归档章示例、直角装订方 法。
《归档文件整理规则》
二、整理原则 1、 归档文件整理应遵循文件的形成
规律，保持文件之间的有机联系。 2 、归档文件整理应区分不同价值，
便于保管和利用。 3、归档文件整理应符合文档一体化
管理要求，便于计算机管理或计算机 辅助管理。 4、 归档文件整理应保证纸质文件和 电子文件整理协调统一。
注意：来文与复文是不同年度的，归档时应 归入各自年度。
《归档文件整理规则》
（二）分类 1、立档单位应对归档文件ห้องสมุดไป่ตู้行
科学分类，同一全宗应保持分 类方案的一致性和稳定性。 2、归档文件一般采用年度—机 构（问题）—保管期限、年 度—保管期限—机构（问题） 等方法进行三级分类。
《归档文件整理规则》
《归档文件整理规则》
《归档文件整理规则》的内容
一、基本概念
二、整理原则 三、一般要求：组件、分类、排列、
编号、编目 四、纸质归档文件的修整、装订、
编页、装盒和排架 五、归档电子文件的整理要求 六、附录：归档章、档案盒、目录、
备考表的式样 《归档文件整理规则》
一、基本概念 归档文件：立档单位在其职能活动中
2017年：永久——办公室、综合处、机关处、专业 处······ 定期30年——办公室、综合处、机关处、专业 处······ 定期10年—《—归办档文公件整室理、规则综》 合处、机关处、专业 处······
（三） 排列 1、 归档文件应在分类方案的最
低一级类目内，按时间结合事由 排列。 2 、同一事由中的文件，按文件 形成先后顺序排列。 3、 会议文件、统计报表等成套 性文件可集中排列。
形成的、办理完毕、应作为文书档案 保存的文件材料，包括纸质和电子文 件材料。 整理 ：将归档文件以件为单位进行组 件、分类、排列、编号、编目等（纸 质归档文件还包括修整、装订、编页、 装盒、排架；电子文件还包括格式转 换、元数据收集、归档数据包组织、 存储等），使之有序化的过程。 件：归档文件的整理单位。 档号：在归档文件整理过程中赋予其 的一组字符代码，以体现归档文件的 类别和排列顺序。
《归档文件整理规则》
（3）按保管期限分类 将文件按划定的保管期限分类。
3、规模较小或公文办理程序不适于 按机构（问题）分类的立档单位， 可以采取年度—保管期限等方法进 行两级分类。
《归档文件整理规则》
xx单位文书档案分类图
年度
永久
定期30年
定期10年
《归档文件整理规则》
年度——保管期限分类： 2016年：永久、定期30年、定期10年 2017年：永久、定期30年、定期10年 2018年：······