创造高效率的会议教程.pptx

共好内训强效教材
主席的八大职责
➢ 营造和谐气氛；
➢ 确保议程进行；
➢ 总结讨论内容；
➢
引导发言者解释令人困惑的发
言；
➢
帮助与会者理清不假思索想法
；
➢ 尊重少数人的意见，避免会中
意见一面倒的情况；
➢ 减少与议题无关的争辩与讨论； 35
共好内训强效教材
主席的开场白
➢ 约有1/3的与会者抱着“纯与会”的心态 出席并不想要会中发挥影响力 ；
➢ 约有1/3的与会者不知开会的目的及主题； ➢ 约有1/3攸关决议质量的与会者会缺席； ➢ 约有1/3的与会者觉得很难在会中发挥影响力 。
（注：以上的1/3并不一定是同一批人）
36
共好内训强效教材
主席坐在团队 成员之间
面对面就座▲
20
共好内训强效教材
主席坐在长桌的项端
显示等级▲ 资历最浅者坐在离主席最远处 21
共好内训强效教材
主席可坐在任 何一个座位
自由讨论▲ 22
共好内训强效教材
意见未定者看着主 席寻求引导
反对者坐在主席对面， 在讨论中起很大作用
意见未定者可清楚地看到 和听到与会者全部观点
5
共好内训强效教材
成功会议的准备工作
6
共好内训强成效教功材 会议的准备工作（一 ）
如何策划与主持成功的会议； 如何理清开会的目的与诉求； 会议形式的与领导风格； 如何遴选与会者； 会议规模； 会议地点；
7
共好内训强效教材
如何策划与主持成功的会议
☆周全的会前准备工作； ☆达成高效率会议的八个步骤。
29
共好内训强效教材
个性与影响力
➢ 内向与外向性格 ；
➢ 权威型人格； ➢ 心机型人格。
30
共好内训强效教材
性别与影响力
31
共好内训强效教材
如何在会议中发挥影响力
发言、常发言、控制发言长度; 发言流利有权威感;
发言有系统。
32
共好内训强效教材
评估与会技巧
33
共好内训强效教材
会议的领导艺术
34
如何遴选与会者
决定与会者资格时所应考虑的要项： 1.跟讨论题目有直接关联的人； 2.可提供无法从他处取得的资讯； 3.发言具有代表性，能为其团体负责。
14
共好内训强效教材
会议规模
会议规模直接影响到互 动的状况。对于减少阶层间 的隔阂，强调上级与部属沟 通畅通的公司，控制会议规 模（即与会人数）更显得格 外重要。
开会通知应包括请他与 会的理由、该准备哪些资料 及会议召集人所期望的会议 目标。
24
共好内训强效教材
议程设计
好的议程设计有助于讨论上轨 道，避免讨论离题，有系统地帮助 与会者一步步达到目标。
25
共好内训强效教材
会议记录
与会者的重要发言及决议都应正确地 记录来，并在会后发给与会者。
26
共好内训强效教材
17
共好内训强效教材
会议时间
根据行为学家的研究，同 样目的的会议在不同时段召开 ，会有不同的结果，所以“因 时制宜”来开会有其必要性。
18
共好内训强效教材
座位安排
与会者座位安排对会议的成功有 很大的影响，预先考虑座位安排，如 果要，设一个座位安排方案，给会议 创造一个良好的机会来达到目的。
19
共好内训强效教材
支持者可以影 响那些反对者
动议的支持者坐在其 他支持者的确良斜对 面，可以直接看到其 他支持者
反对者坐在主席旁 边以“平衡”会议桌
分散对抗▲
主席与大部分与 会者尤其是意见 未定者保持目光 接触
动议的反对者被支
持者的座位隔开
支持者在此位置有利于
把情况传给意见未定的
出席者
23
共好内训强效教材
传达开会通知
8
共好内训强效教材
周全的会议准备工作
开会往往是一些动作的重复组合。有的提案已 经被决了，可能没过多久又会在别的会议的被提出 来。现代人开会就是这样，同样的议案往往要开好 几次会才能真正否决。
——巴利（Dave Barry）,《攀上顶峰》(Claw Your Way To The Top)
9
共好内训强效教材
共好内训强效教材
如何创造高效率的会议
1
共好内训强效教材
内容提要
会议现状分析; 成功会议的准备工作; 影响会议的个人因素;
会议的领导艺术。
2
共好内训强效教材
会议现状分析
会议所呈现的趋势； 无效率会议的惊人开销。
3
共好内训强效教材
会议呈现如下趋势：
1.开会次数与时间增加； 2.跨部门之协调会议增加； 3.所有不同相关阶层的专业
11
共好内训强效教材
会议形式与领导风格
咨商式会议； 决议提报式会议； 责任完全交付式会议
12
共好内训强效教材
形式 咨商
进行方式 会议领 导者
要建议， 主管 其余免谈
决策 者 主管
决议提 决议提报 与会者 主管 交式 主管复核
责任完 员工自决 与会者
全交付 ，主管附
式
议
与会者
开会形式与过程
13
共好内训强效教材
会议规范的。
27
共好内训强效教材
影响会议的个人因素
常见的人格标签与刻板印象 ； 个性与影响力； 性 别 与 影 响 力； 如何在会议发挥影响力。
28
共好内训强效教材
常见的人格标签与刻板现象
➢ 外貌与偏见； ➢ 年龄的刻板印象； ➢ 工作种类的刻板象。
达成高效率会议的八个步骤
厘清开会的目的与诉求； 选择合适的领导方式； 选择合适的主席，并筛选与会者； 向与会者做简报； 选择合适的开会时间与地点； 有效整合会议中的意见； 遴选恰当的会议记录者； 决议通过后的工作分配。
10
共好内训强效教材
如何理清开会的目的与诉求
开会的目的与诉求，应尽可 能以一句话清楚地陈述出来。清 楚的程度至少要包括：为何开会 、谁来开、及工作何时该完毕。
人士参与。
4
共好内训强效教材
无效率会议的惊人开销
一个好的会议设计与开会技巧 ，事实上，可以节省一半的开会时 间，决策过程也会变得较有效率。 也就是说，花在无效率会议上的每 一分钟，其实可以节省下来，多做 一些真正攸关企业生产的事。而重 新检讨论改进不当的会议进行方式 ，所节省下来的巨额开销，也可以 提高企业竞争力。
15
共好内训强效教材
会议地点
会议地点的应考虑的因素：
★ 找一个肯定不会受到打扰的地方 ； ★ 会前应确定电话已被移出会议室 ； ★ 注意使与会者有足够舒适以集中精 ；
力开会，但不要让他们舒服得想瞌睡 ★ 关注音响效果。
16
共好内训强成效教功材 会议的准备工作（二 ）
会议时间； 座位安排； 传达开会通知； 议程设计； 会议记录； 会议规范的制定。