对公司内部文件的管理制度.doc

对公司内部文件的管理制度4 公司内部文件的管理制度

第一条为加强公司公文处理工作，不断提高公文处理工作的质量和效率，结合公司实际，制定本办法。

第二条本办法所称公文，是公司在经营管理活动中所形成的具有特定或法定效力和规范体式的文书,是传达贯彻党的路线、方针、政策，依法经营管理和进行公务活动的重要工具。

第三条公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档、查询利用等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

第五条公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他规定，确保党和国家秘密的安全。

第六条公司办公室是公文处理的管理部门，主管公司的公文处理工作，并对公司各部门（含分公司，下同）的公文处理工作进行业务指导。公司各部门应配备专人（兼职）负责公文处理工作。

第七条公司各部门负责人应当高度重视公文处理工作，自觉遵守本办法，并加强对公文处理工作的领导和检查。

第二章公文种类

第八条公司的公文种类：

（一）决定

适用于对重要事项或者重大行动作出决策和安排，奖惩有关部门及人员，变更或者撤销不适当的决定事项。

（二）通知

适用于印发有关工作制度，任免干部，批转的公文；转发上级机关和不相隶属机关的公文；传达要求办理的事项；通报需要有关部门周知或者共同执行的事项。

（三）通报(简报)

适用于传达报道公司的重大活动、重要工程进展和其他重要事项；表彰先进；批评错误；传达重要精神，交流重要情况。

（四）议案

适用于按照法律程序向董事会或职工代表大会提请审议事项。

（五）报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出建议答复上级的询问。

（六）请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

（七）批复

适用于答复下级单位的请示事项。

（八）意见

适用于对重要问题提出见解和处理方法。

（九）函

适用于不相隶属的单位之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（十）会议纪要

适用于记载会议情况和议定事项。

第三章公文格式

第九条公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、正文、附件说明、成文时间、印章、附件、主送单位、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。

（一）涉及国家或企业秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明印刷份数和序号。

（二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中，电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

（三）发文单位标识为：文件。

（四）发文字号应当包括：发文部门代字、年份、序号。

公司各部门发文使用二级字号。二级发文字号的构成应当包括：发文部门代字、年份、序号。

（五）上行文应当标明签发人的姓名，其中，“请示”性公文应当在附注处注明联系人姓名和联系电话。

（六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容和文种。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不使用标点符号。

（七）主送单位是指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称，如：中国有色矿业集团有限公司或集团公司。

上行文一般只写一个主送单位，不能多头主送。

主送单位较少的，应当列全各单位名称；主送单位较多的，应当写规范统称，一般不写“有关单位”。如主送单位没有规范统称，应当将有关单位逐一列明，另附名单。

各部门不得越级报送公文。

（八）抄送单位指除主送单位外，需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。

抄送应当注意行文关系。联合发文时，不应抄送联合单位；会签发文时，应当抄送会签单位。对上级领导同志的直接交办件，办理结果主送领导同志时，应当抄送相应的上级机关。

（九）公文如有附件，应当逐一注明附件顺序和名称。

附件的标题、内容、数据应当与正文所载相一致。正文中涉及领导同志批示的，应当在附件中附有关领导同志的批示复印件。

（十）除会议纪要、简报等形式外，公文应当加盖印章。联合上报的公文，由主办部门加盖印章；联合下发的公文，发文部门都应加盖印章。

（十一）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准。

（十二）公文如有需要说明的其他事项，应当加以标注。各部门、起草或送签文件，需要向领导报告过程、有关背景及承办单位初拟意见建议时，应当附送“签报”(呈报件)。

“签报”由主办部门负责人签字后，随主送文件交送核

稿、运转并存档。“签报”作为内部文件只在内部运转，不得直接或复印转出。

第十条公文中各组成部分的标识规则，参照《党政机关公文格式》（GB/T 9704-2012）国家标准执行。

第十一条公文用纸采用国际标准的A4（210×297mm）型，左侧装订。

第四章行文规则

第十二条行文应当确有必要，注重效用。

第十三条行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得

越级请示和报告。

（一）公司在职权范围内，可以对各部门发布指示性文件，布置工作，交流情况和经验。

（二）公司各部门除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，公司各部门一般不得对外正式行文。

第十四条各部门之间对有关问题未协商一致，不得各自向下行文。

第十五条转发(印发)文件

转发(印发)文件用“通知”文种下发；被转发(印发)的文件不列为附件。

第十六条“请示”

“请示”的事项应当是受文单位职权范围内的事项。“请示”应当一文一事，一般只写一个主送单位；如需同时报送其他单位的，应当用“抄送”形式，但不得同时抄送其下级单位。报送“请示”应当给受文单位预留研究决策时间。一

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