秘书工作在领导决策中的地位和作用

秘书工作在领导决策中的地位和作用

由于秘书帮助领导机关或领导者个人承担着政务、机要、信息、管理等工作, 因此, 秘书工作十分重要, 任何领导机关或者领导者个人, 如果离开了秘书的辅助与服务, 则将会信息阻塞, 事务缠身, 工作十分不便, 难以正确作出科学决策, 进行现代化的领导。

一、秘书工作应发挥的作用

美国前总统艾森豪威尔的私人秘书谢尔曼·亚当斯说: “衡量一个好的总统秘书, 要以他的献身精神、艰苦奋斗和工作效率为标准, 而不是他的成就和业绩。一切成就属于总统。”由此可见, 秘书工作是一种具有较强特殊性的职业。一方面, 这种工作直接为领导服务, 甚至直接参与领导的决策, 对领导机关和领导者的领导行为影响较大。另一方面秘书工作毕竟不是领导工作, 只能为领导出谋献策, 而不是出谋划策。

那么, 秘书工作应发挥什么作用呢? 笔者认为, 各级各类秘书, 总的来说应当起到五种作用: 参谋作用、助手作用、提供信息作用、协调作用、耳目作用。

参谋、助手作用秘书有各种层次、工种, 秘书如何发挥参谋助手作用有多种途径。秘书的参谋作用不仅体现在提供辅助决策的方案与日常工作的预案等方面, 更多的秘书人员可以在大量的经常性工作中, 为领导决策与管理工作提供优质服务,当好参谋、助手。诸如协助领导安排一个时期的工作布局; 为领导出主意想办法, 积极主动地办文办事, 完成领导交给的任务等。

提供信息作用秘书信息服务于领导的全部决策、管理和指挥工作, 领导者要在众多的变革的社会政治经济文化生活中进行决策, 都要以反映事物发展变化的大量信息为基础。就通常秘书工作而言, 需要掌握多种信息, 概括起来所提供的信息应包括: 上级信息、内部信息、历史信息、本机关及下属单位的有关情况、资料, 平行地区、部门的有关信息、社会信息、国际信息、业务信息、科技信息, 本地区、本部门的发展历史资料等。

协调作用协调是管理的手段, 其实质就是统一认识, 调整关系, 解决矛盾, 协调行动。在新的历史时期, 领导面临的问题十分复杂, 接触的横向、纵向关系也千丝万缕, 改革中会不断产生大量新的矛盾, 这些矛盾最后都会集中到各机关领导面前, 要求及时解决。因此, 围绕改革中出现的矛盾, 协助领导及时、正确处理, 是新时期秘书协调工作中的重要特点。

耳目作用这不是监督领导的一言一行, 充当“特工”角色, 而是在领导决策过程中, 权衡利弊, 根据调查研究得出的科学结论, 大胆向领导提出合理化建议, 对领导者决策实施过程中可能出现的失误、偏差以及错误等, 应在适当场合适时提醒, 以便及时修正。

二、秘书工作应注意的几个问题

恩格斯说: 军官不懂业务在参谋部门造成的危害比其它任何部门都大。由于秘书工作处于上呈下达、为领导出谋献策的特殊地位, 其要求十分严格。那么当前机关秘书工作的问题是什么呢?

1、效率低主要表现为办公节奏慢、办事拖拉, 工作职责不清, 秩序不顺, 互相扯皮, 内耗较大; 基层或人民群众办一件事, 往往要跑很多机关, 盖很多章, 等很长时间; 还有的在上下机关之间, 为了沟通情况, 统一认识, 分清职责义务, 常常发许多文件, 开若干会议, 其实往往在机关与机关之间扯皮, 这都属于内耗。

2、质量差主要表现为工作不深入, 不具体, 习惯于表面文章, 看来很忙, 其实在制造“文山会海”, 没有解决多少实际问题。

3、狐假虎威表现在有的秘书身处领导身边或给某个领导人当专职秘书, 往往是领导有多大, 他也“水涨船高”。动辄打领导者的招牌, 自我介绍不讲姓名, 只讲我是某某人的秘书, 滥用权力, 不按领导意图办事, 不经授权, 私用领导人名义批文件, 写条子, 发命令, 为个人办私事, 以权谋私, 还有的自作主张, 擅自按自己的想法随意回答和处理问题。

要解决好上述问题, 秘书人员一定要努力学习马列主义、毛泽东思想和邓小平理论, 用江泽民同志“三个代表”的重要思想武装头脑, 加强自身修养, 牢记在社会主义中国, 任何干部都是人民的勤务员, 应该全心全意为人民服务, 时刻把人民群众的根本利益放在第一位, 才能在为领导服务的工作中以及辅助领导进行决策和管理的过程中, 当好领导的参谋和助手。

三、秘书工作的地位和职能

秘书在一个单位里, 位于领导者近身, 或者说处于机关中的枢纽地位, 它是领导与机关内外各方面关系的桥梁。这种地位决定了秘书(含秘书部门) 有以下五个方面的职能。

1、枢纽职能按照系统论的观点, 全国的党政领导机关是一个庞大而严密的领导管理体系, 它是由小型系统(如区、乡基层) 、中型系统(如省、市) , 大型系统(如中央国家机关) 所组成的, 在各个级别的系统中, 又有各自的子系统, 如党委系统的组织、宣传、纪检、统战联络部门; 政府系统的工业、农业、财贸、文教卫生等系统。这些众多复杂的系统是以上下级隶属关系工作为联系方式, 而构成一个整体的, 是以具体形式体现上下级领导与被领导的关系。实现系统中各因素联系的,就是秘书部门。所以秘书部门及秘书在机关中处于承上启下、沟通左右的枢纽地位, 发挥着枢纽的职能, 图1、图2 说明了这种关系。

2、协调职能任何系统都有自己的运动目的和运动目标。领导管理系统运动的目的就是要实行科学的、有效的管理, 以实现社会主义现代化这一总目标, 要使系统运动沿着正确的轨道运行, 就必须不断地对运动进行调节。各级各类机关一方面要在管理过程中不断调整自己的行动, 另一方面又要采取各种行政手段来协调与其他机关的行动, 以及处理好各种矛盾与关系。这种调节或者协调是领导者在管理工作中的重要职责, 而秘书部门正是辅助领导者进行行政协调的主要部门。

3、辅助决策职能秘书部门是现代化领导决策系统中的综合、参谋部门, 在科学决策中的各个过程和环节, 都是必不可少的。

4、“不管部”职能秘书部门又有“不管部”之称, 凡是其他职能部门不管的事, 领导都可以交给秘书部门去管。这种“不管部”的职能体现的面很宽, 大致有以下四种类型的工作:

(1) 围绕中心工作任务诸如选举人民代表的工作、植树造林、厂庆、校运会、发行国库券等, 这些任务常无专门业务科室管辖, 需要秘书部门主持或与其他部门配合管理。

(2) 临时发生的突击任务如本单位发生天灾人祸, 与外单位发生严重纠纷, 或上级交给的临时紧急任务, 也常由秘书部门去调查、办理。

(3) 带全面性的任务和活动如一个单位召开全系统会议, 上级机关友邻单位来人接待等, 也常由秘书部门承办。