商务英语信函写作中常被忽略的问题 done
写好一封英文商务邮件你需要知道这20个标准句式!
写好一封英文商务邮件你需要知道这20个标准句式！导读：本文写好一封英文商务邮件你需要知道这20个标准句式！，仅供参考，如果觉得很不错，欢迎点评和分享。
1. Sorry for any inconvenience caused.工作中总不乏要出各种失误和错误。
但是不建议跟客户“直截了当”地道歉（在日企/日本人客户除外），比如"I apologize for ... " 或者"It is my mistake that... "。
这是因为你一旦如此明显的道歉，那么如果出了问题就是你的责任，就是你公司的责任。
尤其对于从事咨询行业的你来说，这一点是比较致命的。
所以如果你出了小差错（比如发错邮件、搞错时间地点、文件里有地方写错等等），那么的方式就是再发一个邮件加以纠正，结尾加上"Sorry for any inconvenience caused". 这样既得体，又避免了直接把所有责任都揽到你身上。
但是，如果是一项重大失误，那么这句客套话的份量就不够了。
这时候最妥当的方式是和你的上级商量补救方式以及如何回复对方，而不是忙不迭的跟对方说“my sincere apology..."。
Again，这是涉及到责任归属问题，除非责任明确属于你或者你公司，否则不要直截了当的道歉。
有时候，如果你觉得给别人发邮件要求别人做什么事情是在麻烦对方，也可以加上这句话。
但是，如果是同事之间，下属和老板之间，出了错就要大方承认，没必要使用这句客套话。
2. Please find below my replies to your questions, marked in RED.这里的RED需要标成红色或粗体。
您已成功购买完整课程！这是一个很小的细节，但魔鬼就在细节中。
如果客户或对方公司跟你提了一些问题，你需要逐一回复，那么最清楚的方式就是把问题复制在你邮件中，然后给你回复标上颜色或粗体，再在最开始加上这句话。
商务英语必看的邮件信函注意事项以及常用句式
英文商务邮件格式和礼仪收件人1.尽量不要把一堆邮箱地址都放在“收件人”栏里，这里只写跟邮件内容直接相关联系人的邮箱。
其他相关人员的邮箱可以添加到「抄送」或者「密送」里。
2.不是邮件内容的直接处理者，但也需要知道这件事情的人可以添加到抄送中。
只给需要的人抄送，有同学习惯性抄送一大堆相关和不相关的人，这是不可取的。
3.如果不想让收件人知道你同时把邮件也发给了某人，这种情况可以添加「密送」。
4.需要添加多个收件人或者抄送人的时候，一般会按照职位高低进行排序。
邮件标题1.一定不要发空白标题，这是非常不礼貌的行为。
相信大家也不会故意这么做，有可能是想先写好邮件再定标题，但最后直接空白标题就发出去了。
所以要养成良好的习惯，先把标题写好。
2.标题应「简明扼要」，能反应文章内容或者重要性，不宜冗长。
3.标题里应尽量不用特殊符号和长串的数字，以免邮件被放进对方垃圾邮件箱。
如非必要，尽量少用"urgent"等字眼。
4.回复对方邮件的时候，可以根据需要更改标题，不要一长串"RE"。
比如要回复收件人关于一款小黄人设计图的问题，邮件标题就可以简单地描述如下：RE:Art work of minions item附件1.如果有附件，标题写好马上上传附件，养成好习惯，不要等到邮件写完最后再上传，最后很可能会忘记。
相信不少人有过漏传附件的经历，邮件发出去才发现附件没上传。
2.邮件有附件时，应在正文里提醒收件人查收附件。
3.附件个数不宜过多，一般不超过4个。
数量较多的时候可以打包压缩成一个文件。
4.如果附件内容是特殊格式，应告知收件人打开方式，以免影响使用。
5.如果附件过大，最好拆分为多个邮件发送，或者通过网盘分享。
单封邮件附件过大可能发送不成功，或者被拦截。
比如，附件压缩包里是Art work的源文件，需要解压缩后用Illustrator打开，上传附件后可以在邮件中提醒如下：邮件内容1.首先是称呼：第一次联系尽量用「Dear XXX」作为称呼，不知道姓名只知道头衔的情况下，可用「Dear Title」，熟悉了之后也可以用「Hi XXX」或者「Hello XXX 」。
浅析商务英语信函中的典型错误
浅析商务英语信函中的典型错误文章结合对外贸易业务的一般程序，给出了商务英语信函中最常见的一些错误实例并作了具体的剖析，提出了成功拟写商务英文信函的几点建议。
标签：询盘报盘索赔仲裁随着世界贸易的发展，商务英语的应用越来越广泛，其中信函的使用贯穿于整个外贸业务的始终。
因此，对于商务英语学习者来说，不仅要掌握一般的基础英语，而且要进一步提高外贸英语水平，尤其是顺利地拟写英文信函。
本文按照开展对外贸易业务的一般程序将商务英语信函中最典型的错误加以列举并作相应的分析。
一、开始业务1.From our market survey we learn that you are for the market of Audio and Electronic Equipment.[误]From our market survey we learn that you are in the market for Audio and Electronic Equipment.[正][分析]“for the market of”并非固定短语，也无“有意购买”的意思，应改用“in the market for ”。
如：We are in the market for bitter apricot kernels from China.2.Some copies of latest catalogues are being airmailed to you on a separate cover.[误]Some copies of latest catalogues are being airmailed to you under a separate cover. [正][分析]“under separate cover”是经贸英语函电中常用的固定短语，表示“另函邮寄”，也可用“by separate post”来表示。
二、询盘与报盘1.Thank you for your letter ofJuly 15, enquiring our products and to request terms for bulk buying.[誤]Thank you for your letter ofJuly 15, enquiring about our products and to request terms for bulk buying.[正][分析]在经贸英语函电中“enquire”常与“about”连用，表示“询问”之意，与介词“for”连用表示“询盘”，“询价”之意。
简单的商务英语沟通之“商务”
简单的商务英语沟通之“商务”what time would be convenient for you?你看什么时间比较方便？I'd like to suggest a toast to our cooperation.我想建议为我们的合作干一杯。
Here is to our next project!为我们下一个项目干杯！would you please tell me when you are free?请问你什么时候有空？gald to have the opportunity of visting your ompany and I hope to conclude some business with you。
很高兴能有机会拜访贵公司，希望能与你们做成交易。
what I care about is the quality of the goods.我关心的是货物的质量。
please have a look at those samples.请给我看一下那些样品。
I'd like to know any business connections abroad.我想多了解一些你们公司。
I would be happy to supply samples and a price list for you.我很乐意提供样品和价格单给你。
can I have your price list?你能给我价格单吗？will you give us an indication of prices?你可以给我报一个指示性的价格吗？I am in charge of export business.我负责出口生意。
I'm thinking of ordering some of your goods.我正考虑向你们订货。
what about the prices?那价格方面怎么样？Let's call it a deal.好，成交！our product is the best seller.我们的产品最畅销。
商务英语信函礼貌与非礼貌用语
商务英语信函礼貌与非礼貌用语商务英语信函是商业交流中非常重要的一种沟通方式，因此在使用语言时需要注意礼貌和避免使用非礼貌用语。
下面我将从礼貌和非礼貌的角度给出一些例子。
礼貌用语：1. 开头问候语，Dear Mr./Ms./Mrs. [姓氏]，或者Dear [职位]，。
2. 表达感谢，Thank you for your prompt response.（感谢您的迅速回复。
）。
3. 提供帮助，If you need any further assistance, please feel free to contact me.（如果您需要任何进一步的帮助，请随时与我联系。
）。
4. 表达善意，I hope this email finds you well.（希望您一切顺利。
）。
5. 结尾问候语，Best regards,（最好的问候。
）。
非礼貌用语：1. 直接命令，Do this immediately.（立即做这件事。
）。
2. 不礼貌的批评，Your work is completely unacceptable.（你的工作完全不可接受。
）。
3. 威胁或强迫，You must comply with our demands.（你必须遵守我们的要求。
）。
4. 侮辱性言辞，You are incompetent.（你无能。
）。
5. 粗鲁的结尾，Whatever.（随便。
）。
在商务英语信函中，礼貌和尊重对于建立良好的商业关系至关重要。
使用礼貌用语可以展示你的专业素养和尊重他人的态度，而避免使用非礼貌用语可以避免引起误解或者冲突。
因此，在撰写商务英语信函时，请确保使用得体的语言，避免使用冒犯或不尊重他人的用语。
写英文商务邮件要注意的问题
写英文商务邮件要注意的问题有些朋友发邮件，尤其是发英文邮件时，容易出些低级错误。
在这里，我把写英文商务邮件时要注意的问题写出来，供大家一条一条的核对：1. 称呼：这里包含名字和头衔；(1) 姓名：英文邮件很容易在对方姓名的拼写上犯错误；如果是英文邮件，尤其是注意对方的名字。
务必养成一个好习惯：名字不要直接写；如果是回复别人的邮件，将名字直接从对方的签名栏里面粘出来如果回复邮件，或签名栏里没有，将别人的地址先放上，在名字直接从对方的地址栏里面粘出来，再去掉不要的部分(邮件地址符号等)；最后进行一遍核对；(2) 头衔：用Mr. ，Ms. ，Mrs. 或 Dr. 这些头衔，Mrs. 要慎用，除非别人提到过的，可以这么用，没用过的话，直接用 Ms. 就好了。
因为把Ms. 搞错成Mrs.不算什么大事；如果完全不知道对方是男是女，就干脆不要头衔。
2. 主题要假设对方很忙，每天收到几十封上百封邮件要处理。
站在对方角度考虑，主题一定要简洁明朗。
很多邮件的主题，是从最先那个邮件那遗留下来的，然后经过多次回复、转发之后，正文所讲的，已经完全和这个主题不不沾边了，这时要自己写一个主题，最好是从正文中截取关键词来，组成通顺的一句话。
3. 正文写英文邮件时，正文容易有拼写错误；Outlook有自动检查拼写功能，但是大部分其他的客户端和邮件网页没有；写稍长一点的正文时，最好将邮件先放在Word 当中写好，再粘贴进来。
这样可以充分利用Word自带的校对功能，帮你把关。
4. 附件这也是最容易疏漏的。
很多邮件，明明正文里头提了“please see attached…”，结果附件没带上，或者带错了附件。
这个没有更好别的办法，只有自己认真核对。
5. 收件人和抄送人哪些该是收件人，哪些该是抄送人，这个心里首先要有谱；如果涉及人物太多，要事先将收件人和抄送人名单列在一张纸上，再一个一个添加；要充分利用客户端的地址本功能，以免写错地址；这里最容易出现的错误是：(1) 在自己以前发的邮件上回复时，点击“全部回复”，而电脑系统没有辨析功能，就成了自己是“收件人”，别的人成了“抄送人”；所以要注意核对这点；(2) 在要把某个“抄送人”移到“收件人”当中时，使用“剪切”“粘贴”功能，由于疏忽先剪切了后，又忘了粘贴，造成收件人少了一个；所以，作这类移动时，不要用“剪切”“粘贴”功能，最好用鼠标直接拖拽；6. 其他方面(1) 问候语。
email里用这些英文语句，可能把对方惹毛了你还不知道！
email里用这些英文语句，可能把对方惹毛了你还不知道！近日，有人统计了几个带有“Passive Aggressive” 倾向的e-mail 用词（带有敌意的email用词），即使写者无心，读者却很可能会误解用意，事不宜迟，快来往下看看你是否避免了这些会惹毛对方的语句：“Any updates on this?”有什么更新吗？在工作信件中看到这句话，会让人觉得对方真正想说的是不是“怎么这么慢还没回覆”，或是“到底什么时候要给答复”等。
“I hope you don’t mind…”我希望你不介意…这句话不只在 e-mail 中让人觉得很烦，在真实生活中听到也很烦，因为讲这句话，代表“我希望你不介意我接下来想说的事情，但即使你介意，我还是要继续说，而且既然我已经说希望你不要介意了，所以你最好肚量大一点……”“Thanks in advance”先谢谢你了。
说了这句话，代表你已经替对方擅自做了决定，然后还基于这个决定说了谢谢。
即使对方真的会去做你要求的事项，多说“Thanks in advance.” 这句话，也会让人心中有点不是滋味。
“Just wondering…”我在想…用“Just wondering…” 开头，会给人一种“我好像不应该问这个问题，但我还是要问”的感觉。
把实际问题用过于小心翼翼的礼貌用语夹带出去，似乎就很容易会给人这种印象，不妨直白地问想问的问题最实在。
“Sorry for the double e-mail.”抱歉连寄了两封信给你。
但你还是寄了两封信。
这种说法散发一种“Sorry not sorry” 的感觉。
如果只是单纯因为漏写东西，尝试记住在每次在发信前都要仔细检查才不会有失专业，而如果你只是要刷存在感的话，使用这一句会让人加倍反感。
“In case you missed it…”以免你忘记…这句话其实是个用来刷存在感、催促对方回覆的烟雾弹。
其实大部分人的工作信件绝对没有多到会常常漏看，有时候不回信只是因为暂无下文，又或是不想要回，因此看到“In case you missed it…” 这类看似善心提醒的语句，就会莫名毛躁起来。
商务英语写作-英文订单写作的注意问题
商务英语写作英文订单写作的注意问题1. 文体介绍订货(order)是买方为要求供应具体数量的货物而提出的一种要求。
此时，交易双方之间的陌生感已消除，可以说已经度过了接触障碍和难关。
英文订单写作应注意以下几点：(1)英文订单写作开头就直接说明订购的意图。
(2)英文订单一般应包括：商品的名称、品质、数量、包装、价格条件、支付条件以及需要对方提供的单据等。
(3)英文订单内容必须准确、清楚。
不论是商品的价格还是商品的规格都应做到准确无误，否则会带来不必要的损失与麻烦。
卖方收到英文订单电子邮件后必须进行确认。
如果卖方无法提供买方所需要的货物，则最好介绍一些合适的替代品;如果买方所需货物的价格和规格发生了变化，卖方则提出还价并劝买方接受，但要注意：写拒绝接受订货的信时，必须非常谨慎，应为日后有可能的交易留下余地。
2.英文订单写作实用范例(1)Subject: An orderGentlemen:The price quotes contained in your E-mail of May 20,2002 gained favorable attention with us.We would like to order the following items consisting of various colors, patterns and assortments: Large 2000 dozenMedium 4000 dozenSmall 2000 dozenAs the sales season is approaching, the total order quantity should be shipped in July. At that time an irrevocable L/C for the total purchase value will be opened.Please confirm the order and E-mail a shipping schedule.Sincerely,Xxx主题：订货先生们：2002年5月20日电子邮件报价深受欢迎。
商务英语必看的邮件信函注意事项以及常用句式
英文商务邮件格式和礼仪收件人1.尽量不要把一堆邮箱地址都放在“收件人”栏里，这里只写跟邮件内容直接相关联系人的邮箱。
其他相关人员的邮箱可以添加到「抄送」或者「密送」里。
2.不是邮件内容的直接处理者，但也需要知道这件事情的人可以添加到抄送中。
只给需要的人抄送，有同学习惯性抄送一大堆相关和不相关的人，这是不可取的。
3.如果不想让收件人知道你同时把邮件也发给了某人，这种情况可以添加「密送」。
4.需要添加多个收件人或者抄送人的时候，一般会按照职位高低进行排序。
邮件标题1.一定不要发空白标题，这是非常不礼貌的行为。
相信大家也不会故意这么做，有可能是想先写好邮件再定标题，但最后直接空白标题就发出去了。
所以要养成良好的习惯，先把标题写好。
2.标题应「简明扼要」，能反应文章内容或者重要性，不宜冗长。
3.标题里应尽量不用特殊符号和长串的数字，以免邮件被放进对方垃圾邮件箱。
如非必要，尽量少用"urgent"等字眼。
4.回复对方邮件的时候，可以根据需要更改标题，不要一长串"RE"。
比如要回复收件人关于一款小黄人设计图的问题，邮件标题就可以简单地描述如下：RE:Art work of minions item附件1.如果有附件，标题写好马上上传附件，养成好习惯，不要等到邮件写完最后再上传，最后很可能会忘记。
相信不少人有过漏传附件的经历，邮件发出去才发现附件没上传。
2.邮件有附件时，应在正文里提醒收件人查收附件。
3.附件个数不宜过多，一般不超过4个。
数量较多的时候可以打包压缩成一个文件。
4.如果附件内容是特殊格式，应告知收件人打开方式，以免影响使用。
5.如果附件过大，最好拆分为多个邮件发送，或者通过网盘分享。
单封邮件附件过大可能发送不成功，或者被拦截。
比如，附件压缩包里是Art work的源文件，需要解压缩后用Illustrator打开，上传附件后可以在邮件中提醒如下：邮件内容1.首先是称呼：第一次联系尽量用「Dear XXX」作为称呼，不知道姓名只知道头衔的情况下，可用「Dear Title」，熟悉了之后也可以用「Hi XXX」或者「Hello XXX 」。
英文邮件四大错误问题
英文邮件四大错误问题问题一：Email 主旨要简短有力，才会让人一看就懂?首先，主旨栏千万不可以空白，否则可能会导致email被当成垃圾信件。
再来，若信件内容经双方一再的往来答复，内文的讨论事项已脱离原主旨，那么请务必删除先前的信件内文，并换上一个新的主旨，一来是让收件人更清楚信件内容，二来是方便日后搜寻信件和数据归档。
而最后，不可将信件所有内容放在信件主旨栏，那只会让对方对你有乱无章法的坏印象，更别谈对方对你会有后续的联系和回应了。
其实写一封商业英文书信一点也不难，要记住：忙碌的商务人士每天收到的email 至少约20 封，而主管们甚至会收到上百封的email，因此想吸引收信人的目光或是赢得对方秘书的注意，获得快速回信，秘诀在于你的email是否下了个好主旨。
一个好的email 主旨，要有三个大原则：条理分明、目标明确、符合内容。
以下为几个email常见的问题，一起来比较错误及正确的用法。
错误一：主旨不够清楚明白 Subject: Request(主旨：请求) v.s Subject: Quotation Request for Gift Bags(主旨：赠品袋的询价请求) 第一个主旨虽然易读也与内容相关，但却一点也不明确。
第二个主旨把Request(请求)更明确化为Quotation Request(询价请求)，又再进一步加上for Gift Bags(关于赠品袋)，虽然还没看完信件全文，但这主旨已够明确易读，让收件人只要一眼瞥过，就可以马上对应到相关信息和流程，并且快速地回复这封要求信件。
错误二：主旨没有详细时间说明 Subject: Sales Promotion(主旨：促销活动) v.s Subject: Sales Promotion for 20xx A/W Collection(主旨：20xx 秋冬新品上市的促销活动) 第一个主旨虽然比Sales来得明确，但到底是哪种的促销活动呢?第二个主旨多了for 20xx A/ W Collection，帮助收件人更明确点出信件内文是关于新品上市，这样的主旨才能快速带到重点。
用商务英语信函写作精讲：货物不符、货物损坏
用商务英语信函写作精讲：货物不符、货物损坏尊敬的XX先生/女士，
我代表XX公司向贵公司提出关于我们最近收到的货物的问题。
我很遗憾地通知您，这些货物既不符合我们之前的订单，又出现了严重的损坏。
首先，根据我们之前的订单，我们订购的货物应该是XX型号的产品，但我们收到的货物却是XX型号的产品。
这明显是个差错。
我们非常重视我们之间的合作，因此，我们希望贵公司能够尽快核实问题并给出解决方案。
其次，除了货物型号的不符，我们在检查货物时还发现了严重的损坏。
有相当数量的货物包装已被破损，导致产品受损。
这对我们的业务造成了严重的影响，因为我们无法将这些损坏的产品交付给我们的客户。
我们希望贵公司能够采取措施，确保这样的情况不再发生，并给出补救措施以解决我们现在所面临的问题。
鉴于上述问题的严重性和紧迫性，我们请求贵公司立即回复我们的邮件，并尽快提供解决方案。
我们期待贵公司对此事的重视和积极回应。
谢谢您的合作。
此致
XX公司
XXX。
商务英语信函注意事项
商务英语信函注意事项在国际贸易竞争日益激烈的今天，为了通过发送商务信函达到有效交流，传达友好情感，增加商务合作机会的目的，商务信函必须在风格和语言上发生变化。
现代商务信函的主要文体特征可以概括为以下五点: 内容的清晰性、表达的简洁性、词语的专业性、风格的正式性、措辞的礼貌性。
因此我们要将商务信函本身的特点和英语的语言特点结合起来，分析和总结其翻译思路和技巧。
一、内容的清晰性发送商务信函的目的在于建立商务往来关系，就某一细节进行商讨，努力达成共识，以便促进一项商务活动的开展。
要达到这些目的，首先必须保证阅读者能够清楚了解写信人的意图，迂回或闪烁其辞的话语会让读信人产生不信任，甚至会怀疑对方的语言表达能力，对进一步开展商务活动很不利。
模棱两可的话轻则阻碍读信人对信函意思的理解，重则会对发函方造成不必要的损失。
例如: As to the steamers sailing from Hongkong to San Francisco，we have bimonthly direct services. 此处bimonthly 有歧义，可以是twice a month 或者once two month. 故读信人就迷惑了，可以改写为We have two direct sailings every month from Hongkong to San Francisco.翻译要保留原文的清晰度相当重要。
由于在较为正式的场合中，为了将一概念定义完整和清楚，英文常常用关联词将几个短句并在一起形成一个长句，而中文无法照样只用一句话来翻译，即使这样译了也很难达到通顺和自然。
这时，我们就采取将长句按特定的事情发展的顺序拆分成两个或两个以上的小句子的方式来翻译。
必要时还要增加或省略一些词语，让整段文字结构更合理、内容更清楚。
例如: The prices stated are based on current freight rates，any increase or decrease in freight rates at time of shipment is to be the benefit of the buyer，with the seller assuming the payment of all transportation charges to the point or place of delivery.例句中以一个介词with 来分界，译为合同价格是以运费计算，装运时运费的增减均属买方。
商务信函中的语法规范与修辞技巧
商务信函中的语法规范与修辞技巧在商务信函中，语法规范和修辞技巧是非常重要的，它们能够确保信函的准确性、清晰性和专业性。
本文将介绍商务信函中的一些常见的语法规范和修辞技巧，帮助您在写作商务信函时表达得更准确、更有说服力。
一、语法规范1. 注意主谓一致：在商务信函中，主谓一致是非常重要的。
确保主语和谓语动词的数是一致的，以避免表达上的混淆和错误。
例如，"Our company is planning to expand its operations in the next quarter"（我们公司计划在下个季度扩大业务）。
2. 使用适当的时态：选择适当的时态能够使信息更清晰地传达给读者。
通常，在商务信函中，使用现在时态可以表达当前的事实，而使用将来时态则可以表达未来计划和预测。
例如，"We are confident that our new product will meet your requirements"（我们相信我们的新产品将能满足您的需求）。
3. 避免冗长的句子：商务信函应该尽量避免使用过长的句子，以免给读者带来困扰。
将长句子拆分成较短的句子可以使信息更易于理解和处理。
此外，使用简单的语言和直接的表达也可以增加信函的清晰度。
4. 使用恰当的标点符号：正确使用标点符号可以帮助读者理解和解读信函。
例如，使用逗号来分隔项目或列举事实，使用句号来结束句子，使用问号来表示疑问等。
二、修辞技巧1. 使用具体和清晰的词语：在商务信函中，使用具体和清晰的词语能够让读者更好地理解您的意思。
避免使用模糊或抽象的词语，尽量使用准确的词汇来表达您的观点和意图。
2. 强调重点信息：通过使用修辞手法来强调重点信息，可以使信函更具吸引力和说服力。
例如，使用加粗、斜体或下划线来突出关键词或短语，使用排比、反问或强调句来强调特定的观点。
3. 适当使用修饰词和短语：修饰词和短语能够增强语言的表达能力，但在商务信函中应避免过度使用。
英语商务信函用语常见失误分析(全文)
英语商务信函用语常见失误分析一、语用原则根据英国语言学家托马斯（JENNY THOMS）的观点，语用失误大致可分为两类：语言本身的失误（PRGMTIC-LINGUSITIC）和社会语用上的失误（SOCIO-PRGMTIC）。
另外，在具体分析ZG学生在英语商务信函的语用常见失误之前，必须了解语用学的两个重要原则：礼貌原则和合作原则。
（一）礼貌原则（Politeness Principle）英国著名学者利奇(Lech)于1983年在合作原则的基础上,提出了与格赖斯的合作原则相补益的礼貌原则。
其中包括六项准则:1.得体准则(Tct Mxim):减少表达有损于他人的观点)尽量少让别人吃亏; b)尽量多使别人得益2.大方准则(Generosity Mxim):减少表达利已的观点)尽量少使自己得益; b)尽量多让自己吃亏3.赞誉准则(pprobtion Mxim):减少表达对他人的贬损)尽量少贬低别人; b)尽量多赞誉别人4.谦逊准则(Modesty Mxim):减少对自己的表扬)尽量少赞誉自己; b)尽量多贬低自己5.一致准则(greement Mxim):减少自己与别人在观点上的不一致)尽量减少双方的分歧; b)尽量增加双方的一致6.同情准则(Sympthy Mxim):减少自己与他人在感情上的对立)尽量减少双方的反感;b)尽量增加双方的同情以上准则是人们在交际中一般都遵守的礼貌原则。
说话人说话时尽量多给别人一点方便,尽量让自己多吃一点亏,从而在交际中使双方感到受尊重,同时反过来获得对方对自己的好感。
礼貌原则中这些准则在商务活动的交际中很重要。
（二）合作原则(Coopertive Principle)美国语言哲学家格赖斯对人们在交际中如何了解对方话语中的隐含意义提出了大胆设想，如果根据他提出的“合作原则”中的各项准则进行语用推理，人们就可以推出说话中有一超越字面意义的隐含意义。
合作原则包括四个范畴，每个范畴又包括一条准则和一些次准则。
英语书信写作的十大注意事项
英语书信写作的十大注意事项英语书信写作的十大注意事项1.切忌主客不分或模糊。
例子: Deciding to rescind the earlier estimate, our report was updated to include $40,000 for new equipment.应改为 Deciding to rescind our earlier estimate, we have updated our report to include $40,000 for new equipment. (We决定呀, 不是report.)2.句子不要零碎。
例子: He decided not to audit the last ten contracts. Because of our previous objections about compliance. 两个句子应该连在一起：He decided not to audit the last ten contracts because of our previous objections about compliance.3.结构对称,令人容易理解。
例子: The owner questioned the occupant's lease intentions and the fact that the contract had been altered with ink markings. 应改为: The owner questioned the occupant's lease intentions and ink alterations of the contract.4.单复数不要搞乱，不然会好刺眼，看着不舒服。
例如: An authorized person must show that they have security clearance. 应改为Authorized persons must show that they have security clearance.5.动词和主语要呼应。
商务英语中最易犯的错误总结归纳
商务英语中最易犯的错误总结归纳在商务英语中，由于语言和文化差异的存在，人们很容易犯一些错误。
以下是一些常见的商务英语错误总结：1.语法错误：语法错误是最常见的错误之一、这包括动词时态、主谓一致、冠词使用等方面的错误。
在商务英语中，准确而流畅的语法使用很重要，因为错误的语法会影响沟通的精确性和说话者的形象。
2.拼写错误：商务英语中的拼写错误也是常见的错误之一、拼写错误包括单词的拼写错误、大小写的错误等。
商务场合下，拼写错误可能会导致误解或者给人不专业的印象。
3.选择错误的词汇：选择恰当的词汇非常重要。
有时人们会选择不准确的词汇或用词不当，导致沟通不清晰。
商务英语要求使用恰当的商务术语和专业词汇，以确保准确的交流。
4.语言风格错误：商务英语需要遵循正式的语言风格。
一些语言风格可能过于随意或者非正式，不符合商务场合的要求。
因此，在商务英语中，应该选择恰当的语言风格以避免错误。
5.文化差异：商务英语涉及到跨文化的交流。
不同的文化有不同的沟通方式和期望，在交流中容易产生误解。
了解不同文化的礼貌用语、谦虚和直接的表达方式以及交际习惯是很重要的，以帮助避免文化差异导致的错误。
6.用词不当：有时，商务英语中使用词语不当也是常见的错误之一、比如，使用词汇的时候未能准确表达自己的意思或使用了与场合不符的词汇。
正确选择用词非常重要，以确保信息的传达准确。
7.缺乏清晰的结构：商务英语涉及到的文件、报告和演示文稿等各种文本都需要有清晰的结构和逻辑性。
缺乏清晰结构会导致信息混乱和难以理解。
因此，在写作和演讲中，要确保信息有条理，可以流畅传达。
8.不注意细节：商务英语强调细节的准确性。
在商务场合，一个细小的错误可能导致沟通的失败或者给人不专业的印象。
因此，要仔细核对和检查文本，确保没有拼写、语法或其他错误。
9.不恰当的正式用语：在商务英语中，使用适当的正式用语非常重要。
过度随意或者不够正式的用语可能会失去商业合作的机会。
因此，要熟悉并正确使用正式用语。
学习商务英语书信写作中常遇到的问题
２ 学 习商务英 语写作过程 中常见 问题
学生在学习商务英语书信写作的过程 中往往 因为 自身知识及语 言积 累方面 的限制 ， 犯一些语 篇或用语方面的错误 ， 现将其总结如下 ， 并辅以学
生实例加以说 明， 希望能给众学 习者提供借鉴。
２ １ 书信 结构 不合 理 ， 点不 突 出 ． 重
根据“ ｃ 原则 ， 七 ” 商务英语书信写作必须注意 开门见山， 说明来函意图 ， 且每封信 函需主要围绕
一
个主题进行展开， 突出重点， 避免结构松散或主
题不突出。以一 次课堂 书信 写作作业为例 （ 观察
对象为首次学 习商务英语 的市场 营销专业 大二学 生 ， ４ 人） 共 ０ 。
ｅａ ｐｅ ｏ ｅ ｘｍ ｌ ｆ ｍ ｔ ｓｒ ｈ
随着改革开放的不断深人及全球经济贸易一 体化进程的加快 ， 我国对外经济贸易 日益繁荣， 国 际商务交往越来越频 繁。作为语言 的桥梁 ， 商务 英语书信是国际商务交往 中最重要的书面交往方 式。如今 ， 越来 越多的高校 开设 了商务英语 专业 或商务英语选修课 ， 并受到不少学生 的拥 护及欢 迎。然而 ， 商务 英语 书信毕竟有别于英语 日常用 语， 有着 自身的特点及要求 ， 让学习者感到颇为棘
学 习商务 英 语 书信 写作 中 常遇 到 的 问题
韦 健
（ 西中医学 院， 广 南宁 ５０ ０ ） ３０ １
摘
要： 由于商务 英语的用词特点和语言风格与 日常 用语大相径庭 ， 少初 学者在 写作 学习过程 中会碰 到不 少困难。 不
本文根 据教 学经验 ， 列举 了 中几点常见 问 ， 其 题 以供借鉴 。
手 。本文 正 是 针 对 此 问题 ， 积 累 了相 当教 学 经 在
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商务英文信函写作常被忽略的细节热14Popeye2010-01-30 13:21商务英文信函写作常被忽略的细节有位资深商贸人士这样说：“一切贸易往来，从信函开始，到信函结束。
”意思是，商务信函贯穿沟通始终。
商务信函包括:询盘信、报盘信、邀请函、开发信、求职信、订货信、投诉信、道歉信等，还包括以上信函的确认信函和回复信函等诸多信息沟通载体。
“口才决定录用，文笔决定提升。
”对于职场人士来说，写一手严谨规范、得体简洁、语言地道的商务信函是重要的职业素养和技能。
下面笔者将根据商务英文信函写作中常被忽略的细节，从“格式”、“时态”“开头结尾”三个角度帮助读者查漏补缺。
格式“没有规矩，难成方圆”。
商务信函写作的从格式开始。
一封信函给读信人留下第一印象不是信函的内容，很多时候形式比内容更重要，甚至包括信函的段落对齐、行间距和字体等细节。
一封格式规范、书写严谨的商务信函会让带给寄信人日常信函所不能传达的重要感和尊重感，同时也是对收信人的尊重。
●信头（Letter Head）无论传递的方式是邮寄、传真还是电子邮件，正式的商务信函都是要有信头的。
信头不一定在信纸的上部，可能位于侧面或底部，主要作用是：一方面表明寄信人的机构名称、地址及电话和传真号码等联系方式(Contact Details)，另一方面由于信头往往会设计公司标识（Logo），从而展示企业或机构形象。
没有信头的商务信函，就像没有来得及穿着正装参加正式会谈一样。
●日期栏 (Date Line)传真和电子邮件信函都有固定的日期格式，表明信函发出的日期，便于收信人将信函整理和回信。
在邮寄的商务信函中，寄信人往往会忽略这一细节。
日期栏应该在信函正文的上边，信头下边，可以左对齐，也可以右对齐。
常见的日期栏格式有一下两种：1.16 January 20092.January 16, 2009注意：1.“日期”后面往往不出现序数词的角标，如：16th，不正确。
2.“月份”的拼写往往不省略，如Jan，不正确。
●称呼语 (Salutation)称呼语并非是客套的随意称呼，要根据收信人和寄信人的关系，以及收信人的性别、年龄、婚姻状况、职位等，进行有针对性的变化。
注意：1.若初次书信往来，或正式信函，务必称呼收信人全名(Full Name)，并同时使用Mr./Ms./Dr./Professor等称谓。
以下表达正式程度依次降低：Dear Mr. Will Smith, →Mr Smith,→Hello Will,→Hi Will,→Will, →Hi,2.称呼语后可用冒号，或用逗号。
3.若不明确收信人姓名，可用“无人称称呼语”或称呼“职位”。
To Whom It May Concern:Dear Sir or Madam:Dear Sales Manger:4.若收信人为重要尊贵人士，如政府官员，还会有特定的称呼。
To: H.E. Mr. Hailekiros Gessesse, Ambassador Extraordinary and Plenipotentiary, Embassy of the Federal Democratic Republic of Ethiopia （至埃塞俄比亚联邦民主共和国特命全权大使Hailekiros Gessesse阁下，H.E 是His Excellency，指“尊敬的阁下”。
）5.不可用公司的名字做称呼语：如Dear New Oriental，不正确。
6.可用标题代替称呼语，如：SUBJUCT: Request for Information。
●段落对齐、行间距、字体传统的英文信函在每段首往往采用“平头式”，即：正文的各段首行都要缩进6个字母的距离。
现今商务信函写作比较流行的对齐格式为“左齐头式”，即：正文和称呼之间空一至二行。
每段的第一句句子不需要空格，左对齐，但段与段之间需要空一至二行。
有些商贸人士曾告诉笔者，后者格式便于文字编辑和复制粘贴。
另外，根据笔者经验，信函的字体大小，可采用“小四”或“五号”字体为佳；行间距控制在“18磅”左右，Word软件中的默认的行间距较大，会使信函感觉松散。
段落对齐、行间距、字体等和很多企业或机构的习惯性格式也有关，也和个人喜好有关。
总之，是一个不可忽略的细节。
开头结尾●开头（Opening）一本畅销的商务写作书中提到，商务信函的段落结构应该是“倒金字塔”（Reverse Pyramid），第一段承载最重要的信息，第二段其次，第三段再次。
商务信函的开头在语言方面需要精心设计，需要开门见山、开篇明意。
它的重要性就像书的第一章节，电影的第一幕，歌曲的第一段旋律一样。
笔者认为信函开头部分以下两点需要注意：1.开头部分要传达每封商务信函的特定目的（PurposefulCommunication），让收信人了解信函的主旨。
I am writing on behalf of our sales department to inform you that your consultancy can arrange training sessions in giving presentation.We are pleased to invite you to the Annual Conference, which will take place in London 4 - 7 August.2.回复信函可以“感谢方式”开头，但务必提及之前沟通的信息，让收信人了解自己信函的传达情况。
Thank you for your order of 24 Semtepber. We are pleased to confirm your order of 30 units of model 202 by L/C.Thank you for your letter of May 21, enquiring about our products.●结尾（Closing）传统观点认为商务信函的结尾多为客套，是不传达重要信息的，如“Looking forward to hearing form you”。
笔者根据自己的经验发现并非如此。
很多商务信函都要在结尾部分同样传达重要的信息，有以下两个方面：1.将之前的信息通过重复的方式强调。
I would be grateful if you could make it and I look forword to seeing you in London in August.2.提示希望收信人回复的相关细节，有时甚至可用问句。
Please let us know the dates and times of your arrival and departure.May I remind you that let us discuss our itinerary by the end of this week?时态在商务英文信函写作中通过时态的变化，可以使语言表达更得体，信息传达更精确。
很多学员对“英文时态”的理解还停留在教条阶段，当然也更提不上如果去使用了。
英文的时态变化，只有跟实际语境相结合才具有“生命力”。
下面笔者结合实际语境，讲解信函中时态使用方面常忽略的细节。
●Will的用法在商务信函写作中，“Will”除了表达“将来时”，还常用于下面两种情况：1.突然决策（Sudden Decisions）I will send you the draft report as an attachment on the Monday next week.2.承诺、报盘、或威胁（Promises, Offers, Threats）I will email you the catalogue and the lastest pricelist asap.You will enjoy a 1% discount if you place a large order.The contract won’t be signed by the end of April.●现在进行时(Present Progressive)表“将来”当寄信人为收信人提供行程、款待或未来安排时，往往使用现在进行时，这样可以使语言的“现场感”更强，让收信人感觉相应安排发生的即时性。
We are planning to show you the plant, take you to lunch and return you to the hotel at 5pm.We are making some necessary arrangements for the dispatch of order by air freight to San Francisco.●虚拟语气would用法Would可能是商务信函写作中，用法最微妙的一个小词了，常表达寄信人对未来发生的强烈的“愿望或要求”，语气往往较强。
Would还经常于If引导的条件状语从句连用。
As you would be our guest, we would of course meet all your expenses. We would like to invite you to spend two or three days in the UK to visit our factory.If my application is of interest to you, I would welcome the opportunity to speak with you.●被动语态（Passives）被动语态在忽略“主语”的同时，在商务信函中的作用在于以下两方面：1.忽略施动者，强调动作发生的过程A meeting has been scheduled for 3 October 2009 at 11am to discuss your request for a further bank loan.You would be asked to analyze the situation and demonstate your ability to work in a team.2.避免主观色彩，体现客观必要性Any form of your ID has to be shown before opening a bank account.A control system was set up to double check that orders were received in the warehouse on time and were proceed correctly.。