《办公室管理》复习资料

《办公室管理》复习资料1第一章绪论1、办公室有哪些机构属性？答：作为一种工作机构，而非通常所说的办公场所；相对领导和决策中心，它是综合办事机构、执行机构；相对组织中其他职能部门，它是协调关系枢纽；相对上下级单位和外单位，它是信息中心；在有些组织里，办公室甚至具有监督（监督其他职能部门贯彻实施领导决策）和反馈（收集和分析各种信息，向领导提供决策时所需要的参考资料）的作用。

2、办公室有哪些类型？答：按照规模分：办公室或办公厅，下设科或处按照性质分：党政机关（党务、立法、行政、司法等）办公室；群众团体（青联、妇联、学联、文联、工会等）办公室；事业单位（各类学校、医院、科研院所等）办公室；企业单位（各类经济组织）办公室按照层次级别分：中央机构、地方机构、基层机构等；部级、厅局级、县处级、科级等3、办公室的软硬环境主要包括哪些方面？答：办公室的硬环境包括公室所在地、建筑设计、室内空气、光线、办公设备及办公室的布置等客观条件。

软环境包括办公室的工作气氛、工作人员的素质、团体凝聚力等社会环境。

4、办公室颜色环境有哪些具体要求？答：办公室颜色环境可以根据不同地区及办公室不同用途来选择不同颜色。

天气热、气温高的地区适宜采用冷色，如绿、蓝、白、浅灰等。

天气冷、气温低的地区适宜采用暖色，如橙黄、红等。

用于研究、思考性质工作的办公室适宜采用冷色，会议室和会客室适宜采用暖色5、办公室工作的任务和原则分别有哪些？答：办公室工作的任务：1、辅助决策2、信息管理3、公文起草4、协调关系5、组织制定各种管理规章制度6、会议管理7、日常事务管理8、机要保密管理9、提案管理10、信访工作管理11、档案管理12、统计管理13、外事管理14、办公室自身建设办公室工作的原则：1、准确的原则2、迅速的原则3、保密的原则4、密切联系群众的原则5、一切从实际出发的原则6、精简、高效的原则7、严密、科学的原则8、协作、配合的原则6、办公自动化的发展过程和发展方向是什么？答：办公自动化的发展过程分为：第一个阶段是1975年以前，以单个独立的计算机为中心，主要进行单项数据处理，完成单项办公业务。

第二阶段是1977年—1982年，在单机应用基础上，逐步建立计算机局部网络系统，实现部分关键办公业务的自动化。

第三阶段是1983年以后，局部网开始跨单位、跨地区、跨行业、成了跨度更大的办公自动化系统。

第四阶段是当前，其目标是所有办公管理工作高度自动化，智能化，并将更广域的信息管理组织为一体的信息管理系统发展方向是：计算机网络化、微型计算机、巨型计算机、第五代计算机。

第二章办公室人员1、办公室人员在政治可靠方面的主要表现是什么？答：公室人员在政治可靠方面的主要表现是要学习政治理论，熟悉党的路线、方针和政策，提醒和协助领导把握方向。

要坚决服从领导、严格遵守纪律，不能脱离领导的意图自以为是，自行其是，这是办公室人员应有的政治责任感。

要保守机密信息，自觉防范失密、泄密的发生。

2、办公室人员要掌握的基础知识和专业知识分别有哪些？答：办公室人员要掌握的基础知识：科学文化基础知识、基本政治理论知识、政策法规基础知识。

专业知识：秘书专业知识、办公专门知识。

相关知识：方法论知识、心理学知识、社交知识、其他科学知识。

3、办公室群体素质结构配备要注意那些要求？答：办公室群体素质结构配备要注意:1、年龄因素：老中青结合最理想。

2、知识因素：要实现专业知识的互补和合理搭配。

3、个体因素：不同个性会影响到群体合作。

4、群体文化因素：要培育良好的群体文化。

4、办公室人员的考核方法主要有哪些，分别是怎样进行的？答：办公室人员的考核方法主要有1、分级法（个人排序法）：将全体办公室工作人员按工作成绩进行最优至最劣的排序。

2、清单法：事先拟就一份考核清单，以明确的评语与被考核者的工作实际相对照，让考核者选择。

3、量表法：将考核的各项因素，全部划分等级，设计量表，供考核者选择。

4、关键事件法：为每一工作人员设立“考绩日志”后“绩效纪录”，由考核者随时纪录。

选择与其岗位工作直接相关的突出事件（如重要建议被采纳或一个错误行为导致不良后果），进行记载。

5、评语法：以最常见的一篇简短的书面鉴定来进行考核，内容主要是谈及被考核者的优缺点，近视于组织人事部门对干部员工的简介。

6行为锚定评分法。

5、对办公室人员进行考核的主要内容有哪些？答：对办公室人员进行考核的主要内容内容有：德（个人品德、思想素质、服务态度等）、能（知识技能、处理问题和解决问题的能力）、勤（责任感、出勤率、积极性等）、绩（工作完成情况，包括工作的数量和质量）全面考核，突出工作实绩作为重点。

6、对办公室人员进行考核时要注意哪些主要事项？答：对办公室人员进行考核时要注意以统一的方法和标准，考核员工的实际工作；要有明确的结论和评价，不能含糊其词，模棱两可；要把考评的结果明白无误地反馈给个人，可采用个别谈话或表扬先进等多种方式反馈。

第三章办公室主任1、为什么说办公室主任工作地位具有双重性？答：办公室主任的地位主要取决于其职务的双重性。

既是办公室人员中的一位，同时又是办公室的行政首长，是管理者和指挥员。

对外是联络员和服务员，对内具备领导的责任，或对领导起参谋作用，有的还在领导集体中担任职务。

从办公室主任的工作关系看，在同一层次的各个职能部门中占据特殊地位。

在领导机关与职能部门的联系中，是上传下达、承上启下的中介者。

在各个职能部门之间发生矛盾或冲突时，是调解、解决矛盾的协调者2、办公室主任职位主要作用有哪些？答：办公室主任职位主要作用有参谋作用：辅助领导了解和分析情况，形成决策等。

助手作用：协助领导制定计划，处理公文和事务等。

咨询作用：掌握各个方面的信息，充当领导的耳目，以保障决策和指示的正确和有效。

协调作用：协调上下左右之间的关系3、办公室主任承办工作的主要形式有哪些？答：办公室主任承办事务的具体形式:主办、会办、转办、催办。

4、办公室主任的管理职责体现在哪些方面？答：办公室主任的管理职责体现在1、文书管理；2、信息管理；3、机关财务管理；4、人事管理；5、事务管理5、办公室主任协调关系的职责包括哪些内容？答：从工作形式上分：1、纵向协调致力于上下级之间关系融洽，上令下行，下情上达，上下紧密配合，步调一致的协调工作；2、横向协调致力于同级各业务部们之间关系的协调；3、内部协调，即办公室内部各员工之间工作的协调。

从协调的内容分：1计划协调；2政策协调；3工作协调；4人际关系协调；5利益分配协调6、办公室主任对领导进行参谋的方式有哪些？答：办公室主任对领导进行参谋的方式有1.顺向参谋/辅助性参谋；2.逆向参谋/劝阻性参谋；3.侧向参谋/提示性参谋。

第四章办公室工作量化管理1、办公室体力劳动和脑力劳动的关系是怎样的？答：办公室体力劳动和脑力劳动的关系有1、体力劳动与脑力劳动不能分割；2、脑力劳动的成果的有形化、外在化和物化；3、体力劳动与脑力劳动之间比重的转化；4、体力劳动的局限性。

2、举例说明类别尺度、等级尺度、等距尺度、比值尺度这四种测量水平的应用。

答：类别尺度，例如男性称为1，女性称为2，只是性别而已，就是一种尺度。

等级尺度，例如3个会计员，工作经验分别为1年、2年、3年，只是根据年限排序，而不能将这些数字进行运算。

等距尺度，例如ABC三人创造力分别为90、80、70，可以说AB相差10，BC相差10，两者差异相等，但不能认为AC的差异为AB差异的两倍。

比值尺度，例如甲完成工作定额为200H，乙完成工作定额140H，可以说甲比乙完成定额多30%，或乙只完成甲的70%。

3、办公室人员职业能力结构包含哪些要素？分别有哪些主要内容？答：办公室人员功能要素体系由以下要素结构组成：素质结构；智力结构；能力结构绩效结构。

素质结构：人员的政治素质、思想素质和品德素质，通常表现为政策性、事业心、廉洁性、责任感、协调性、相容性、服务性等。

智力结构：人员的一般能力和知识结构，通常表现为智力方面能力，如知识面、认知能力、观察能力和思维能力等。

能力结构：人员的特殊能力和专业结构，通常表现为行动方面能力，如工作经验、办事能力、组织能力、表达能力、创造能力等。

绩效结构：人员行为表现出的成果，通常指工作成果、工作效率、工作负荷等。

4、系统误差和随即误差的区别是什么？答：两者的的区别在于系统误差是对测量过程中的系统误差和随机误差进行调整，前者往往是因缺乏测评常识而偏离测评标准所致，随即误差往往是因偶尔疏忽或情绪不佳等原因所致。

5、如何防止因为工作堆积而引起“工作堵塞”？答：工作堆积引起的工作堵塞称为“瓶颈现象”，需要制定措施加以预防。

预防措施如下：1. 合理设计办公室工作程序，使工作流畅运行。

2. 对能够进行定量控制的工作，要做到有效的定量控制，以防积压。

3. 对于大量重复性的工作，尽量用办公机器代替，并准备在机器出现故障时采取应急措施。

4. 避免办公室工作人员的工作过于专门化和单一化，注意培养工作上的“多面手”，以便在某位员工生病或缺勤时能有顶替人员。

5. 错开可能集中在一起做的工作，例如月底或年底某些很集中的工作可以分散在其他时段做。

6、计量包括哪些基本要素？答：计量有三个基本要素：计分（按照标准和等级给某个要素打分）；加权（根据要素的重要程度给予加分或减分）；误差调整（对测量过程中的系统误差和随机误差进行调整。

三者形成有机整体叫计量体系。

计分是计量的主体，加权是重要补充，误差调整是合理校正。

《办公室管理》复习资料2第五章办公室时间运筹1、时间有怎么样的特性？答：时间的特点：（1）有限性与无限性的统一；（2）流逝性、一维性与不可逆转性；（3）价值性；（4）均等性；（5）可控性2、有效运筹时间的原则主要有哪些？答：1、决定优先次序和轻重缓急（priority）。

2、专心（集中注意力）。

3、切实订下完成计划的期限。

4、把重要计划分成几个部分。

5、列好约会的清单。

6、必要时说“不”。

7、列好“待办之事”清单。

8、定期修正长期和短期的目标。

9、把工作重心放在目前。

10、有不明白的事情要勇于请教。

11、找出处理每一件事情的最好的方式。

12、估计做每件事情所需要的时间。

13、避免杂乱。

14、在接到来信来电的当天就回信回电。

15、先做好必须做的紧要事情。

16、记住自己才是生活和时间的主人。

3、办公室人员可以遵循哪些时间运筹策略？答：a. 并列运筹法也叫复线运筹法，即在同一时间里，同时做两件或多件事情的安排时间的方法。

人们常说，一心不能二用。

其实不尽然，有时一心可以二用。

现代科学已经告诉我们，人的不同行为是大脑不同区域支配的，一个人可以同时干两件事情。

干一件事而一举两得，这是提高时间利用率的好方法。

b. 交叉轮作法当对某一种工作用脑时间过长，感到疲劳或效率减低时，就不要勉强做，可变换一下工作内容，或进行一段有兴趣的其他活动，使大脑得到调节和休息。